Un ghid cuprinzător pentru analizatorii de e-mail

Peste Optzeci la sută dintre firmele mici și mijlocii folosesc marketingul prin e-mail pentru a atrage noi clienți și a-i păstra pe cei pe care îi au deja.

E-mailul este o componentă esențială a operațiunilor moderne de afaceri. E-mailurile conțin adesea informații de contact ale clienților, confirmări de comenzi ale clienților, solicitări de plată a furnizorilor, solicitări de clienți potențiali și date comerciale esențiale similare.

Email parsers can help organizations extract and leverage all the data trapped in their emails and attachments.

Ce este un analizator de e-mail?

An email parser is a tool used to harvest information from incoming emails. Data can be extracted from the header and email content by using a mail parsing API. In addition, it can extract data directly from email attachments such as PDF files, CSV files, images, and other document types.

Email parsers can be programmed to extract particular data fields from new messages. The user can turn unstructured email data into structured data that is convenient to feed into CRM or ERP software. Email parsing thus eliminates unnecessary manual data entry.

Este analizarea e-mailului ca și Web Scraping?

Analiza e-mailului este similară cu scrapingul web. În timp ce web scrapers colectează în general date de pe site-uri web HTML, analizatorii de e-mail extrag doar date din anteturile, corpurile și atașamentele de e-mail.

Software-ul de analiză a e-mailurilor caută anumite expresii și cuvinte cheie într-un e-mail.

Analizatorii de e-mailuri pot prelua direct e-mailurile pentru căsuța dvs. de e-mail. În mod alternativ, oferă și un ID de e-mail dedicat către care toate e-mailurile tale pot fi redirecționate automat.

Instrumentul de analiză a e-mailurilor va recunoaște și va extrage automat câmpurile de date din e-mailuri, pe baza regulilor de analizare stabilite de utilizator. Majoritatea analizoarelor de e-mail permit utilizatorilor să configureze reguli personalizate de analizare, într-o interfață simplă fără cod.

De ce este importantă analizarea e-mailurilor?

Email parsing software helps improve productivity for companies that receive and analyze emails daily. Employees can focus on higher value tasks now. Instead of scouring through multiple emails to extract little bits of information one at a time.

Analiza automată a e-mailurilor este mult mai precisă decât introducerea manuală a datelor și poate fi folosită pentru a configura fluxuri de lucru. De exemplu, regulile de analizare pot fi setate pentru evidențierea câmpurilor de date cu încredere redusă în analizare – care pot fi trimise pentru revizuire manuală.

Analiza e-mailului poate elimina astfel introducerea manuală a datelor și poate asigura o revizuire manuală minimă.

Avantajele analizării e-mailului

Analizarea e-mailurilor oferă avantaje semnificative întreprinderilor de orice dimensiune și sector. Aici sunt câțiva dintre ei:

Economisind timp și bani

După cum am menționat mai sus, analizatorii de e-mail pot elimina o mulțime de muncă manuală irosită. Acest lucru ajută personalul să se concentreze asupra altor sarcini de mare valoare care pot avea un impact direct asupra profitului companiei.

Analiza e-mailurilor poate reduce, de asemenea, întârzierile, asigurându-se că datele sunt trimise aproape imediat către aplicațiile de afaceri din aval.

Automatizarea fluxurilor de lucru

Email parsers automatically pick up data fields of interest from emails. The extracted data can then be modified into any preferred format. And finally the data can be imported into any downstream software such as CRM, ERPs or accounting software.

Întregul proces poate fi configurat ca un flux de lucru automatizat fără atingere.

Îmbunătățirea calității muncii

Atunci când mai puțin efort este dedicat operațiilor manuale, erorile de introducere a datelor se reduc dramatic. Imaginați-vă că treceți prin sute de e-mailuri pentru a extrage informații - sunt doar o mulțime de date de gestionat manual!

Precizia este asigurată atunci când utilizați un parser de e-mail pentru a automatiza extragerea datelor. Analiza e-mailului poate fi scalată cu ușurință, fără a compromite calitatea și acuratețea extragerii datelor.

Cazuri de utilizare populare pentru analizarea e-mailurilor

Practic, orice e-mail poate fi analizat pentru a extrage date valoroase. Documentele comerciale și actualizările tranzacțiilor sunt adesea trimise prin e-mail și conțin date importante.

Iată câteva cazuri de utilizare populare pentru analizarea e-mailurilor:

Cererile de achiziție, comenzile de achiziție, facturile, extrasele bancare și alte documente sunt adesea trimise prin e-mail ca atașamente. Cu analizatorii de e-mail, puteți clasifica/clasifica automat fiecare e-mail sau atașament și îl puteți trimite la un parser corespunzător pentru procesare ulterioară.

Imaginați-vă că primiți un PO prin e-mail și facturați automat clientul! Sau extragerea automată a datelor din chitanțele de plată atașate și introducerea în software-ul dvs. de contabilitate.

Managementul conducerii și îmbogățirea

Companiile au adesea potențiali să-i contacteze prin e-mail. Aceste e-mailuri conțin informațiile de contact ale clientului potențial și alte informații relevante pentru echipele de vânzări și marketing. Un analizator de e-mail poate extrage automat informații despre clienți potențiali și poate actualiza datele într-un CRM precum Salesforce sau Hubspot.

Echipele de marketing pot apoi să vizeze acești clienți potențiali cu o activitate relevantă. Sau echipele de vânzări pot califica în continuare astfel de clienți potențiali trimițând o ofertă sau accesând un apel.

Automatizarea proceselor de comerț electronic

Fiecare achiziție de comerț electronic declanșează o serie de e-mailuri care conțin informații despre comandă, facturi și actualizări.

API-urile de analiză a e-mailurilor pot ajuta site-urile de comerț electronic să optimizeze onorarea comenzilor, expedierea și urmărirea clienților.

Cum să automatizezi analizarea e-mailurilor cu Nanonets

Iată pașii pentru a configura un flux de lucru automatizat pentru analizarea e-mailurilor cu Nanonets:

Creează un cont

Înregistrează-te pentru a începe cu Nanonets.

Creați un parser de e-mail personalizat

Încărcați câteva exemple de fișiere și marcați câmpurile pe care doriți să le extrageți. AI va învăța să vă identifice domeniile de interes pe baza exemplelor pe care le prezentați – cu cât mai multe, cu atât mai bine.

Capturile de ecran ale e-mailurilor se vor descurca bine. Testați extractorul personalizat cu fișiere noi pentru a vedea cum funcționează.

Rețineți că Nanonets oferă extractoare din cutie pentru tipurile obișnuite de documente care ar putea veni sub formă de atașamente, inclusiv facturi, OR-uri, chitanțe și multe altele.

Definiți sursa (sursele)

Dacă e-mailurile sunt sursa dvs. principală, atunci configurați o adresă de primire Nanonets și redirecționați automat toate e-mailurile relevante către acel ID de e-mail.

De asemenea, puteți configura un import automat de fișiere din stocarea în cloud, baze de date sau vă puteți conecta printr-un API.

Configurați fluxul de lucru

Creați întregul flux de lucru conectând sursa la extractorul de date personalizat pe care l-ați creat. De asemenea, puteți defini reguli de analizare pentru a procesa datele extrase într-un format de ieșire adecvat.

Definiți în sfârșit destinația în care doriți să exportați datele rafinate. Puteți exporta datele direct în software-ul CRM sau ERP prin API-ul Nanonets.