Faturalar nasıl düzenlenir? – Faturaları kolayca takip etmenin 3 yolu

Faturalar hayatın kaçınılmaz bir parçasıdır. İster bir işletme, ister serbest çalışan veya maaşlı bir kişi olun, mutlaka faturalarınız olacaktır. Faturaların aşırı yüklenmesiyle, bazılarını kaybedecek ve unutacaksınız.

Verimli fatura yönetimi daha iyi bir organizasyonla başlar, böylece önemli bir faturayı asla kaybetmezsiniz. Ancak faturaları verimli bir şekilde nasıl organize edebilirim? Nasıl başlanır? Faturaları kolayca takip etmek için en iyi uygulamalar nelerdir?

Faturalarınızı ihtiyacınız olduğunda her zaman elinizin altında olacak şekilde düzenlemenin üç yolunu tartışacağız.

---

Faturaları neden düzenlemeniz gerekiyor?

Daha az sayıda faturayla ilgilenen tek bir kişi olduğunda, yönetimi kolaydır. Ancak faturalar arttıkça hataların olması kaçınılmazdır. Fatura yönetimini ciddiye almanız için bazı nedenler şunlardır:

Son tarihler ve tutarların izini kaybetmek: Birden fazla faturayı, tarihlerini ve tutarlarını takip etmek sıkıcı bir iştir. Ve ödemeleri kaçırırsanız, fazladan bir miktar ödemeniz gerekebilir.

Zarar Veren Kredi Puanları: Zamanında fatura ödemeleri, kredi puanınıza bağlıdır. Buradaki bir göçük size çok pahalıya mal olabilir.

Ödeme kayıtlarının tutulması: Bir işletme için ödemelerin, faturaların, senetlerin ve daha fazlasının mali kayıtlarının uyumlu kalması için tutulması çok önemlidir. Bir denetim sırasında doğru ve güvenilir veriler sunmalısınız. Eksik faturalar yanlış bir sinyal gönderebilir ve daha yoğun denetimlere yol açabilir.

Verimsiz bütçeleme: Faturalar, harcama eğilimleri hakkında fikir verir ve bütçenize karşı harcamalarınızı takip etmenize yardımcı olur. Faturaları yönetememek, bütçenin kontrolünü kaybetmenize neden olabilir.  

Bunların dışında, fatura düzenleme, kimlik hırsızlığıyla mücadele etmenize, mali kayıtları yönetmenize ve faturaların zamanında ödenmesini sağlamanıza yardımcı olabilir.

---

Faturaları bir profesyonel gibi düzenlemenin 3 yolu!

Bu blog, faturalarınızı düzenlemenin bu üç yolunu tartışacak. Bu yöntemler artan doğruluk, verimlilik ve güvenilirlik sırasına göre yerleştirilir.

• Faturaları manuel olarak düzenleyin
• Faturaları dijitalleştirme ve masaüstünde sıralama
• Otomatikleştirilmiş iş akışlarıyla fatura düzenlemesini otomatikleştirme

---

Faturaları manuel olarak düzenleyin

Faturaları manuel olarak düzenlemek, giderleri sınıflandırmak için kağıt klasörler ve dolaplar kullanmayı içerir. Örneğin, akşam yemekleri, ekip gezileri ve daha fazlası gibi eğlenceyle ilgili tüm faturaları saklamak için "Eğlence Giderleri" etiketli bir klasör oluşturabilirsiniz.

Faturaları manuel olarak düzenlemek için şu adımları takip edebilirsiniz:

• Faturalarınızı son ödeme tarihine göre sıralayın ve gelen faturaları harcama kategorisine göre sınıflandırın.
• Faturalarınız için bir dosyalama sistemi oluşturun. Her tür kategori için klasörler veya dolaplar kullanın.
• Ödemeleri ve vade tarihlerini takip etmek için bir kağıt veya excel elektronik tablosu kullanın ve fatura tutarını, vade tarihini, ödeme durumunu ve kategorisini not edin.
• Fatura ödemelerini unutmamak için mobil cihazınızda hatırlatıcılar kurun.
• Vadesi geldiğinde ödeme yapın ve her fatura için ödeme durumunu güncelleyin.
• Aktif fatura takip sayfanızı yönetilebilir durumda tutmak için ödenmiş faturaları ayrı bir dosyada veya arşivde saklayın.
• Faturalarınızı düzenli ve kontrol altında tutmak için bu aylık işlemi tekrarlayın.

Artıları:

• Bu basit bir yöntem.
• Faturaları tek bir yerde tutmak için herkes bu adımları izleyebilir.

Eksileri:

• Çok fazla manuel çaba gerekir.
• Harcama eğilimlerini belirlemek zordur.
• Makbuzlar kolayca kaybolabilir veya zarar görebilir.

---

Faturaları dijitalleştirme ve dijital olarak sıralama

Faturaların dijitalleştirilmesi, faturalara zarar verme veya kaybetme riskini azaltmaya yardımcı olabilir. Faturaları dijital olarak düzenlemek için şu adımları izleyin:

• İlk adım, faturaları dijitalleştirmek. Telefonunuzu kullanarak faturalarınızın fotoğraflarını çekebilirsiniz.
• Ayrıca kullanabilirsiniz bir fatura tarayıcı uygulaması faturadan veri çıkarmak ve faturaları verimli bir şekilde dijitalleştirmek için.
• Taranan resimleri masaüstünüze yükleyin.
• Harcama kategorisine göre klasörler oluşturun ve faturaları belirlenen klasörlere yükleyin.
• Fatura türü ve tarihi gibi her bir faturayı hızlı bir şekilde tanımlamak için bir dosya adlandırma kuralı kullanın.
• Dijital faturaları kategorilere veya son tarihlere göre alt klasörler halinde düzenleyin.
• Bunu masaüstünüzde veya Google Drive, Sharepoint veya benzeri bir çevrimiçi sistemde yapabilirsiniz.
• Şimdi fatura son tarihlerini, ödeme durumunu ve tutarları takip etmek için bir elektronik tablo veya finansal yönetim araçları kullanın.
• Faturaların zamanında ödenmesini sağlamak için otomatik hatırlatıcılar ayarlayın.
• Veri kaybına karşı korumak için dijital faturalarınızı güvenli bir bulut hizmetine yedekleyin.

Artıları:

• Ödemeleri kategorize etmek, izlemek ve finansal analiz yapmak daha kolay.
• Faturaları dijital olarak saklamak, faturaları kaybetme veya zarar görme riskini ortadan kaldırır.

Eksileri:

• Finansal bilgilerin dijital olarak saklanması, veri güvenliği ile ilgili endişeleri artırabilir.
• Gelen her yeni fatura için tüm alıştırmayı yapmanız gerekir.
• Verileri kaybetmemek için birden fazla yedekleme oluşturmalısınız.  

---

Otomatikleştirilmiş iş akışlarıyla fatura düzenlemesini otomatikleştirme

Otomatik iş akışları, faturaları düzenlerken manuel görevleri ortadan kaldırmanın harika bir yoludur. Fatura düzenleme görevlerinin çoğu kural tabanlıdır, yani kolayca kodlanabilirler.

Gibi platformlar Nanonetler kodsuz iş akışlarını kullanarak fatura düzenlemesini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir, belge sınıflandırıcılarve güvenli bulut depolama. Nanonets'te otomatik bir fatura yönetimi iş akışı şu şekilde görünür:

• Belge yükleme seçenekleri kullanılarak gelen bir fatura otomatik olarak Nanonets'e yüklenecektir.

• Fatura daha sonra fatura tutarı, vade tarihi, ödeme adresi, ödeme koşulları ve daha fazlası gibi ilgili verilerin çıkarıldığı OCR modeline yönlendirilir.

• Şimdi sonraki aşamalarda birden fazla şey oluyor:

1. Herhangi bir hata varsa, fatura verileri düzgün bir şekilde biçimlendirilir. Örneğin, tarih biçimi, büyük harf kullanımı veya özel karakterlerin kaldırılması.
2. Fatura tutarına, harcama kategorisine ve daha fazlasına göre faturayı yeniden adlandırın.
3. Fatura verilerine dayanarak, fatura uygun harcama kategorilerine göre sınıflandırılır.
4. Herhangi bir hata durumunda faturaları manuel olarak incelemeniz için size gönderen bir onay iş akışı tetiklenir.
5. Ekstra masraf olmamasını sağlamak için fatura verilerini banka ekstrenizle de eşleştirebilirsiniz.

Artıları:

• Hatasız ve güvenilir süreç
• Oluşturur denetim izleri otomatik olarak.
• Zamanında ödenecek bir faturayı kaybetme, zarar verme veya unutma riski yoktur.
• Otomasyon çok fazla zaman, çaba ve para tasarrufu sağlar.

Eksileri:

• İş akışlarını ayarlamak için tek seferlik bir çaba göstermeniz gerekecek. [Uzman ekibimiz iş akışlarını ayarlamanıza yardımcı olabilir.]

---

Faturaları düzenlemek için neden Nanonet'leri kullanıyorsunuz?

[Gömülü içerik]

Nanonets, gelişmiş kodsuz AI tabanlı bir OCR yazılımıdır. iş akışı otomasyonu ve küresel ödemeler platformu. Nanonets ile, kural tabanlı iş akışlarıyla herhangi bir manuel işlemi otomatikleştirebilirsiniz.

Nanonetler ' OCR yazılımı piyasadaki en iyilerden biridir. Herhangi bir belgeden veri çıkarabilir; %95+ doğrulukla ve manuel yöntemden 10 kat daha hızlı PDF'ler, resimler, el yazısı belgeler, excel, word vb.

Bunun dışında, belgelerden veri çıkarmak, belgeleri sınıflandırmak, bir veritabanı kullanmak için Nanonets'i kullanabilirsiniz. belgeleri doğrulamakgerçekleştirmek veri zenginleştirme görevler ve verileri farklı formatlara ve veritabanlarına dışa aktarın.

Olanaklar sınırsız.

İşte Nanonet'leri dikkate almak için bazı nedenler:

• Gmail, Drive, SharePoint, masaüstü ve daha fazlası gibi birden çok kaynaktan belgeleri otomatik olarak yükleyin.
• Gelen belgeleri bir belge sınıflandırıcı ile sınıflandırın.
• Kolay kullanım için mükemmel belge eşleştirme belge doğrulama.
• <15 dakikada herhangi bir belgeden veri ayıklayın
• Veri geliştirmeyi gerçekleştirmek için özel iş akışları kurun, onay otomasyonuVe daha fazlası.
• Güvenli belge depolama ve belge arşivleme.
• 5000'den fazla yazılımla verileri senkronize etmek için sorunsuz entegrasyonlar.
• Tamamen özelleştirilebilir kodsuz arayüz.
• Ücretsiz geçiş yardımı.
• 7 Gün ücretsiz deneme
• Özel müşteri başarı yöneticisi.
• Rol tabanlı erişim kontrolü
• 24×7 destek

İşte Nanonets'in neler yapabileceğine ve daha fazlasına bir göz atın:

30,000'den fazla kullanıcı, 30 milyondan fazla belge sürecini otomatikleştirmek için Nanonet'leri kullanıyor. Nanonets, belge süreçlerini sağlam, güvenli ve kodsuz bir platformla optimize etmek isteyen işletmeler için mükemmel bir seçimdir.

Aklınızda belirli bir kullanım durumu var mı? Ekibimize ulaşın böylece kullanım durumunuzla ilgili size yardımcı olabiliriz.

---

Daha fazla oku:

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/