Ce este înregistrarea la raportare (procesul R2R) în finanțe?

Record-to-Report (R2R) este un proces critic de management financiar în finanțele corporative, care se concentrează pe colectarea, procesarea și furnizarea de date financiare precise.

Acest proces încapsulează totul, de la înregistrarea tranzacțiilor financiare până la pregătirea și raportarea situațiilor financiare și a rapoartelor de performanță pe care părțile interesate le folosesc pentru a lua decizii cheie.

Pentru companii, R2R nu este doar o formalitate de reglementare sau contabilă, ci servește drept coloana vertebrală a planificării și analizei financiare strategice. Oferă o oglindă a sănătății financiare a organizației, permițând decizii informate care conduc la creșterea, sustenabilitatea și conformitatea cu standardele de reglementare.

Prin urmare, înțelegerea R2R în întregime nu este doar pentru contabili sau analiști financiari, ci este crucială pentru toată lumea din cadrul unei organizații.

Conceptul de înregistrare la raport

Ciclul Record-to-Report (R2R) este ritmul financiar al unei organizații. Este un cadru cuprinzător care transformă datele financiare brute în perspective semnificative și acționabile.

Ciclul R2R include aceste componente cheie:

1. Colectare de date: Fundația R2R, unde toate tranzacțiile financiare sunt înregistrate cu acuratețe.
2. Procesarea datelor: Tranzacțiile sunt clasificate, sortate și înregistrate în conturile corespunzătoare.
3. Consolidare: Datele din diverse surse și filiale sunt combinate pentru a prezenta o situație financiară unificată.
4. Reconciliere: Asigurarea faptului că toate datele financiare sunt exacte și consecvente în toate rapoartele.
5. Raportarea: Crearea de situații financiare și rapoarte care reflectă sănătatea financiară a companiei.
6. Analiză: Interpretarea datelor pentru a oferi perspective pentru luarea deciziilor strategice.
7. Închidere: Finalizarea rapoartelor și închiderea contabilității pentru perioada respectivă.

Nevoia de înregistrare-la-raportare

R2R joacă un rol esențial în gestionarea finanțelor în cadrul unei afaceri. Acesta servește mai multor scopuri -

1. Capacitate sporită de luare a deciziilor

Procesul R2R este esențial pentru crearea unor situații financiare precise, care servesc drept bază pentru luarea deciziilor strategice la diferite niveluri ale organizației.

• Pentru părțile interesate interne:
  • Evaluarea performanței: Permite liderilor să evalueze sănătatea financiară și eficiența operațională în raport cu obiectivele și reperele predefinite.
  • Planificare strategica: Facilitează formularea de strategii acționabile pentru a aborda lacunele, a optimiza performanța și a valorifica oportunitățile.
• Pentru părțile interesate externe:
  • Decizii de investiții: Oferă investitorilor și părților externe date esențiale pentru a evalua viabilitatea financiară și potențialul de creștere al organizației.
  • Transparență și încredere: Îmbunătățește încrederea părților interesate prin raportări financiare clare și fiabile.

2. Conformitatea și acuratețea reglementărilor

Respectarea reglementărilor financiare nu este negociabilă, iar procesul R2R asigură că organizațiile rămân conforme, păstrând în același timp acuratețea rapoartelor lor financiare.

• Cadrul de raportare standardizat: Oferă o metodă consecventă de captare și validare a datelor financiare, crucială pentru îndeplinirea diverselor cerințe de reglementare.
• Reducerea riscurilor:
  • Risc de conformitate: Reduce probabilitatea nerespectării standardelor de raportare financiară din industrie și geografice.
  • Risc financiar: Minimizează erorile în raportarea financiară, evitând astfel potențiale amenzi, consecințe legale și daune reputaționale.

3. Raportare și strategie fiscală

Procesul R2R este esențial în furnizarea informațiilor financiare detaliate și organizate necesare pentru un management fiscal eficient.

• Evaluarea răspunderii fiscale: Permite calcularea corectă a obligațiilor fiscale, asigurând conformitatea cu legile și reglementările fiscale.
• Planificare fiscală strategică: Identifică oportunități de optimizare și economii fiscale, sporind eficiența fiscală.

---

În concluzie, procesul R2R nu este doar o necesitate procedurală, ci și un instrument strategic care sprijină domeniile critice ale managementului afacerii - de la luarea unor decizii informate și asigurarea conformității până la optimizarea strategiilor fiscale.

Procesul de înregistrare la raport

Să ne aprofundăm în procesul Record-to-Report (R2R) și să parcurgem pașii săi secvențiali, explorând aplicația sa pragmatică în contextul afacerii.

Proces manual R2R

Unii freelanceri, startup-uri și întreprinderi mici navighează în procesul Record-to-Report (R2R) fără infrastructura sofisticată a ERP sau software-ul de contabilitate dedicat, mai ales în stadiile incipiente. Această abordare este adesea determinată de considerente de cost, simplitate și volumul inițial mai scăzut de tranzacții.

• Colectare de date: Introducerea manuală în foi de calcul sau instrumente simple de contabilitate precum Excel. Tranzacțiile sunt înregistrate într-un format registru, notând data, suma și metoda de plată, cu foi separate pentru vânzări, cheltuieli, active și alte evenimente financiare.
• Procesarea datelor: Categorizarea și înregistrarea tranzacțiilor sunt gestionate manual în momentul colectării datelor. Proprietarul afacerii sau un angajat desemnat analizează fiecare tranzacție, determinând natura acesteia (de exemplu, venituri, cheltuieli, achiziție de active) și înregistrându-l în consecință în registrul corespunzător.
• Consolidare: În întreprinderile foarte mici sau startup-urile, consolidarea ar putea să nu fie necesară dacă compania operează dintr-o singură locație și nu are filiale. Cu toate acestea, dacă este necesar, consolidarea se face manual, adesea prin pregătirea unei foi de calcul master care agregă date financiare din diverse surse.
• Reconciliere: Reconcilierea implică verificarea manuală a înregistrărilor cu extrasele bancare și chitanțele. Acest lucru poate consuma mult timp, dar este esențial pentru asigurarea acurateței raportării financiare.
• Raportarea: Rapoartele financiare sunt compilate manual, fie prin angajarea unui consultant independent la sfârșitul fiecărui trimestru, fie folosind șabloane în Excel sau Word. Acest pas necesită o bună înțelegere a principiilor financiare pentru a se asigura că rapoartele cum ar fi situațiile de venit, bilanțurile și situațiile fluxurilor de numerar sunt întocmite cu acuratețe.
• Analiză: Analiza poate fi mai puțin formalizată în operațiuni mai mici fără software dedicat. Proprietarii de afaceri sau managerii pot revizui rapoartele financiare pentru a identifica tendințele, profitabilitatea și domeniile pentru economii de costuri, bazându-se pe intuiția și experiența lor, mai degrabă decât pe instrumente analitice sofisticate.
• Închidere: Procesul de închidere este manual, cu o listă de verificare pentru a se asigura că toate activitățile financiare pentru perioada respectivă au fost înregistrate și reconciliate. Aceasta poate include confirmarea că toate facturile au fost emise și plătite, cheltuielile înregistrate și angajamentele necesare efectuate.

Operarea fără un ERP sau un software de contabilitate dedicat necesită o păstrare meticuloasă a evidenței și o înțelegere puternică a elementelor fundamentale ale contabilității. Deși este fezabilă pentru întreprinderile cu un volum foarte mic de tranzacții, pe măsură ce o companie devine un IMM (întreprinderi mici și mijlocii), limitările proceselor manuale devin din ce în ce mai evidente, necesitând adesea o tranziție către soluții contabile mai sofisticate și automatizare pentru a asigura eficiență, acuratețe și conformitate.

R2R Proces folosind software de contabilitate / ERP

Pentru companiile care au trecut dincolo de foile de calcul, utilizarea software-ului de contabilitate autonom / ERP reprezintă un pas semnificativ înainte în gestionarea procesului Record-to-Report (R2R). Acest scenariu implică de obicei un management financiar mai sofisticat decât permite metodele manuale.

Colectare de date

Trecerea la software de contabilitate sau sisteme ERP automatizează parțial introducerea tranzacțiilor.

• Aceste platforme se pot integra direct cu conturile bancare, sistemele punctelor de vânzare și alte surse de date financiare, înregistrând automat tranzacțiile în timp real.
• Facturile și alte tranzacții primite prin e-mail sau chitanțe pe hârtie necesită introducerea manuală în sistem.
• Tranzacțiile financiare personalizate sau neregulate care nu se potrivesc cu șabloanele sau categoriile standard pot necesita intervenție manuală pentru a asigura o înregistrare corectă.

Procesarea datelor

Cu un software de contabilitate sau un sistem ERP, categorizarea și înregistrarea tranzacțiilor sunt implementate folosind un plan de conturi și o codificare GL adecvată pentru fiecare tranzacție financiară, care se face manual. Software-ul identifică natura fiecărei tranzacții pe baza codului GL introdus (alocat manual) și îl alocă în registrul corect (cheltuieli, active, venituri etc.), reducând semnificativ volumul de lucru manual și potențialul de erori. Codarea furnizorului poate ajuta și mai mult la ușurarea categorizării.

Tot ce trebuie să știți despre codurile GL

Codurile GL sunt coduri folosite pentru a clasifica tranzacțiile financiare. Aflați cum să le configurați și să le atribuiți și să explorați automatizarea codului GL cu Nanonets.

Consolidare

Pentru afacerile cu mai multe departamente sau filiale, software-ul de contabilitate și sistemele ERP facilitează procesul de consolidare.

Aceste sisteme pot gestiona date din diverse surse, consolidându-le automat într-un preset unificat de situații financiare precise, gata pentru analiză și raportare.

Reconciliere

Unele caracteristici din software-ul de contabilitate și sistemele ERP ajută procesul, fiind necesar un efort manual.

• Necesitatea de a completa datele tranzacțiilor bancare în ERP/software-ul de contabilitate folosind introducerea manuală.
• Potrivirea tranzacțiilor înregistrate în software cu extrasele bancare poate dezvălui elemente nepotrivite din cauza diferențelor de timp sau a erorilor, necesitând investigarea și rezolvarea manuală.

Raportarea

Generarea de rapoarte financiare devine simplă cu software-ul de contabilitate sau sistemele ERP.

Aceștia pot întocmi automat situații financiare pe baza tranzacțiilor înregistrate, respectând standardele de raportare financiară aplicabile.

Utilizatorii pot personaliza adesea șabloanele de rapoarte pentru a îndeplini cerințele specifice, fără efort manual extins.

Analiză

Disponibilitatea datelor în timp real, împreună cu rapoarte și analize cuprinzătoare, îmbunătățesc capacitatea de luare a deciziilor în cunoștință de cauză.

Închidere

Procesul de închidere beneficiază de abordarea structurată oferită de sistemele ERP, care oferă liste de verificare și fluxuri de lucru.

Cu toate acestea, intervențiile manuale sunt adesea necesare pentru a ajusta înregistrările din jurnal, pentru a revizui și a aproba reconcilieri și pentru a se asigura că toate activitățile financiare sunt surprinse cu acuratețe.

Tranzacțiile complexe sau neobișnuite la sfârșitul perioadei de raportare, în special, pot necesita o revizuire manuală detaliată pentru a asigura înregistrarea și clasificarea corespunzătoare.

Proces automatizat R2R folosind Nanonets și software de contabilitate

Integrarea software-ului de contabilitate sau a sistemelor ERP cu software-ul de automatizare a contabilității precum Nanonets revoluționează procesul de înregistrare la raportare (R2R), oferind eficiență, acuratețe și informații utile pentru managementul financiar de neegalat.

Colectare de date

Prin integrarea cu platforme de automatizare AP, cum ar fi Nanonets, colectarea și introducerea datelor financiare devin complet automatizate, utilizând tehnologiile OCR și AI.

Fiecare informație financiară este colectată automat de la origine (facturi, chitanțe, e-mailuri, sisteme POS, extrase bancare) și procesată de îndată ce sosește, asigurând un flux continuu de date în sistemele dumneavoastră financiare.

Cu extracția de date bazată pe inteligență artificială, cu rate de precizie care depășesc 99%, fiabilitatea datelor dvs. financiare este îmbunătățită semnificativ, economisind nenumărate ore și transformând atmosfera la locul de muncă.

Impactul în lumea reală este profund: imaginați-vă că echipa dvs. își redirecționează concentrarea de la introducerea obositoare a datelor la angajarea în sarcini mai strategice și de mare valoare.

Procesarea datelor

Odată ce datele sunt colectate, acestea sunt procesate și codificate automat în software-ul dvs. de contabilitate sau în sistemul ERP în timp real.

Sarcinile în mod tradițional intensive de muncă de codificare a intrărilor din Registrul general (GL) sunt acum gestionate fără efort de AI avansate, inclusiv procesarea limbajului natural (NLP) și modelele de limbaj mari (LLM).

Această automatizare nu numai că accelerează procesarea datelor, ci și minimizează erorile, eliberând echipa financiară să își aplice abilitățile și expertiza acolo unde contează cel mai mult.

Consolidare

Nanonetele pot fi configurate pentru a executa pași de post-procesare, gestionând cu abilități scenarii complexe, cum ar fi tranzacțiile între companii și operațiunile cu mai multe valute. Acest lucru asigură faptul că datele furnizate în ERP sau software-ul dvs. de contabilitate sunt în mod constant curate și precise.

Reconciliere

Nanonets vă poate importa automat extrasele dvs. bancare și pot potrivi tranzacțiile cu extrasele bancare, semnalând orice neconcordanță pentru examinare umană, îmbunătățind astfel acuratețea și reducând riscul discrepanțelor financiare.

Raportare, Analiză și Închidere

Cu tranzacțiile raportate instantaneu pe măsură ce apar, factorii de decizie au acces la date financiare de ultimă oră.

Această agilitate în raportare facilitează luarea unor decizii de afaceri mai informate și mai oportune.

În plus, fluxurile de lucru simplificate și automatizate reduc considerabil timpul și efortul necesar pentru închiderea cărților, sporind eficiența și reducând potențialul de erori.

---

Integrarea software-ului de automatizare precum Nanonets cu sisteme de contabilitate sau ERP nu modifică doar procesul R2R; o revolutioneaza. Prin automatizarea sarcinilor manuale plictisitoare, îmbunătățirea acurateței datelor și furnizarea de informații financiare în timp real, companiile nu numai că își pot optimiza procesele financiare, ci și pot folosi informații strategice pentru a stimula creșterea și eficiența.

Lectură suplimentară și resurse

Primul lucru de recunoscut este că, în timp ce prezentarea de ansamblu a procesului Record-to-Report (R2R) oferită mai sus servește ca o bază solidă, întreprinderile trebuie să caute în mod activ informații utile care să poată fi aplicate pentru a-și face operațiunile mai eficiente, mai conforme și mai conforme. solid din punct de vedere strategic. Iată ce trebuie să cauți:

1. Rolul guvernanței, riscului și conformității (GRC): Cum își pot alinia afacerile în mod eficient procesele R2R cu nevoile GRC?
   1. Guvernanță în R2R se asigură că raportarea financiară este guvernată de politici, proceduri și standarde clare. Acesta definește rolurile și responsabilitățile în cadrul echipei financiare și asigură alinierea la obiectivele de afaceri mai largi.
   2. Managementul Riscului în cadrul R2R se concentrează pe identificarea, evaluarea și diminuarea riscurilor asociate cu raportarea financiară. Aceasta include totul, de la erorile de introducere a datelor până la riscurile de conformitate cu reglementările financiare.
   3. Conformitate în contextul R2R implică aderarea la standardele, legile și reglementările contabile aplicabile. Acest lucru asigură că rapoartele financiare sunt întocmite în conformitate cu cadre recunoscute, cum ar fi GAAP (Principii contabile general acceptate) sau IFRS (Standarde internaționale de raportare financiară), precum și conformarea cu legile fiscale și alte cerințe de reglementare.

Șase pași pentru o implementare cu succes a GRC: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

GRC integrat: cheia pentru o mai bună conștientizare a riscurilor și o performanță mai bună

Informațiile despre risc și conformitate în formatul potrivit, la momentul potrivit și în mâinile potrivite sunt cheia succesului organizațional.

• Implicații strategice ale R2R: Aflați mai profund în modul în care informațiile R2R pot fi transformate în strategii acționabile. De exemplu, cum pot tendințele identificate în rapoartele financiare să informeze schimbările strategice ale modelelor de afaceri, investițiile în noi tehnologii sau intrarea pe noi piețe? Exemplu –

Închiderea digitală

Impulsarea procesului R2R în era digitală

• Studii de caz și exemple din lumea reală: Căutați companii care și-au optimizat cu succes procesul R2R. Aceasta ar putea include exemple de economii de costuri, conformitate îmbunătățită sau pivot strategici bazați pe informații derivate din datele R2R. Exemplu –

Transformarea R2R de la GlaxoSmithKline cu cadență

Aflați mai multe de la Babak Naraghi, Director al R2R Cadency GPO la GSK, în timp ce discută despre transformarea financiară a GlaxoSmithKline cu Cadency.

• Standarde internaționale: Care sunt implicațiile pentru întreprinderile care operează în mai multe jurisdicții?

Concluzie

Pentru a rezuma, procesul Record-to-Report (R2R) este o parte cheie a gestionării banilor în afaceri, mergând dincolo de doar respectarea regulilor pentru a deveni un instrument crucial pentru succes.

Prin utilizarea automatizării și a noilor tehnologii, cum ar fi sistemele ERP și instrumentele precum Nanonets, companiile pot lucra mai rapid, mai precis și pot obține o imagine clară a stării lor financiare în timp real.

Un proces eficient R2R nu numai că face munca de zi cu zi mai ușoară, dar ajută și la luarea unor decizii importante, ajutând companiile să facă față provocărilor de afaceri de astăzi mai inteligent și cu o planificare mai bună.

Pe măsură ce așteptăm cu nerăbdare, rolul R2R în strategia de afaceri nu va face decât să crească, făcând stăpânirea acestuia un factor cheie al succesului organizațional.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/