Как организовать счета? - 3 способа легко отслеживать счета

Счета — неотъемлемая часть жизни. Являетесь ли вы бизнесменом, фрилансером или наемным работником, у вас обязательно будут счета. С перегрузкой счетов вы обязательно потеряете и забудете некоторые из них.

Эффективный управление счетами начинается с лучшей организации, поэтому вы никогда не потеряете важный счет. Но как эффективно организовать счета? С чего начать? И каковы наилучшие методы легкого отслеживания счетов?

Мы обсудим три способа организации ваших счетов, чтобы они всегда были под рукой, когда они вам понадобятся.

---

Зачем нужно систематизировать счета?

Когда у вас есть один человек, обрабатывающий меньшее количество счетов, им легко управлять. Но по мере увеличения счетов ошибки неизбежно случаются. Вот несколько причин, по которым вы должны серьезно относиться к управлению счетами:

Потеря следа сроков и сумм: Отслеживание нескольких счетов, их дат и сумм — утомительная задача. И если вы пропустите платежи, вам, возможно, придется заплатить дополнительную сумму.

Ущербные кредитные рейтинги: Своевременная оплата счетов связана с вашей кредитной историей. Вмятина здесь может дорого стоить вам в будущем.

Ведение учета платежей: Для бизнеса крайне важно вести финансовый учет платежей, счетов-фактур, счетов и многого другого, чтобы соответствовать требованиям. Во время аудита вы должны предоставить точные и достоверные данные. Отсутствие счетов может послать неверный сигнал и привести к дальнейшим интенсивным проверкам.

Неэффективное бюджетирование: Счета дают представление о тенденциях расходов и помогают вам следить за своим бюджетом по сравнению с вашими расходами. Неспособность управлять счетами может привести к потере контроля над бюджетом.  

Помимо этого, организация счетов может помочь вам справиться с кражей личных данных, управлять финансовыми записями и обеспечивать своевременную оплату счетов.

---

3 способа организовать счета как профессионал!

В этом блоге мы обсудим эти три способа организации счетов. Эти методы расположены в порядке возрастания точности, эффективности и надежности.

• Организуйте счета вручную
• Оцифровка счетов и сортировка их на рабочем столе
• Автоматизация организации счетов с помощью автоматизированных рабочих процессов

---

Организуйте счета вручную

Организация счетов вручную включает использование бумажных папок и шкафов для классификации расходов. Например, вы можете создать папку с надписью «Расходы на развлечения» для хранения всех счетов, связанных с развлечениями, такими как ужины, командные прогулки и многое другое.

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы упорядочить счета вручную:

• Сортируйте свои счета по дате их оплаты и классифицируйте входящие счета по категориям расходов.
• Создайте систему хранения ваших счетов. Используйте папки или шкафы для каждого типа категории.
• Чтобы отслеживать платежи и сроки оплаты, используйте бумагу или электронную таблицу Excel и запишите сумму счета, дату оплаты, статус платежа и категорию.
• Настройте напоминания на своем мобильном устройстве, чтобы не забыть об оплате счетов.
• Совершайте платежи по мере их наступления и обновляйте статус платежа для каждого счета.
• Сохраняйте оплаченные счета в отдельном файле или архиве, чтобы ваш активный лист отслеживания счетов оставался управляемым.
• Повторяйте этот ежемесячный процесс, чтобы ваши счета были организованы и под контролем.

Плюсы:

• Это простой метод.
• Любой может выполнить эти шаги, чтобы хранить счета в одном месте.

Минусы:

• Требуется много ручного труда.
• Трудно определить тенденции расходов.
• Квитанции могут быть легко потеряны или повреждены.

---

Оцифровка счетов и их цифровая сортировка

Оцифровка счетов может помочь снизить риск повреждения или потери счетов. Выполните следующие действия, чтобы упорядочить счета в цифровом виде:

• Первым шагом является оцифровка купюр. Вы можете сфотографировать свои счета с помощью телефона.
• Вы также можете использовать приложение для сканирования счетов для эффективного извлечения данных из счета и оцифровки счетов.
• Загрузите отсканированные изображения на рабочий стол.
• Создавайте папки на основе категории расходов и загружайте счета в указанные папки.
• Используйте соглашение об именах файлов, чтобы быстро идентифицировать каждый счет, например тип счета и дату.
• Организуйте цифровые счета в подпапки на основе категорий или сроков оплаты.
• Вы можете сделать это на своем рабочем столе или в онлайн-системе, такой как Google Drive, Sharepoint или других.
• Теперь используйте электронные таблицы или инструменты управления финансами, чтобы отслеживать сроки оплаты счетов, статус платежей и суммы.
• Настройте автоматические напоминания, чтобы обеспечить своевременную оплату счетов.
• Резервное копирование цифровых счетов в безопасный облачный сервис для защиты от потери данных.

Плюсы:

• Легче классифицировать и отслеживать платежи и выполнять финансовый анализ.
• Хранение купюр в цифровом виде исключает риск потери или повреждения купюр.

Минусы:

• Хранение финансовой информации в цифровом виде может вызвать опасения по поводу безопасности данных.
• Вам нужно выполнить все упражнение для каждого нового счета, который приходит.
• Вы должны создать несколько резервных копий, чтобы не потерять данные.  

---

Автоматизация организации счетов с помощью автоматизированных рабочих процессов

Автоматизированные рабочие процессы — отличный способ исключить ручные операции по организации счетов. Большинство задач организации счетов основаны на правилах, что означает, что их можно легко закодировать.

Платформы, подобные Нанонеты может помочь вам автоматизировать организацию счетов с помощью рабочих процессов без кода, классификаторы документови безопасное облачное хранилище. Вот как выглядит автоматизированный рабочий процесс управления счетами в Nanonets:

• Входящий счет будет автоматически загружен в Нанонет с помощью параметров загрузки документов.

• Затем счет направляется в модель OCR, где извлекаются соответствующие данные, такие как сумма счета, срок оплаты, адрес платежа, условия платежа и многое другое.

• Теперь на следующих этапах происходит несколько вещей:

1. Данные счета форматируются правильно, если в них есть какие-либо ошибки. Например, формат даты, использование заглавных букв или удаление специальных символов.
2. Переименуйте счет в зависимости от суммы счета, категории расходов и т. д.
3. На основании данных счета счет классифицируется по соответствующим категориям расходов.
4. В случае какой-либо ошибки запускается рабочий процесс утверждения, который отправляет вам счета для ручной проверки.
5. Вы также можете сопоставить данные счета с банковской выпиской, чтобы исключить дополнительные расходы.

Плюсы:

• Безошибочный и надежный процесс
• Создает контрольные следы автоматически.
• Нет риска потерять, повредить или забыть счет для своевременной оплаты.
• Автоматизация экономит много времени, усилий и денег.

Минусы:

• Вам придется приложить разовые усилия для настройки рабочих процессов. [Наша команда экспертов может помочь вам настроить рабочие процессы.]

---

Зачем использовать Nanonets для организации счетов?

[Встраиваемое содержимое]

Nanonets — это программное обеспечение для оптического распознавания символов на основе искусственного интеллекта с расширенными функциями без кода. автоматизации технологических процессов и глобальная платежная платформа. С Nanonets вы можете автоматизировать любой ручной процесс с помощью рабочих процессов на основе правил.

Нанонец Программное обеспечение OCR является одним из лучших на рынке. Он может извлекать данные из любого документа; PDF-файлы, изображения, рукописные документы, Excel, Word и т. д. с точностью более 95% и в 10 раз быстрее, чем ручной метод.

Кроме того, вы можете использовать Nanonets для извлечения данных из документов, классификации документов, использования базы данных для проверить документы, выполнить обогащение данных задач, а также экспортировать данные в различные форматы и базы данных.

Возможности безграничны.

Вот несколько причин, по которым следует рассмотреть Nanonets:

• Автоматически загружайте документы из нескольких источников, таких как Gmail, Диск, SharePoint, рабочий стол и т. д.
• Классифицируйте входящие документы с помощью классификатора документов.
• Отличное сопоставление документов для простого проверка документов.
• Извлечение данных из любого документа менее чем за 15 минут
• Настройте пользовательские рабочие процессы для повышения качества данных, автоматизация утвержденияИ многое другое.
• Безопасное хранение документов и архивирование документов.
• Полная интеграция для синхронизации данных с более чем 5000 программ.
• Полностью настраиваемый интерфейс без кода.
• Бесплатная помощь в миграции.
• 7-дневная бесплатная пробная версия
• Персональный менеджер по работе с клиентами.
• Ролевое управление доступом
• Круглосуточная поддержка

Вот проблеск того, что Nanonets может сделать и многое другое:

Более 30,000 30 пользователей используют Nanonets для автоматизации более XNUMX миллионов процессов обработки документов. Nanonets — идеальный выбор для компаний, которые хотят оптимизировать свои процессы обработки документов с помощью надежной, безопасной платформы без кода.

Вы имеете в виду конкретный вариант использования? Свяжитесь с нашей командой поэтому мы можем помочь вам с вашим вариантом использования.

---

Прочитайте больше:

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/