Finansiella tjänsters obekväma behov av WhatsApp-arkivering (Harriet Christie)

I september 2022 nådde Securities Exchange Commission (SEC) och Commodity Futures Trading Commission (CTFC) uppgörelser på totalt cirka 1.8 miljarder dollar med

12 av Wall Streets ledande investmentbanker. De framstående institutionerna, som inkluderade Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs och Bank of America, straffades för att de inte övervakade anställdas användning av obehöriga meddelandeappar, som Whatsapp, med
kollegor och kunder. 

Undersökningen följde på JP Morgans böter på 200 miljoner dollar i december 2021, där slussarna tydligen öppnade. Myndigheterna tycks ha använt den initiala uppgörelsen på 200 miljoner dollar som en måttstock för branschen, vilket betyder slutet på en inofficiell
anståndsperioden gav företag att anpassa sig till pandemin.  

Sådana monumentala straff har givetvis haft en seismisk inverkan på landskapet för finansiella tjänster, med återverkningarna som sträcker sig långt bortom de enorma giganterna som uppenbarligen gjorts till ett exempel på. Men hur kom vi till det här stadiet och hur kan företag ta itu med det
anställdas beteenden som uppenbarligen inte längre kommer att tolereras?

Vad är det med WhatsApp? 

SEC:s mandat att banker för register över all kommunikation mellan kunder och mäklare. Privata utbyten, som de som sker via WhatsApp,
är mycket svårare att övervaka, och sannolikheten för att data äventyras ökar bara när personliga enheter introduceras i ekvationen. 

Det är viktigt att notera att problemet här inte är med WhatsApp själv; samma problem gäller för WeChat, Telegram och andra "efemära" meddelandeappar. Det är svårigheterna med att dokumentera kommunikation på dessa krypterade plattformar, och den efterföljande
överträdelse av journalföringskraven, det är problematiskt. 

Telefonsamtal Trötthet 

Fram till relativt nyligen hade konsumenter begränsade alternativ tillgängliga för dem om de ville nå ut till ett reglerat företag. För att diskutera sitt bankkonto, till exempel, måste de antingen ringa eller gå till sitt lokala kontor för en personlig
diskussion. Nu kan de kommunicera med organisationen genom en mängd digitala kanaler. 

Det är inte bara ett alternativ, utan en preferens. WhatsApp, Facebook Messenger och Telegram var bland de

mest nedladdade apparna under första kvartalet 1, och WhatsApp själv har en astronomisk
2 miljarder aktiva användare över hela världen. Enligt
forbes, 93 % av amerikanska konsumenter vill kommunicera via textmeddelanden, med snabbhet, enkel användning och (konsument)förtrogenhet med plattformarna, vilket visar på avgörande fördelar.  

Detta fungerar åt båda hållen; det är också enklare och mer effektivt för anställda att kommunicera med hjälp av verktyg som de är bekanta med att använda i sitt dagliga liv, än de som tillhandahålls av arbetsgivaren. 

Fjärrkanaler 

Avbrottet av Covid-19-pandemin ledde till ett mycket större beroende av meddelandeappar, eftersom fysisk närhet, även med kollegor, var förbjuden. Under 2019 använde 68.1 miljoner amerikanska mobiltelefonanvändare WhatsApp för att kommunicera. Denna siffra beräknas till

växa till 85.8 miljoner användare 2023. En biprodukt av detta beroende av nya digitala kanaler var en eskalering av antalet anställda som använder

personliga telefoner eller surfplattor för företag, när linjer började suddas ut och professionella och personliga liv flätades samman. 

Anställda är mer benägna att agera nonchalant när de arbetar på distans, oavsett om det innebär att ta längre pauser eller skicka meddelanden till kunder eller kollegor via en obehörig kanal. Efter att ha tillåtit dessa kommunikationsvanor att sätta in under en utdragen period, är de
nu mycket svårt att flytta tillbaka till en nivå före Covid, med tanke på den inneboende bekvämligheten och användbarheten som anställda har vant sig vid. 

Betala räkningen 

JP Morgan's
200 miljoner dollar i böter i december 2021 var den första betydande påföljden i en undersökning som också har påverkat de ovannämnda dussinet ledande investeringsbankerna till ett värde av 1.8 miljarder dollar. SEC:s tillslag har sedan dess fortsatt att expandera, som Wall Streets

private equity-jättar har avslöjat att de är under utredning.  

Verkställighetsenheten har också startat
förfrågningar om mindre RIA-protokoll (Registred Investment Advisor) för affärskommunikation utanför kanalen. RIA:er omfattas av samma regler som de större företagen som tidigare straffades, så även om de kan ha besparats från bakhållet
de första undersökningarna bör de vara medvetna om att de ändå är i regulatorernas kors. 

Vad händer nu? 

Situationen lämnar företagsledare och efterlevnadsteam i ett dilemma. Skulle de offra bekvämlighet och operativ effektivitet i jakten på efterlevnad, förbjuda meddelandeappar direkt och istället förlita sig på de beprövade lösningarna från
mejl, telefonsamtal och i mindre utsträckning sociala medier? 

Detta är förmodligen ett frestande alternativ med tanke på de enorma påföljderna som administreras. Det har verkligen varit det mer populära tillvägagångssättet med tanke på att det, i juli 2022, bara

15 % av finansföretagen övervakade WhatsApp. 

Men det är inte riktigt så enkelt. Att förbjuda anställda att använda särskilda kanaler betyder inte nödvändigtvis att alla risker är eliminerade. Förbudet mot användbara verktyg kommer sannolikt att leda till missnöjda anställda och "compliance luckor" på arbetsplatsen.
Det säkrare alternativet är att företagsledare förstår de plattformar som anställda och konsumenter föredrar att använda och sedan utvecklar lämpliga policyer därefter.  

I slutändan, om anställda vill använda obehöriga appar, kommer de att göra det, såvida inte ett övervakningsförfarande finns på plats för att kontrollera det korrekt. Detta har haft enorma återverkningar för sådana som Goldman Sachs, Bank of America et al, som inte har lyckats med
detta steg, trots sina resurser.  

Kan WhatsApp övervakas? 

Det bästa alternativet här är definitivt att ge personalen möjlighet att använda de plattformar som de är mest bekväma med, och minimera begränsningar där det är möjligt.  

För att uppnå efterlevnad på krypterade plattformar som WhatsApp måste företagsledare se till att de kan fånga, bevara och övervaka konversationer. Detta är lättare sagt än gjort, och processen har historiskt sett varit en källa till stora svårigheter. Dock i
de senaste åren har nya lösningar utvecklats specifikt för att hantera denna framväxande nödvändighet.  

I likhet med tidigare för sociala medieplattformar har ledande leverantörer av digital arkivering byggt tekniken för att fånga och arkivera kommunikationsdata från appar som WhatsApp, WeChat, Signal och Telegram. Detta räddar företagsledare från frustrationen
att behöva välja mellan effektivitet och efterlevnad; båda kan nu samexistera mycket fredligt. 

Avgörande är att företag också kan tilldela sekundära nummer på personliga enheter, vilket gör det möjligt för anställda att skilja mellan affärskontakter och icke-arbetsrelaterade kontakter, och fånga relevant data i enlighet därmed. Detta innebär att integriteten även kan upprätthållas trots ökad
nivåer av professionell granskning. 

Det skulle vara kontraintuitivt att ignorera den ökande efterfrågan på krypterade meddelandeappar på arbetsplatsen. Tack och lov behöver företagen inte längre.