คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในบัญชีเจ้าหนี้

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นหน้าที่ที่สำคัญสำหรับทุกธุรกิจ โดยดูแลการชำระเงินขาออกให้กับซัพพลายเออร์และผู้ขาย เดิมทีการจัดการผ่านกระบวนการแบบแมนนวล ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอยู่ในระดับแนวหน้าของ AP ด้วยเทคโนโลยีเช่น AI และ ML ปฏิวัติวิธีที่ธุรกิจจัดการการเงินของพวกเขา 

ในยุคที่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกำลังเปลี่ยนโฉมทุกแง่มุมของการดำเนินธุรกิจ บทบาทของบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ก็อยู่ระหว่างการพัฒนาที่สำคัญเช่นกัน ระบบอัตโนมัติ AP ทั่วโลก ตลาด คาดว่าจะเติบโตจาก 2.6 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2021 เป็น 7.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2030 ที่ CAGR ที่ 12.5%​​

การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ใช่แค่เทรนด์เท่านั้น เป็นตัวบ่งชี้สำหรับธุรกิจที่มุ่งรักษาความสามารถในการแข่งขัน ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ซึ่งโซลูชันอยู่ในระบบอัตโนมัติและการเปลี่ยนแปลงของ AP ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงความแตกต่างของการเปลี่ยนแปลง AP และวิธีที่การเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ในการดำเนินงานทางการเงินช่วยให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ในภูมิทัศน์ทางเศรษฐกิจที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในบัญชีเจ้าหนี้คืออะไร?

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลใน AP คือการบูรณาการเทคโนโลยีขั้นสูง เช่น การเรียนรู้ของเครื่อง (ML), ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และกระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ (RPA) ในกระบวนการเพื่อสตรีมและทำให้กระบวนการแบ็คออฟฟิศเป็นอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยลดการพึ่งพาขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวล เพิ่มประสิทธิภาพอย่างมีนัยสำคัญ และลดความเสี่ยงของการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด เมื่อ CFO และทีมบริหารทางการเงินหันมาใช้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ AP มากขึ้น พวกเขาพบว่าระบบของพวกเขามีความชาญฉลาดมากขึ้น ประหยัดเวลาและเงิน ในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงการควบคุมทางการเงินและการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับโลก​ 

ความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในบัญชีเจ้าหนี้

ความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในบัญชีเจ้าหนี้ (AP) มีมากกว่าการนำเทคโนโลยีมาใช้ ซึ่งแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในวิธีที่ธุรกิจต่างๆ จัดการการดำเนินงานทางการเงินของตน ในยุคที่ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว การทำให้กระบวนการ AP เป็นดิจิทัลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรในการตามทันการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และรักษาความสามารถในการแข่งขันไว้ได้ 

วิธีการประมวลผล AP แบบแมนนวลแบบดั้งเดิมไม่เพียงแต่ใช้เวลานานเท่านั้น แต่ยังมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดและความไร้ประสิทธิภาพอีกด้วย การแปลงเป็นดิจิทัลใน AP ไม่เพียงแต่ทำให้ขั้นตอนการทำงานคล่องตัวขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มการมองเห็นกระบวนการทั่วทั้งองค์กรอีกด้วย ช่วยให้สามารถควบคุมธุรกรรมทางการเงินได้มากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจที่มีข้อมูลมากขึ้น 

นี่เป็นสิ่งสำคัญในภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่มีลักษณะเฉพาะจากอัตราเงินเฟ้อที่เพิ่มขึ้นและการขาดแคลนแรงงาน ซึ่งเป็นปัจจัยที่ได้รับการเน้นย้ำเป็นพิเศษในช่วงการระบาดใหญ่ของโควิด-19 การระบาดใหญ่ตอกย้ำถึงความต้องการความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัวในการดำเนินธุรกิจ และแผนก AP ที่ล้ำสมัยทางดิจิทัลสามารถนำทางสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่ทันสมัยและการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

ที่สำคัญ ระบบ AP ดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถควบคุมพลังของการวิเคราะห์ข้อมูล โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่าย ประสิทธิภาพของผู้ขาย และโอกาสในการประหยัดต้นทุน การวิเคราะห์ระดับนี้เป็นไปไม่ได้ด้วยวิธี AP แบบดั้งเดิม ซึ่งตอกย้ำคุณค่าเชิงกลยุทธ์ของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในสาขานี้ โดยพื้นฐานแล้ว การแปลง AP ให้เป็นดิจิทัลไม่ได้เป็นเพียงการอัพเกรดเทคโนโลยี แต่เป็นการลงทุนเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัว ยืดหยุ่น และชาญฉลาดทางการเงินมากขึ้น ในภูมิทัศน์ทางเศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ประโยชน์ของ AP Automation

ด้วยการนำเครื่องมืออัตโนมัติของ modernAP มาใช้ องค์กรต่างๆ จะวางตำแหน่งตัวเองให้ทันกับการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล และปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่จุดใดในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลและการเดินทางของ AP ก็ตาม

1. เพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำ: ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลและตรวจสอบข้อผิดพลาด สิ่งนี้นำไปสู่การจัดการข้อมูลที่แม่นยำยิ่งขึ้นและการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ
2. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย: ด้วยการเก็บใบแจ้งหนี้และการชำระเงินดิจิทัลโดยอัตโนมัติ องค์กรต่างๆ จึงประหยัดเวลาและทรัพยากรได้มาก ประสิทธิภาพนี้ยังรวมถึงการจัดการปริมาณใบแจ้งหนี้ที่เพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องมีพนักงานเพิ่มเติม องค์กรจึงมีทรัพยากรที่ว่างเพื่อรับมือกับงานที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น
3. ปรับปรุงความสามารถในการขยายขนาด: เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณใบแจ้งหนี้และความซับซ้อนของธุรกรรมทางการเงินก็เพิ่มขึ้น ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถปรับขนาดการดำเนินงานของตนได้อย่างราบรื่น ด้วยความสามารถในการจัดการใบแจ้งหนี้จำนวนมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจสามารถเติบโตได้โดยไม่ต้องเพิ่มพนักงาน AP ตามสัดส่วน ดังนั้นจึงรักษาการดำเนินงานที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพ
4. การจัดการกระแสเงินสดที่ปรับให้เหมาะสม: ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้สามารถควบคุมกำหนดเวลาและวิธีการชำระเงินได้มากขึ้น ด้วยการกำหนดเวลาการชำระเงินอย่างมีกลยุทธ์ บริษัทต่างๆ จึงสามารถจัดการกระแสเงินสดได้ดีขึ้น การใช้วิธีการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น บัตรเสมือนและการกำหนดเวลาการชำระเงินอัตโนมัติยังช่วยหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้าอีกด้วย ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสถานะทางการเงินโดยรวมของธุรกิจ
5. ปรับปรุงความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์: กระบวนการ AP อัตโนมัตินำไปสู่การชำระเงินที่ตรงเวลาและแม่นยำยิ่งขึ้น เพิ่มความไว้วางใจและความพึงพอใจของซัพพลายเออร์ ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์และกระบวนการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพ ซัพพลายเออร์จะพบกับความล่าช้าและข้อผิดพลาดน้อยลง ซึ่งช่วยกระชับความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจกับซัพพลายเออร์ให้แข็งแกร่งขึ้น ซอฟต์แวร์ AP ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บการตั้งค่าและสกุลเงินของซัพพลายเออร์ได้ ทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการชำระเงินจะราบรื่นและยุติธรรม
6. ทัศนวิสัยและการควบคุมที่มากขึ้น: ระบบอัตโนมัติของ AP ช่วยให้มองเห็นกระบวนการ AP ได้แบบเรียลไทม์ ตั้งแต่การรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการชำระเงิน ความโปร่งใสนี้ช่วยให้สามารถติดตาม ตรวจสอบ และวางแผนทางการเงินได้ดีขึ้น ผู้จัดการสามารถตรวจสอบกระบวนการ AP ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบุจุดคอขวด และตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูล
7. การป้องกันการฉ้อโกงและการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ระบบอัตโนมัติได้รับการจัดเตรียมเพื่อระบุความแตกต่าง เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันหรือรูปแบบการชำระเงินที่ผิดปกติ ซึ่งช่วยเพิ่มการป้องกันการฉ้อโกง นอกจากนี้ ระบบเหล่านี้ยังช่วยรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงินต่างๆ โดยรับประกันการเก็บบันทึกที่แม่นยำและทันเวลา
8. การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงาน: เครื่องมืออัตโนมัติของ AP มักมาพร้อมกับความสามารถในการวิเคราะห์ขั้นสูง พวกเขาสามารถสร้างรายงานและตัวชี้วัดที่มีคุณค่า โดยนำเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่าย ประสิทธิภาพของผู้ขาย และพื้นที่ที่เป็นไปได้ในการประหยัดต้นทุน ข้อมูลนี้มีความสำคัญต่อการวางแผนทางการเงินเชิงกลยุทธ์และการตัดสินใจ
9. ประโยชน์ด้านสิ่งแวดล้อม: การเปลี่ยนจากกระบวนการที่ใช้กระดาษมาเป็นโซลูชันดิจิทัลมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืนขององค์กร การใช้กระดาษที่ลดลงนี้ไม่เพียงแต่ช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมเท่านั้น แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและการจัดการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางกายภาพอีกด้วย

โดยสรุป ระบบอัตโนมัติของ AP เปลี่ยนกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ให้เป็นฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพ คุ้มทุน และมีกลยุทธ์มากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่มุ่งหวังที่จะเติบโตในสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการแข่งขันในปัจจุบัน

ฟังก์ชั่น AP ใดที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้?

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลภายในกระบวนการ AP สามารถและควรเกิดขึ้นได้หลายด้าน ต่อไปนี้เป็นฟังก์ชันบางส่วนที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้:

1. การเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์และการปฏิบัติตามภาษี: ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของซัพพลายเออร์ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด รวมถึงข้อมูลภาษี ได้รับการรวบรวมและจัดการอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบอื่นๆ
2. การจับข้อมูลใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์: ระบบอัตโนมัติของ AP ใช้เทคโนโลยีเช่น OCR เพื่อรวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้อย่างมาก
3. การประมวลผลใบแจ้งหนี้: ซึ่งรวมถึงการทำให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ตั้งแต่การรับไปจนถึงการผ่านรายการเป็นแบบอัตโนมัติ ระบบอัตโนมัติช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการประมวลผลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการอนุมัติและข้อยกเว้น
4. กระบวนการจับคู่: ระบบอัตโนมัติช่วยในการจับคู่แบบ 2 ทางและ 3 ทางโดยการเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินของการจัดส่ง ช่วยให้มั่นใจในการติดตามและความถูกต้องของการชำระเงิน และยังป้องกันการจ่ายเงินเกิน
5. การอนุมัติใบแจ้งหนี้: ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติจะกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ไปยังบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อขออนุมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้จะทันเวลาและมีประสิทธิภาพ
6. การจัดการค่าใช้จ่าย: ระบบอัตโนมัติช่วยในการจัดหมวดหมู่และติดตามค่าใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณ ปรับปรุงการมองเห็นและการจัดการค่าใช้จ่าย
7. การชำระเงินทั่วโลก: โซลูชันอัตโนมัติของ AP ช่วยให้การชำระเงินทั่วโลกราบรื่น จัดการสกุลเงินต่างๆ และปฏิบัติตามกฎระเบียบการชำระเงินระหว่างประเทศ
8. การกระทบยอดการชำระเงิน: ระบบอัตโนมัติจะกระทบยอดการชำระเงินกับใบแจ้งยอดธนาคาร เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกและลงบัญชีอย่างถูกต้อง
9. การตรวจสอบสถานะการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้: ระบบ AP ติดตามสถานะการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ ทำให้มองเห็นกระบวนการ AP ได้แบบเรียลไทม์
10. การสร้างตัวชี้วัดและแนวโน้ม KPI: เครื่องมืออัตโนมัติให้ความสามารถในการวิเคราะห์และการรายงาน สร้างข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ AP การจัดการผู้ขาย และการวางแผนทางการเงิน

ขั้นตอนบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้

เช่นเดียวกับฟังก์ชันที่มีกระบวนการ AP แต่ละขั้นตอนของกระบวนการ AP ก็สามารถเป็นแบบอัตโนมัติได้เช่นกัน มีวิธีดังนี้:

1. การรับ การจับภาพ และการเข้ารหัสใบแจ้งหนี้: เครื่องมืออัตโนมัติบันทึกและจัดประเภทข้อมูลใบแจ้งหนี้เมื่อได้รับ ลดการจัดการด้วยตนเองและโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด
2. การจับคู่ใบสั่งซื้อ (PO): ระบบ AP ระดับกลางจะจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการชำระเงินสำหรับการซื้อที่ได้รับการยืนยันแล้ว
3. การจับคู่สามทาง: สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจับคู่ใบแจ้งหนี้, PO และใบเสร็จรับเงินในการจัดส่งเพื่อยืนยันว่าคำสั่งซื้อได้รับการดำเนินการอย่างถูกต้องก่อนชำระเงิน
4. อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร: ระบบขั้นสูงเชื่อมช่องว่างระหว่างทีม AP และแผนกอื่นๆ ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการตัดสินใจได้
5. ระบบอัตโนมัติแบบครบวงจร: ระบบ AP ที่ซับซ้อนที่สุดมีระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุม จัดการทุกขั้นตอนตั้งแต่การเก็บใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการประมวลผลการชำระเงิน ให้ความยืดหยุ่นในวิธีการชำระเงินและทำให้การกระทบยอดง่ายขึ้น ทำให้กระบวนการ AP ทั้งหมดมีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย

สรุป

การเปลี่ยนแปลงของบัญชีเจ้าหนี้ผ่านระบบอัตโนมัติไม่ได้เป็นเพียงกระแส แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในการจัดการทางการเงินสำหรับธุรกิจที่ต้องการรักษาความสามารถในการแข่งขันในภูมิทัศน์การทำงานที่พัฒนาอยู่ตลอดเวลา ด้วยการนำระบบอัตโนมัติของ AP มาใช้ ธุรกิจต่างๆ จะเพิ่มประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และความสามารถในการขยายขนาด ขณะเดียวกันก็ประหยัดต้นทุนและปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ได้ด้วย 

การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลในกระบวนการ AP ช่วยให้องค์กรมีความสามารถและเครื่องมือในการรับมือกับความซับซ้อนของการเงินยุคใหม่ ส่งเสริมการตัดสินใจ ความสัมพันธ์ และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้ดีขึ้น ในขณะที่โลกก้าวอย่างรวดเร็วไปสู่แนวทางที่เน้นดิจิทัลเป็นหลัก บทบาทของระบบอัตโนมัติของ AP ก็มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ โดยวางตำแหน่งธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนได้เพื่อความสำเร็จ

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/