Att bryta den sena betalningscykeln (Glen Foster)

Mitt i ekonomisk turbulens, inklusive en höjning av bolagsskatten för 2023, ökar sena betalningar, vilket avsevärt påverkar företagens överlevnadsförmåga. Enligt en FSB-studie hade en av tre företagare en ökning av sena betalningar av fakturor över
förra året. 

Sena betalningar kan vara resultatet av komplexa processer för godkännande av betalningar och dålig hantering av kassaflödet. Med nuvarande tillstånd i den globala ekonomin är det fortfarande en utmanande uppgift för företagare att mildra insolvens. 

Vad leder till sena betalningar?

Flera orsaker till sena betalningar kan identifieras i betalningsprocessen. För det första är komplexiteten i betalningsgodkännandet fortfarande en bidragande faktor. Till exempel kan de som arbetar inom små och medelstora företag ansvara för olika verksamheter och kanske inte alla har det
tillgång till verksamhetens ekonomi och kan följaktligen inte betala leverantören. Behovet av att effektivisera betalningarna genom ett organiserat och systematiskt godkännande är nyckeln. Därefter kan sena betalningar bero på tidskrävande manuella processer som blir hinder
att betala i tid. Ineffektiv effektivisering av fakturor eller att förlita sig för mycket på manuella processer ökar risken för sena betalningar. 

Sena betalningar leder till instabila företag 

Ränte- och inkassokostnader är två av de största konsekvenserna av sena betalningar. Kostnaden för dröjsmålsränta (lagstadgad ränta) inom Storbritannien är 8 % av det skyldiga beloppet plus Bank of Englands basränta för transaktioner mellan företag.
Denna basränta ökade mellan den 31 december 2021 och den 22 september 2022 och ökade från 0.25 % till 2.25 %. Stigande intresse gör det ännu svårare för företag att betala fakturor i tid. Dessutom måste företag också betala straffavgifter för
sena betalningar. I grund och botten, ju längre räntan löper, desto högre är den totala skulden företagen är skyldiga.

För företag som är fångade under den sena betalningscykeln, påverkas ryktet negativt – vilket påverkar relationerna mellan leverantörer och köpare i branschen och utanför. Med tanke på dåliga leverantörsrelationer kan leveransen av utlovade produkter och tjänster försenas,
vilket resulterar i att företag förlorar sina konkurrensfördelar eller ännu värre, sina kunder. 

Företagens överlevnad är beroende av att förbättra leverantörsrelationerna. Ytterligare förmåner som förmånliga priser, förstklassig tillgång till nya produkter och exklusiva eller begränsade leverantörserbjudanden är beroende av en god leverantör/köpare relation. Företag får en konkurrenskraftig
fördel när de levererar jämn kvalitet till sina kunder. Konsekvent kvalitet förbättrar lönsamheten. 

Lösning för att bryta sena betalningscykeln

Ett av sätten som företag kan undkomma den sena betalningscykeln är genom att använda digitala redovisningsverktyg för att säkerställa att deras leverantörer får betalt i tid och minska komplexa godkännandesystem. 

Digitala bokföringsverktyg gör det möjligt för företagare att schemalägga betalningar, vilket minskar risken att missa en betalning av misstag. Specifika funktioner som arbetsflödesgodkännande, leverantörs-/köparhantering, kassaflödesövervakning och fakturainsamling räddar företag
tid när de hanterar sin ekonomi och möjliggör synlighet av alla transaktioner. De låter också företag använda ett proaktivt tillvägagångssätt genom att göra bulkbetalningar, vilket skapar ytterligare en försvarslinje som förhindrar sena betalningar. Därefter dessa förebyggande
och proaktiva åtgärder som möjliggörs av digitala redovisningsverktyg upprätthåller kvalitetsrelationer mellan leverantör och köpare. 

Företagens lönsamhet hotas av sena betalningar. Lyckligtvis kan strömlinjeformning av företagens ekonomi genom digitala bokföringsverktyg minska sena betalningar och göra det möjligt för företag att förbli följsamma och motståndskraftiga mot förändrade affärsbehov.