Blog Nanonets Intelligent Automation și Business Process AI

În peisajul afacerilor care evoluează rapid, eficiența proceselor de conturi de plătit (AP) nu mai este doar o preocupare de back-office, ci un imperativ strategic. Complexitatea și natura intensivă în resurse a activității AP tradiționale devine nesustenabilă, în special în fața cererilor tot mai mari de viteză și acuratețe.

Automatizare Conturi de plătit (AP). este utilizarea tehnologiei pentru a eficientiza și îmbunătăți procesul de gestionare a facturilor și plăților datorate altor companii ale unei companii. În loc să gestioneze manual facturile, să le verifice și să efectueze plăți, automatizarea AP folosește software pentru a face aceste sarcini mai rapid, mai precis și cu mai puțin efort uman. Acest lucru poate ajuta companiile să-și plătească facturile la timp, să evite erorile și să economisească timp și bani.

Blogul nostru trece prin complexitatea proceselor AP, prezentând o cale clară către automatizarea AP. Această narațiune este puternic condusă de înlocuirea sarcinilor manuale asociate cu conturile de plătit folosind software; dar este și o poveste mai largă despre cum, în lumea afacerilor, cele mai puternice revoluții au loc adesea în liniște, în culise, schimbând structura vieții corporative în moduri profunde.

De ce este Accounts Payable atât de provocator?

Aceasta este o întrebare care ia afectat de mult timp pe cei mai buni profesioniști din domeniul finanțelor. Conturile de plată sunt de obicei văzute ca o funcție de cost în cadrul companiilor, iar motivul este simplu - nimeni nu vrea să petreacă timp plătind facturile și introducând date despre plățile facturilor!

Cu toate acestea, este încă (foarte) o funcție esențială de afaceri.

Motivul pentru care AP este dificil de optimizat se datorează într-adevăr naturii fiarei.

Activitățile cheie dintr-un proces AP (extragerea datelor, codificarea facturii, sincronizarea ERP) sunt în esență activități de transformare a datelor. Automatizarea acestora ar fi simplă cu tehnologia actuală.

Cu toate acestea, mai important, munca AP implică și intervenția umană – pentru revizuire, aprobări și controale financiare.

Acest amestec de transformare a datelor și input uman este cel care face din AP un proces notoriu de complex și dificil de optimizat.

Care sunt mai exact aceste provocări?

Iată o privire detaliată asupra fiecărui pas al procesului AP. Citind în continuare, putem vedea unde se află provocările inerente în fiecare parte a fluxului de lucru pentru conturile de plată.

• Colectarea facturii: Ineficiențe în gestionarea unui mix de facturi digitale și hârtie, ceea ce duce la deplasarea de documente și la întârzierea procesării.

• Date de intrare: Introducerea manuală a datelor cauzează inexactități și întârzieri în înregistrările și raportarea financiară.

• Verificare: proces consumator de timp de verificare încrucișată a facturilor cu OP-uri și note de livrare, ceea ce duce adesea la plăți întârziate.

• Aprobare: Proces de aprobare greoi, cu provocări în furnizarea de context pentru aprobatori, urmărirea stării facturii și asigurarea autorizațiilor în timp util.

• Plăți: Dificultate în gestionarea mai multor termene de plată, orare și valute, asigurând în același timp plățile la timp.

• Reconciliere: Proces care necesită multă muncă de potrivire a tranzacțiilor bancare cu înregistrările în registru.

• Soluționare a litigiilor: Proces de rezolvare complex și consumator de timp pentru dispute, care afectează relațiile cu furnizorii și eficiența operațională.

Conturi ineficiente de plătit: un obstacol dovedit în calea creșterii organizaționale

Utilizarea unui proces manual de conturi pentru afacerea dvs. încetinește creșterea acesteia, influențând direct acuratețea, eficiența și cheltuielile asociate cu procesul AP -

1. Costuri operaționale inutile: costurile de procesare manuală a facturilor cresc de la 13 USD la 50 USD, prelungind conturile de plătit cu până la trei săptămâni.
2. Sancțiuni și relații tensionate cu furnizorii: Aproape jumătate dintre furnizori se confruntă cu plăți cu întârziere, încordând relațiile cu furnizorii și suportând taxe sau penalități de întârziere.
3. Haosul fluxului de numerar: 74% dintre directorii financiari de la mijlocul pieței și de la începutul întreprinderii recunosc că digitalizarea proceselor de plată AP îmbunătățește bilanţurile.
4. Risc de fraudă și conformitate: Un studiu realizat de ACFE a constatat că 14% dintre cazurile de fraudă au provenit din departamentele de contabilitate, cu o pierdere medie de 200,000 USD per caz.
5. Pierderea productivității: Timpul mediu de procesare a facturilor într-un mediu manual poate ajunge până la 45 de zile. Acest lucru reprezintă timp pierdut și resurse umane valoroase cheltuite mai bine pentru inițiative cu mai mult impact.

---

Doriți să integrați AI în funcția dvs. AP? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Programează o demonstrație

Acum, să vedem cum AP Automation simplifică procesul de conturi de plătit și rezolvă aceste probleme.

Ce este automatizarea conturilor de plată?

Automatizare Conturi de plătit (AP). se referă la procesul tehnologic de digitalizare, raționalizare, automatizare și optimizare a gestionării operațiunilor de plată ale unei companii – sporind eficiența, acuratețea și conformitatea.

AP Automation urmărește să răspundă la o anumită întrebare – cum poate fi de 10 ori mai bun fiecare pas al procesului de conturi de plătit?

Să parcurgem fiecare pas unul câte unul și să înțelegem asta.

Adoptarea colectării automate a facturilor

Imaginați-vă o lume în care toate eforturile dvs. de colectare a facturilor converg armonios într-un singur hub central. Acesta nu este un vis îndepărtat – este o realitate cu AP Automation. Vă veți lua rămas bun de la zilele în care căutați e-mailuri, drive-uri partajate, portaluri pentru furnizori și baze de date învechite. În schimb, bineveniți o destinație simplificată în care fiecare factură, indiferent de origine, este încasată automat. Gândește-te doar la timpul pe care îl vei economisi și la reducerea erorilor!

Perfecționarea artei introducerii automate a datelor

Introducerea datelor este deseori strigarea eficienței, dar nu trebuie să fie. AP Automation aduce la masă Extracția de date bazată pe inteligență artificială, care se mândrește cu o rată de precizie impresionantă de peste 99%. Aceasta înseamnă că facturile și comenzile dvs. de achiziție sunt citite și procesate fără efortul minuțios al introducerii manuale. Orele sau chiar zilele de muncă pe care le-ar putea salva echipa sunt neprețuite. Este genul de schimbare care face ca echipa ta să dorească să vină la muncă dimineața, știind că se poate concentra pe sarcini care au cu adevărat nevoie de expertiza lor.

Raționalizare cu codificare automată GL și export de date

Știm cu toții cât de plictisitoare și predispusă la erori poate fi codificarea facturilor. Dar cu AP Automation, tehnicile avansate de AI, cum ar fi NLP și LLM, sunt aici pentru a aborda munca groaznică. Prin automatizarea codării GL și a exportului de date, departamentul dvs. poate lucra mai inteligent, nu mai greu și se poate asigura că abilitățile de efort ale echipei sunt folosite acolo unde este cea mai mare nevoie.

Îmbunătățirea preciziei cu verificarea automată

Magia potrivirii automate în trei direcții nu poate fi exagerată. Integrarea facturilor, comenzilor de achiziție și a bonurilor de livrare reduce atât timpul petrecut, cât și potențialul de erori – nu mai urmăriți discrepanțe sau trimiteți nenumărate e-mailuri de urmărire. Acest sistem gestionează procesul de verificare cu atâta precizie încât se simte ca și cum ar avea un set suplimentar de ochi infailibili.

Simplificarea proceselor cu aprobări ușoare

Automatizarea fluxului de lucru înseamnă că aprobările nu mai reprezintă un blocaj. Ei devin flexibili și locuiesc acolo unde se află organizația dvs., indiferent dacă este vorba de e-mail, Slack sau Teams. Acest lucru elimină nevoia de apeluri telefonice perturbatoare și barajul prea familiar de mementouri. Procesul dvs. de aprobare devine la fel de agil ca echipa dvs., adaptându-se perfect la fluxul operațiunilor dvs. zilnice.

Obținerea fluidității cu plăți fără întreruperi

AP Automation nu se referă doar la gestionarea facturilor; este vorba și despre facilitarea procesului de plată. Aceasta înseamnă că efectuarea plăților globale directe devine fără griji, deoarece puteți avea încredere că sistemul va gestiona taxele valutare și va evita rambursările bruște. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că vă puteți asigura furnizorii de plăți la timp și precise, promovând relații mai bune și un lanț de aprovizionare mai puternic.

Stăpânirea finanțelor cu reconciliere automată

În sfârșit, să vorbim despre închiderea cărților. Reconcilierea automată transformă această sarcină adesea grea, potrivind tranzacțiile bancare cu intrările din registru într-o fracțiune din timpul necesar. Ceea ce odinioară dura zile, acum se poate face în câteva minute. Imaginați-vă că vă închideți cărțile lunare cu atâta viteză și precizie încât aproape că puteți auzi suspinul colectiv de ușurare din partea echipei dumneavoastră.

---

Doriți să adăugați IA la procesul dvs. de contabilitate? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Programează o demonstrație

AP Automation este cel mai bun aliat pe care departamentul tău financiar îl va avea vreodată. Este vorba despre transformarea proceselor tale AP pentru a fi de zece ori mai bune, nu doar ca eficiență, ci și ca satisfacție și acuratețe la locul de muncă.

Induce o schimbare fundamentală în departamentul dvs. de conturi de plăți, trecând de la o abordare orientată pe sarcini la o abordare axată pe strategie. Îmbrățișați aceste schimbări și veți vedea nu numai o transformare în fluxurile dvs. de lucru, ci și în moralul echipei dvs., pe măsură ce își dau seama de potențialul a ceea ce pot realiza cu timpul adecvat și tehnologia potrivită la îndemâna lor.

Numerele vorbesc

Diverse statistici raportate subliniază impactul AP Automation. Aceste cifre reprezintă o narațiune a tipului de succes pe care tu și echipa ta poți aștepta cu nerăbdare să-l experimentezi.

Reduceri dramatice ale costurilor la procesare

Să începem cu sănătatea financiară a departamentului dvs. S-a demonstrat că AP Automation reduce costurile de procesare cu 70%. Nu este vorba doar de economisirea de bănuți; este vorba despre realocarea bugetului către creștere, formare și poate chiar acel espressor de birou la care toată lumea a privit. Gândește-te la asta ca la o investiție atât în ​​eficiența echipei tale, cât și în bunăstarea lor.

Timpul este al esenței

Acum, imaginează-ți reducerea timpului de procesare a facturilor cu 384%. Nu este o greșeală de tipar, este o revoluție. Această scădere dramatică înseamnă că echipa dumneavoastră poate procesa mai multe facturi mai rapid decât oricând, eliberând timp pentru a vă concentra pe inițiative strategice care contează cu adevărat. Cu AP Automation, „Nu am timp pentru asta” devine „Ce urmează pe agendă?”

Reducerea erorilor pentru liniște sufletească

Știm că erorile pot fi mai mult decât enervante - pot fi costisitoare. Cu o reducere de 37% a erorilor de procesare a facturilor, AP Automation aduce liniște sufletească operațiunilor dumneavoastră. Mai puține erori înseamnă mai puține ore petrecute în ciclurile de corecție și mai multă încredere în integritatea datelor dvs. Acest lucru se traduce, de asemenea, în mai puține frecări cu furnizorii și părțile interesate, netezind calea pentru relații și operațiuni mai bune.

Cultivarea relațiilor cu furnizorii

Apropo de relații, să vorbim despre 76% dintre organizații care raportează o satisfacție crescută a furnizorilor. Aceasta este cheia. Furnizorii fericiți înseamnă un lanț de aprovizionare de încredere și oportunități pentru negocieri și reduceri pe viitor. Furnizorii dvs. vor observa și vor aprecia punctualitatea și acuratețea plăților dvs., datorită AP Automation.

Optimizarea fluxului de numerar prin reduceri de plată anticipată

Economii de 3% prin reduceri de plată anticipată oferă organizației dvs. un lifting financiar, îmbunătățind fluxul de numerar și oferindu-vă mai multă pârghie și flexibilitate în operațiunile dvs. financiare.

Conformitate fără complicații

În cele din urmă, bijuteria coroanei AP Automation: conformitate 100% fără stres. Într-o epocă în care cerințele de reglementare sunt din ce în ce mai mari, obținerea conformității complete fără stres nu este nimic mai puțin miraculoasă.

---

Schimbarea strategică

Este important să vorbim despre schimbarea profundă pe care Automatizarea conturilor de plată o aduce în etosul și operațiunile unui departament AP. Aceasta nu este doar o schimbare a modului în care sunt îndeplinite sarcinile - este o renaștere a rolului însuși al conturilor de plătit în cadrul organizației dvs. Acest lucru este marcat de tranziția de la un flux de lucru orientat pe sarcini la o abordare centrată pe strategie.

• De la procesare la analiză: Imaginează-ți personalul folosind timpul economisit de la introducerea manuală a datelor pentru a efectua o analiză amănunțită a cheltuielilor, identificând tendințele și oportunitățile de economisire a costurilor. Aceștia ar putea negocia condiții mai bune cu furnizorii, profitând de reduceri de volum sau explorând beneficii de plată anticipată cu noua flexibilitate financiară.
• De la reacție la planificare: În loc să reacționeze la ciclul nesfârșit de facturi și aprobări, echipa ta poate acum să planifice în mod proactiv. Cu câștigurile de eficiență din AP Automation, aveți lățime de bandă pentru a dezvolta previziuni bugetare solide și pentru a vă angaja în planificarea financiară strategică. Acest lucru ar putea implica elaborarea de planuri de urgență pentru a asigura stabilitatea financiară în timpul fluctuațiilor pieței sau alocarea de resurse pentru proiecte de creștere și expansiune.
• De la rezoluție la inovare: În loc să petreceți ore întregi rezolvând erorile și reconciliând conturile, echipa dvs. se poate concentra acum pe inovare. Aceasta înseamnă că pot implementa noi tehnologii de plată, cum ar fi carduri virtuale sau blockchain pentru tranzacții sigure și eficiente. Sau poate că ar putea explora inițiative de sustenabilitate, cum ar fi tranziția la un proces AP complet fără hârtie, care nu numai că reduce costurile, ci și susține obiectivele de mediu ale companiei tale.
• De la tranzacții la relații: AP Automation mută accentul de la sarcinile tranzacționale la construirea și cultivarea relațiilor. Echipa dvs. poate petrece mai mult timp lucrând cu furnizorii pentru a îmbunătăți lanțul de aprovizionare sau cu părțile interesate interne pentru a înțelege și a satisface mai bine nevoile lor de achiziții. Aceștia pot iniția analize ale performanței furnizorilor, pot crea parteneriate strategice și pot colabora la inițiative comune care aduc beneficii reciproce.
• De la conformitate la leadership: În cele din urmă, îndepărtându-se de verificările de conformitate care necesită timp, echipa dvs. poate deschide acum calea în cele mai bune practici pentru guvernanța financiară. Ei pot stabili cadre de control intern care stabilesc standarde din industrie și contribuie la conducerea gândirii în operațiunile financiare. Această poziție proactivă privind conformitatea vă poate proteja organizația de viitoarele schimbări de reglementare, poziționându-vă ca un departament cu gândire de viitor și rezistent.

Elemente esențiale pentru automatizarea AP

În orice narațiune în evoluție, există elemente care nu sunt negociabile - factori care trebuie să fie prezenți pentru ca povestea să avanseze. Când vine vorba de automatizarea AP, acești 3 elemente nenegociabile sunt pilonii care vor asigura o structură solidă și eficientă a procesului de conturi de plăți.

1. Integrare: Podul către viitor

Aceasta implică îmbinarea fără întreruperi a noilor instrumente de automatizare AP cu sistemele ERP existente. Selectați un instrument AP care se îmbină cu ușurință cu sistemele ERP actuale, oferind o cale directă către piață și scăzând timpul de generare a valorii.

2. AI-Powered: Mintea din spatele mașinii

Al doilea pilon este inteligența sistemului, un nucleu alimentat de inteligență artificială care modelează fluxul de lucru, asigurându-se că fiecare proces manual și transformare a datelor este automatizată, iar fiecare revizuire umană este mai ușoară.

3. Scalabilitate: imperativul de creștere

În cele din urmă, scalabilitatea vorbește despre ambiția de creștere. Alegeți software-ul care îndeplinește cerințele actuale și se adaptează perfect cu creșterea afacerii dvs., evitând reviziile costisitoare ale sistemului și licențele.

Lista de verificare a automatizării AP

Iată o listă exhaustivă de funcționalități pe care ar trebui să le luați în considerare pentru prioritizare.

Puteți trata acest lucru ca pe un tearaway pe care să îl păstrați pentru referință.

Revoluționați-vă conturile plătibile – Noțiuni introductive

Să explorăm cum să începem cu AP Automation și să îl integrăm în procesul de conturi plătibile. Iată câteva lucruri de reținut.

1. Îmbrățișează mentalitatea automatizării: Începeți cu filozofia că automatizarea este o strategie de bază, nu o idee ulterioară. Această mentalitate asigură că fiecare proces și decizie maximizează eficiența și acuratețea.

2. Definiți-vă valorile de succes: Determinați obiective clare și măsurabile pentru a evalua succesul tranziției. Acest lucru ar putea fi reducerea timpului de procesare, reducerea costurilor sau îmbunătățirea preciziei. A ști cum arată succesul este crucial pentru urmărirea progresului.

3. Colaborați cu un furnizor axat pe rentabilitatea investiției: Alegeți un furnizor care vă întreabă despre valorile dvs. de succes și care arată un angajament real de a oferi valoare.

4. Securizarea părților interesate: Obțineți sprijin din partea conducerii prin articularea propunerii de valoare a automatizării AP – economii de costuri, eficiență îmbunătățită și controale financiare mai puternice.

5. Evaluați procesele AP curente: Efectuați o revizuire amănunțită a proceselor dvs. AP existente. Identificați zonele de ineficiență și potențialul de automatizare.

6. Clarificați cerințele și personalizările: Descrieți clar ceea ce aveți nevoie de la un instrument de automatizare AP, inclusiv orice personalizări specifice.

7. Plan pentru integrare și scalabilitate: Asigurați-vă că soluția aleasă se integrează bine cu sistemele dvs. existente și este scalabilă pentru a se adapta creșterii viitoare a afacerii și nevoilor în schimbare.

8. Implementează, antrenează și adaptează: După implementare, concentrați-vă pe formarea completă pentru echipa dvs. Fii pregătit să adaptezi procesele după cum este necesar, pe baza feedback-ului și a cerințelor în evoluție.

Cum arată călătoria ta AP Automation cu Nanonets?

Povești de succes AP Automation cu Nanonets

De la întreprinderile mici care se confruntă cu configurarea fluxului de lucru AP, până la corporațiile mari care doresc să-și sporească eficiența proceselor de plată, aceste narațiuni oferă o vedere panoramică a beneficiilor tangibile pe care le poate aduce automatizarea AP.

SaltPay folosește Nanonets pentru a se integra cu SAP pentru a automatiza conturile plătibile

Cu sediul în Londra, Anglia, SaltPay este un furnizor de servicii de plată și software pentru companiile europene locale. Fondată în 2019, compania oferă serviciile pentru peste 100,000 de întreprinderi mici și mijlocii din Europa.

Challenge

• SaltPay trebuia să integreze SAP pentru un management eficient al furnizorilor.
• Gestionarea manuală a miilor de facturi a fost nepractică.

Soluţie

• Nanonets a oferit un instrument bazat pe inteligență artificială pentru extragerea datelor de factură.
• Integrare perfectă cu SAP, îmbunătățind acuratețea datelor și eficiența procesului.

REZULTATE

• Reducerea drastică a efortului manual cu economie de timp de 99%.
• Gestionarea cu succes a peste 100,000 de furnizori.
• Creștere semnificativă a productivității și a capacităților de automatizare.

Tapi automatizează facturile de întreținere a proprietăților folosind nanonetele

Software-ul de întreținere a proprietăților de la Tapi simplifică întreținerea proprietății. Cu sediul în Wellington, Noua Zeelandă, Tapi ajută la menținerea a 110,000 de proprietăți și se extinde rapid.

Challenge

• Procesarea manuală a peste 100,000 de facturi lunare în întreținerea proprietății.
• Necesitatea unui management scalabil și eficient al facturilor.

Soluţie

• Instrument Nanonets AI pentru extragerea automată a datelor de factură.
• Integrare rapidă cu sistemele existente, întreținute de personal netehnic.

REZULTATE

• Timpul de procesare a fost redus de la 6 ore la 12 secunde.
• Economii de 70% la costuri la facturare.
• Precizie de automatizare de 94%.

Pro Partners Wealth automatizează introducerea datelor contabile cu Nanonets

Pro Partners Wealth, cu sediul în Columbia, Missouri, este specializată în gestionarea averii și servicii de contabilitate pentru proprietarii veterinari.

Challenge

• Pro Partners Wealth avea nevoie de o introducere precisă și eficientă a datelor pentru facturare.
• Instrumentele de automatizare existente au fost insuficiente, ceea ce a dus la rate mari de eroare.

Soluţie

• Nanonets a oferit o soluție personalizată cu extragerea precisă a datelor și integrarea cu QuickBooks.
• S-a activat facturarea simplificată și validarea automată a datelor.

REZULTATE

• A obținut peste 95% precizie în extragerea datelor.
• Economisire de timp de 40% comparativ cu instrumentele OCR tradiționale.
• Rata de procesare directă de peste 80%, reducând intervenția manuală.

Augeo folosește Nanonets pentru automatizarea conturilor de plătit pe Salesforce

Augeō oferă servicii de contabilitate și consultanță externalizate și servește ca departament de contabilitate virtual pentru diferiți clienți din Statele Unite. Fondatorul și CEO-ul lor, Ken Christiansen (ex-director financiar la Kaiser Permanente), are peste 20 de ani de experiență în finanțe și contabilitate.

Challenge

• Augeo avea nevoie de o soluție eficientă de conturi de plăți pe Salesforce.
• Procesarea manuală a mii de facturi lunar.

Soluţie

• Nanonets a oferit o platformă bazată pe inteligență artificială pentru procesarea automată a facturilor.
• Integrare cu Salesforce pentru gestionarea eficientă a datelor.

REZULTATE

• Timp redus de procesare a facturilor de la 4 ore la 30 de minute zilnic.
• Reducere cu 88% a timpului petrecut cu introducerea manuală a datelor.
• Procesarea a 36,000 de facturi anual cu acuratețe și eficiență mai mare.

Întrebări Frecvente

Ce este automatizarea conturilor plătibile?

Automatizarea conturilor plătibile este ca și cum ai oferi echipei tale financiare o superputere. Este folosirea software-ului pentru a transforma gestionarea manuală tradițională a conturilor de plătit într-un proces digital simplificat. Prin automatizarea sarcinilor precum procesarea facturilor, introducerea datelor și programarea plăților, companiile își pot accelera fluxurile de lucru, pot reduce erorile și pot obține informații în timp real asupra situației financiare. Gândiți-vă la asta ca la operațiunile dvs. financiare care rulează pe pilot automat, cu eficiență și control îmbunătățite.

Cum afectează automatizarea acuratețea conturilor de plătit?

Imaginați-vă o lume în care facturile greșite, greșelile de scriere și calculele greșite sunt lucruri din trecut. Aceasta este lumea conturilor automate de plătit. Prin minimizarea intervenției umane, automatizarea reduce semnificativ șansa de erori. Este ca și cum ai avea un asistent virtual meticulos și neobosit, care se asigură că fiecare număr este perfect, sporind acuratețea generală a operațiunilor tale financiare.

Se poate integra automatizarea cu sistemele financiare existente?

Da, iar acesta este unul dintre cele mai mari puncte forte ale sale! Automatizarea conturilor plătibile nu se referă la înlocuirea sistemelor dvs. existente; este vorba de a le spori. Cele mai multe soluții moderne sunt concepute pentru a se integra perfect cu o gamă largă de sisteme financiare și platforme ERP. Este ca și cum ați adăuga un turbocompresor la mașina dvs. – sporind performanța fără a schimba ceea ce funcționează deja bine pentru dvs.

Care sunt implicațiile de cost ale implementării automatizării?

Nu există acoperire cu zahăr – implementarea automatizării necesită o investiție inițială. Acestea pot include costurile software, integrarea și potențialul training. Cu toate acestea, este ca și cum ai planta o sămânță care crește într-un copac al economiilor. În timp, automatizarea reduce costurile cu forța de muncă, elimină taxele de întârziere și îmbunătățește gestionarea fluxului de numerar. Beneficiile financiare pe termen lung și rentabilitatea investiției depășesc adesea cu mult costurile inițiale.

Citiți acest blog care discută câți bani economisește companiile automatizarea conturilor de plătit. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-company-future/

Cât de sigură este automatizarea conturilor plătibile?

În era digitală de astăzi, securitatea nu este doar o caracteristică; este o necesitate. Soluțiile de automatizare a contului de plătit sunt construite cu măsuri de securitate robuste, cum ar fi criptarea, autentificarea utilizatorilor și traseele de audit. Acestea respectă diverse reglementări privind protecția datelor pentru a se asigura că datele dumneavoastră financiare rămân în siguranță și confidențiale.

Este necesară instruirea personalului pentru utilizarea sistemelor automate?

În timp ce instrumentele de automatizare a conturilor plătibile sunt concepute pentru ușurință în utilizare, este de obicei necesară o anumită pregătire pentru a profita la maximum de sistem. Cu toate acestea, acesta nu este un curs de luni de zile; este mai mult despre familiarizare și bune practici. Majoritatea furnizorilor oferă resurse complete de instruire și asistență pentru a asigura o tranziție fără probleme. Gândiți-vă la asta ca la o curbă scurtă de învățare care poate fi depășită în câteva ore, ceea ce duce la un drum lung de eficiență.

Cum funcționează software-ul AP?

Software-ul Accounts Payable operează prin digitalizarea și automatizarea întregului flux de lucru de procesare a facturilor. În esență, folosește tehnologii precum recunoașterea optică a caracterelor (OCR) pentru a converti datele facturii în format digital. Algoritmii avansați clasifică și validează apoi aceste date în raport cu comenzile de achiziție și bonurile de livrare. Software-ul direcționează automat facturile printr-un flux de lucru de aprobare predefinit și se integrează cu sistemele financiare existente pentru procesarea fără întreruperi a plăților și păstrarea înregistrărilor.

Cum facilitează software-ul de automatizare scalarea echipei AP?

Software-ul de automatizare AP permite echipelor să gestioneze volume mai mari de facturi fără creșteri proporționale ale numărului de angajați sau efort manual. Prin automatizarea sarcinilor de rutină, eliberează personalul pentru a se concentra pe activități strategice. Scalabilitatea software-ului asigură că, pe măsură ce volumul tranzacțiilor crește, sistemul poate gestiona volumul de lucru crescut fără a sacrifica eficiența sau acuratețea.

AP Automation va face ca anumite locuri de muncă de contabilitate să fie redundante?

În loc să facă joburile învechite, automatizarea AP le transformă. Mută ​​accentul de la sarcini manuale, repetitive, la roluri mai analitice și strategice. Profesioniștii în contabilitate și contabilitate își vor găsi rolurile evoluând pentru a include gestionarea software-ului de automatizare, analiza datelor financiare și contribuția la luarea deciziilor strategice.

Care este costul tipic al software-ului AP?

Costul software-ului AP variază în funcție de factori precum dimensiunea afacerii, volumul tranzacțiilor și caracteristicile specifice necesare. Poate varia de la câteva sute la câteva mii de dolari pe lună. Mulți furnizori oferă modele de prețuri personalizabile pentru a se potrivi diferitelor nevoi și scari de afaceri.

Cât de mult poate economisi o companie cu AP Automation?

Companiile pot realiza economii substanțiale prin automatizarea AP. Aceste economii provin din reducerea costurilor cu forța de muncă, eliminarea taxelor de întârziere, reduceri de plată anticipată și reducerea erorilor și fraudelor. De obicei, companiile se pot aștepta să economisească între 60% și 80% din costurile lor actuale de procesare după implementarea automatizării AP.

Cum poate automatizarea să îmbunătățească structura unui departament AP?
Automatizarea transformă departamentul AP dintr-o structură axată pe tranzacții într-o structură axată pe strategie. Cu sarcinile manuale automatizate, personalul se poate concentra pe activități cu valoare mai mare, cum ar fi gestionarea relațiilor cu furnizorii, analiza cheltuielilor și strategia financiară. Această schimbare nu numai că îmbunătățește eficiența și eficacitatea departamentului AP, dar îi ridică și rolul în cadrul organizației.

Cum ajută automatizarea AP procesul de aprobare a facturilor?

Automatizarea AP simplifică procesul de aprobare prin direcționarea automată a facturilor către aprobatorii corespunzători, pe baza unor reguli prestabilite. Oferă aprobatorilor toate informațiile și contextul necesar, facilitând luarea mai rapidă a deciziilor. De asemenea, sistemul urmărește progresul fiecărei facturi, trimițând mementouri și actualizări pentru a asigura aprobările în timp util.

Poate software-ul de automatizare AP să prevină frauda facturilor și plățile duplicate?
Software-ul de automatizare AP joacă un rol semnificativ în prevenirea fraudei pe facturi. Face acest lucru prin implementarea controalelor precum potrivirea în trei direcții, care asigură că plățile sunt efectuate numai pentru achizițiile verificate și aprobate. În plus, utilizarea pistelor de audit digitale și a algoritmilor de detectare a anomaliilor ajută la identificarea activităților suspecte, reducând riscul tranzacțiilor frauduloase.

Poate AP Automation să gestioneze plățile în mai multe valute și internaționale?
Software-ul de automatizare AP este de obicei echipat pentru a gestiona tranzacții în mai multe valute și plăți internaționale. Poate converti automat valute la cursurile de schimb curente, poate gestiona riscurile de fluctuație valutară și poate respecta protocoalele internaționale de plată și reglementările fiscale, asigurând procese de plată globale eficiente și conforme.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/rss/