6 ключових показників ефективності кредиторської заборгованості для вимірювання

Перевидано Платоном

читають: 0

6 найкращих ключових показників ефективності кредиторської заборгованості для вимірювання аналізу даних PlatoBlockchain. Вертикальний пошук. Ai.

Підвищте ефективність своєї організації за допомогою практичного застосування правильних ключових показників ефективності!

Пітер Друкер якось сказав: «Якщо ви не вимірюєте це, ви не можете покращити це».

Відстеження ефективності роботи відділу кредиторської заборгованості вашої компанії потребує значно більше зусиль, ніж просто відстеження кількості рахунків-фактур, термін оплати яких пройшов!

Стратегічний підхід до роботи з вашою командою AP може поставити ваш бізнес у вихор прибуткових можливостей, водночас уникнувши таких проблем, як – поганий рух грошових коштів у компанії, суперечливі відносини з постачальниками та відсутність джерел додаткових доходів; сьогодні ми покажемо вам, як використання певних KPI може зрештою допомогти вашій команді AP підвищити ефективність.

Що таке KPI?

KPI є абревіатурою від терміна – ключовий показник ефективності. Як випливає з назви, KPI є кількісним показником ефективності будь-якої конкретної цілі протягом певного періоду часу.

Власники бізнесу та кваліфіковані професіонали часто плутають терміни – ключовий показник ефективності та метрика. Ось чим вони відрізняються:

Ключові показники ефективності позитивно впливають на загальні результати вашого бізнесу. Вони відіграють ключову роль у підтримці вашої загальної бізнес-стратегії та визначають те, що важливо для сприяння розвитку бізнесу в довгостроковій перспективі. Наприклад: середній час, витрачений на затвердження рахунка-фактури, і кількість днів непогашеної заборгованості.

З іншого боку, показники є інструментом для вимірювання повсякденної діяльності у вашому бізнесі, який допомагає підтримувати ключові показники ефективності. Самі по собі вони не є критичними, але все ж можуть мати незначний вплив на ваш бізнес. Прикладом показників може бути – відсоток прямих рахунків-фактур і рентабельність інвестицій в автоматизацію рахунків-фактур.

Існує багато різновидів ключових показників ефективності, які можуть виявитися плідними для вашого бізнесу. У той час як деякі компанії люблять відстежувати свій щомісячний вимірний прогрес, інші люблять мати більш довгострокове бачення. Ось деякі з поширених типів KPI, про які вам слід знати:

Оперативний: Ці KPI допомагають виміряти ефективність вашого бізнесу за коротший проміжок часу, головним чином зосереджуючись на бізнес-процесі. Приклад: рівень помилок у фінансовому звіті, звіти, створені на одного працівника.

Провідний і відстаючий: Провідні індикатори допомагають відстежувати розвиток вашого бізнесу та майбутні бізнес-результати. Тоді як відстаючі KPI допомагають відстежувати ваші минулі бізнес-рішення. Поєднання обох може породити чудову бізнес-стратегію. Приклад: середній дохід на користувача.

Функціональний: Деякі з ключових показників ефективності можуть бути пов’язані з певними функціями, такими як бухгалтерський облік, фінанси тощо. Приклад: бухгалтерські витрати, оборот кредиторської заборгованості.

Стратегічний: Це допомагає контролювати ваші бізнес-цілі в довгостроковій перспективі. Приклад: частка ринку та повернення інвестицій.

Чому ключові показники ефективності важливі для команд AP з кредиторської заборгованості?

Ключові показники ефективності можуть бути вирішальним показником для визначення того, чи відповідає прогрес вашої команди з питань кредиторської заборгованості загальним бізнес-цілям вашої компанії. Деякі з важливих причин, чому KPI дедалі частіше використовують команди AP у різних компаніях, це:

Зменшити фактори ризику: Ключові показники ефективності можуть відігравати вирішальну роль у вказівці здоров’я вашої організації. У довгостроковій перспективі вони можуть допомогти зменшити фактори фінансового ризику та перетворити ваш бізнес на прибутковий.
Об’єднайте свої команди: Переконайтеся, що ви та ваші команди AP завжди в курсі закриття книги наприкінці місяця, і ви як менеджер можете оцінити, чи потрібно вам додати ресурси – людей або програмне забезпечення для підвищення продуктивності.
Відстежувати прогрес: KPI гарантують, що кожен співробітник команди AP відчуває відповідальність за свій прогрес. Це також допомагає керівникам команд рухатися в більш систематичний спосіб.
Налаштуйте свої стратегії: Маючи чітку інформацію про те, що працює для бізнесу, а що ні, ви можете спрямувати свої бізнес-стратегії в правильному напрямку та працювати відповідно.

Які ключові показники ефективності можуть вирішити для команди AP?

Якщо ви менеджер AP, ви знаєте, як важко буває керувати відносинами з постачальниками, відстежувати рахунки-фактури та керувати ліквідністю. Більшість підприємств вважають команду AP основним джерелом доходу.

Відділ кредиторської заборгованості є критично важливим компонентом будь-якої сфери діяльності. Навіть найменша помилка в бізнес-функціях, які виконує відділ, може коштувати компанії серйозної невдачі.

Ключові показники ефективності можуть надати глибше розуміння бізнес-операцій і, таким чином, допомогти знайти комплексні рішення проблем.

Наприклад, такий високий KPI, як «Середній час до платежу», може вказувати на те, що є затримка платежів постачальникам, оскільки в компанії недостатньо грошових потоків. Таким чином, це спрацює як показник того, що в бізнесі є проблема з отриманням прибутку.

Іншим прикладом, який допоможе вам зрозуміти важливість KPI для команд AP, є кількість рахунків-фактур, оброблених компанією. Якщо ваша компанія має більшу кількість рахунків-фактур порівняно з вашими конкурентами, це означає, що ви працюєте із занадто великою кількістю постачальників. Таким чином, ви, у свою чергу, втрачаєте чудові знижки від консолідації бізнесу.

Подібним чином багато платіжних показників можуть означати, що ваш бізнес бере участь у зловмисних методах AP. Наприклад, якщо ви хочете відстежити, скільки коштує вашій команді обробка одного рахунка-фактури, ви можете відстежувати – Вартість за рахунок-фактуру.

Чи знаєте ви, що команда AP займає майже 25 днів, щоб обробити паперові рахунки? Тепер, якщо ви не хочете потрапляти в цю групу відстеження, ви можете відстежувати час виконання!

Які важливі KPI слід відстежувати?

Досягніть внутрішніх бізнес-цілей і порівняйте свої бізнес-конкурентів за допомогою ключових показників ефективності!

1. Вартість кредиторської заборгованості за рахунком-фактурою

Якщо ви переконані, що потрібно порівнювати прогрес вашої команди AP за KPI, то першим KPI, який прийде вам на думку, буде – вартість кредиторської заборгованості за рахунок-фактуру.

Зараз це ключовий показник ефективності, який може відрізнятися в різних компаніях і галузях. Тому варто витрачати кожну секунду вашого часу на його вимірювання. Як ви, ймовірно, зрозуміли з назви, Cost Per Invoice використовується для розрахунку, скільки грошей відділу AP коштує обробка одного рахунку-фактури.

Він вимірюється шляхом ділення загальних витрат, понесених відділом, на кількість рахунків-фактур, оброблених за певний проміжок часу. Щоб отримати точнішу цифру KPI, важливо враховувати як прямі, так і непрямі витрати під час розрахунків.

Витрати, які необхідно включити під час розрахунків: вартість ІТ-інфраструктури та підтримки програмного забезпечення, вартість усіх працівників, залучених до відділу AP, час затверджувача та будь-які додаткові витрати у вигляді комісії за прострочення платежу тощо.

Висока вартість за рахунок-фактуру може бути наслідком неефективності в самому відділі AP (головним чином через ручні завдання), частих розбіжностей із постачальником щодо рахунків-фактур або неякісного навчання.

Формула = Всього видатків відділу АП/No. оброблених рахунків-фактур

Загальні витрати повинні включати всі витрати на персонал та інфраструктуру, про які ви можете подумати, а також інші накладні витрати. Ні. рахунків-фактур має включати всі заплановані, оброблені та оплачені рахунки-фактури протягом обумовленого періоду часу.

Промисловий еталон: Обробка одного рахунка-фактури вручну коштуватиме вам XNUMX середній від 12 30 до XNUMX XNUMX доларів США. Для деяких організацій вона може досягати 40 доларів.

2. Середній час до оплати

Якщо ви вимірюєте вартість за рахунок-фактуру, то приділіть трохи часу, щоб також виміряти середній час до оплати вашої команди AP!

Щоб виміряти цей KPI, вам потрібно спочатку обчислити загальний час, витрачений командою AP на обробку рахунків-фактур. Годинник для обчислення цього показника починає цокати, щойно відділ отримує рахунок-фактуру, до моменту, коли визначений постачальник отримає свій платіж.

Що більше часу потрібно команді AP для обробки рахунка-фактури, то вищим буде KPI вартості за рахунок-фактуру.

Якщо говорити непрофесіоналом, то чим швидше ваша команда AP працюватиме з обробкою минулих рахунків-фактур, тим менше вони будуть відставати, коли надійдуть нові рахунки-фактури. Цільовий середній час до платежу може відрізнятися між компаніями в основному залежно від їхньої політики щодо зберігання готівки. Тут важливо розуміти, що цей показник дає вам уявлення про грошові потоки вашої компанії.

Formula = Загальний час, витрачений на обробку рахунків/Кількість оброблених рахунків

Промисловий еталон: Це змінна метрика, середнє значення якої може становити 3.7–12.2 дня.

3. Середній час на рахунок-фактуру

Як ви знаєте, ваш бізнес може почати втрачати гроші замість того, щоб їх заробляти, якщо ви повільно обробляєте свої рахунки-фактури. Деякі з основних причин високого середнього часу обробки рахунка-фактури можуть бути такими:

Надто вичерпні робочі процеси: Надто складний робочий процес створює проблеми не лише для команди AP, але й для всіх відділів, які працюють у всьому світі.

Відкладена перевірка рахунків-фактур: Навіть незважаючи на те, що рахунки-фактури потрапляють на відповідні робочі столи в потрібний час, більшість із них залишаються на столі незатвердженими днями поспіль.

Кодування, що потребує багато часу: Час затримки обробки рахунків-фактур збільшується через використання застарілого програмного забезпечення або повторну перевірку кожного посилання в рахунку-фактурі.

Середній час обробки рахунку-фактури також залежить від розміру підприємства та його промислової сфери. Як ви вже могли здогадатися, якщо середній час обробки одного рахунка-фактури великий, ваша команда потрапляє в порочне коло високого середнього часу до оплати та вартості за рахунок-фактуру.

Формула = Час, витрачений на введення ключів + повторне введення ключів + перевірки матеріалів + визначення контрольних точок маршруту + погодження + переказ + узгодження + оновлення зв'язку.

Еталонний показник галузі: Для малого та середнього бізнесу може знадобитися близько 25 днів, щоб вручну обробити один рахунок-фактуру.

4. Кількість рахунків-фактур, оброблених за день одним персоналом AP

Ще один важливий KPI для вимірювання ефективності вас і ваших команд AP – це кількість рахунків-фактур, оброблених за день на одного працівника. Це допоможе вам зрозуміти сильні сторони вашої команди AP, а також сірі зони, які їм потрібно покращити.

Час, витрачений співробітником команди AP на обробку рахунка-фактури, також суттєво впливає на інші бізнес-відділи. До тих пір, поки працівник не внесе рахунок-фактуру в систему ERP, жоден інший відділ не зможе оцінити його розвиток.

Іншими серйозними проблемами, які можуть виникнути через цю затримку, є: ненадання знижок постачальникам, неправильне управління грошовими потоками, порушення відносин між бізнесом і постачальником тощо.

Тут вам також потрібно буде розглянути завдання обробки, яке виконує кожен співробітник AP.

Еталонний показник галузі: Середній співробітник AP обробляє приблизно 5 рахунків-фактур щогодини. Це становить 42 рахунки-фактури на день!

5. Відсоток винятків у рахунках-фактурах

Розбіжності в даних рахунків-фактур і замовленнях на купівлю або вузьке місце в процесі затвердження рахунків-фактур можуть призвести до винятків. Типовим прикладом винятку для рахунків-фактур є помилки маршрутизації під час обробки рахунків-фактур або очікування на затвердження. Це може затримати процес оплати рахунків-фактур і навіть може призвести до зловмисних методів AP, як-от дублікатів платежів.

Формула = Коефіцієнт виключення рахунків/кількість оброблених рахунків * 100

Еталонний показник галузі: Середній показник промисловості для рахунків-фактур становить близько 24.6%.

6. % рахунків-фактур, оброблених в межах умов платежу (оптимізація грошових потоків)

Цей показник обчислює кількість рахунків-фактур постачальника, які компанія оплатила вчасно. Він відстежує кількість рахунків-фактур, сплачених у вказану дату в межах умов рахунків-фактур або раніше. Низьке значення цього показника може вказувати на схильність до помилок ручну обробку рахунків-фактур, нечіткі вказівки щодо рахунків-фактур постачальника та неякісне навчання персоналу AP.

Щоб допомогти вам легко стежити за вищезазначеними KPI, ми склали список вказівок. Ось як ви можете відстежувати ключові показники ефективності вашої команди AP:

Визначте свої короткострокові та довгострокові бізнес-цілі, щоб відстежувати, чи зростає дохід вашої компанії чи залишається на місці.

Щоб отримати повну інформацію про моніторинг KPI, вам потрібно мати повний доступ до історичних даних і даних у реальному часі.

Виберіть правильні візуалізації для кожного визначеного показника. Для візуалізації бізнес-даних можна використовувати кілька типів діаграм, графіків і інформаційних панелей. Інвестиції в правильні інновації для відстеження KPI допоможуть вам приймати вигідні бізнес-рішення.

Виберіть узгоджені KPI, щоб доповнити візуалізацію та встановіть правильні контрольні показники. За допомогою вибраних вами контрольних показників KPI дозвольте зацікавленим сторонам протестувати показники.

Як ви відстежуєте KPI?

Як автоматизація покращує KPI?

Досягніть внутрішнього успіху вашої компанії та відкрийте для себе новітні технології, які допоможуть консолідувати ваш бізнес!

Бухгалтерський облік є складним завданням для кількох компаній. Навіть після циклів обробки даних вручну у вас чомусь завжди залишається більше даних компанії для сортування! Ось чому підприємства прямують до ери автоматизації.

З появою технологій сьогодні стало можливим заощадити гроші та підвищити ефективність бізнесу одночасно. Це може не лише звільнити вас від деяких адміністративних обов’язків компанії, але й надати вам важливі бізнес-дані в більш структурованому форматі.

Ось шість вагомих причин, чому ви повинні йти в ногу з цією тенденцією!

Економте свій час: Якщо ви менеджер AP, то ви знаєте, наскільки повільна ручна обробка може вплинути на KPI вашої AP. Автоматизація процесу розрахунків із заборгованістю допомагає виконувати такі повсякденні завдання, як введення даних і перевірка форм покупок, з більшою точністю та за менший час.

Обробка рахунків-фактур без помилок: Ми, люди, схильні до помилок, тоді як ШІ ні. Автоматизовані процеси AP призводять до нескінченного повторення завдань AP з нульовими помилками.

Доступ до оцифрованих документів: Ще одна ключова перевага використання автоматизованого процесу AP полягає в тому, що вам не потрібно турбуватися про заповнення важливих документів. Завдяки автоматизації ви можете відразу створювати оцифровані документи з самого початку та попрощатися з труднощами відстеження, сканування та надсилання замовлень електронною поштою.

Перевірка даних: Системи відстеження KPI дають вам змогу вносити необхідні бізнес-зміни за допомогою моніторингу графіків та іншої статистики. Ви також можете відобразити прогрес свого бізнесу за допомогою перевірки даних.

Підвищена продуктивність: Однією з найбільших переваг автоматизації процесу AP є те, що ви можете позбавити себе від виснажливих ручних завдань і зосередитися на більш важливих бізнес-завданнях.

Покращена доступність: Завдяки оцифровці ви можете перенести свої процеси AP у хмару та більше не турбуватися про подання документів у потрібні шафи!

Автоматизація проста за допомогою такого програмного забезпечення, як Flow Nanonets, яке може впоратися з процесом наскрізного розрахунку кредиторської заборгованості та допомогти вам у 10 разів підвищити ефективність. Ви можете автоматизувати процес виставлення рахунків-фактур, затвердження та оплати. Синхронізуйте дані в режимі реального часу зі своїм ERP, наприклад Quickbooks, для узгодження, моніторингу та виконання аналітики процесу AP.

Заплануйте демонстрацію з Flow від Nanonets сьогодні:

Висновок: банківський переказ через Paypal

Дізнайтеся, як стратегічно досягти своїх цілей щодо кредиторської заборгованості

Важливість автоматизації для оцифрування процесів AP вашої команди AP не може бути принижена.

Відчуйте силу автоматизації, підвищуючи ефективність своєї команди, керуючи виснажливими ручними завданнями та оцифровуючи важливі документи!

Nanonets може допомогти вам ефективно керувати вашою командою з питань кредиторської заборгованості, щоб ви могли витрачати свій час на керівництво своїм бізнесом з самого початку! Завдяки можливостям глибокого навчання ви можете легко отримувати будь-які промислові дані з будь-якого документа!

Автоматизуйте повсякденні ручні завдання, такі як оформлення рахунків-фактур у кабінетах, сканування замовлень на купівлю та багато іншого!

Збирайте дані з багатьох ресурсів і використовуйте їх для просування команди AP!

Отримайте ексклюзивний доступ до шаблонних агностичних рішень, які допомагають з’єднати крапки між різноманітною інформацією.

Скоротіть час, який ви витрачаєте на отримання рахунків-фактур, і автоматизуйте збір платежів!

Зменште прострочені платежі за рахунками та збільште свій грошовий потік