Enterprise Content Management 101 PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikal sökning. Ai.

Enterprise Content Management 101



Enterprise Content Management 101

Letar du efter en företagsautomationslösning? Kolla inte vidare!

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }


Information är, med ord av Peter Sondergaard, senior VP, Gartner Research, "det 21:a århundradets olja, och analys är förbränningsmotorn." Även om information verkligen är väsentlig för att fungera i dagens värld, är den nuvarande tidsåldern av "informationsöverbelastning" (en term som myntades på 1970-talet av Alvin Toffler i sin bok, Framtida chock) har fört med sig problem med innehållshantering. Ingenstans syns problem med innehållshantering bättre än i stora företags innehållsarkiv.  

ECM eller Enterprise Content Management erbjuder en lösning på det överväldigande problemet med innehållshantering i företag. Konceptet, introducerat av Föreningen för informations- och bildhantering (AIIM) 2001, har nu vuxit till att omfatta strategier, verktyg, processer och färdigheter som ett företag behöver för att hantera alla sina informationstillgångar under hela livscykeln.

var contentsTitle = "Innehållsförteckning"; // Ställ in din titel här, för att undvika att göra en rubrik till den senare var ToC = “

“+contentTitle+”

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;


Enterprise Content Management – ​​grunderna.

Alla företag har olika, unika behov av innehållshantering för att ge enkel och systematisk tillgång till verksamhetsdata för alla intressenter i verksamheten. När ett företag växer i storlek, ökar också dess informationsbas relaterad till produktdetaljer, lager, kundfordringar/skulder, kunder, forskning och utveckling, ekonomi, anläggningar, tillgångar och mänskliga resurser. Informationsinnehållet i ett företag var traditionellt pappersdokument som fakturor, meritförteckningar och kontrakt, men har nu vuxit till att omfatta ljud- och videofiler, webbinnehåll, innehåll i sociala medier, e-postinteraktioner och mer. video- och ljudfiler, inlägg på sociala medier, e-post, webbinnehåll och mer. Hanteringen av så omfattande innehåll kan bli svårhanterligt för en organisation.

An AIIM undersökningen visade att den totala genomsnittliga tiden som spenderas på att hantera information såväl som sökning är 45 minuter, vilket är ungefär 8% av arbetsdagen. Ännu värre, IDC rapporterar att anställda inte kan hitta den information de letar efter 46% av tiden, och så mycket som 2.5 timmar ägnas varje dag åt att söka information. Sådana olägenheter, förutom att de påverkar arbetarmoralen, påverkar också ett företags produktivitet. Enligt ovanstående IDC-rapport förlorar Fortune 500-företag i genomsnitt 60–85 miljarder dollar i direkta kostnader enbart, och ännu mer på alternativkostnader, på att slösa tid på att söka efter information.

Enterprise Content Management 101

Lösningen på ovanstående problem? Enterprise Content Management (ECM).

ECM är en paraplyterm som täcker den teknik, strategi och metod som används för att hantera en organisations informationsinnehåll. Med tanke på att i affärsspråk är innehållshantering, datahantering och informationshantering starkt korrelerade tillvägagångssätt, kommer vi att använda orden information, data och innehåll omväxlande i förhållande till ett företags digitala arkivsystem.


Vill skrapa data från PDF dokument, konvertera PDF till XML or automatisera bordsextraktion? Kolla in Nanonets' PDF-skrapa or PDF-tolkare att konvertera PDF-filer till databasen inlägg!

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }


Utvecklingen av ECM

Företag har alltid strävat efter att ta fram strategiska tillvägagångssätt för att hantera operativt innehåll så att alla deltagare och intressenter är utrustade med den information och data som krävs för att driva och fatta beslut. Effektiv hantering av ett företags innehåll möjliggör effektiv uppgiftshantering, vilket resulterar i tidsbesparingar och bättre generering av intäkter. Verktygen för ett företags innehållshantering har utvecklats under de senaste två decennierna, från nätverksfildelning till nya AI-förbättrade ECM-lösningar

Nätverksfildelning var det tidigaste verktyget för lagring av information och inkluderade flyttbara lagringsmedia, centraliserade servrar på datornätverk, World Wide Web-baserade hyperlänkade dokument och distribuerade peer-to-peer-nätverk. Även om filresurser var lätta att använda, misslyckades de utöver en kritisk datastorlek och var notoriskt osäkra och data kunde bli oorganiserade.

Nästa generations Enterprise Content Management (ECM)-metod som introducerades av Gartner, tjänade till att övervinna begränsningarna med nätverksfildelning. Dessa ECM-system förkroppsligade biprodukter som Alfresco och OpenText, består av en huvuddatabas som lagrar data i olika format (Word, Excel, PDF, bilder, etc.). Medan äldre ECM-lösningar tillåter datasäkerhet och en viss mängd innehållsorganisation, tillgodoser de inte nya behov som global fildelning och synkronisering, gruppkommunikation, teamsamarbete, etc., som alla går utöver enkel dokumentinsamling och dataåtkomst och involvera interaktiva system.

Under de senaste åren har AI-teknologier som maskininlärning, naturlig språkbehandling och datautvinning resulterat i smartare ECM-system som ger slutanvändare nya funktioner som intelligent informationshämtning, chatbot-funktioner och Robotic Process Automation. Ett exempel på intelligent informationsinhämtning med smart ECM är Microsofts Projekt Cortex som analyserar olika typer av innehåll från olika källor inom ett företag och organiserar det i delade ämnen som projekt, produkter, processer och kunder för att skapa ett kunskapsnätverk för användare att komma åt som en del av deras sökresultat.

Vad är Enterprise Content Management Solution?

Enterprise Content Management utformades ursprungligen för att hantera transaktionsinnehållet i ett företag, vilket i sin tur var relaterat till företagets handlingsbara resultat. Den mindre organisationen skulle potentiellt kunna hantera innehåll helt enkelt genom att använda traditionella kommunikationsformer som e-post, telefoner och fysiska filer och mappar, men sådana arkaiska innehållshanteringssystem hindrar verksamheten från att skala och expandera.  

Med tiden har dock Enterprise Content Management-lösningar vuxit till att omfatta hela organisationens informationstillgångar. Tillsammans med dokumentlagring kommer moderna Enterprise Content Management-system med omfattande funktioner som kontrollerad åtkomst till filer, dataskrapning för specifika slutanvändningar, inbäddad analys och andra funktioner som möjliggör automatisering av affärsprocesser som kontraktshantering och samarbetsverktyg. I själva verket kan ECM-lösningar potentiellt bli en del av innehållslivscykelhanteringen i en organisation och överlappa med registerhantering och affärsprocesshantering för att hjälpa till att minska operativa risker, förbättra effektiviteten och möjliggöra bättre lönsamhet.

Enterprise Content Management 101

Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Kontrollera vår Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogramvara. Extrahera data från fakturor, identitetskort eller vilket dokument som helst på autopilot!

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }


Delarna av Enterprise Content Management

Enterprise Content Management-lösningar består av fyra väsentliga delar

Enterprise Content Management 101

Hur Enterprise Content Management fungerar

Enterprise Content Management möjliggör följande funktioner för bättre affärsverksamhet:

  • Strömlinjeformad arkivering av information som hjälper till med snabb åtkomst till och hämtning av relevant data vid lämpliga tidpunkter.
  • Eliminering av fysiska data (pappersarbete) och skräp i samband med arkivering av fysiska dokument, vilket hjälper till med bättre dokumenthantering och långsiktig lagring.
  • Anpassad strukturering av data beroende på affärsbehov och kompetens, för att möjliggöra korsreferenser, kontextuppbyggnad och transparens av dokumentation i hela företaget.

En effektiv ECM-lösning omfattar följande uppgifter:

Digitalisering av innehåll

Automationsverktyg kan kombinera en eller flera av följande funktioner för olika nivåer av innehållshantering: datainsamling, dataklassificering, versionskontroll och granskningsspårningsfunktioner med funktioner för säkerhet, sökning, indexering och administration. På senare tid har detta vuxit till att omfatta Rich Media Management, inriktat på hantering av icke-textinnehåll som fotografier, ljudklipp och videosamlingar, som hjälper till med funktioner och streaming och omkodning.

Integration och gränssnitt

Enterprise Content Management-verktyg tillåter gränssnitt mellan olika automatiserade Business Process Management-processer (BPM) och kan kopplas till metadata, automatiserade dokumentgodkännanden och halv- eller helautomatiska arbetsflöden. Några vanliga funktioner som måste integreras är e-postmeddelanden, produktivitetsverktyg som ordbehandlare och kalkylblad, affärssystem som CRM och ERP och befintliga system som är specifika för avdelningar som HR, ekonomi och juridik. ECM-lösningen bör vara kompatibel med de befintliga mjukvaruapplikationerna som används för rutinmässiga jobbfunktioner, såsom redigering av dokument, lagring av datafiler, sökning och elektroniska registertillverkning och bevarandeverktyg. Ett bra ECM-system måste aktivt integrera och tillföra värde till dessa befintliga kärnverktyg.

Säkert samarbete

Enterprise Content Management har antagit mycket större betydelse i covid-världen än tidigare på grund av det omfattande distansarbete som har krävt innehållsdelning och samarbete över fiberoptiska kablar och satelliter. De bästa Enterprise Content Management-verktygen utnyttjar kraften i tekniker som granulära åtkomstbehörigheter, dokumentkryptering och versionskontroll för att möjliggöra säkert samarbete mellan intressenter och bevarande av datasäkerhet.

Innehållsanalys och inhämtning

ECM-lösningar är utrustade med funktioner som gör att användare kan hämta specifik information inifrån en organisation. Innehåll är ofta utspritt över verksamheten i flera, ofta frånkopplade system. En bra lösning för företagsinnehållshantering måste överbrygga informationssilorna och ge dem en gemensam plattform som är tillgänglig för enkel och metodisk datahämtning. Den intelligenta analysen av olika innehållstyper för att extrahera relevant information kan låsa upp värde i innehåll och ge handlingskraftiga insikter för beslutsprocesser.

Dokumenthantering

Företagets policyer och juridiska bestämmelser kan göra det nödvändigt att bevara specifika dokument under förutbestämda tidsperioder och kan även ha regler om bortskaffande. ECM:s Records Management-funktioner kan hjälpa till att säkerställa oföränderligheten av innehåll och möjliggöra efterlevnad genom att kontrollera och tillämpa lagringsscheman. I modern tid inkluderar registerhantering även Web Site Content Management.

Innehållslagring

Placeringen av det digitala innehållet – på lokala servrar kontra molnet – är en viktig del av Enterprise Content Management-lösningar. I båda fallen är säkerhet och efterlevnad avgörande för innehållslagring. Styrning av lagringsinformation inkluderar plats för lagring, nätverk, säkerhet, datacenterarkitektur, anslutningar under transport, inbyggd redundans och åtkomstbegränsningar för datareplikering.


Vill du använda robotprocessautomation? Kolla in Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogram. Ingen kod. Ingen krångel plattform.

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }


Fördelar med ECM-system

  • Verksamhetens sammanhållning: Ett bra ECM-system kan sammanföra det olika innehållet i en organisation till en enda plattform och därigenom få in data och uppgiftssammanhang.
  • Tidsbesparingar och snabbare handläggningstider: De tidsbesparingar som ges av
    Automatiserad datahantering kan ångras om det inte finns någon övergripande process för att integrera dem i en organisations större arbetsparaply. De sömlösa kopplingarna mellan de olika uppgifterna som tillhandahålls av Enterprise Content Management-systemet kan hjälpa till att undvika sådana förseningar och flaskhalsar i företagets dagliga verksamhet.
  • Kostnadsbesparingar: Manuella affärsprocesser, särskilt de som koordinerar innehåll från flera avdelningar och grenar av en organisation kräver avsevärt mänskligt kapital. ECM-system kan hjälpa till att eliminera det manuella arbetet som är involverat i många innehållshanteringsoperationer.
  • Miljövinster: Digital Enterprise Content Management-system kan skära ut papper från företagets dagliga aktiviteter. https://nanonets.com/blog/paperless-office/ av företag sparar inte bara miljön och eliminerar papperstrassel på kontoret, utan ökar också produktiviteten med över 50 %.
  • Felreduktion: Att ha en gemensam plattform där allt företagets individuella innehåll kan nås och datasammanhållningen förhindrar fel som är vanliga när innehåll distribueras över företaget urskillningslöst.
  • Att bevara mänskligt kapital: ECM kan eliminera mänskligt engagemang i vardagliga, repetitiva aktiviteter. Det kan befria anställda som annars är engagerade i uppgifter som datainmatning eller kundinteraktion på första nivån från dessa tidskrävande uppgifter.
  • Öppenhet: EEnterprise Content Management-lösningar kan centralisera data och öka transparensen över hela linjen samtidigt som de logiskt integrerar affärsfunktionerna spridda över hela organisationen. Den sätter också upp säkerhetsåtgärder och spårbarhet av information, vilket säkerställer bättre efterlevnad av relevanta bestämmelser.
  • Revisionsberedskap: ECM tillåter inte bara standardisering av verksamheten utan säkerställer också underhåll av register över alla stadier av en affärsprocess, vilket skapar en revisionsspår.
  • Beslutsfattande: Att känna igen och prioritera företagsomfattande innehåll kan vara utmanande, särskilt när det finns för många parametrar som påverkar företagets funktion. AI-funktionerna i moderna Enterprise Content Management-lösningar kan hjälpa till med snabba förutsägelser baserade på data och historik, vilket kan hjälpa till vid beslut på ledningsnivå.
  • Expansion: När kundbasen och operativa portföljen expanderar kan hanteringen av olika innehåll bli svårhanterlig och leda till fler ledningsutmaningar. ECM-system möjliggör effektivisering av allt affärsinnehåll, vilket gör att verksamheten kan skalas.
  • ECM säkerställer efterlevnad av både interna och externa regler och standarder, som direkt eller indirekt styr företagets informationshantering.

Exempel på Enterprise Content Management-lösningar

Sjukvård: Sjukvårdssektorn kör på innehåll. Det finns innehåll relaterat till patientdatahantering, vårdpersonalhantering, underhåll av infrastruktur, kvalitetskontroll, fakturering etc. I avsaknad av en gemensam innehållshanteringslösning hanteras innehållstyperna av separata avdelningar och samlar all data och processer under en enda plattformen skulle hjälpa till att effektivisera hela hälso- och sjukvårdssystemet. Dessutom kan det också säkerställa efterlevnad av regelverk och öka tillförlitligheten hos allmänheten.

Försörjningskedjan: Vid ingen annan tidpunkt i den senaste historien har störningen av försörjningskedjan varit allvarligare än under pandemin. ECM-lösningar inom lagerhantering, inköp, schemaläggning och transport av information kan hjälpa till att förutsäga förseningar och därigenom vidta och utlösa beredskapsåtgärder för att undvika storskaliga störningar.

Finans och redovisning: Fördelarna med Enterprise Content Management-lösningar för de ekonomiska aspekterna av ett företags verksamhet kan inte överskattas. Leverantörsreskontraavdelningen tillhandahåller till exempel ekonomiskt, administrativt och kontorsstöd till ett företags köpprocess och hanterar ett berg av innehåll i sin dagliga verksamhet. Innehållet, särskilt det finansiella innehållet, på AP-avdelningen måste sömlöst integrera de olika funktionerna i processen för att köpa till betalning som omfattar inköpsorderhantering, leverantörshantering/kommunikation, fakturahantering, produktspårning och betalning. Enterprise Content Management i AP-verksamhet, såsom fakturahantering och inköpsorderhantering, kan hjälpa till att organisera inköpsprocessen i företag.

Detaljhandeln: ECM kan förbättra effektiviteten i front-end-processer som målinriktad, generering av innehåll i sociala medier, kundhantering, etc., och även integrera det med back-end-processer som lagerhantering, procure-to-pay-processen, fakturering, och fraktuppgifter. Enterprise Content Management kan också analysera verksamhetsmönster och kundbeteende och använda informationen för korrekt beslutsfattande som ökar intäkter och lönsamhet.

Ovanstående är bara några exempel på områden som ECM skulle gynnas av. Utbildningssektorn skulle särskilt dra nytta av ECM-lösningar eftersom utbildningsverksamheten är innehållsstyrd. Statliga myndigheter och avdelningar skulle också dra nytta av ECM-lösningar och digital hantering av innehåll skulle underlätta och påskynda styrningsprocessen och därigenom gynna länder.


Om du arbetar med fakturor, kvitton eller oroar dig för ID-verifiering, kolla in Nanonets online OCR or PDF-textextraktion för att extrahera text från PDF-dokument gratis. Klicka nedan för att lära dig mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }


Implementering av ECM-lösningar

Enterprise Content Management-lösningar är inte plug-and-play-system och måste anpassas till ett företag. Implementeringen av ett ECM-system ska innebära en tydlig identifiering av organisationens behov, typ av organisationskultur, datatyp samt ERP och andra system som ECM ska integreras med. AIIM, en förening dedikerad till informationshanteringsbranschen, rekommenderar en grundlig bedömning av följande aspekter innan ett Enterprise Content Management-system implementeras:

  • Operationskoncept
  • Ram för informationsstyrning
  • Affärs- och systemkrav
  • Klassificeringsschema,
  • Användargränssnitt och miljö,
  • IT-infrastruktur,
  • Utrullning, och
  • Stöd efter implementering.

Dessa är grupperade under följande krav:

Enterprise Content Management 101

Bedömningen av de organisatoriska kraven ska bl.a

  • Bedömning av befintlig teknisk infrastruktur och beredskap.
  • Omedelbara och långsiktiga förändringsledningsöverväganden.
  • Nivåer av informationssäkerhet och anpassning till regelefterlevnad krävs.
  • Taxonomi och metadatabehov för dataklassificering och hämtning.
  • Registerhantering och styrning.
  • Lagringskapacitetsbehov – på plats kontra moln
  • Katastrofåterställningsstrategi
  • Utbildningsmöjligheter och uppgraderingspotential

En detaljerad implementerings- och valideringsplan är en avgörande förutsättning för implementeringen av ECM-lösningar. Pilotförsök kan hjälpa till att identifiera och lösa processrelaterade flaskhalsar innan Enterprise Content Management implementeras i företaget. Branschstandarder finns tillgängliga för stresstestning av nyckelfunktioner, såsom stor datahantering eller olika typer av datainflöde, och hjälp kan sökas från proffs för att designa och implementera ECM-lösningar som är specifika för ett företag.

För att uppnå fördelarna med en ECM-lösning måste företag involvera alla intressenter i valet av Enterprise Content Management-produkten och leverantören, utveckla implementeringsplanen, implementera planen och utbilda användare. ECM-implementeringsfärdplanen måste koppla samman organisationens behov av informationshantering, kultur och affärsprocesser.

Att välja en Enterprise Content Management-lösning

Faktorer att tänka på när du väljer en Enterprise Content Management-lösning inkluderar:

  • Hårdvarukrav – Har företaget rätt teknisk infrastruktur för att köra programvaran effektivt?
  • Behov av extra hårdvara som signaturkuddar, skannrar, etc.
  • Funktioner som ingår i programvaran, t.ex.
  • Enkelt skapande av dokument
  • Elektroniska aviseringar, recensioner, godkännanden
  • Loggar över arbetsflödesaktivitet för revisionsändamål
  • Konvertering av ad-hoc-rutiner till repeterbara procedurer
  • Kostnad för programvaran och dess underhåll.
  • Tillgänglighet för avbetalningshjälp från tillverkaren.
  • Tillgänglighet och kostnad för teknisk support.
  • Alternativ för datalagring och säkerhetskopiering.
  • Behov av utbildning av personal för att använda systemet.
  • Nivå av integration med befintliga mjukvaruprodukter.

Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Spara tid, ansträngning och pengar samtidigt som du ökar effektiviteten!

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }


Nanonetter som en del av din Enterprise Content Management-lösning

Nanonets är en OCR-mjukvara som kan vara en del av den större ECM-lösningen eftersom den utnyttjar AI- och ML-kapacitet för att automatiskt extrahera ostrukturerad/strukturerad data från PDF-dokument, bilder och skannade filer.

Den AI-drivna kognitiva intelligensen hos Nanonets tillåter hantering av semistrukturerade och till och med osynliga dokumenttyper samtidigt som den förbättras över tiden. Nanonets algoritm & OCR-modeller lär sig kontinuerligt. De kan tränas eller omskolas flera gånger och är mycket anpassningsbara.

Nanonets API ger höga hastigheter och stor noggrannhet i radextraktion av data och driver automatisering för radhantering. Utdata kan anpassas för att endast extrahera specifika tabeller eller dataposter av intresse.

Nanonets mångsidighet beror på deras förmåga att utföra följande uppgifter:

  • Exakt identifiering av tabellstrukturen för en rad som innehåller dokument som formulär.
  • Alla radposter som finns i formulären som namn, produkt, pris, totalsumma, rabatter, etc.
  • Data kan extraheras som JSON-utdata som kan möjliggöra byggandet av anpassade appar och plattformar.
  • Medan den erbjuder ett bra API och dokumentation för utvecklare, är programvaran också idealisk för organisationer utan eget team av utvecklare.

Denna mångsidighet tillåter användning av Nanonets i en mängd olika funktioner och avdelningar inom en organisation – leverantörsreskontra, HR, lagerhantering, etc. Detta gör det till ett idealiskt system för att integreras i en Enterprise Content Management-uppsättning.

Enterprise Content Management 101

Ytterligare faktorer som gör Nanonets till ett bra komplement till ECM-lösningar är:

  • Det är ett verkligt kodfritt verktyg
  • Enkel integrering av Nanonets med de flesta CRM-, ERP-, innehållstjänster eller RPA-programvara.
  • Ingen efterbearbetning behövs: Nanonets OCR kan känna igen handskriven text, bilder av text på flera språk samtidigt, bilder med låg upplösning, bilder med nya eller kursiva teckensnitt och varierande storlekar, bilder med skuggtext, lutad text, slumpmässig ostrukturerad text, bildbrus, suddiga bilder och mer .
  • Arbetar med anpassade data genom att använda anpassade data för att träna OCR-modeller.
  • Identifiering av flera ingångar: Nanonets OCR kan känna igen handskriven text, bilder av text på flera språk samtidigt, bilder med låg upplösning, bilder med nya eller kursiva teckensnitt och varierande storlekar, bilder med skuggtext, lutad text, slumpmässig ostrukturerad text, bildbrus, suddiga bilder och flera språk
  • Oberoende av format: Nanonets är inte alls bundna av dokumentmallen. Du kan fånga data kognitivt i tabeller eller rader eller något annat format.

Ta bort

Framsteg inom moln-, mobil-, AI- och analystekniker har utökat omfattningen av lösningar för innehållshantering. Enterprise Content Management-lösningar kan öka produktiviteten bland slutanvändare genom att skapa en integrerad kultur där affärsinnehåll fångas, lagras, bearbetas och används för effektivitetsförbättringar i hela företaget.


var contentsTitle = "Innehållsförteckning"; // Ställ in din titel här, för att undvika att göra en rubrik till den senare var ToC = “

“+contentTitle+”

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetter online OCR & OCR API har många intressanta använd fall that skulle kunna optimera ditt företags resultat, spara kostnader och öka tillväxten. Ta reda på hur Nanonets användningsfall kan gälla din produkt.


Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning