Topp 6 KPI:er för leverantörsreskontra att mäta

Återutgiven av Platon

anhängare: 0

Topp 6 KPI:er för leverantörsreskontra för att mäta PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertikal sökning. Ai.

Förbättra din organisatoriska effektivitet med praktisk tillämpning av rätt nyckeltal!

Peter Drucker sa en gång, "Om du inte mäter det kan du inte förbättra det."

Att spåra resultatet för ditt företags leverantörsreskontraavdelning kräver mycket mer ansträngning än att bara spåra antalet fakturor som har passerat deras förfallodatum!

Ett strategiskt tillvägagångssätt för att hantera ditt AP-team kan utsätta ditt företag för en virvelvind av lukrativa möjligheter samtidigt som man undviker problem som – dåligt kassaflöde inom företaget, kontroversiella relationer med leverantörerna och noll källor till ytterligare intäkter; idag ska vi visa dig hur användning av vissa nyckeltal i slutändan kan hjälpa ditt AP-team att öka sin effektivitet.

Vad är KPI:er?

KPI är en akronym för termen – nyckeltal. Som namnet antyder är KPI:er en kvantifierbar indikator på resultatet av ett specifikt mål över en tidsperiod.

Företagsägare och utbildade yrkesverksamma blir ofta förvirrade mellan termerna – Key Performance Indicator och Metrics. Så här skiljer sig de två åt:

Nyckeltal har en positiv inverkan på dina övergripande affärsresultat. De spelar en nyckelroll för att stödja din övergripande affärsstrategi och utreder vad som är viktigt för att hjälpa verksamheten att växa på lång sikt. Till exempel: Genomsnittlig tid det tar att godkänna en faktura och utestående dagar.

Mätvärden, å andra sidan, är ett verktyg för att mäta de dagliga aktiviteterna i ditt företag som hjälper till att stödja nyckeltal. De är inte en kritisk åtgärd i sig, men kan ändå ha en mindre inverkan på ditt företag. Ett exempel på mått kan vara – Procentandel av direktfakturor och ROI på fakturaautomatisering.

Det finns många varianter av nyckeltal som kan visa sig vara fruktbara för ditt företag. Medan vissa företag gillar att spåra sina månatliga mätbara framsteg, gillar andra att ha en mer långsiktig vision. Här är några av de vanligaste typerna av nyckeltal som du bör känna till:

Operativt: Dessa nyckeltal hjälper till att mäta ditt företags prestanda på en kortare tidsram samtidigt som de främst fokuserar på affärsprocessen. Exempel: Felfrekvens för ekonomirapporter, Rapporter producerade per anställd.

Ledande och eftersläpande: Ledande indikatorer hjälper till att spåra tillväxten av ditt företag och framtida affärsresultat. Medan de eftersläpande KPI:erna hjälper till att spåra dina tidigare affärsbeslut. En blandning av båda kan ge upphov till en utmärkt affärsstrategi. Exempel: Genomsnittlig intäkt per användare.

Funktionell: Några av nyckeltalarna kan vara förknippade med specifika funktioner som redovisning, ekonomi, etc. Exempel: Redovisningskostnader, leverantörsskulders omsättning.

Strategisk: Dessa hjälper dig att övervaka dina affärsmål på lång sikt. Exempel: Marknadsandel och avkastning på investeringen.

Varför är nyckeltal viktiga för leverantörsreskontra AP-team?

Key Performance Indicators kan vara ett avgörande mått för att mäta om framstegen för ditt leverantörsreskontrateam överensstämmer med ditt företags övergripande affärsmål. Några av de kritiska orsakerna till att nyckeltal används i allt större utsträckning av AP-team över företag är:

Minska riskfaktorer: KPI:er kan spela en avgörande roll för att indikera din organisations hälsa. I det långa loppet kan de hjälpa till att minska finansiella riskfaktorer och göra ditt företag till ett lönsamt.
Anpassa dina lag: Se till att du och dina AP-team alltid är på rätt spår för bokslutet i månaden, och du som chef kan utvärdera om du behöver lägga till resurser – antingen människor eller programvara för att öka prestandan.
Spåra framsteg: KPI:er säkerställer att varje anställd i AP-teamet känner sig ansvarig för sina framsteg. Detta hjälper också teamcheferna att flytta saker på ett mer systematiskt sätt.
Justera dina strategier: Med ett tydligt register över vad som fungerar för verksamheten och vad som inte fungerar, kan du styra dina affärsstrategier i rätt riktning och arbeta därefter.

Vilka är smärtpunkterna som KPI:er kan lösa för AP-teamet?

Om du är en AP-chef vet du hur svårt det kan bli att hantera leverantörsrelationer, hålla reda på fakturor och hantera likviditet. De flesta företag ser ett AP-team som en avgörande intäktssap.

Leverantörsreskontraavdelningen utgör en kritisk komponent i varje affärsdomän. Även det minsta misstag i de affärsfunktioner som avdelningen sköter kan kosta företaget ett stort bakslag.

Key Performance Indicators kan ge djupare insikter i affärsverksamheten och därigenom hjälpa till att komma fram till övergripande lösningar på problemen.

Till exempel kan en hög KPI som "Genomsnittlig tid till betalning" indikera att det finns en försening i betalningarna som ska göras till företagsleverantörerna eftersom det inte finns tillräckligt med kassaflöde i företaget. Därför skulle detta fungera som en indikator på att det finns ett problem med inkomstgenerering i verksamheten.

Ett annat exempel som skulle hjälpa dig att förstå vikten av KPI:er för AP-teamen är antalet fakturor som behandlas av företaget. Om ditt företag har ett högre antal fakturor jämfört med dina konkurrenter, innebär detta att du arbetar med alldeles för många leverantörer. Därför går du i sin tur miste om fantastiska rabatter från att konsolidera verksamheten.

På samma sätt kan många betalningsindikatorer antyda att ditt företag ägnar sig åt skadliga AP-metoder. Om du till exempel vill spåra hur mycket det kostar ditt team att behandla en enda faktura, kan du spåra – Kostnad per faktura.

Visste du att det tar nästan 25 dagar för ett AP-team att behandla pappersbaserade fakturor? Om du nu inte vill hamna i denna spårningsklass, kan du spåra ledtiden!

Vilka är de viktiga nyckeltal att spåra?

Uppnå interna affärsmål och jämför dina affärskonkurrenter med hjälp av Key Performance Indicators!

1. Leverantörsreskontra kostnad per faktura

Om du är övertygad om att benchmarka ditt AP-teams framsteg med KPI:er, då är den första KPI du tänker på vara – Leverantörsskulder kostnad per faktura.

Nu är detta en nyckelprestandaindikator som kan variera mellan företag och branscher. Därför är det värt varenda sekund av din tid att mäta det. Som du säkert kan se med namnet, används Cost Per Invoice för att beräkna hur mycket pengar det kostar AP-avdelningen att behandla en enda faktura.

Det mäts genom att dividera den totala kostnaden för avdelningen med antalet fakturor som behandlas under den angivna tiden. För att få en mer korrekt KPI-siffra är det viktigt att du tar hänsyn till både direkta och indirekta kostnader under dina beräkningar.

Kostnader som ska ingå vid beräkningar: IT-infrastruktur och mjukvarusupportkostnad, kostnad för alla anställda på AP-avdelningen, godkännarens tid och eventuella extrakostnader i form av förseningsavgift etc.

En hög kostnad per faktura kan vara ett resultat av ineffektivitet inom själva AP-avdelningen (till stor del på grund av manuella uppgifter), frekventa meningsskiljaktigheter med leverantören angående fakturorna eller underordnad utbildning.

Formel = Totala utgifter för AP-avdelningen/nr. av behandlade fakturor

De totala kostnaderna måste inkludera alla personal- och infrastrukturkostnader som du förmodligen kan tänka dig tillsammans med övriga omkostnader. Nejet. av fakturor bör innehålla alla schemalagda, bearbetade och betalda fakturor under den angivna tidsperioden.

Industriellt riktmärke: Att manuellt behandla en enda faktura kommer att kosta dig en genomsnitt av $12-$30. För vissa organisationer kan det gå uppåt till $40.

2. Genomsnittlig tid till betalning

Om du mäter kostnaden per faktura, avsätt lite tid för att mäta den genomsnittliga tiden till betalning för ditt AP-team också!

För att mäta denna KPI måste du först beräkna den totala tid som AP-teamet spenderar på att behandla fakturor. Klockan för att beräkna detta mått börjar ticka så snart avdelningen får en faktura tills den utsedda leverantören tar emot sin betalning.

Ju mer tid det tar för AP-teamet att bearbeta en faktura, desto högre blir KPI för kostnad per faktura.

I lekmannatermer, ju snabbare ditt AP-team arbetar med att hantera tidigare fakturor, desto mindre tillbakadragande blir de när nya fakturor kommer. Målet för genomsnittlig betalningstid kan skilja sig åt mellan företag, huvudsakligen beroende på deras policyer när det gäller att behålla kontanter. Vad som är avgörande här är att förstå att detta mått ger dig en inblick i ditt företags kassaflöde.

Formel = Total tid som använts vid behandling av fakturor/ antal behandlade fakturor

Industriellt riktmärke: Det är ett variabelt mått och kan vara i genomsnitt var som helst mellan 3.7 – 12.2 dagar.

3. Genomsnittlig tid per faktura

Som du vet kan ditt företag börja förlora pengar istället för att tjäna pengar om du behandlar dina fakturor långsamt. Några av huvudorsakerna bakom en hög genomsnittlig tid per bearbetad faktura kan vara:

Alltför uttömmande arbetsflöden: Ett alltför komplicerat arbetsflöde är inte bara ett problem för AP-teamet, utan för alla avdelningar som arbetar över hela linjen.

Försenad fakturaverifiering: Även om fakturorna landar på rätt företagsbord vid rätt tidpunkt, sitter de flesta ogodkända på skrivbordet flera dagar i sträck.

Tidskrävande kodning: Lagtiden för fakturahantering kryper upp på grund av användningen av äldre mjukvara eller dubbelkontroll av varje referens i fakturan.

Den genomsnittliga tiden per behandlad faktura beror också på storleken på verksamheten och dess industriella domän. Som du kanske har gissat vid det här laget, om den genomsnittliga tiden för att behandla en enskild faktura är hög, fastnar ditt team i en ond cirkel med hög genomsnittlig tid till betalning och kostnad per faktura.

Formel = Tid som ägnas åt nyckling + omnyckel + materialgranskning + identifiering av ruttkontrollpunkter + godkännanden + remittering + avstämning + kommunikationsuppdateringar.

Branschriktmärke: Ett litet till medelstort företag kan ta cirka 25 dagar att manuellt behandla en enda faktura.

4. Antal behandlade fakturor per dag per AP-personal

En annan viktig nyckeltal för att mäta din och dina AP-teams prestationer är antalet fakturor som behandlas per dag och anställd. Detta kommer att hjälpa dig att förstå styrkorna hos ditt AP-team och även de gråzoner som de behöver förbättra.

Den tid det tar för en AP-teamanställd att behandla en faktura påverkar också andra affärsavdelningar avsevärt. Tills och om inte en faktura arkiveras i affärssystemet av den anställde, kan ingen annan avdelning bedöma dess utveckling.

Andra stora problem som kan härröra från denna försening är – missade leverantörsrabatter, misskötsel av kassaflöden, störda affärs- och leverantörsrelationer, etc.

Här måste du också överväga att bearbetningsuppgiften hanteras av varje AP-anställd.

Branschriktmärke: En genomsnittlig AP-anställd behandlar cirka 5 fakturor varje timme. Det motsvarar 42 fakturor per dag!

5. Fakturaundantagssats

Avvikelser i fakturadata och inköpsorder eller en flaskhals i fakturagodkännandeprocessen kan leda till undantag. Ett typiskt exempel på fakturaundantag är när det finns routingfel med fakturahantering eller det finns ett väntande godkännande. Detta kan försena fakturabetalningsprocessen och kan till och med ge upphov till skadliga AP-metoder som dubbletter av betalningar.

Formel = Undantagsfrekvens för fakturor/ Antal behandlade fakturor * 100

Branschriktmärke: Industrigenomsnittet för fakturaundantag är cirka 24.6 %.

6. % fakturor bearbetade inom betalningsvillkoren (kassaflödesoptimering)

Detta mått beräknar antalet leverantörsfakturor som företaget har betalat i tid. Den spårar antalet fakturor som betalas på det angivna datumet inom fakturavillkoren eller innan dess. Ett lågt värde för detta mått kan indikera en felbenägen manuell fakturahantering, otydliga riktlinjer för leverantörsfakturor och underordnad utbildning av AP-personalen.

För att hjälpa dig att hålla koll på ovannämnda nyckeltal utan ansträngning har vi sammanställt en lista med riktlinjer. Så här kan du spåra nyckelprestandaindikatorerna för ditt AP-team:

Definiera dina kortsiktiga och långsiktiga affärsmål för att övervaka om ditt företags intäkter växer eller står stilla.

För att få kraftfulla insikter i KPI-övervakning måste du ha fullständig tillgång till historisk data och realtidsdata.

Välj rätt visualiseringar för varje angivet mätvärde. Du kan använda flera typer av diagram, diagram och instrumentpaneler för att visualisera din affärsdata. Att investera i rätt innovationer för att spåra nyckeltal hjälper dig att fatta lukrativa affärsbeslut.

Välj sammanhängande nyckeltal för att komplettera visualiseringar och sätta rätt riktmärken. Med dina valda KPI-riktmärken, låt intressenterna testa indikatorerna.

Hur spårar du KPI:erna?

För att hjälpa dig att hålla koll på ovannämnda nyckeltal utan ansträngning har vi sammanställt en lista med riktlinjer. Så här kan du spåra nyckelprestandaindikatorerna för ditt AP-team:

Definiera dina kortsiktiga och långsiktiga affärsmål för att övervaka om ditt företags intäkter växer eller står stilla.

För att få kraftfulla insikter i KPI-övervakning måste du ha fullständig tillgång till historisk data och realtidsdata.

Välj sammanhängande nyckeltal för att komplettera visualiseringar och sätta rätt riktmärken. Med dina valda KPI-riktmärken, låt intressenterna testa indikatorerna.

Hur förbättrar automatisering KPI?

Driv ditt företags interna framgång och upptäck spjutspetsteknik som hjälper dig att konsolidera ditt företag!

Bokföring är en svår uppgift för flera företag. Även efter rundor och omgångar av manuell databehandling, har du på något sätt alltid mer företagsdata att sortera! Det är därför företag är på väg mot automatiseringens era.

Med tillkomsten av teknik är det idag möjligt att spara pengar och samtidigt förbättra verksamhetens effektivitet. Det kan inte bara befria dig från vissa administrativa företagsuppgifter utan också ge dig viktig affärsdata i ett mer strukturerat format.

Här är sex övertygande skäl till varför du måste ta fart med denna trend!

Spara tid: Om du är en AP-chef, då skulle du vara bekant med hur smärtsamt långsam manuell bearbetning kan påverka dina AP KPI:er. Att automatisera din leverantörsreskontraprocess hjälper till att få vardagliga uppgifter som att ange data och kontrollera köpformulär som görs med högre noggrannhet och inom en kortare tidsram.

Felfri fakturahantering: Vi människor är benägna att göra fel medan AI inte är det. Automatiserade AP-processer leder till oändliga upprepningar av AP-uppgifter utan fel.

Tillgång till digitaliserade dokument: En annan viktig fördel med att använda en automatiserad AP-process är att du inte behöver oroa dig för att fylla i viktiga pappersarbete. Genom automatisering kan du direkt skapa digitaliserade dokument redan från början och ta farväl av besväret med att följa, skanna och skicka inköpsorder via e-post.

Datavalidering: KPI-spårningssystem ger dig kraften att göra de nödvändiga affärsförändringarna genom att övervaka graferna och annan statistik. Du kan också kartlägga din verksamhets framsteg genom datavalidering.

Förbättrad produktivitet: En av de största fördelarna med att automatisera din AP-process är att du kan rädda dig själv från tråkiga manuella uppgifter och fokusera på viktigare affärsuppgifter.

Förbättrad tillgänglighet: Genom digitalisering kan du ta dina AP-processer till molnet och inte längre oroa dig för att arkivera pappersarbetet i rätt skåp!

Automatisering är lätt med programvara som Flow Nanonets som kan hantera hela leverantörsreskontraprocessen och hjälpa dig 10x din effektivitet. Du kan automatisera dina fakturor, godkännande och betalningsprocessen. Synkronisera data i realtid med ditt affärssystem som Quickbooks för avstämning, övervakning och analys av din AP-process.

Schemalägg en demo med Flow by Nanonets idag:

Slutsats: Banköverföring med Paypal

Lär dig hur du uppnår dina leverantörsreskontramål mer strategiskt

Vikten av automatisering för att digitalisera AP-processerna i ditt AP-team kan inte undergrävas.

Upplev kraften i automatisering genom att förbättra ditt teams effektivitet genom att hantera tråkiga manuella uppgifter och digitalisera viktigt pappersarbete!

Nanonets kan hjälpa dig att hantera ditt leverantörsreskontrateam effektivt, så att du kan spendera din tid på att leda ditt företag från fronten! Genom krafterna i djupinlärning kan du enkelt fånga all industriell data från vilket dokument du önskar!

Automatisera vardagliga manuella uppgifter som att arkivera fakturor i skåp, skanna inköpsorder och mycket mer!

Fånga data från flera resurser och använd dem för att utveckla ditt AP-team!

Få exklusiv tillgång till mall-agnostiska lösningar som hjälper till att sammanfoga prickarna mellan olika bitar av information.

Skär ner tiden du spenderar på att jaga fakturor och automatisera din betalningsinsamling!

Minska sena fakturabetalningar och förbättra ditt kassaflöde