如何通过6步填写收据簿

在本博客中，我们将探讨填写收据簿的基本任务，这是小型和大型企业财务记录保存的基本要素。在收据簿中记录交易可确保财务管理的准确性、遵守税务法规以及轻松解决差异的能力。

我们将引导您了解收据簿的基础知识，包括其结构和收据上常见的信息。接下来，我们将提供实用步骤，并举例说明如何正确填写收据簿，确保每笔交易都得到全面、专业的记录。

我们还将深入探讨收据自动化的好处，以及 Nanonets 等平台如何改变您的财务记录保存方法。

了解收据簿

收据簿本质上是一本预先打印的表格簿，旨在记录卖方和买方之间的交易。书中的每个表格都作为一个独立的记录，概述了特定交易的详细信息，包括日期、购买的物品或服务、支付的金额以及涉及的各方。收据簿的主要目的是作为购买的实物证明，这对于会计、税务报告和解决相关各方之间可能出现的任何差异至关重要。

精心制作的收据可以作为购买证明和买卖双方的记录。虽然数字平台通过二维码和数字签名等功能增加了复杂性，但核心元素基本保持不变。以下是您应该在收据簿的每一页上找到的内容：

交易日期：显示购买时间。对于跟踪销售情况和让客户了解非常重要。

收据号码：每次销售都有一个唯一的编号。它对于稍后参考销售情况、处理退货或解决任何问题至关重要。

卖家信息：这部分列出了企业的名称、联系方式（地址、电话、电子邮件），有时还列出了商品或服务的销售者。

买家须知：有时需要，特别是对于商业销售。它可以包括买家的姓名和联系方式。

所售商品和服务的描述：一个简单的列表，显示所售的每件商品或服务、数量以及尺寸或颜色等重要细节。

销售商品和服务的价格：每件商品或服务旁边都会显示价格。如果需要，它还会显示每小时或每件商品的费率。

产品总计：它显示在所售商品和服务表下方，仅指示添加任何税费或额外费用之前的商品或服务的成本。

税：此处显示适用于销售的所有税费。正确征税是必须的。

额外费用：列出任何额外费用，例如送货或服务费。

总金额：客户需要支付的全价，包括一切。

付款方式： 显示客户是否使用现金、卡、支票、在线或任何其他付款方式付款。

退货条款：有关退货或换货的快速说明，以帮助客户了解出现问题时可以做什么。

签名行：在某些销售中，尤其是大型销售或服务中，需要签名以增加信任。

因此，这就是典型的收据簿页面的样子。

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数字收据簿与实体收据簿

数字收据和实体收据之间的争论不是关于优越性而是关于适用性。每种类型都有其自己的位置，选择通常取决于企业的具体需求、客户群和运营设置。这里的目标是做出符合您的业务目标和运营风格的明智选择。

方面	数字收据书籍	实物收据簿
无障碍	可以随时随地从多个设备进行访问。	需要亲自到场才能访问和查看。
存储	无限存储，不受物理空间限制；云存储有助于轻松组织和检索。	需要物理空间来存储；因损坏或错放而造成损失的风险。
安保行业	增强的安全功能（包括加密和备份）可防止丢失和未经授权的访问。	容易遭受物理损坏、盗窃和丢失。安全备份的选项有限。
价格	软件或平台的初始设置成本；持续成本可能包括云存储费用。	与印刷和购买书籍相关的费用；没有电子基础设施成本。
对环境造成的影响	减少纸张使用，促进环境可持续发展。	造成纸张浪费和环境足迹。
易用性	需要熟悉数字工具和平台。提供搜索和自动计算等功能。	直观且易于使用，无需精通技术。
客户偏好	受到重视数字记录和环保实践的客户的青睐。	在需要实物收据或首选用于记录保存或报销的情况下受到青睐。
合规和监管支持	出于税务和合规性目的，更易于管理、搜索和编译。	需要手动组织，并且出于报告目的进行编译可能非常耗时。

在某些情况下，采用混合方法——为在线交易提供数字收据，为现场销售提供实物收据——甚至可能是最好的策略。关键是保持灵活性并响应客户不断变化的偏好和需求以及不断变化的行业格局。

选择和准备

在深入了解填写收据簿的具体细节之前，根据您的业务需求进行选择和准备至关重要。以下是一些需要考虑的标准，以确保您的准备工作最适合您的业务要求：

永久性墨水的意义：选择使用永久性墨水的笔，以确保收据上的信息不会随着时间的推移而被弄脏或擦除。

选择正确的收据簿：您的交易性质在选择合适的收据簿方面起着关键作用。无论您的交易是一般交易还是涉及特定交易（例如租金或服务费），选择带有根据您的需求定制的自定义字段的收据簿都可以简化您的流程。

一式两份/三份副本的优点：使用多联收据簿不仅仅意味着向客户提供副本。原始收据通常是白色的，交给客户，而黄色的收据是直接复制的，用于企业记录。此设置可以扩展多达四种颜色以进行复杂的操作，从而实现结构化分布：白色用于客户，黄色用于销售，粉色用于财务，蓝色作为主副本。这种方法不仅简化了记录保存，还加强了文档记录，确保为企业及其客户提供全面的备份系统。

融入您的品牌：通过徽标、品牌颜色和其他视觉元素定制您的收据簿以反映您的品牌形象，从而增强您的品牌在每笔交易中的存在感和专业性。

预印静态字段： 效率是企业运营的关键。通过确保静态字段（例如卖家信息、退货政策等）预先打印在收据簿上，您无需重复手动输入。

移动交易的可移植性（如果需要）：收据设计的实用性至关重要。紧凑耐用的收据簿提供了便利性和可靠性，确保您始终准备好进行交易，无论您的业务将您带往何处。

安全功能（如果需要）：选择带有水印或独特编号系统的收据簿可以作为安全措施，有助于阻止欺诈和向客户灌输信心，从而保障交易的完整性。

花时间为您的企业选择和定制合适的收据簿是对您的运营效率和品牌形象的投资。

填写收据簿的步骤

仔细填写收据簿的过程可确保每笔交易都得到准确和专业的记录。这不仅有助于财务管理，还可以与客户建立信任。

假设您是一位小企业主莎拉，在当地经营一家咖啡店。一位常客约翰进来购买咖啡豆和咖啡杯。让我们了解莎拉如何填写此交易的收据簿页面。

第 1 步：日期和收据编号

始终以一致的格式（例如，MM/DD/YYYY）在收据顶部写下日期。对于收据编号，请考虑一个顺序系统，该系统从特定编号开始并随着每个收据而递增。该系统有助于维持秩序并简化记录保存。

• EventXtra XNUMX大解决方案：现在是 19 年 2024 月 XNUMX 日，这是当天的第一笔交易。
• 操作：在收据顶部，莎拉将日期写为“02/19/2024”。她检查了最后一个收据编号，即 #1050，因此她指定“1051”作为新的收据编号，并将其写在日期旁边。

第 2 步：联系方式

包括卖方（您的企业）和买方（您的客户）的联系方式，建立正式的交易记录。它可以提高可信度，并在未来需要沟通时提供必要的信息。

• EventXtra XNUMX大解决方案：咖啡店的详细信息已预先印在收据簿上。顾客约翰是常客，但对于较大的采购，莎拉喜欢记录顾客详细信息。
• 操作：由于约翰同意，莎拉在咖啡店预先打印的详细信息下方写下了他的名字“John Doe”和他的电话号码，留下了隐私空间。

第 3 步：产品或服务描述

为了清晰起见和保存记录，需要对所售产品或服务进行详细描述。它有助于解决争议、管理库存和了解销售趋势。列出每项产品或服务，包括相关详细信息，例如数量、尺寸、颜色或 SKU（库存单位）（如果适用）。尽可能具体以避免歧义。对于服务，可以包括所执行工作的简要描述。

• EventXtra XNUMX大解决方案：约翰购买了 2 袋咖啡豆和 2 个陶瓷咖啡杯。
• 操作：莎拉记下约翰购买的物品：
  • “咖啡豆 – 埃塞俄比亚混合咖啡，1 磅”x2
  • “陶瓷咖啡杯-蓝色”x2

第 4 步：定价详情

准确列出每件商品的价格并计算总成本对于买家和卖家来说都是至关重要的。它确保交易的透明度和信任。在列出的每个项目或服务旁边，写下价格。如果同一商品出售多个数量，请将价格乘以数量并写出总数。如果有折扣，请清楚列出并从商品总成本中扣除。

• EventXtra XNUMX大解决方案：咖啡豆每个 15 美元，杯子每个 10 美元。有促销活动，购买两袋咖啡豆可享受 5 美元折扣，与咖啡豆一起购买每杯可享受 2 美元折扣。
• 操作：莎拉列出了原价，然后应用折扣如下：
  • 咖啡豆：15 美元 x 2 = 30 美元
  • 咖啡豆折扣：-$5
  • 陶瓷咖啡杯：10 美元 x 2 = 20 美元
  • 杯子折扣（与咖啡一起购买）：-$4（每杯 2 美元）

第 5 步：小计、税金和总计

在计算最终总计之前，必须计算小计（税金和附加费前的总计）。然后，应用所有税费并添加额外费用（例如运费或手续费）来确定总计。

将所有项目的成本相加作为小计。根据您当地的税率计算税款，并将其与任何其他附加费用一起添加到小计中。这些数字的总和就是总计，即客户所欠的金额。

• EventXtra XNUMX大解决方案：应用折扣后，需要计算税前小计。当地销售税税率为8%。
• 操作：Sarah 通过添加折扣价格来计算小计：
  • 咖啡豆小计：$30 – $5 = $25
  • 马克杯小计：20 美元 – 4 美元 = 16 美元
  • 合计小计：25 美元（咖啡豆）+ 16 美元（杯子）= 41 美元
    然后，Sarah 计算小计的销售税：41 美元 x 0.08 = 3.28 美元。总金额（含税）计算如下：
  • 总计 = 41 美元（小计）+ 3.28 美元（税）= 44.28 美元

第 6 步：完成收据

检查收据的准确性可确保所有详细信息均正确且交易记录正确。签署收据即可验证收据，决定将哪一份副本提供给客户以及保留哪一份作为记录对于文档记录至关重要。

• EventXtra XNUMX大解决方案：莎拉需要检查收据的准确性、签名并向约翰提供副本来完成交易。
• 操作：莎拉检查收据的准确性，注明原始价格、应用的折扣以及最终含税总额。她满意地在收据底部签名。然后，她沿着穿孔线撕下最上面的副本（原件）并将其交给约翰。副本仍附在书中作为莎拉的记录。

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收据看起来像这样。

通过仔细遵循这些步骤，您可以为每笔交易创建可靠且专业的记录。这不仅有助于有效的财务管理，还可以增强整体客户体验，增强企业的信任和信誉。

填写租金收据簿的步骤

对于房东和物业经理来说，完成填写租金收据簿的细致过程至关重要。它确保每笔租金支付都得到准确和专业的记录，从而促进房东和租户之间的信任。考虑这样一个场景：您 Alex 是一位房东，向您的租户 Jordan 收取每月租金。让我们探讨一下 Alex 如何填写这笔交易的租金收据簿。

对于房东和物业经理来说，填写并注重细节的租金收据簿至关重要。它为金融交易提供了清晰的书面记录，并向租户保证他们的付款已记录在案。以下是您，作为一位名叫 Alex 的房东，如何为您的租户 Jamie 填写租金收据。

第 1 步：日期和收据编号

首先以标准格式（例如 MM/DD/YYYY）写入日期，以避免任何混淆。收据编号应遵循连续模式，这有助于有效地组织您的记录。
场景： 今天的日期是 19 年 2024 月 447000 日，之前的收据编号是 XNUMX。
行动： Alex 在指定行上输入日期“02/19/2024”，并写入“447001”作为下一个连续收据编号。

第 2 步：往返

明确注明付款的租户名称和付款接收人的姓名，通常是房东或物业管理公司。
场景： 杰米正在支付这个月的房租。
行动： Alex 在“FROM”部分写入“Jamie Smith”，在“TO”部分写入“Alex Johnson”，确定参与交易的各方。

第 3 步：付款详情

选中相应的框以表明该付款用于租金。通过写下开始日期和结束日期来指定租赁期限。如果付款是为了其他目的，例如保证金，请选中其他框并写下说明。
场景： 该付款涵盖 2024 年 XNUMX 月的租金。
行动： Alex 选中“出租”框，并在提供的行中写入“1 年 2024 月 31 日至 2024 年 XNUMX 月 XNUMX 日”。

第四步：金额

以数字和文字输入付款金额，以防止任何误解。这减少了错误并确保双方就支付的金额达成一致。
场景： 每月租金为1,200美元。
行动： 亚历克斯在方框中写下“$1,200”，并在“美元”旁边的行中写下“一千二百美元”。

第二步：付款方式

通过勾选相应的框来表明付款方式——现金、支票、汇票或信用卡。如果使用支票或汇票，请记下号码以供参考。
场景： 杰米用支票付款。
行动： Alex 选中“CHECK”框并将支票号码写入“ACCT”。不。”部分。

第 6 步：签名和余额

如果有任何未清余额，请在“到期”部分注明。然后，房东和租客都应在收据上签名以确认付款。如果向租户提供副本，请决定原件或副本是否适合他们的记录。
场景： 杰米的租金已全额支付，没有未付余额。
行动： 亚历克斯在“到期”部分写下“0”，在收据上签名，然后将原件交给杰米，同时保留副本作为记录。

通过严格遵循这些步骤，房东和物业经理可以为每笔租金交易创建可靠且专业的记录。

管理您的收据簿

一致性和清晰度：有效收据管理的基础之一是一致性。这意味着所有条目的日期、收据编号和详细信息均使用相同的格式。一致性不仅可以更轻松地参考和组织收据，还可以简化财务记录的审查和审计流程。

安全存储和组织：在当今的数字时代，备份物理记录从未如此重要。将收据簿存放在安全、干燥的地方，以免损坏。定期复印或扫描填写好的收据簿可提供防止丢失、损坏或磨损的安全网。数字备份应安全存储，使用加密存储解决方案来保护敏感信息。按时间顺序或以适合您业务运营的方式组织它们，确保在需要时轻松访问。

拥抱自动化：随着您的业务扩展，手动收据管理可能会变得效率低下并且容易出错。利用技术实现收据管理自动化可以节省时间并减少出错的可能性。 Nanonets 等工具提供了用于数字化收据、跟踪费用以及将财务记录无缝集成到会计系统中的解决方案。自动化不仅简化了流程，还释放了宝贵的时间来专注于核心业务活动。我们将在接下来的部分中更详细地讨论这一点。

自动化您的收据簿

收据自动化代表了财务管理的重大飞跃，提供了无与伦比的效率、准确性和跨各种业务系统的集成。从手动流程到自动化流程的转变不仅简化了操作，而且还提供了一个强大的自动化框架来记录和管理交易，从购买那一刻一直延伸到会计或 ERP 系统中的对账，一直到会计或 ERP 系统中的最终分类账条目。

让我们看看 Nanonets 如何自动化这些过程。

触手可及的轻松收据记录

所有手写和打印的收据都可以使用智能手机轻松扫描或直接上传到 Nanonets 平台。

所有数字收据都可以使用 Nanonets 平台直接创建和打印，也可以从邮件、应用程序和数据库导入 Nanonets。

这一过程确保每条数据，无论其来源如何，都能在集中式数字存储库中找到自己的位置，为进一步的行动做好准备。

释放 OCR 的力量，实现无缝数字化

Nanonets 不仅会读取您的收据，还会读取您的收据。它理解它们。 Nanonets 通过从每种类型的收据中提取关键数据并将其组织成结构化数字格式，消除了财务记录中的混乱情况。这种数字化过程不仅节省时间，还确保准确捕获和存储每笔交易。

智能分类和 GL 编码

纳米网不仅仅是数据收集。利用人工智能，它可以深入研究您的收据背景，了解您的金融交易的细微差别。 Nanonets AI 允许根据您自己的框架进行自动分类，甚至分配总账 (GL) 代码，从而简化财务报告和分析的流程。

增强的搜索功能和富有洞察力的支出分析

通过对您的收据进行数字化和组织化，Nanonets 解锁了强大的搜索功能。您现在可以轻松筛选财务数据，按总帐代码或其他维度对收据进行分类，并进行详细的支出分析。这些全面、实时的数据让您能够清晰地了解您的财务状况，使您能够做出明智的决策。

高级验证检查

借助 Nanonets，您可以配置预设的验证规则来识别交易中的任何差异或异常，在问题出现之前标记问题以供审查。

无缝 ERP 集成

Nanonets 提供与您的会计软件/ERP 系统/其他应用程序的无缝、实时数据同步。这种实时数据同步改变了游戏规则，消除了手动数据输入的需要，并确保您的财务记录始终是最新的。我们提供与数百种工具的无缝集成，包括 Gmail、Quickbooks、Xero 和 Stripe。

自动财务对账

只需点击几下即可同步银行对账单和 ERP 数据，Nanonets 不仅可以实现对账流程的自动化，而且速度还可以提高 90%。这意味着关闭月末账簿变得轻而易举，从而释放宝贵的时间和资源。

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从本质上讲，Nanonets 提供了一种多方面的收据自动化方法，可确保效率、准确性和集成性，为更加精简、富有洞察力和主动的财务策略铺平道路。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/how-to-fill-out-a-receipt-book/