Ce este externalizarea conturilor de plătibile?

Afacerile în creștere trebuie să mențină relații cu mulți furnizori și vânzători. Furnizorii cu standarde/proceduri de facturare diferite tind să facă procesele de conturi de plătitori destul de greoaie. Externalizarea conturilor de plată poate ajuta la ușurarea procesului AP, asigurând în același timp că plățile către furnizori sunt compensate eficient.

About Accounts Payable

Creanțe se referă la termen scurt pasive suportate de o companie prin achiziționarea de bunuri sau servicii de la furnizori/vânzători pe credit. The procesul de plată a conturilor este vital pentru o companie, deoarece ține evidența facturilor primite sau a facturilor care trebuie să fie compensate în mod regulat.

Organizațiile care doresc să reducă povara proceselor lor AP și să mențină un flux fluid al afacerilor ar putea folosi serviciile unui Creanțe firma externalizata.

What is Accounts Payable Outsourcing

Externalizarea conturilor de plătibil este procesul de angajare a unui furnizor de servicii specializat care poate prelua mai multe funcții AP pe care companiile le găsesc greu de gestionat intern.

Companiile externalizează conturile de plătibile sunt echipate cu abilitățile, instrumentele și tehnologia necesare pentru a se integra cu procesele AP existente ale unei organizații.

Organizations dealing with sensitive financial data may be hesitant to use a third-party vendor for their AP processes. Hence they might want to consider AP Automation instead.

---

Doriți să vă construiți personalizarea Automated invoice processing workflow? Mergeți spre Nanoneți și începe gratuit! Automatizați plățile facturilor cu AI.

---

AP Outsourcing vs AP Automation

AP Outsourcing implică predarea proceselor de conturi de plătit către un furnizor de afaceri terț. Aceasta înseamnă că utilizați serviciile de conturi de plăți ale unei entități externe pentru a efectua tranzacțiile dvs. de afaceri. Automatizare AP, în comparație, este adoptarea/integrarea unui Software-ul AP pentru extragerea, validarea și aprobarea proceselor de conturi de plătit.

Externalizarea proceselor pentru conturile dvs. de plăți poate ajuta la eficientizarea plăților și la economisirea forței de muncă, timp și erori. Adoptarea unui software de automatizare AP vă poate oferi un control mai bun asupra captarea datelor facturii, securitate și ajutor la o analiză mai bună a datelor pentru a crește eficiența afacerii. Dar implică suportarea altor costuri, cum ar fi investiția în software și alocarea de timp pentru instruirea angajaților pentru a utiliza software-ul.

Alegerea între externalizarea conturilor plătibile sau automatizarea depinde în întregime de dimensiunea și natura unei afaceri. În timp ce automatizarea AP va ușura procesele interne de AP, externalizarea va fi ideală pentru o afacere care dorește să își reducă volumul de lucru AP.

Deocamdată, să ne concentrăm asupra beneficiilor și dezavantajelor externalizării conturilor de plătit.

Benefits of Accounts Payable Outsourcing

Externalizarea conturilor de plată poate fi foarte avantajoasă pentru o afacere. Furnizorii de outsourcing calificați pot eficientiza procesele AP ale unei companii; imbunatatind astfel fluxul de numerar. Furnizorii și vânzătorii pot beneficia astfel de plăți la timp.

Iată câteva moduri prin care companiile pot beneficia de pe urma externalizării proceselor lor AP:

1. Reducerea costurilor

Externalizarea proceselor dvs. de plată poate fi rentabilă pentru o afacere. Procesele interne AP necesită angajarea de oameni, investiții în materiale de instruire și echipamente/software care pot fi destul de costisitoare pentru o afacere. Externalizarea poate ajuta la evitarea acestor cheltuieli generale și, totuși, se dovedește a fi prietenoasă cu bugetul, deoarece plătiți furnizorului pe bază de factură.

2. Early Payment Discounts

Accounts payable outsourcing can increase the efficiency of your AP processes by streamlining vendor invoices and payments. This can help steer clear of double payments or missed invoices. Since everything is organized, you can also make early settlements of vendor bills to get better discounts.

3. Eficiență și productivitate sporite

Externalizarea proceselor AP vă poate ajuta la procesarea mai rapidă a facturilor. Companiile care oferă servicii de conturi de plătit se concentrează numai pe procesele dvs. AP; finalizarea lucrării mai rapid și mai precis. De asemenea, având în vedere că procesele AP sunt îngrijite, angajații tăi se pot concentra pe sarcini de valoare mai mare, cu o eficiență sporită, ceea ce duce la o productivitate generală mai bună.

4. Lower Errors and Better Fraud Mitigation

Pe lângă simplificarea facturilor, companiile de externalizare a conturi de plătibile reduc și incidența erorilor în facturi. Efectuând verificări și validări adecvate, aceștia pot identifica erorile din facturi și pot preveni plățile greșite. Utilizarea experților AP și a tehnologiei sofisticate îi ajută să identifice riscurile și să reducă incidența acestora fraudă.

5. Skilled Resources & Latest Technology

Companiile de outsourcing de conturi de plătit folosesc profesioniști familiarizați cu cele mai recente instrumente sau software pentru a optimiza procesele AP. Aceasta înseamnă că afacerea dvs. este alimentată de cea mai recentă tehnologie și instrumente de înaltă precizie, fără a fi nevoie să investiți în ele.

6. Constant Tracking

Multe companii de externalizare a conturi de plătibile lucrează în afara locației, dar folosesc tehnologie modernizată care poate fi urmărită la fiecare pas. Cu urmărirea automatizată, companiile pot obține acces în timp real și informații despre procesele lor de plată.

7. No Shortage of Workforce

Procesele AP, dacă sunt întrerupte din cauza absenței angajaților, pot multiplica și împovăra afacerea. Furnizorii de externalizare au o forță de muncă adecvată (și echipe de rezervă) pentru a interveni și a gestiona procesele dvs. AP.

Drawbacks of Accounts Payable Outsourcing

Deși externalizarea conturilor dvs. de plătit poate părea fără probleme, există unele probleme cu care o companie se poate confrunta în continuare cu externalizarea. Mai jos sunt enumerate câteva dintre dezavantajele care pot apărea în cazul externalizării AP.

1. Error-validation

Este posibil ca companiile de externalizare să nu fie întotdeauna transparente în modul în care tratează procesele dvs. AP. În ciuda utilizării tehnologiei moderne, erorile sunt încă obligate să apară. Aceste erori pot trece adesea neobservate. De asemenea, este posibil ca modificările în procesele dvs. să nu fie implementate pe deplin de către companiile de externalizare care se ocupă de procesele dvs. AP, ceea ce duce la mai multe erori sau reluări.

2. Less Process Control

Orice companie care are de-a face cele mai bune practici pentru conturile de plătibile in-house este obligat să aibă un control mai mare asupra proceselor sale. Urgențele pot fi prioritizate și gestionate imediat cu aprobări directe. Cu un furnizor terță parte, va trebui să joci după termenii și calendarele acestora. Acestea pot fi situate departe, iar lipsa de transparență în procese poate deveni o problemă serioasă.

3. Issues with Duplication

Multe companii de externalizare a contului de plătit percepe pe bază de factură. Prin urmare, dacă afacerea dvs. împărtășește facturi duplicate, va trebui să plătiți și pentru asta. Dacă furnizorii de outsourcing nu au posibilitatea de a detecta facturile duplicate, atunci afacerea ajunge să suporte mai multe costuri decât este necesar.

4. Less Flexible

O companie de externalizare a conturi de plătibile poate avea anumiți termeni și condiții care ar putea să nu facă munca flexibilă pentru afacerea dvs. Dacă un contract cu vânzătorul nu acoperă excepții în procesare, atunci afacerea dvs. trebuie să se ocupe de aceasta separat. Acest lucru poate duce la mai multă complexitate, reluare și inconveniente.

5. Over Dependency

A fi capabil să predea responsabilitățile cruciale AP poate fi bine, dar are un cost. Faptul este că devii foarte dependent de furnizorul de outsourcing pentru servicii de conturi de plătit care implică tranzacții vitale. Așadar, dacă furnizorul se confruntă cu provocări, cum ar fi breșe de securitate sau chiar faliment, atunci procesele companiei dvs. s-ar putea opri brusc.

6. Privacy and Security Issues

Companiile ar trebui să-și amintească că își pierd confidențialitatea atunci când divulgă informații financiare și oferă acces la date sensibile în timp ce optează pentru externalizarea proceselor AP.

De obicei, astfel de terți folosesc servere interne și stocare în cloud pentru a stoca date sensibile. Deși servește drept acces centralizat pentru ambele părți implicate, datele sunt, de asemenea, predispuse la potențiale încălcări de securitate și hack-uri.

Evaluating Accounts Payable Outsourcing Providers

Cum puteți alege tipul potrivit de serviciu de externalizare a conturi de plătibile pentru a obține beneficiile necesare? Iată câteva îndrumări pe care le puteți urma pentru a selecta furnizorul potrivit de externalizare a contului de plătit:

• Cercetați firma de outsourcing AP: Este o practică bună să cercetați o firmă de externalizare AP înainte de a vă asocia cu ea. Informațiile prin mărturii, recenzii ale utilizatorilor sau feedback pot evidenția istoricul performanței furnizorului. Analizarea proiectelor anterioare poate oferi o perspectivă asupra modului în care aceștia gestionează clienții, procesele lor etc.
• Discutați pe plan intern: O discuție internă cu managementul și personalul, înainte de a preda procesele AP unui furnizor de outsourcing, poate ajuta la obținerea clarității cu privire la cerințele care trebuie îndeplinite și provocările care ar putea apărea. Eficiența crește și erorile sunt reduse atunci când compania, furnizorii săi și furnizorul de outsourcing sunt toți pe aceeași pagină.
• Verificați măsurile de confidențialitate și securitate: Firmele de outsourcing AP pot fi chiar localizate în altă țară. Înainte de a lăsa firmele de outsourcing să preia frâiele proceselor dvs. AP, verificați măsurile de securitate ale acestora și modul în care păstrează confidențialitatea datelor dvs. financiare. Acest lucru poate ajuta la evaluarea riscului implicat și a măsurilor de siguranță aplicate pentru a preveni încălcările de securitate.

Accounts Payable Outsourcing Services

Externalizarea conturilor de plătit a devenit o practică de afaceri populară pentru multe firme care nu au capacitatea și mijloacele de a gestiona procesele lor AP în creștere. Multe firme de externalizare sunt disponibile pentru a oferi o multitudine de servicii.

Cele mai comune procese AP care sunt externalizate sunt comanda de cumparare or potrivirea facturii (0r Potrivire în 3 moduri), automatizarea facturilor, soluționarea discrepanțelor și administrarea AP. O afacere poate opta pentru ceea ce dorește să externalizeze în funcție de amploarea muncii și de bugetul implicat.

Concluzie

Accounts payable outsourcing is a handy solution for companies to make their AP processes efficient & cost-effective. More and more businesses rely on AP outsourcing firms to redesign and streamline their AP processes despite mild hiccups along the way. Hiring, automation, or outsourcing is a choice businesses can make depending on their means, time, and capability to ensure smoother AP processes and better business efficiency.