Wie kann AP-Automatisierung zur Skalierung Ihres Unternehmens beitragen?

Mit der Expansion von Unternehmen nehmen das Transaktionsvolumen, die Komplexität der Finanzoperationen und der Bedarf an strategischem Cashflow-Management zu. Hier erweist sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) als entscheidendes Werkzeug, nicht nur für die Verwaltung von Zahlungen, sondern auch als strategisches Hilfsmittel für die Skalierung Ihres Unternehmens.

Bei der AP-Automatisierung geht es darum, Technologien zu nutzen, um die Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens zu rationalisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Es handelt sich um einen Wandel von der traditionellen, manuellen Bearbeitung ausgehender Ausgaben hin zu einem effizienteren, digitalen Ansatz. Dieser Wandel ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die skalieren möchten, da er sich direkt auf Bereiche wie betriebliche Effizienz, finanzielle Genauigkeit, Lieferantenbeziehungen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strategische Entscheidungsfindung auswirkt.

Bei der Integration der AP-Automatisierung in ein wachsendes Unternehmen geht es jedoch nicht nur um die Einführung neuer Software. Dazu gehört das Verständnis der differenzierten Art und Weise, wie sich diese Technologie mit verschiedenen Aspekten Ihrer Geschäftsabläufe überschneidet. Vom Erhalt von Rechnungen über die Verwaltung von Genehmigungen, die Erfüllung von Zahlungen bis hin zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Buchhaltungspraktiken kann jeder Schritt im Kreditorenbuchhaltungsprozess durch Automatisierung optimiert werden.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den kritischen Aspekten der AP-Automatisierung, die für Unternehmen, die sich auf Skalierung konzentrieren, von entscheidender Bedeutung sind. Wir untersuchen die wichtigsten zu überwachenden Kennzahlen, die bei der Skalierung zu berücksichtigenden Prozesse und worauf bei einer AP-Automatisierungssoftware zu achten ist, und bieten Unternehmen einen Fahrplan, um die Herausforderungen des Wachstums mit der Unterstützung fortschrittlicher AP-Lösungen zu meistern.

Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Unter Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) versteht man den Prozess, bei dem Softwarelösungen und Automatisierungstechnologien jeden Schritt des Kreditorenbuchhaltungsprozesses rationalisieren, von Rechnungszahlungen über Steuerberechnungen bis hin zur Lieferantenverwaltung. Diese Verlagerung von manuellen zu automatisierten Prozessen sorgt dafür, dass Aufgaben effizienter erledigt werden, wodurch der Zeitaufwand für die Dateneingabe, die Überprüfung menschlicher Fehler und die Lösung von Unstimmigkeiten reduziert wird. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist für Unternehmen notwendig, die die finanzielle Integrität ihres Unternehmens insgesamt verbessern möchten.​

Wie kann AP-Automatisierung zur Skalierung Ihres Unternehmens beitragen?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die eine effiziente Skalierung anstreben. Im Kern geht es bei der AP-Automatisierung um den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Optimierung des Prozesses der Verwaltung ausgehender Zahlungen an Lieferanten und Anbieter. Diese digitale Transformation des Kreditorenbuchhaltungsprozesses stellt nicht nur einen Wandel in der Zahlungsabwicklung dar, sondern eine grundlegende Änderung in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzgeschäfte verwalten.

1. Rechnungen erhalten

Skalierende Unternehmen sehen sich oft mit einer Flut von Rechnungen in verschiedenen Formaten konfrontiert, von papierbasiert bis digital, und in jedem dieser Formate sind unterschiedliche Dokumenttypen und -strukturen enthalten. Die AP-Automatisierung nutzt Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR) und KI, um Rechnungen unabhängig von ihrem Format zu digitalisieren und Schlüsseldaten daraus zu extrahieren.

Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen zeitnah und korrekt eingehen und im System erfasst werden, wodurch die Voraussetzungen für einen schnelleren und weniger fehleranfälligen Kreditorenbuchhaltungsprozess geschaffen werden. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern verringert auch das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen oder übersehen werden, was für die Vermeidung verspäteter Zahlungen und die Aufrechterhaltung guter Lieferantenbeziehungen von entscheidender Bedeutung ist.

2. Rechnungsbearbeitung

Nachdem Rechnungen eingegangen sind, müssen diese bearbeitet werden. Dazu gehört die Überprüfung der Rechnungsdetails, deren Zuordnung zu Bestellungen und die Sicherstellung, dass die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind. Manuell ist dies eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. 

Allerdings verarbeiten AP-Automatisierungssysteme diese Prozesse schneller und genauer. Sie können Rechnungen automatisch den entsprechenden Bestellungen zuordnen und etwaige Unstimmigkeiten zur Überprüfung markieren. Dies beschleunigt nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Überzahlungen oder Betrug.

3. Genehmigungsprozess

In jedem Unternehmen, insbesondere in solchen, die sich im Expansionsprozess befinden, ist ein robuster und effizienter Genehmigungsprozess für Rechnungen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Finanzbudgets nicht überschritten werden. AP-Automatisierungstools optimieren diesen Prozess, indem sie Rechnungen auf der Grundlage voreingestellter Regeln automatisch zur Genehmigung an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten. 

Dieser automatisierte Workflow stellt sicher, dass Rechnungen rechtzeitig genehmigt werden und verhindert so Engpässe. Darüber hinaus bietet es einen besseren Einblick in den Genehmigungsprozess, wodurch es einfacher wird, den Status von Rechnungen zu verfolgen und Abteilungen für Verzögerungen zur Verantwortung zu ziehen.

4. Erfüllung und Zahlung

Sobald die Rechnungen genehmigt sind, ist der nächste Schritt die Zahlungsabwicklung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Zahlungen so planen, dass sie nach der Genehmigung genehmigt werden, basierend auf den Bedingungen des Lieferanten und Überlegungen zum Cashflow des Unternehmens, um so die optimale Nutzung finanzieller Ressourcen sicherzustellen. 

Diese automatisierte Zahlungsabwicklung kann verschiedene Zahlungswege abwickeln, von elektronischen Überweisungen bis hin zu Schecks, und kann sogar Frühzahlungsoptionen anbieten, um von Rabatten zu profitieren (sofern Lieferanten diese für vorzeitige Zahlungen anbieten). Dieses Maß an Kontrolle und Effizienz bei der Verwaltung ausgehender Cashflows ist ein großer Vorteil für expandierende Unternehmen.

5. Aufzeichnung und Abrechnung

Der letzte Schritt im Kreditorenbuchhaltungsprozess ist die Erfassung von Transaktionen im Buchhaltungssystem des Unternehmens. AP-Automatisierungslösungen lassen sich nahtlos in die Buchhaltungssoftware integrieren und stellen sicher, dass alle Zahlungen in Echtzeit genau erfasst werden. Durch diese Integration entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe, wodurch das Fehlerrisiko verringert und sichergestellt wird, dass die Finanzunterlagen immer auf dem neuesten Stand sind. 

Genaue und aktuelle Finanzdaten sind für die Geschäftsanalyse und Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung, insbesondere in einem expandierenden Unternehmen, in dem das Finanzmanagement eine Frage der Strategie ist und für die Ermöglichung eines nachhaltigen Wachstums von entscheidender Bedeutung ist.

Zu überwachende Kreditorenbuchhaltungskennzahlen

Um festzustellen, ob eine AP-Automatisierung erfolgreich ist, ist es für Unternehmen sinnvoll, im Voraus zu definieren, wie sie dies verfolgen und überprüfen. Im Folgenden sind die wichtigsten Kennzahlen und Indikatoren aufgeführt, um festzustellen, wie viel Verbesserung die AP-Automatisierung für das Unternehmen bringt. Die ständige Verfolgung dieser Kennzahlen vor, nach und während des Kreditorenbuchhaltungsprozesses ist der Schlüssel zum Treffen fundierter Entscheidungen, die sich auf die Finanzstrategie und Integrität eines Unternehmens auswirken.

1. Bearbeitungszeit der Rechnung: Diese Kennzahl misst die Zeit vom Eingang einer Rechnung bis zur Genehmigung. Kürzere Bearbeitungszeiten bedeuten eine höhere Effizienz und ein besseres Cashflow-Management.
2. Kosten pro verarbeiteter Rechnung: Dies ist eine entscheidende Kennzahl, um die betriebliche Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltungsabteilung zu verstehen. Darin sind alle Kosten enthalten, die mit der Bearbeitung einer Rechnung verbunden sind, wie z. B. Arbeits-, Gemeinkosten- und Technologiekosten.
3. Anteil elektronischer Rechnungen: Die Verfolgung des Verhältnisses von elektronischen zu Papierrechnungen kann Aufschluss über den Grad der digitalen Integration in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess geben. Ein höherer Anteil elektronischer Rechnungen geht in der Regel mit einer höheren Effizienz und geringeren Bearbeitungskosten einher.
4. Umsatzquote der Kreditorenbuchhaltung: Dieses Verhältnis misst, wie oft ein Unternehmen seine Lieferanten in einem bestimmten Zeitraum auszahlt. Eine höhere Fluktuationsquote könnte auf gute Lieferantenbeziehungen hinweisen, muss aber auch mit Cashflow-Überlegungen in Einklang gebracht werden.
5. Ausnahmerate: Die Ausnahmequote erfasst den Prozentsatz der Rechnungen, die von der Standardverarbeitung abweichen – beispielsweise Rechnungen, die einer zusätzlichen Genehmigung bedürfen oder Unstimmigkeiten aufweisen. Eine niedrigere Ausnahmerate deutet auf einen optimierten AP-Prozess hin.

Die Überwachung dieser Kennzahlen liefert wertvolle Einblicke in die Effizienz und Effektivität Ihrer AP-Prozesse und leitet Verbesserungen und strategische Entscheidungen.

Prozesse, die Sie bei der Skalierung Ihres Unternehmens berücksichtigen sollten

Beim Versuch, ein Unternehmen effizient zu skalieren, ist es wichtig, dass Bereiche innerhalb des Kreditorenbuchhaltungsprozesses, die einen erheblichen Einfluss auf die Gesamteffizienz haben können, gut berücksichtigt werden. Im Folgenden sind einige wichtige Komponenten und Best Practices aufgeführt, die Sie beachten sollten:

1. AP-Funktionen zentralisieren: Wenn Unternehmen wachsen, kann die Zentralisierung der AP-Funktionen zu mehr Kontrolle, Standardisierung und Effizienz führen. Dazu gehört ein zentrales System für die Rechnungsverwaltung, -verarbeitung, -genehmigung und -zahlungen.
2. Entwickeln Sie starke Lieferantenbeziehungen: Der Aufbau enger Beziehungen zu Lieferanten und die regelmäßige Überprüfung der Lieferantenbedingungen können zu günstigeren Konditionen wie Rabatten oder besseren Zahlungsbedingungen führen, die für ein expandierendes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Wenn Sie Lieferanten pünktlich oder vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen, erhöhen sich die Chancen auf Rabatte und günstige Konditionen, die sich in der Wachstumsphase als großartig erweisen können.
3. Integrieren Sie AP mit anderen Geschäftssystemen: Die Integration der AP-Automatisierung mit anderen Geschäftssystemen wie ERP oder CRM gewährleistet die Datenkonsistenz und bietet einen ganzheitlichen Überblick über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
4. Implementieren Sie erweiterte Analysen: Der Einsatz von Analysen zur Gewinnung von Einblicken in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen kann entscheidend für die Entscheidungsfindung, die strategische Planung und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sein.
5. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung: Durch die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der AP-Prozesse wird sichergestellt, dass diese effizient bleiben und an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst sind.

Worauf Sie bei einer AP-Automatisierungssoftware zur Skalierung Ihres Unternehmens achten sollten

Der globale Markt für AP-Lösungen wurde im Jahr 2.6 auf 2021 Milliarden US-Dollar geschätzt und wird bis 6.7 voraussichtlich 2032 Milliarden US-Dollar erreichen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 10 %. Während es viele AP-Automatisierungslösungen gibt, die den Markt überschwemmen, sollte ein Unternehmen je nach seinen eigenen Bedürfnissen, Zielen und bestehenden Systemen eine auswählen. Im Folgenden sind einige wesentliche Funktionen aufgeführt, die unserer Meinung nach in jeder von Ihnen gewählten Software enthalten sein sollten.

1. Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, größere Transaktionsvolumina ohne Leistungseinbußen zu bewältigen, was für wachsende Unternehmen unerlässlich ist.
2. Integrationsfähigkeiten: Suchen Sie nach Software, die sich problemlos in Ihre vorhandenen Buchhaltungssysteme und andere Unternehmenssoftware integrieren lässt, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.
3. Benutzerfreundliches Bedienfeld: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Software effizient nutzen kann, wodurch Schulungszeit und -kosten reduziert werden.
4. Robuste Datensicherheit: Angesichts der Sensibilität von Finanzdaten muss die Software über starke Sicherheitsprotokolle verfügen, um sich vor Datenschutzverletzungen zu schützen.
5. Anpassbare Arbeitsabläufe: Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Genehmigungshierarchien in der Software anzupassen, ist entscheidend für die Flexibilität, wenn sich Ihr Unternehmen, seine Größe und seine Prozesse weiterentwickeln.
6. Echtzeitanalysen und -berichte: Software mit integrierten Analyse- und Reporting-Tools liefert wertvolle Erkenntnisse für die strategische Entscheidungsfindung.
7. Compliance Management: Stellen Sie sicher, dass die Software den relevanten Finanz- und Datenschutzvorschriften entspricht. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn Ihr Unternehmen wächst und möglicherweise in neue Märkte expandiert.

Zusammenfassung

Das Wachstum des AP-Automatisierungsmarktes kann auf verschiedene Faktoren zurückgeführt werden, darunter die steigende Nachfrage nach Lösungen, die die Sichtbarkeit und Effizienz von Finanzsystemen in Unternehmen verbessern, sowie die Notwendigkeit, Transaktionszeiten und -kosten zu reduzieren.

Aber die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist viel mehr als nur ein Werkzeug zur effizienten Bearbeitung von Rechnungen und Ausgangsausgaben. Es ist ein strategischer Vorteil für Unternehmen, die skalieren möchten. Durch die Verbesserung der Effizienz, Genauigkeit und des Cashflow-Managements ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse versetzt die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung Unternehmen in die Lage, nachhaltig zu wachsen, Lieferantenbeziehungen zu stärken und erfolgreich daraus hervorzugehen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/