Cum se organizează facturile? – 3 moduri de a urmări cu ușurință facturile

Facturile sunt o parte inevitabilă a vieții. Indiferent dacă ești o afacere, un freelancer sau o persoană salariată, ești obligat să ai facturi. Cu o supraîncărcare de facturi, ești obligat să pierzi și să uiți unele.

Eficient managementul facturilor începe cu o organizare mai bună, astfel încât să nu pierzi niciodată o factură importantă. Dar cum să organizezi eficient facturile? Cum să începeți? Și care sunt cele mai bune practici pentru a urmări cu ușurință facturile?

Vom discuta trei moduri de a vă organiza facturile, astfel încât să le aveți întotdeauna la îndemână atunci când aveți nevoie de ele.

---

De ce trebuie să organizați facturile?

Când aveți o singură persoană care gestionează un număr mai mic de facturi, este ușor de gestionat. Dar, pe măsură ce facturile cresc, erorile sunt neapărat să apară. Iată câteva motive pentru care ar trebui să iei în serios gestionarea facturilor:

Pierderea evidenței scadențelor și sumelor: Urmărirea mai multor facturi, a datelor și a sumelor acestora este o sarcină obositoare. Și dacă ratați plățile, este posibil să fiți nevoit să plătiți o sumă suplimentară.

Scoruri de credit dăunătoare: Plățile la timp ale facturilor sunt legate de scorul dvs. de credit. O lovitura aici te poate costa foarte mult.

Mentinerea evidenta platilor: Pentru o afacere, este esențial să păstrați înregistrările financiare ale plăților, facturilor, facturilor și multe altele pentru a rămâne în conformitate. În timpul unui audit, trebuie să prezentați date exacte și de încredere. Lipsa facturilor poate trimite un semnal greșit și poate duce la alte audituri intense.

Bugetare ineficientă: Facturile oferă o idee despre tendințele cheltuielilor și vă ajută să urmăriți bugetul față de cheltuielile dvs. Eșecul în gestionarea facturilor poate duce la pierderea evidenței bugetului.  

În afară de acestea, organizarea facturilor vă poate ajuta să abordați furtul de identitate, să gestionați evidențele financiare și să asigurați plata la timp a facturilor.

---

3 moduri de a organiza facturile ca un profesionist!

Acest blog va discuta aceste trei moduri de a vă organiza facturile. Aceste metode sunt plasate în ordine crescătoare de precizie, eficiență și fiabilitate.

• Organizați facturile manual
• Digitalizarea facturilor și sortarea lor pe desktop
• Automatizarea organizării facturilor cu fluxuri de lucru automatizate

---

Organizați facturile manual

Organizarea manuală a facturilor implică utilizarea unor mape de hârtie și dulapuri pentru a clasifica cheltuielile. De exemplu, puteți crea un dosar etichetat „Cheltuieli de divertisment” pentru a stoca toate facturile legate de divertisment, cum ar fi cine, ieșirile în echipă și multe altele.

Puteți urma acești pași pentru a organiza facturile manual:

• Sortați facturile după data scadenței și clasificați facturile primite în funcție de categoria de cheltuieli.
• Creați un sistem de înregistrare pentru facturile dvs. Folosiți dosare sau dulapuri pentru fiecare tip de categorie.
• Pentru a urmări plățile și datele scadente, utilizați o foaie de calcul pe hârtie sau Excel și notați suma facturii, data scadentă, starea plății și categoria.
• Configurați mementouri pe dispozitivul dvs. mobil, astfel încât să nu uitați de plățile facturilor.
• Efectuați plăți la scadență și actualizați starea plății pentru fiecare factură.
• Stocați facturile plătite într-un fișier sau arhivă separat pentru a menține gestionabilă foaia de urmărire a facturilor.
• Repetați acest proces lunar pentru a vă menține facturile organizate și sub control.

Pro-uri:

• Este o metodă simplă.
• Oricine poate urma acești pași pentru a menține facturile într-un singur loc.

Contra:

• Este nevoie de mult efort manual.
• Este o provocare să identifici tendințele de cheltuieli.
• Chitanțe se pot pierde sau se pot deteriora cu ușurință.

---

Digitalizarea facturilor și sortarea lor digital

Digitalizarea facturilor poate ajuta la reducerea riscului de deteriorare sau pierdere a facturilor. Urmați acești pași pentru a organiza facturile digital:

• Primul pas este digitalizarea facturilor. Puteți face fotografii cu facturile dvs. folosind telefonul.
• De asemenea, puteți utiliza o aplicație de scanare a facturilor pentru a extrage date din factură și a digitiza facturile în mod eficient.
• Încărcați imaginile scanate pe desktop.
• Creați dosare în funcție de categoria de cheltuieli și încărcați facturile în dosarele desemnate.
• Utilizați o convenție de denumire a fișierelor pentru a identifica rapid fiecare factură, cum ar fi tipul și data facturii.
• Organizați facturile digitale în subdosare în funcție de categorii sau termene de scadență.
• Puteți face acest lucru pe desktop sau pe un sistem online precum Google Drive, Sharepoint sau mai multe.
• Acum, utilizați o foaie de calcul sau instrumente de gestionare financiară pentru a urmări datele scadente ale facturilor, starea plăților și sumele.
• Configurați mementouri automate pentru a asigura plata la timp a facturilor.
• Faceți backup facturilor digitale într-un serviciu cloud securizat pentru a vă proteja împotriva pierderii de date.

Pro-uri:

• Mai ușor de clasificat și urmărit plățile și de a efectua analize financiare.
• Stocarea digitală a facturilor elimină riscul de a pierde sau de a deteriora facturile.

Contra:

• Stocarea digitală a informațiilor financiare poate ridica îngrijorări cu privire la securitatea datelor.
• Trebuie să efectuați întregul exercițiu pentru fiecare nouă factură care intră.
• Trebuie să creați mai multe copii de rezervă pentru a vă asigura că nu pierdeți datele.  

---

Automatizarea organizării facturilor cu fluxuri de lucru automatizate

Fluxurile de lucru automate sunt o modalitate excelentă de a elimina sarcinile manuale în organizarea facturilor. Majoritatea sarcinilor de organizare a facturilor sunt bazate pe reguli, ceea ce înseamnă că pot fi codificate cu ușurință.

Platforme cum ar fi Nanoneți vă poate ajuta să automatizați organizarea facturilor folosind fluxuri de lucru fără cod, clasificatoare de documente, și stocare securizată în cloud. Iată cum arată un flux de lucru automatizat de gestionare a facturilor pe Nanonets:

• O factură primită va fi încărcată automat pe Nanonets folosind opțiunile de încărcare a documentelor.

• Factura este apoi direcționată către modelul OCR, unde sunt extrase date relevante, cum ar fi suma facturii, data scadenței, adresa de plată, condițiile de plată și multe altele.

• Acum se întâmplă mai multe lucruri în etapele următoare:

1. Datele facturii sunt formatate corect dacă au erori. De exemplu, formatul datei, scrierea cu majuscule sau eliminarea caracterelor speciale.
2. Redenumiți factura în funcție de valoarea facturii, categoria de cheltuieli și multe altele.
3. Pe baza datelor despre factură, factura este clasificată în categoriile adecvate de cheltuieli.
4. Un flux de lucru de aprobare este declanșat în cazul oricărei erori, care vă trimite facturile pentru o examinare manuală.
5. De asemenea, puteți potrivi datele facturii cu extrasul dvs. bancar pentru a vă asigura că nu există costuri suplimentare.

Pro-uri:

• Proces fără erori și de încredere
• Creează piste de audit în mod automat.
• Nu există riscul de a pierde, de a deteriora sau de a uita o factură de plătit la timp.
• Automatizarea economisește mult timp, efort și bani.

Contra:

• Va trebui să faceți un efort o singură dată pentru a configura fluxurile de lucru. [Echipa noastră de experți vă poate ajuta să configurați fluxuri de lucru.]

---

De ce să folosiți Nanonets pentru a organiza facturile?

[Conținutul încorporat]

Nanonets este un software OCR bazat pe inteligență artificială, cu fără cod avansat automatizarea fluxului de lucru și platformă globală de plăți. Cu Nanonets, puteți automatiza orice proces manual cu fluxuri de lucru bazate pe reguli.

Nanonets' Software OCR este una dintre cele mai bune de pe piață. Poate extrage date din orice document; PDF-uri, imagini, documente scrise de mână, excel, word etc. cu o precizie de peste 95% și de 10 ori mai rapidă decât metoda manuală.

În afară de asta, puteți utiliza Nanonets pentru a extrage date din documente, a clasifica documente, a utiliza o bază de date verifica documentele, a executa îmbogățirea datelor sarcini și exportați date în diferite formate și baze de date.

Posibilitățile sunt nelimitate.

Iată câteva motive pentru a lua în considerare Nanonets:

• Încărcați automat documente din mai multe surse, cum ar fi Gmail, Drive, SharePoint, desktop și multe altele.
• Clasificați documentele primite cu un clasificator de documente.
• Potrivire excelentă a documentelor pentru ușurință verificarea documentelor.
• Extrageți date din orice document în <15 minute
• Configurați fluxuri de lucru personalizate pentru a îmbunătăți datele, automatizare de aprobare, Și mai mult.
• Stocarea securizată a documentelor și arhivarea documentelor.
• Integrari perfecte pentru sincronizarea datelor cu peste 5000 de software.
• Interfață fără cod complet personalizabilă.
• Asistență gratuită pentru migrație.
• Probă gratuită de 7 zile
• Manager dedicat succesului clienților.
• Controlul accesului bazat pe roluri
• Suport 24 × 7

Iată o privire a ceea ce poate face Nanonets și multe altele:

Peste 30,000 de utilizatori folosesc Nanonets pentru a automatiza peste 30 de milioane de procese de documente. Nanonets este alegerea perfectă pentru companiile care doresc să își optimizeze procesele documentelor cu o platformă robustă, sigură și fără cod.

Aveți în minte un caz de utilizare specific? Luați legătura cu echipa noastră astfel încât să vă putem ajuta cu cazul dvs. de utilizare.

---

Citeşte mai mult:

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/