Nanonets และ QuickBooks สำหรับระบบบัญชีอัตโนมัติ

เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติกำลังเปลี่ยนแปลงภูมิทัศน์ทางธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราในปัจจุบัน ตั้งแต่การผลิตและการค้าปลีกไปจนถึงการเงินและการบัญชี ระบบอัตโนมัติมีบทบาทสำคัญในการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม ปรับปรุงประสิทธิภาพ และลดต้นทุน ในด้านการบัญชี ระบบอัตโนมัติกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นและด้วยเหตุผลที่ดี ด้วยการทำให้งานบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ สามารถเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน ปรับปรุงความแม่นยำ และลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

ในบทความนี้ เราจะสำรวจประโยชน์ของระบบบัญชีอัตโนมัติและวิธีที่สามารถช่วยธุรกิจทุกขนาดได้ นอกจากนี้ เรายังเห็นว่าการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีอย่าง QuickBooks อาจไม่เพียงพอ และวิธีที่ Nanonets สามารถผสานรวมกับ QuickBooks เพื่อให้บริษัทของคุณมีความได้เปรียบในการแข่งขัน

ประโยชน์ของระบบบัญชีอัตโนมัติ

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำหน้าที่บัญชีทั่วไปได้ปรับปรุงประสิทธิภาพ ความถูกต้อง และการปฏิบัติตามกฎระเบียบในขั้นตอนเหล่านี้ จากสภาวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน ธุรกิจที่ช้าในการนำระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางบัญชีไปใช้ในกระบวนการทางการเงินและการบัญชี มีแนวโน้มที่จะประสบกับผลผลิตที่ลดลงและประสิทธิภาพที่ลดลง ประโยชน์เฉพาะบางประการสำหรับระบบบัญชีอัตโนมัติคือ

• ปรับปรุงความแม่นยำ: ข้อผิดพลาดทางบัญชีอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อธุรกิจ ตั้งแต่การสูญเสียทางการเงินไปจนถึงความเสียหายต่อชื่อเสียง ข้อผิดพลาดทางบัญชีทั่วไป ได้แก่ ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล การจัดประเภทธุรกรรมที่ไม่เหมาะสม และข้อผิดพลาดในการคำนวณทางการเงิน ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจส่งผลให้งบการเงินไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจส่งผลร้ายแรง รวมถึงปัญหาทางกฎหมายและการสูญเสียความเชื่อมั่นของนักลงทุน ด้วยการทำให้งานบัญชีเป็นอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล การออกใบแจ้งหนี้ และการกระทบยอด ธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้อง

• ประหยัดเวลา: ตามรายงานแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ TDWI เมื่อ การปรับปรุงการเตรียมข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ธุรกิจ28 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามใช้เวลาระหว่าง 41 ถึง 60 เปอร์เซ็นต์ในการเตรียมข้อมูล ด้วยการทำให้งานด้านบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถเพิ่มเวลาว่างที่สามารถใช้กับกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินและการตัดสินใจอย่างรอบรู้ นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้ธุรกิจลดเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานประจำ เช่น การป้อนข้อมูลและการกระทบยอด ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น

• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: ด้วยการทำให้งานบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ สามารถขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด และเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตอีกด้วย นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปรับปรุงกระแสเงินสดได้โดยเร่งกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินให้เร็วขึ้น สิ่งนี้สามารถช่วยธุรกิจปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าและซัพพลายเออร์ และสร้างห่วงโซ่อุปทานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

• ต้นทุนที่ลดลง: อ้างอิงจากก รายงาน จาก Blue Hill Research นักวิเคราะห์ข้อมูลมักใช้เวลาสองชั่วโมงต่อวันเฉพาะในการเตรียมข้อมูล ซึ่งคิดเป็นเงินประมาณ 22,000 ดอลลาร์ของเงินเดือนประจำปีของนักวิเคราะห์ข้อมูลทั่วไป กระบวนการทำบัญชีด้วยตนเองอาจมีราคาแพง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากต้องใช้เวลาจำนวนมากของพนักงาน ด้วยการทำให้งานด้านบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถลดเวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานประจำให้เสร็จสิ้นได้ จึงช่วยลดต้นทุนได้

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ได้รับการปรับปรุง: ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าพวกเขากำลังคำนวณและชำระภาษีในจำนวนที่ถูกต้อง รักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง และปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการคุ้มครองข้อมูล สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยลดความเสี่ยงจากบทลงโทษและค่าปรับเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจรักษาชื่อเสียงและสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอีกด้วย

• ทัศนวิสัยที่ดีขึ้น: ด้วยการทำให้งานบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงินของพวกเขา และทำการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจระบุจุดที่ต้องปรับปรุงเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในตลาดได้อย่างรวดเร็วและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่สามารถช่วยให้พวกเขาเติบโตและประสบความสำเร็จได้

จะแนะนำซอฟต์แวร์บัญชีในธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

การผสานรวมเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติเข้ากับธุรกิจของคุณอาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์สามารถรวมเข้ากับโซลูชันที่มีอยู่ของคุณได้อย่างง่ายดาย และมีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน

ในการเริ่มต้นกระบวนการทำงานอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องระบุงานและกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพก่อนซึ่งสามารถปรับปรุงได้ผ่านระบบอัตโนมัติ ซึ่งอาจรวมถึงการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง งานซ้ำๆ หรือกิจกรรมที่ใช้เวลานานอื่นๆ

เมื่อระบุงานเหล่านี้ได้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งานซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเทคโนโลยีจะถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพและพนักงานรู้สึกสบายใจกับระบบใหม่ การใช้ Citizen Automators ที่มีทักษะภายในบริษัทยังสามารถช่วยในการเปลี่ยนไปใช้ระบบอัตโนมัติโดยการให้คำแนะนำและการสนับสนุนแก่เพื่อนร่วมงาน

การพัฒนาปัจจัยและเครื่องหมายเพื่อความสำเร็จด้วยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติก็มีความสำคัญเช่นกัน เมตริกเหล่านี้สามารถช่วยติดตามความคืบหน้าและทำให้มั่นใจว่าระบบอัตโนมัติบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ การทดสอบซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติภายในระบบบัญชีของธุรกิจก่อนการใช้งานของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

หลังจากทดสอบและปรับแต่งกระบวนการทำงานอัตโนมัติภายในธุรกิจแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มใช้งานระบบอัตโนมัติในบัญชีลูกค้า การวิเคราะห์ผลลัพธ์และเมตริกของการใช้งานเบื้องต้นสามารถช่วยระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและทำให้มั่นใจว่าระบบอัตโนมัตินั้นให้ประโยชน์ตามที่ตั้งใจไว้ เมื่อการเปิดตัวครั้งแรกประสบความสำเร็จ ก็เป็นไปได้ที่จะปรับขนาดกระบวนการอัตโนมัติภายในธุรกิจเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพ

การรวม QuickBooks-Nanonets

QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ได้รับความนิยมซึ่งกำลังถูกใช้มากขึ้นเพื่อทำให้กระบวนการทางบัญชีต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ ด้วย QuickBooks ธุรกิจต่างๆ สามารถทำงานต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การชำระบิล และการรายงานทางการเงิน ธุรกิจต่างๆ สามารถรวม QuickBooks เข้ากับระบบ POS ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน และแม้แต่ระบบ CRM เพื่อสร้างการไหลเวียนของข้อมูลที่ราบรื่นระหว่างแผนกต่างๆ ซึ่งไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาแต่ยังช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม เวิร์กโฟลว์ใน Quicckbooks ยังคงเป็นแบบแมนนวลอย่างสมบูรณ์ นั่นคือการป้อนข้อมูล ซึ่งเกี่ยวข้องกับทีมงานของพนักงานที่ต้องป้อนข้อมูลทางการเงินจำนวนมาก เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเรียกเก็บเงิน และค่าใช้จ่าย ซึ่งอาจใช้เวลานาน มีค่าใช้จ่ายสูง และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

การรวม Nanonets เข้ากับ QuickBooks สามารถช่วยธุรกิจทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ และเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์การบัญชี

Nanonets สามารถแยกและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบัญชีจากแหล่งต่างๆ เช่น อีเมล ไฟล์ดิจิทัล เอกสารที่สแกน พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ERP และ API โดยจะรวบรวมและดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบเรียกเก็บเงินโดยใช้เทคโนโลยีอัจฉริยะ จัดหมวดหมู่และเข้ารหัสธุรกรรมตามกฎทางธุรกิจ ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ และกระทบยอดธุรกรรมทั้งหมด ข้อมูลที่สกัดโดยใช้ Nanonets สามารถรวมเข้ากับ QuickBooks สำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้และกิจกรรมบัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ

นี่คือวิธีที่คุณสามารถรวม Nanonets กับ QuickBooks:

1. ลงชื่อเข้าใช้ flow.nanonets.com
2. คลิกที่ Integrations บนเมนูด้านซ้ายมือ
3. คลิกที่การ์ด QuickBooks เพื่อลงชื่อเข้าใช้และเชื่อมต่อบัญชี QuickBooks ของคุณ
4. ป้อนข้อมูลรับรอง QuickBooks ของคุณ
5. กลับไปที่การ์ด Flow QuickBooks เปิดใช้งานการซิงค์โครงการ/คลาส
6. รหัส GL และผังบัญชีของคุณจะถูกนำเข้าสู่ Flow โดยอัตโนมัติ
7. ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับสมาชิกในทีมของคุณ ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งออกเมื่อได้รับการอนุมัติภายใน Flow เท่านั้น
8. คลิกที่ "เสร็จสิ้น"

วิธีทดสอบการรวม QuickBooks ของคุณ

1. ไปที่แท็บ "ใบแจ้งหนี้" ที่แผงด้านซ้ายมือ
2. อัปโหลดใบแจ้งหนี้จากที่จัดเก็บในเครื่องของคุณหรือส่งต่ออีเมลไปยังรหัสอีเมลที่แสดงพร้อมแนบใบแจ้งหนี้
3. เมื่อโฟลว์อ่านใบแจ้งหนี้แล้ว (ในเวลาประมาณ 60 วินาที) คุณสามารถคลิกที่ใบแจ้งหนี้ได้
4. ในหน้าจอการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ คุณจะได้รับแจ้งให้เพิ่มผู้อนุมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ เพิ่มคนจากทีมของคุณและให้พวกเขาอนุมัติใบแจ้งหนี้
5. เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติ ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งออกไปยัง Quickbooks โดยอัตโนมัติ

Takeaway

การรวมกันของ Nanonets และ QuickBooks ช่วยให้ธุรกิจมีโซลูชันที่ใช้งานง่าย ซึ่งผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น โดยไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือลงทุนจำนวนมาก ด้วยการใช้ประโยชน์จากพลังของระบบอัตโนมัติ ธุรกิจสามารถปรับปรุงกระบวนการทางบัญชีของพวกเขา ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้นและผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น เป็นที่ชัดเจนว่าระบบบัญชีอัตโนมัติเป็นหนทางข้างหน้าสำหรับธุรกิจที่ต้องการคงความสามารถในการแข่งขันและประสบความสำเร็จในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• เพลโตบล็อคเชน Web3 Metaverse ข่าวกรอง ขยายความรู้. เข้าถึงได้ที่นี่.
• การสร้างอนาคตโดย Adryenn Ashley เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/how-to-select-the-best-accounting-software-for-your-business/