Hur man bygger en effektiv upphandlingsstrategi

När ditt företags inköpsstrategi är i linje med affärsmål, där kan vara en 4 gånger högre avkastning på investeringen. Men en upphandlingsstrategi kan ha flera potentiella mål: fokus kan ligga på innovation, eller kostnadsminskning, eller leverantörsrelationer, geografiskt avstånd och läge, eller någon kombination av dessa och andra faktorer.

I den här artikeln kommer vi att fördjupa oss i inköpsstrategi – vad termen betyder, hur den fungerar, de olika typerna av upphandlingsstrategier och ramverk för att tänka på den och skapa en effektiv sådan för att ditt företag ska blomstra. 

Vad är en upphandlingsstrategi?

En upphandlingsstrategi fungerar som en heltäckande färdplan för att implementera en upphandlingsprocess inom en organisation. Den fungerar som en ritning för att vägleda implementeringen av processen och omfattar att bygga en försörjningskedja, initiera och spåra inköp, hantera kostnader och risker och utvärdera resultat mot de affärsmål som sattes upp med. Det primära målet är att effektivt matcha köpare med kontrakterade leverantörer, effektivisera transaktioner, eliminera fel, minimera risker och hantera företagets utgifter effektivt.

Mer detaljerat innebär varje steg:

1. Bygga en leveranskedja: Detta är ryggraden i upphandlingsstrategin. Det handlar om att identifiera, utvärdera och välja leverantörer som kan tillhandahålla nödvändiga varor och tjänster. Målet är att skapa en robust leveranskedja som är både kostnadseffektiv och pålitlig.
2. Initiera och spåra köp: En upphandlingsstrategi definierar hur inköp ska initieras, godkännas och spåras. Detta inkluderar att sätta upp protokoll för inköpsförfrågningar, godkännandearbetsflöden och att hålla ett register över alla transaktioner. Denna process säkerställer transparens och ansvarighet i inköpsprocessen.
3. Hantera kostnader och risker: Kostnadshantering är en nyckelaspekt i upphandlingsstrategin. Det handlar om att förhandla fram förmånliga villkor med leverantörer, att söka kostnadsbesparingar och att hantera budgeten. Lika viktigt är riskhantering, som inkluderar att bedöma och mildra risker förknippade med avbrott i leveranskedjan, prisvolatilitet och leverantörspålitlighet.
4. Utvärdera resultat: En kritisk komponent i en upphandlingsstrategi är utvärderingen av dess effektivitet. Detta innebär att analysera upphandlingsdata för att bedöma prestanda mot uppsatta mål, identifiera förbättringsområden och göra nödvändiga justeringar. Denna kontinuerliga utvärdering hjälper till att förfina upphandlingsprocesser och strategier över tid.
5. Effektivisering av transaktioner: Strategin syftar till att göra upphandlingsprocesser så effektiva som möjligt. Detta inkluderar implementering av system som underlättar snabbare och felfria transaktioner, såsom elektroniska upphandlingssystem, automatiserade arbetsflöden och digital avtalshantering.
6. Minimera risk: Genom att etablera starka relationer med leverantörer och skapa en mångsidig leverantörsbas hjälper strategin till att minimera risker som störningar i leveranskedjan eller beroende av en enskild leverantör.
7. Hantera företagets utgifter: I slutändan är upphandlingsstrategin inriktad på effektiv kostnadshantering. Detta innebär att säkerställa att organisationens utgifter överensstämmer med dess finansiella mål och mål, vilket ger kostnadsbesparingar och maximerar värdet av varje köp.

I grund och botten handlar en upphandlingsstrategi om mycket mer än att bara köpa varor och tjänster. Det handlar om att strategiskt hantera hela upphandlingsprocessen för att anpassa sig till organisationens bredare mål, säkerställa operativ effektivitet, ekonomisk hälsa och konkurrensfördelar på marknaden.

Hur upphandlingsstrategin fungerar

Att utveckla en effektiv upphandlingsstrategi innefattar en rad metodiska steg, som var och en bidrar till den övergripande effektiviteten och framgången för upphandlingsprocessen. Att förstå dessa är nyckeln till att utnyttja det som ett verktyg för organisatorisk framgång. Nedan följer en uppdelning av de viktigaste stegen:

Bedömning av aktuella utgifter och krav: Grunden för en effektiv upphandlingsstrategi är en grundlig reflektion över organisationens nuvarande utgifts- och inköpsmönster. Detta innebär att analysera historiska data för att identifiera vad som har köpts, från vem, till vilken kostnad och i vilka kvantiteter. Denna bedömning hjälper till att peka ut områden där utgifterna kan minskas och där bättre affärer eller leverantörer kan behövas.

Prognostisera framtida krav: Baserat på bedömningen av nuvarande utgifter innebär strategin att prognostisera framtida behov. Detta framåtblickande tillvägagångssätt hjälper till att förutse framtida upphandlingsbehov, med hänsyn till faktorer som tillväxtprognoser, marknadstrender och potentiella förändringar i utbud och efterfrågan.

Marknadsundersökning och leverantörsutvärdering: En integrerad del av denna strategi är att genomföra marknadsundersökningar för att identifiera potentiella leverantörer. Detta inkluderar att utvärdera leverantörer utifrån kriterier som kostnad, kvalitet, tillförlitlighet och deras förmåga att möta organisationens specifika behov. Det handlar om att hitta rätt balans mellan kostnadseffektivitet och kvalitetssäkring.

Bygga och formalisera Supply Chain-relationer: När lämpliga leverantörer har identifierats är nästa steg att bygga och formalisera relationer med dem. Detta inkluderar att förhandla om villkor, upprätta avtal och upprätta tydliga kommunikationskanaler. Målet är att skapa en stabil och ömsesidigt fördelaktig relation med varje leverantör.

Implementering av automatiserade inköpssystem: För att effektivisera upphandlingsprocessen innefattar strategin ofta implementering av automatiserade system. Dessa system underlättar olika aspekter av inköp, från utfärdande av inköpsorder till hantering av fakturor. Automatisering hjälper till att minska manuella fel, påskynda transaktioner och förbättra den totala effektiviteten.

Kontinuerlig övervakning och förbättring: En upphandlingsstrategi är inte en ställ-det-och-glöm-det-metod. Det kräver kontinuerlig uppföljning och utvärdering. Detta innebär att regelbundet granska leverantörernas prestanda, analysera inköpsdata och hålla sig à jour med marknadsförändringar. Strategin bör vara tillräckligt flexibel för att anpassa sig till ny information eller förändrade organisationsbehov, samtidigt som den är förankrad i starka affärsgrunder och tydliga målsättningar.

Förvandla upphandling till en konkurrensfördel: En väl genomförd upphandlingsstrategi gör upphandlingen till en konkurrensfördel för organisationen och kan till och med fyrdubbla avkastningen på investeringen. Att säkra bättre priser, säkerställa leveranser av högre kvalitet, minska ledtiderna eller förbättra leveranskedjans tillförlitlighet är alla affärsaktiviteter med stor inverkan, vars betydelse för påtagliga affärsresultat inte bör underskattas.

Genom att följa dessa steg fungerar en upphandlingsstrategi inte bara för att uppfylla en organisations inköpsbehov, utan för att göra det på ett sätt som stödjer bredare affärsmål, maximerar värdet och främjar långsiktig tillväxt och hållbarhet.

Typer av upphandlingsstrategier

Valet av en upphandlingsstrategi är avgörande för en organisations framgång, eftersom det direkt påverkar ekonomisk effektivitet och leverantörsrelationer. Olika typer av upphandlingsstrategier tillgodoser olika affärsbehov och mål.

Därför rekommenderas det att företag börjar sin upphandlingsstrategi genom att utvärdera sina nuvarande processer, behov och framtida mål, så att de kan välja en typ som passar dem. Nedan finns några typer av upphandlingsstrategier:

1. Enskild upphandling: Denna strategi innebär att förlita sig på en enda leverantör för specifika varor eller tjänster. Fördelen med detta tillvägagångssätt är utvecklingen av en djupare relation med leverantören, vilket kan leda till bättre prissättning, förbättrad kvalitet och mer lyhörd service. Men det kommer också med risker som beroende av en leverantör, okonkurrenskraftig prissättning och potentiella leveransstörningar.
2. Kärninköpscykel: Detta tillvägagångssätt använder vanliga leverantörer för de flesta standardordrar samtidigt som de outsourcas för större eller mer unika inköp. Det skapar en balans mellan att upprätthålla pålitliga, pågående relationer med pålitliga leverantörer och att utnyttja externa resurser för särskilda behov.
3. Lågkostnadsupphandling: Som namnet antyder fokuserar denna strategi på att hitta den lägsta kostnadsleverantören för en given vara eller tjänst. Även om det är effektivt för att minska utgifterna, kan det ibland leda till kompromisser i kvalitet eller missade möjligheter till bättre värde. En noggrann utvärdering av kostnad kontra kvalitet är avgörande i denna strategi.
4. Volymkonsolidering: Här ligger fokus på att konsolidera inköpen för att uppnå volymrabatter. Genom att köpa in större kvantiteter kan organisationer förhandla fram bättre priser och därigenom minska de totala kostnaderna. Denna strategi är mest effektiv när organisationen har förutsägbara behov av stora volymer.
5. Grön upphandling: Denna miljömedvetna strategi prioriterar inköp från leverantörer som erbjuder hållbara och miljövänliga produkter. Det återspeglar en organisations engagemang för miljöansvar och kan också tillgodose konsumenternas preferenser för gröna produkter.
6. Strategisk källa: Denna metod innebär en kontinuerlig process för att analysera en organisations utgifter och leverantörsrelationer för att förbättra och omvärdera inköpsaktiviteter. Strategisk sourcing syftar till att konsolidera köpkraften för att säkerställa de bästa tillgängliga värdena på marknaden.
7. Global Sourcing: För organisationer som vill utöka sin leverantörsbas internationellt, öppnar global sourcing en värld av möjligheter. Det handlar om att anskaffa varor och tjänster över geopolitiska gränser, ofta i syfte att utnyttja globala effektivitetsvinster som billigare kvalificerad arbetskraft, billigare råvaror och andra ekonomiska faktorer som skattelättnader och låga handelstullar.

Var och en av dessa strategier har sina styrkor och överväganden, och valet beror på organisationens specifika behov, marknadsförhållanden och strategiska mål. En väl vald upphandlingsstrategi kan leda till betydande fördelar, inklusive kostnadsbesparingar, förbättrad leveranskedjas tillförlitlighet och förbättrad konkurrensposition.

Steg för att skapa en effektiv upphandlingsstrategi

1. Bedöma inköpsbehov: Det första steget är en grundlig bedömning av organisationens nuvarande och framtida inköpsbehov. Detta innebär att förstå vilka varor och tjänster som är nödvändiga för affärsverksamheten, deras frekvens och kvantitet. Detta steg lägger grunden för hela strategin, eftersom det definierar vad som behöver upphandlas.
2. Prioritera utgiftskategorier: När inköpsbehoven har bedömts, kategorisera och prioritera dem baserat på faktorer som kostnad, kritikalitet och volym. Detta steg hjälper till att fokusera insatser och resurser på de mest påverkande områdena, vilket säkerställer bättre kontroll över utgifter och leverantörshantering.
3. Genomföra marknadsundersökningar: Fördjupad marknadsundersökning är avgörande för att förstå leverantörslandskapet. Det handlar om att identifiera potentiella leverantörer, förstå marknadstrender och få insikt i prismodeller. Effektiv marknadsundersökning hjälper till att fatta välgrundade beslut om leverantörsval och förhandling.
4. Identifiera föredragna leverantörer: Baserat på marknadsundersökningen, identifiera potentiella leverantörer som kan möta organisationens behov. Kriterier för urval kan vara kostnad, kvalitet, tillförlitlighet och anpassning till företagets värderingar och krav. Detta steg innebär också att bestämma om man ska välja en leverantör eller flera leverantörer, beroende på upphandlingsstrategin.
5. Förhandla avtal: Med föredragna leverantörer identifierade är nästa steg att förhandla kontrakt. Detta innebär diskussioner om prissättning, leveransvillkor, kvalitetsstandarder och betalningsvillkor. Syftet är att upprätta kontrakt som ger bästa valuta för pengarna samtidigt som tillförlitlighet och kvalitet säkerställs.
6. Upprätta prislistor och kataloger: För återkommande indirekta utgifter kan upprättande av prislistor och kataloger med fördefinierade priser och specifikationer effektivisera upphandlingsprocessen. Detta steg är särskilt fördelaktigt för varor som köps regelbundet, eftersom det sparar tid och säkerställer enhetlighet i prissättning och kvalitet.
7. Formalisera arbetsförklaringar och milstolpar: För tjänsteupphandling är det avgörande att formalisera arbetsrapporter (SOWs) och definiera tydliga milstolpar. Detta hjälper till att sätta förväntningar, övervaka framstegen och säkerställa att tjänsteleveransen överensstämmer med de överenskomna villkoren.
8. Implementera upphandlingspolicyer: Det är viktigt att fastställa tydliga upphandlingspolicyer och riktlinjer. Dessa policyer bör täcka aspekter som arbetsflöden för godkännande, utgiftsgränser och efterlevnadskrav. De säkerställer att upphandlingsprocessen är transparent, konsekvent och i linje med organisationens mål.
9. Pågående övervakning och förbättring: Slutligen kräver en effektiv upphandlingsstrategi kontinuerlig övervakning och förbättring. Detta innebär att regelbundet se över leverantörernas prestationer, analysera utgiftsmönster och anpassa strategin till förändrade behov och marknadsförhållanden.

Ram för upphandlingsstrategi

Ett ramverk för upphandlingsstrategi är ett strukturerat tillvägagångssätt som anpassar upphandlingsprocessen med de övergripande målen och målen för en organisation. Den fungerar som en riktlinje för att fatta upphandlingsbeslut och hantera upphandlingsaktiviteter. Så här brukar det utvecklas:

1. Anpassning till företagsstrategi: Börja med att se till att upphandlingsstrategin är i synk med organisationens övergripande företagsstrategi. Detta innebär att upphandlingsbeslut bör stödja och bidra till de bredare affärsmålen, vare sig de är kostnadsbesparingar, kvalitetsförbättring, innovation, ökad avkastning på investeringar, bygga bättre leverantörsrelationer eller hållbarhetsmål.
2. Definiera upphandlingsmål: Nästa steg är att tydligt definiera de specifika målen för upphandlingsfunktionen. Dessa mål kan sträcka sig från att minska upphandlingskostnaderna, förbättra leverantörsrelationer, förbättra produktkvaliteten till att säkerställa etiskt och hållbart inköp, bland annat.
3. Utveckla Key Performance Indicators (KPI:er): För att mäta framgången för upphandlingsstrategin är det viktigt att upprätta nyckeltal. Beroende på det övergripande affärsmålet som man riktar sig till kan KPI:en inkludera mätvärden som uppnådda kostnadsbesparingar, leverantörsprestandapoäng, kontraktsefterlevnadsgrad och time-to-market för upphandlade varor.
4. Riskhantering: Ramverket bör innehålla en omfattande riskhanteringsplan. Detta innebär att identifiera potentiella risker i upphandlingsprocessen (såsom störningar i leveranskedjan eller prisvolatilitet) och utveckla strategier för att mildra dem. Det inkluderar också kontinuerlig övervakning och uppdatering av riskhanteringsstrategier när marknadsförhållandena förändras.
5. Intressentengagemang: Effektiv upphandling kräver involvering och inköp av olika intressenter inom organisationen. Ramverket bör beskriva hur man kan engagera sig med dessa intressenter, inklusive att definiera roller och ansvar och upprätta kommunikationskanaler.
6. Hantering av leverantörsrelationer: En väsentlig komponent i ramverket är att hantera relationer med leverantörer. Detta inkluderar strategier för att välja och utvärdera leverantörer, förhandla kontrakt och hantera pågående relationer. Ett fokus på att bygga starka, ömsesidigt fördelaktiga relationer med leverantörer kan leda till bättre prissättning, kvalitet och service.
7. Kontinuerlig förbättring: Ramverket bör främja en kultur av ständiga förbättringar i upphandlingsprocesser. Detta innebär att regelbundet granska och uppdatera upphandlingspraxis, hålla sig à jour med bästa praxis och marknadstrender och utnyttja teknik för bättre upphandlingseffektivitet.
8. Teknikintegration: I dagens digitala era är det viktigt att integrera teknik i upphandlingsstrategin. Detta kan innebära användning av e-upphandlingssystem, digitala kontraktshanteringsverktyg och dataanalysplattformar. Teknik kan effektivisera upphandlingsprocesser, ge bättre datainsikter och förbättra beslutsfattandet.

Vikten av en bra upphandlingsstrategi

En bra upphandlingsstrategi är avgörande för alla organisationer som strävar efter operativ effektivitet och ekonomisk framgång. 

En av de främsta fördelarna med en väl utformad upphandlingsstrategi är betydande kostnadsbesparingar och därför förbättrats ekonomisk hälsa. Genom att förhandla fram bättre villkor med leverantörer, minska avfallet och optimera utgifterna, kan organisationer positivt påverka deras resultat. Forskning visar att effektiva upphandlingsstrategier kan leda till kostnadsförbättringar på mellan 10 % och 25 % i olika utgiftskategorier.

En bra upphandlingsstrategi främjar starka relationer med leverantörer, vilket kan leda till många fördelar såsom förbättrad produktkvalitet, förmånligare betalningsvillkor och bättre service. Starka leverantörsrelationer är avgörande för att säkerställa motståndskraft och tillförlitlighet i leveranskedjan.

Effektiva upphandlingsstrategier hjälper till att identifiera, bedöma och mildra risker associerade med störningar i försörjningskedjan, prisvolatilitet och leverantörsprestandaproblem. Denna proaktiva strategi för riskhantering är avgörande för att upprätthålla en smidig affärsverksamhet.

En väldefinierad upphandlingsstrategi effektiviserar också inköpsprocessen, minskar administrativa omkostnader och förbättrar transaktionsbearbetningen. Detta operationell effektivitet sparar inte bara tid utan minskar också sannolikheten för fel och förseningar.

En bra upphandlingsstrategi säkerställer efterlevnad av lagar och föreskrifter. Det främjar också etiska inköpsmetoder, som blir allt viktigare för konsumenterna och kan förbättra ett företags rykte och varumärkesvärde.

Genom att anpassa upphandling med affärsstrategi kan organisationer utnyttja sin köpkraft till driva innovation. Detta kan innefatta inköp från leverantörer som tillhandahåller innovativa produkter och tjänster, vilket ger organisationen en konkurrensfördel på marknaden, vilket potentiellt höjer dess varumärke och prissättning.

Allt oftare använder organisationer också sina upphandlingsstrategier för att uppnå hållbarhetsmål. Detta inkluderar inköp från leverantörer som följer miljövänliga metoder och främjande av användningen av hållbara material och produkter. Förutom att bidra till miljöns välbefinnande finns det flera fördelar för varumärken och företag som arbetar mot socialt ansvarsfulla företagsmål.

Slutsats

En väl utformad upphandlingsstrategi är mer än ett kostnadsbesparande verktyg. Det kan bli en kritisk komponent i, och orsaken till, organisationens framgång. Genom att effektivt hantera inköpsprocesser kan organisationer inte bara uppnå betydande kostnadsminskningar utan också förbättra leverantörsrelationer, minska risker och anpassa inköpsbeslut till bredare affärsmål. 

Den strategiska betydelsen av upphandling understryks av dess inverkan på operativ effektivitet, efterlevnad, innovation och hållbarhet. Att investera tid och resurser i att utveckla en robust inköpsstrategi är därför inte bara en god affärspraxis – det är viktigt för alla framtidstänkande organisationer.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/procurement-strategy/