如何整理账单？ – 3 种轻松跟踪账单的方法

账单是生活中不可避免的一部分。 无论您是企业、自由职业者还是领薪水的人，您都一定会有账单。 随着账单超载，您一定会丢失和忘记一些。

更高效 账单管理 从更好的组织开始，因此您永远不会丢失重要的账单。 但是如何有效地整理账单呢？ 如何开始？ 轻松跟踪账单的最佳做法是什么？

我们将讨论三种整理帐单的方法，以便您在需要时随时可以拿到。

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为什么需要整理账单？

当你有一个人处理较少数量的账单时，它很容易管理。 但是，随着账单的增加，错误必然会发生。 以下是您应该认真对待账单管理的一些原因：

忘记到期日期和金额： 跟踪多个账单、它们的日期和金额是一项繁琐的任务。 如果您错过付款，您可能需要支付额外的费用。

破坏信用评分： 及时的账单支付与您的信用评分相关联。 这里的一个凹痕会让你付出沉重的代价。

维护付款记录： 对于企业而言，维护付款、发票、账单等财务记录以保持合规性至关重要。 在审核期间，您必须提供准确可靠的数据。 遗漏账单可能会发出错误信号，并导致进一步的严格审计。

低效的预算： 帐单让您了解费用趋势，并帮助您密切关注预算与支出。 无法管理账单可能会导致无法跟踪预算。  

除此之外，组织账单可以帮助您解决身份盗用问题、管理财务记录并确保及时支付账单。

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像专业人士一样整理账单的 3 种方法！

本博客将讨论这三种组织账单的方法。 这些方法按准确性、效率和可靠性的递增顺序排列。

• 手动整理账单
• 将账单数字化并在桌面上对其进行分类
• 使用自动化工作流程自动化账单组织

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手动整理账单

手动整理账单涉及使用纸质文件夹和柜子对费用进行分类。 例如，您可以创建一个名为“招待费”的文件夹，用于存储与招待费相关的所有账单，例如聚餐、团队出游等。

您可以按照以下步骤手动整理账单：

• 按到期日对账单进行排序，并按支出类别对收到的账单进行分类。
• 为您的账单创建一个归档系统。 为每种类型的类别使用文件夹或橱柜。
• 要跟踪付款和到期日，请使用纸质或 Excel 电子表格并记下账单金额、到期日、付款状态和类别。
• 在您的移动设备上设置提醒，这样您就不会忘记支付账单。
• 在到期时付款并更新每张账单的付款状态。
• 将已付账单存储在单独的文件或存档中，以使您的活动账单跟踪表易于管理。
• 重复这个月度流程，让您的账单井井有条并受到控制。

优点：

• 这是一个简单的方法。
• 任何人都可以按照这些步骤在一个地方维护账单。

缺点：

• 需要大量的手动操作。
• 确定支出趋势具有挑战性。
• 收据很容易丢失或损坏。

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将账单数字化并以数字方式对其进行分类

数字化账单有助于降低损坏或丢失账单的风险。 请按照以下步骤以数字方式组织账单：

• 第一步是将账单数字化。 您可以使用手机为账单拍照。
• 您还可以使用 账单扫描仪应用程序 从账单中提取数据并有效地将账单数字化。
• 将扫描的图像上传到您的桌面上。
• 根据支出类别创建文件夹，并上传指定文件夹中的账单。
• 使用文件命名约定可以快速识别每张账单，例如账单类型和日期。
• 根据类别或截止日期将数字账单组织到子文件夹中。
• 您可以在桌面或 Google 云端硬盘、Sharepoint 等在线系统上执行此操作。
• 现在，使用电子表格或财务管理工具来跟踪账单到期日、付款状态和金额。
• 设置自动提醒，确保及时支付账单。
• 将您的数字账单备份到安全的云服务，以防止数据丢失。

优点：

• 更容易对付款进行分类和跟踪以及执行财务分析。
• 以数字方式存储账单可以消除丢失或损坏账单的风险。

缺点：

• 以数字方式存储财务信息会引起对数据安全的担忧。
• 您需要为收到的每张新账单执行整个练习。
• 您必须创建多个备份以确保您不会丢失数据。  

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使用自动化工作流程自动化账单组织

自动化工作流程是消除组织账单中手动任务的好方法。 大多数账单组织任务都是基于规则的，这意味着它们可以轻松编码。

像平台一样 纳米网 可以帮助您使用无代码工作流程自动化账单组织， 文档分类器和安全的云存储。 Nanonets 上的自动账单管理工作流程如下所示：

• 传入的账单将使用文档上传选项自动上传到 Nanonets。

• 然后将账单路由到 OCR 模型，从中提取相关数据，如账单金额、到期日、付款地址、付款条件等。

• 现在在接下来的阶段会发生很多事情：

1. 如果账单数据有任何错误，则账单数据格式正确。 例如日期格式、大写或删除特殊字符。
2. 根据账单金额、支出类别等重命名账单。
3. 根据账单数据，账单被归类到适当的支出类别中。
4. 如果出现任何错误，则会触发审批工作流程，将账单发送给您进行人工审核。
5. 您还可以将账单数据与您的银行对账单相匹配，以确保不会产生额外费用。

优点：

• 无差错且可靠的过程
• 创建 审计跟踪 自动。
• 没有丢失、损坏或忘记按时支付账单的风险。
• 自动化可以节省大量时间、精力和金钱。

缺点：

• 您将不得不付出一次性的努力来设置工作流程。 [我们的专家团队可以帮助您设置工作流程。]

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为什么要使用 Nanonets 来组织账单？

[嵌入的内容]

Nanonets 是一款基于人工智能的 OCR 软件，具有先进的无代码 流程自动化 和全球支付平台。 借助 Nanonets，您可以使用基于规则的工作流程自动执行任何手动流程。

纳米网 OCR软件 是市场上最好的之一。 它可以从任何文档中提取数据； PDF、图像、手写文档、excel、word 等，准确率超过 95%，比手动方法快 10 倍。

除此之外，您还可以使用 Nanonets 从文档中提取数据、对文档进行分类、使用数据库来 核实文件，执行 数据充实 任务，并将数据导出到不同的格式和数据库。

可能性是无穷无尽的。

以下是考虑 Nanonet 的一些原因：

• 从 Gmail、Drive、SharePoint、桌面等多个来源自动上传文档。
• 使用文档分类器对传入文档进行分类。
• 出色的文档匹配，轻松 文件验证.
• 在 <15 分钟内从任何文档中提取数据
• 设置自定义工作流程以执行数据增强， 审批自动化等等。
• 安全的文件存储和 文档归档.
• 无缝集成以与 5000 多个软件同步数据。
• 完全可定制的无代码界面。
• 免费移民协助。
• 7天免费试用
• 专门的客户成功经理。
• 基于角色的访问控制
• 24×7 支持

以下是 Nanonet 的功能及更多功能的一瞥​​：

超过 30,000 名用户使用 Nanonets 来自动化超过 30 万个文档流程。 Nanonets 是希望通过稳健、安全且无代码的平台优化文档流程的企业的完美选择。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/