Qu’est-ce que la comptabilité et comment l’automatiser ?

Republié par Platon

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En tant que nouveau propriétaire d'entreprise, vous comprenez rapidement que la gestion de l'entreprise ne se limite pas à votre produit ou service. Améliorez vos compétences, gérez les relations avec les clients et les fournisseurs et, peut-être le plus important, conservez des enregistrements exacts de vos transactions. C'est là que la comptabilité entre en jeu.

Les chiffres effraient certaines personnes.

Peut-être que vous êtes l'un d'entre eux. Vous pensez peut-être : « Tout ira bien si je garde en tête une idée approximative de mes ventes et de mes dépenses. Jusqu'à ce que je commence, je peux me permettre d'embaucher quelqu'un pour s'occuper de ce genre de choses.

Cela pourrait être une erreur dangereuse. Dans le pire des cas, votre entreprise peut ne pas survivre à un audit financier au moment des impôts sans les registres appropriés. Dans le meilleur des cas, vous pourriez vous retrouver avec un enchevêtrement coûteux à régler lorsque vous engagez la bonne aide comptable. Quoi qu'il en soit, vous feriez mieux de conserver des enregistrements détaillés dès le premier jour.

Maintenant, vous devrez peut-être savoir : qu'est-ce que la comptabilité ? Comment puis-je tenir des registres appropriés ? Que sont les états financiers et comment puis-je les obtenir ? Dans cet article, nous allons parcourir les réponses à toutes ces questions et plus encore, afin que vous puissiez commencer votre parcours de comptabilité en toute confiance.

Qu'est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est le processus de tenue des registres financiers de votre entreprise. Une petite entreprise unipersonnelle peut s'en tirer en conservant des registres financiers écrits dans un cahier, mais les grandes entreprises ont besoin d'entrées détaillées.

Dans sa forme la plus simple, cela doit avoir du sens pour la personne qui tient les dossiers. Si votre entreprise ne compte pas une seule personne (propriétaire unique), votre comptabilité doit être présentée dans un format standard compréhensible par toutes les personnes impliquées : le propriétaire, le comptable ou le comptable, ainsi que tout professionnel externe tel que les agents de crédit ou les agents des impôts.

Le format standard de la comptabilité est le système de comptabilité en partie double. Votre système de comptabilité enregistre chaque montant de transaction à deux endroits différents. Chaque transaction comporte deux parties :

Une partie enregistrée au journal général : le journal de toutes les transactions sur tous les comptes ;
L'enregistrement pour chaque compte séparé est une partie enregistrée dans le grand livre. Le grand livre comporte différentes sections pour chaque dépense, compte client et source de revenu.

Le système de comptabilité en partie double est un système de recoupement intégré qui réduit les erreurs humaines. Les revenus et les dépenses sont tous deux enregistrés pour montrer le flux de trésorerie global et comment la transaction a affecté les différentes parties de votre entreprise.

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Tenue de livres vs comptabilité

Alors, quelle est la différence entre la comptabilité et la comptabilité ?

Si vous avez envisagé d'embaucher l'un de ces professionnels pour votre entreprise, vous pensez peut-être qu'un comptable n'est qu'un comptable coûteux. Rien ne pourrait être plus éloigné de la vérité. Les comptables et les comptables jouent un rôle vital pour les propriétaires d'entreprise et les directeurs financiers - ils servent différentes parties du cycle de vie financier de l'entreprise.

Le comptable gère l'enregistrement financier au jour le jour pour l'entreprise. Chaque jour, le comptable est occupé à traiter les écritures de transactions, à facturer les clients et à gérer les comptes en retard, à rapprocher les comptes, à suivre les dettes et à superviser la paie. Elle clôture les comptes à la fin du mois et équilibre les livres. La comptabilité est la partie pratique des soins financiers de l'entreprise.

Une fois le travail du comptable terminé, le travail du comptable commence. Elle prend les informations du mois ou de l'année et crée les états financiers. Au besoin, elle peut vérifier les états financiers et en discuter avec le propriétaire. Les états financiers joueront également un rôle clé dans la préparation des déclarations de revenus de l'entreprise - un autre travail pour le comptable. Le bon comptable peut également aider à la planification fiscale tout au long de l'année afin de minimiser l'impôt global à payer. Le travail du comptable est une analyse financière de niveau supérieur par rapport au travail du comptable.

Les ratios financiers, les montants aberrants et d'autres marqueurs clés du succès ou de l'échec d'une entreprise sont ce que le comptable recherche. Elle peut discuter de ces informations avec le propriétaire de l'entreprise ou le directeur financier afin que les dirigeants puissent disposer des informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques pour l'avenir de l'entreprise.

Une entreprise peut choisir le niveau d'aide financière dont elle a besoin de la part d'un comptable ou d'un aide-comptable. Les petites entreprises peuvent décider de ne pas embaucher d'aide comptable et de bricoler leur comptabilité au jour le jour. Ils ne peuvent employer un comptable que quelques heures par an pendant la saison des impôts.

Les grandes entreprises peuvent ne pas être en mesure de s'en tirer avec ce faible niveau d'aide extérieure. Ils peuvent avoir un service comptable interne complet pour le travail quotidien et une aide comptable externe pour la saison des impôts. Pour décider du niveau d'aide financière qui convient à votre entreprise, évaluez le budget, le secteur, le taux de croissance et les besoins généraux de votre entreprise.

Quels sont les deux types de comptabilité ?

Les deux types de comptabilité sont la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double.

La comptabilité en partie unique est aussi simple qu'une liste de chiffres dans un cahier ou une feuille de calcul Excel. Ajouter de l'argent, soustraire de l'argent. Si vous ne faites que commencer, cela peut être une excellente option pour vous aider à démarrer. Il s'agit d'une copie de votre relevé bancaire pour votre entreprise et peut être rapproché de votre relevé bancaire à la fin du mois pour plus d'exactitude.

Cependant, une fois votre entreprise démarrée, vous dépasserez assez rapidement cette méthode comptable. Il ne sera pas efficace pour les professionnels externes, tels que les préparateurs de déclarations de revenus ou les investisseurs, de voir comment se porte votre entreprise. Vos revenus peuvent sembler varier énormément d'un mois à l'autre ; si vous avez eu une dépense particulièrement importante, telle qu'un paiement d'assurance en début d'année, vous ne pourrez pas reconnaître que cette dépense "devrait" être répartie sur toute l'année car la police d'assurance couvre toute l'année. Une fois que votre entreprise commence à décoller, il est temps de passer à la comptabilité en partie double.

Le système de comptabilité en partie double enregistre les transactions pour montrer quelles parties de l'entreprise sont affectées par chaque transaction. La base du système de comptabilité en partie double est l'équation comptable, qui énonce :

Actif = passif + capitaux propres

Cela signifie que pour chaque transaction, les deux parties de la double entrée doivent maintenir l'équation comptable en équilibre.

Si un compte d'actif augmente, un passif ou un compte de capitaux propres (ou les deux) doivent également augmenter. Si un passif diminue, alors soit l'actif doit également diminuer, soit les capitaux propres doivent augmenter pour rester équilibrés. Chaque transaction est enregistrée d'une manière qui montre exactement quelle partie de l'entreprise est affectée par cette transaction spécifique. En fin d'année, le bilan montre comment l'équation comptable est reportée dans les états financiers de l'entreprise.

La comptabilité en partie double est généralement saisie dans un système logiciel de comptabilité tel que Quickbooks ou Xero et l'ensemble du processus peut être automatisé à l'aide d'un logiciel d'automatisation comptable tel que nanonets. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement en connectant le compte bancaire de l'entreprise au logiciel.

Quelle est la manière la plus simple de tenir une comptabilité ?

La façon la plus simple de faire la comptabilité est celle qui convient à votre entreprise. Un système de comptabilité en partie unique peut être le plus simple si votre entreprise est très petite. Cependant, la facilité d'enregistrement de vos revenus et dépenses dans une seule feuille de calcul Excel peut être compensée par les inconvénients de ne pas avoir de registres comptables appropriés pour les banquiers, les investisseurs ou les préparateurs de déclarations de revenus.

Si votre entreprise se développe rapidement, il sera plus facile à long terme d'avoir un système de comptabilité qui peut évoluer avec vous. Un système de comptabilité en partie double peut demander un peu plus d'efforts à mettre en place, mais il vous servira dès le début de votre entreprise jusqu'à sa taille.

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Quelle est la méthode de comptabilité la plus courante ?

La méthode de comptabilité en partie double est la méthode la plus courante dans le monde. Personne n'a encore mis au point un système aussi intuitif et sans erreur que le système de comptabilité en partie double.

Configuration de la comptabilité pour les entreprises

Afin de mettre en place la comptabilité de votre entreprise, vous devrez décider de la méthode que vous utiliserez pour votre comptabilité. Peut-être utiliserez-vous un logiciel de comptabilité basé sur le cloud comme Nanonets et QuickBooks ou peut-être que tout ce dont vous avez besoin est un modèle Excel.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous devrez bien réfléchir à toutes les dépenses et sources de revenus que vous avez pour votre entreprise. Si vous en avez besoin, vous pouvez passer à un autre système comptable après l'expansion de votre entreprise, mais il est préférable de choisir un système qui peut évoluer avec vous.

Avez-vous plusieurs comptes bancaires ou cartes de crédit pour votre entreprise qui devront être comptabilisés ?
Combien de sources de revenus avez-vous ?
- Plusieurs gammes de produits ?
- Prestations de service?
- D'autres revenus tels que des revenus immobiliers ou de placement?
Combien de fournisseurs payez-vous chaque mois ?
Quel genre de dépenses as-tu? Chaque dépense différente devra se voir attribuer une catégorie numérotée.
- Légal
- Assurance
- Location
- Utilitaires
- Voyage
- Autre

Comment faire de la comptabilité ?

Que vous choisissiez un logiciel de comptabilité ou une méthode simple comme Excel, vous commencerez. La plupart des logiciels de comptabilité sont intuitifs à utiliser et guident l'utilisateur dans la saisie des transactions, et Internet regorge de didacticiels Excel pour débutants.

Vous devez être méticuleusement précis lors de la saisie des transactions – certaines erreurs seront détectées par le logiciel ou lors du rapprochement des livres à la fin du mois, mais d’autres sont plus insidieuses.

Comment démarrer la comptabilité pour les débutants ?

Tout d'abord, choisissez une méthode de comptabilité qui convient aux besoins de votre entreprise.

Deuxièmement, organisez vos dossiers commerciaux afin de pouvoir les saisir dans votre modèle Excel ou votre logiciel de comptabilité sans manquer aucune transaction. Les relevés bancaires peuvent vous y aider.

Si vous avez des dossiers qui doivent être saisis au cours des mois précédents, vous pouvez demander d'anciens relevés de compte à votre banque. Cela devrait vous donner un aperçu assez précis des activités réalisées par votre entreprise au cours des derniers mois.

Troisièmement, établissez un horaire régulier pour vous assurer de ne pas prendre de retard dans votre comptabilité. Les très petites entreprises n'ont peut-être à faire de comptabilité qu'une fois par semaine. Les grandes entreprises devront le faire tous les jours et peuvent avoir besoin d'un personnel de comptabilité interne dédié pour gérer la charge de travail.

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Comprendre l'équilibre des livres

À la fin de l’exercice comptable, généralement à la fin du mois, vous devrez « équilibrer les comptes ». Cela signifie passer en revue vos registres comptables et vous assurer que les deux côtés de l’équation comptable correspondent. Certaines choses doivent être faites à la fin de la période pour garantir l’exactitude de votre comptabilité.

Rapprochement des relevés bancaires

Après la fin du mois, vous recevrez un relevé bancaire de votre banque. Vous devez parcourir le registre de caisse de votre entreprise dans le grand livre pour vous assurer que les transactions sur votre grand livre correspondent à ce que votre relevé bancaire enregistre. S'il y a des différences, comme un chèque que vous avez envoyé et qui n'a pas encore été compensé par la banque, vous devez en trouver la raison.

Essayez Modèle de rapprochement bancaire

Balance d'essai

La balance de vérification est une autre vérification qui garantit que chaque transaction est enregistrée à deux endroits. Vous devez additionner tous les soldes débiteurs et tous les soldes créditeurs de tous vos comptes. Ils doivent être égaux.

S'ils ne le font pas, vous devez découvrir pourquoi. Il se peut qu'un numéro ait été saisi de manière incorrecte, qu'une transaction ait été mal enregistrée ou pour une autre raison. Les logiciels de comptabilité ont souvent une protection intégrée contre les erreurs pour éviter que ce type d'erreur ne se produise en premier lieu.

Clôture des écritures de journal

Certains comptes doivent être « fermés » à la fin de chaque mois et leurs soldes sont transférés vers d’autres comptes du grand livre permanent. Tous les comptes de dépenses sont fermés à la fin du mois afin que leurs soldes puissent être déplacés vers la partie capitaux propres des livres. Cette action déplace les comptes de revenus et de dépenses, reflétés dans le compte de résultat, vers les comptes d'actifs et de capitaux propres, reflétés dans le bilan.

États financiers et comptabilité

Enfin, une fois que vous avez terminé vos tâches comptables quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, vous êtes prêt à intégrer ces informations dans vos états financiers annuels.

Tous vos comptes de revenus et de dépenses sont compilés dans un compte de résultat. Le compte de résultat indique vos ventes totales, vos dépenses totales et votre revenu ou perte final. Après avoir établi votre compte de résultat, le revenu ou la perte final est transféré dans la partie capitaux propres de vos comptes de bilan.

Tous vos comptes d’actif, de passif et de capitaux propres sont compilés dans le bilan. Le bilan montre comment chaque dollar de vos actifs est équilibré soit par la dette, soit par les capitaux propres. Le compte de résultat et le bilan sont des informations essentielles sur la santé et la rentabilité à court et à long terme de votre entreprise.

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Traitement des factures – Rapprochement des factures, téléchargement, extraction des données et paiement
Paiement – Envoyez des ACH et des virements électroniques directement depuis la plateforme
Processus des comptes créditeurs et débiteurs
Processus de saisie de données
Synchronisation des données ERP
Gestion des essais d'audit

Voici pourquoi vous devriez envisager les nanonets :

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