Вилучення даних рахунків-фактур: повний посібник

Вилучення даних рахунків-фактур: повний посібник

Мітка часу: 8 січня 2024 р., 5:41 ранку
Витяг даних рахунків-фактур: повний посібник PlatoBlockchain Data Intelligence. Вертикальний пошук. Ai.

Вступ

У сучасному бізнес-середовищі спеціалісти з питань кредиторської заборгованості повинні мати можливість обробляти рахунки-фактури та платежі якомога швидше та ефективніше. У міру зростання організації зростає й кількість рахунків-фактур, які потрібно обробити, що вимагає більшого розміру команди та довшого часу обробки. На додаток до цього, ручне вилучення та обробка даних рахунків-фактур також досить схильне до помилок, що призводить до більших інвестицій ресурсів, ніж потрібно. Одним із найважливіших етапів обробки рахунків-фактур є вилучення даних із рахунків-фактур. Якщо виконувати вручну, цей крок не тільки займає найбільше часу, але й найбільш схильний до помилок. Таким чином, рішення полягає не в тому, щоб наймати більшу команду для виконання цього вручну, а в тому, щоб інвестувати в автоматизоване вилучення даних рахунків-фактур. У цій публікації в блозі ви дізнаєтесь, що таке вилучення даних рахунків-фактур, як це зробити та деякі з популярних методів вилучення даних рахунків-фактур.

Перш ніж перейти до вилучення даних рахунків-фактур, давайте спочатку зрозуміємо, що таке рахунок-фактура.

Рахунок-фактура — це документ, у якому викладаються деталі операції між покупцем і продавцем, включаючи дату операції, імена та адреси покупця та продавця, опис товарів або послуг, що надаються, кількість товарів, ціна за одиницю та загальна сума до сплати.

Рахунки-фактури містять важливу інформацію, як-от відомості про клієнта та постачальника, інформацію про замовлення, ціни, податки тощо. Інформацію, яку потрібно отримати та зіставити з іншими документами, як-от форми замовлення, накладна тощо, перед обробкою платежу.

Хоча це звучить просто, отримання даних із рахунків-фактур може зайняти багато часу, оскільки рахунки-фактури мають різні формати. Крім того, рахунки-фактури також містять як структуровані, так і неструктуровані дані, які може бути важко витягти вручну, і для цього потрібне програмне забезпечення для автоматичного вилучення даних рахунків-фактур, наприклад Нанонети мати можливість швидко обробляти рахунки-фактури.

Автоматизуйте введення даних вручну за допомогою програмного забезпечення OCR Nanonet на основі штучного інтелекту. Миттєво збирайте дані з рахунків-фактур. Скоротіть час виконання робіт і позбавтеся ручних зусиль.

Вилучення даних рахунків-фактур створює безліч проблем для команд AP, оскільки рахунки-фактури постачаються в різних шаблонах і можуть містити низку інформації, яка може бути важливою або не важливою для обробки рахунку-фактури командою AP. Нижче наведено деякі з проблем.

  • Різні формати рахунків-фактур – Рахунки-фактури надходять у різних форматах, включаючи паперовий, PDF, EDI тощо, що може ускладнити отримання та обробку рахунків-фактур.
  • Стилі шаблонів рахунків-фактур – Окрім форматів, рахунки-фактури також мають різні шаблони. Деякі рахунки-фактури можуть містити лише найважливішу інформацію, тоді як інші можуть містити багато небажаної інформації. Крім того, точки даних можуть бути присутніми в різних місцях рахунка-фактури, тому видобування даних вручну забирає багато часу.
  • Якість і точність даних – Вилучення даних рахунків-фактур вручну може призвести до затримок і неточностей у отриманій інформації.
  • Великий обсяг даних – Зазвичай організації щодня обробляють величезну кількість рахунків-фактур. Робити це вручну для цих компаній надзвичайно довго та дорого.
  • Різні мови – Міжнародні постачальники зазвичай обмінюються рахунками-фактурами різними мовами, що команді AP може бути важко обробити вручну, якщо вони не знають мови. Ці рахунки також важко обробити для простого програмного забезпечення для автоматизації.

Підготовка даних перед вилученням є вирішальним етапом обробки рахунків-фактур. Цей крок має ключове значення для гарантування точності та надійності даних, особливо під час роботи зі значними обсягами даних або роботи з неструктурованими даними, які можуть містити помилки, невідповідності або інші фактори, здатні вплинути на точність процесу вилучення.

Одним із ключових методів підготовки даних рахунків-фактур для вилучення є очищення та попередня обробка даних.

Важливим методом підготовки даних рахунку-фактури для вилучення є очищення та попередня обробка даних. Цей процес передбачає розпізнавання та виправлення помилок, невідповідностей і різних проблем у даних перед тим, як почати процес вилучення. Для цієї мети можуть бути використані різні техніки, які охоплюють:

  • Нормалізація даних: перетворення даних у загальний формат, який легше обробляти та аналізувати. Це може передбачати стандартизацію формату дати, часу та інших елементів даних, а також перетворення даних у узгоджений тип даних, наприклад числові або категоріальні дані.
  • Очищення тексту: передбачає видалення сторонньої або нерелевантної інформації з даних, такої як стоп-слова, знаки пунктуації та інші нетекстові символи. Це може допомогти підвищити точність і надійність методів вилучення тексту, таких як OCR і NLP.
  • Перевірка даних: це передбачає перевірку даних на наявність помилок, невідповідностей та інших проблем, які можуть вплинути на точність процесу вилучення. Це може передбачати порівняння даних із зовнішніми джерелами, такими як бази даних клієнтів або каталоги продуктів, щоб переконатися, що дані точні й актуальні.
  • Збільшення даних: додавання або зміна даних для підвищення точності та надійності процесу вилучення. Це може передбачати додавання додаткових джерел даних, таких як соціальні мережі чи веб-дані, щоб доповнити дані рахунків-фактур, або використання методів машинного навчання для створення синтетичних даних для підвищення точності процесу вилучення.

Існує багато різних методів вилучення даних. Вибір правильного методу вилучення даних рахунків-фактур дуже важливий для ефективної роботи команди AP.

Вилучення даних рахунків-фактур вручну. Вилучення даних рахунків-фактур вручну передбачає, що людина фізично переглядає рахунок-фактуру та вручну вводить відповідну інформацію в облікове програмне забезпечення, де її потім можна порівняти та обробити до здійснення платежу. Цей процес займає дуже багато часу та може бути схильний до людських помилок. Зазвичай вилучення даних рахунків-фактур вручну може спричинити затримки та платежі та спричинити непотрібне тертя між постачальниками.

  • Онлайн-інструменти вилучення даних: якщо вам потрібно отримати інформацію з певного типу документа, де інформація та формат в основному залишаються незмінними, існує багато доступних інструментів, які можуть допомогти у вирішенні конкретного випадку використання. Наприклад, якщо вам потрібно перетворити PDF на текст, багато онлайн-інструментів можуть допомогти команді AP спростити цей процес. Програмне забезпечення для перетворення забезпечує більш надійний і точний метод вилучення. Однак вони майже не забезпечують автоматизації звичайних або складних процесів вилучення даних рахунків-фактур.
  • Вилучення даних рахунків-фактур на основі шаблонів: Вилучення даних рахунків-фактур на основі шаблонів ґрунтується на використанні попередньо визначених шаблонів для вилучення даних із певного набору даних, формат якого в основному залишається незмінним. Наприклад, коли відділу AP потрібно обробити кілька рахунків-фактур одного формату, можна використати вилучення даних на основі шаблону, оскільки дані, які потрібно витягти, залишатимуться незмінними для всіх рахунків-фактур.

    Цей метод вилучення даних є надзвичайно точним, якщо формат залишається незмінним. Проблема виникає, коли є зміни у форматі набору даних. Це може спричинити проблеми з вилученням даних на основі шаблону та може потребувати ручного втручання.
    програмне забезпечення

  • Автоматизоване вилучення даних рахунків-фактур за допомогою OCR: якщо у вас є кілька типів рахунків-фактур або велика кількість рахунків-фактур, з яких потрібно отримати дані, на основі штучного інтелекту Програмне забезпечення для OCR, Як Нанонети, забезпечити найзручніше рішення. Такі інструменти забезпечують технологію OCR (оптичне розпізнавання символів) для розпізнавання тексту зі сканованих документів або зображень.

    Ці інструменти надзвичайно швидкі, ефективні, безпечні та масштабовані. Вони використовують комбінацію AI, ML, OCR, РПА, розпізнавання тексту та шаблонів, а також багато інших методів, щоб переконатися, що отримані дані є точними та надійними. Мало того, ці засоби вилучення даних може підтримувати вилучення тексту з кількох джерел, наприклад вилучення тексту з зображеньі навіть вилучення рукописного тексту із зображень.

Висновок

Підсумовуючи, автоматизація вилучення даних рахунків-фактур має вирішальне значення для всіх команд AP, щоб мати можливість ефективно й результативно обробляти рахунки-фактури. Важливо мати можливість обробляти рахунки-фактури протягом встановленого періоду часу, щоб платежі постачальникам могли бути здійснені в обіцяні терміни та уникнути непотрібного тертя.

Техніка та тип вилучення даних рахунків-фактур, які використовує команда AP, залежать від джерел вхідних даних і конкретних потреб бізнесу, і їх потрібно ретельно оцінити перед впровадженням. Інакше це може призвести до непотрібної втрати як часу, так і ресурсів.

Усуньте вузькі місця, створені процесами вилучення даних рахунків-фактур вручну. Дізнайтеся, як Nanonets може допомогти вашому бізнесу легко оптимізувати вилучення даних рахунків-фактур.

Часова мітка:

Більше від ШІ та машинне навчання