एपी ऑटोमेशन आपके व्यवसाय को बढ़ाने में कैसे मदद कर सकता है?

जैसे-जैसे व्यवसायों का विस्तार होता है, लेन-देन की मात्रा, वित्तीय संचालन की जटिलता और रणनीतिक नकदी प्रवाह प्रबंधन की आवश्यकता तेज हो जाती है। यहीं पर अकाउंट्स पेएबल (एपी) ऑटोमेशन एक महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में उभरता है, न केवल भुगतान के प्रबंधन के लिए बल्कि आपके व्यवसाय को रणनीतिक रूप से बढ़ाने के लिए भी।

एपी ऑटोमेशन में कंपनी के देय खातों के प्रबंधन से जुड़ी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित, अनुकूलित और स्वचालित करने के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाना शामिल है। यह आउटगोइंग खर्चों के पारंपरिक, मैन्युअल प्रबंधन से अधिक कुशल, डिजिटल दृष्टिकोण में परिवर्तन है। यह बदलाव उन व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण है जो बड़े पैमाने पर काम करना चाहते हैं, क्योंकि यह परिचालन दक्षता, वित्तीय सटीकता, विक्रेता संबंध, नियामक अनुपालन और रणनीतिक निर्णय लेने जैसे क्षेत्रों को सीधे प्रभावित करता है।

हालाँकि, बढ़ते व्यवसाय में एपी ऑटोमेशन को एकीकृत करने की यात्रा केवल नए सॉफ्टवेयर को अपनाने के बारे में नहीं है। इसमें उन सूक्ष्म तरीकों को समझना शामिल है जिनसे यह तकनीक आपके व्यवसाय संचालन के विभिन्न पहलुओं के साथ जुड़ती है। चालान प्राप्त करने से लेकर अनुमोदन प्रबंधित करने, भुगतान पूरा करने और उचित लेखांकन प्रथाओं को सुनिश्चित करने तक, एपी प्रक्रिया में प्रत्येक चरण को स्वचालन के माध्यम से अनुकूलित किया जा सकता है।

इस लेख में, हम एपी स्वचालन के महत्वपूर्ण पहलुओं पर प्रकाश डालते हैं जो स्केलिंग पर केंद्रित व्यवसायों के लिए आवश्यक हैं। हम मॉनिटर करने के लिए प्रमुख मेट्रिक्स, स्केलिंग करते समय विचार करने की प्रक्रियाओं और एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर में क्या देखना है, उन्नत एपी समाधानों के समर्थन से व्यवसायों को विकास की चुनौतियों से निपटने के लिए एक रोडमैप प्रदान करने का पता लगाएंगे।

देय खाते स्वचालन क्या है?

देय खाते (एपी) स्वचालन उस प्रक्रिया को संदर्भित करता है जहां सॉफ्टवेयर समाधान और स्वचालन प्रौद्योगिकियां चालान भुगतान से लेकर कर गणना और विक्रेता प्रबंधन तक एपी प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को सुव्यवस्थित करती हैं। मैन्युअल से स्वचालित प्रक्रियाओं में यह बदलाव यह सुनिश्चित करता है कि कार्य अधिक कुशलता से पूरे हो जाएं, डेटा प्रविष्टि और मानवीय त्रुटियों की जांच करने और विसंगतियों को हल करने में लगने वाला समय कम हो जाए। एपी स्वचालन उन व्यवसायों के लिए आवश्यक है जो अपनी कंपनी की समग्र वित्तीय अखंडता में सुधार करना चाहते हैं

एपी ऑटोमेशन आपके व्यवसाय को बढ़ाने में कैसे मदद कर सकता है?

देय खाते (एपी) स्वचालन कुशलतापूर्वक विस्तार करने का लक्ष्य रखने वाले व्यवसायों के लिए एक महत्वपूर्ण कड़ी है। इसके मूल में, एपी स्वचालन में आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं को आउटगोइंग भुगतान के प्रबंधन की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित और अनुकूलित करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करना शामिल है। एपी प्रक्रिया का यह डिजिटल परिवर्तन केवल भुगतान संसाधित करने के तरीके में बदलाव नहीं है, बल्कि व्यवसायों द्वारा अपने वित्तीय संचालन को प्रबंधित करने के तरीके में एक बुनियादी बदलाव है।

1. चालान प्राप्त करना

स्केलिंग व्यवसायों को अक्सर कागज-आधारित से लेकर डिजिटल तक विभिन्न प्रारूपों में चालानों की बाढ़ का सामना करना पड़ता है, और प्रत्येक के भीतर विभिन्न दस्तावेज़ प्रकार और संरचनाएं होती हैं। एपी ऑटोमेशन चालान के प्रारूप की परवाह किए बिना इनवॉइस से मुख्य डेटा को डिजिटाइज़ करने और निकालने के लिए ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) और एआई जैसी तकनीकों का उपयोग करता है।

यह सुनिश्चित करता है कि चालान प्राप्त हों और सिस्टम में तुरंत और सटीक रूप से लॉग इन हों, जिससे तेज और कम त्रुटि-प्रवण एपी प्रक्रिया के लिए मंच तैयार हो सके। यह न केवल दक्षता में सुधार करता है, बल्कि चालान के गुम होने या नजरअंदाज होने की संभावना को भी कम करता है, जो देर से भुगतान से बचने और अच्छे विक्रेता संबंध बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है।

2. चालान प्रसंस्करण

चालान प्राप्त होने के बाद, उन्हें संसाधित करने की आवश्यकता होती है। इसमें चालान विवरणों को सत्यापित करना, खरीद आदेशों से उनका मिलान करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि जिन वस्तुओं या सेवाओं का बिल दिया गया है वे प्राप्त हो गई हैं। मैन्युअल रूप से, यह एक समय लेने वाला और त्रुटि-प्रवण कार्य है। 

हालाँकि, एपी ऑटोमेशन सिस्टम इन प्रक्रियाओं को तेजी से और अधिक सटीकता से संभालते हैं। वे स्वचालित रूप से संबंधित खरीद आदेशों के साथ चालान का मिलान कर सकते हैं और समीक्षा के लिए किसी भी विसंगति को चिह्नित कर सकते हैं। इससे न केवल प्रसंस्करण समय में तेजी आती है बल्कि अधिक भुगतान या धोखाधड़ी की संभावना भी कम हो जाती है।

3. अनुमोदन प्रक्रिया

किसी भी व्यवसाय में, विशेष रूप से स्केलिंग की प्रक्रिया में, चालान के लिए एक मजबूत और कुशल अनुमोदन प्रक्रिया होना यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि वित्तीय बजट अधिक न हो। एपी स्वचालन उपकरण पूर्व-निर्धारित नियमों के आधार पर अनुमोदन के लिए चालान को स्वचालित रूप से सही व्यक्ति या विभाग तक पहुंचाकर इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करते हैं। 

यह स्वचालित वर्कफ़्लो सुनिश्चित करता है कि चालान समय पर स्वीकृत हों, जिससे बाधाओं को रोका जा सके। इसके अतिरिक्त, यह अनुमोदन प्रक्रिया में अधिक दृश्यता प्रदान करता है, जिससे चालान की स्थिति को ट्रैक करना और देरी के लिए विभागों को जवाबदेह बनाना आसान हो जाता है।

4. पूर्ति और भुगतान

एक बार चालान स्वीकृत हो जाने के बाद, अगला कदम भुगतान पूर्ति है। एपी स्वचालन वित्तीय संसाधनों के इष्टतम उपयोग को सुनिश्चित करते हुए, विक्रेता की शर्तों और व्यापार नकदी-प्रवाह विचारों के आधार पर, अनुमोदन के बाद ट्रिगर करने के लिए भुगतान निर्धारित कर सकता है। 

यह स्वचालित भुगतान प्रसंस्करण इलेक्ट्रॉनिक हस्तांतरण से लेकर चेक तक विभिन्न भुगतान मार्गों को संभाल सकता है, और छूट का लाभ उठाने के लिए शीघ्र भुगतान विकल्प भी प्रदान कर सकता है (यदि आपूर्तिकर्ता उन्हें शीघ्र भुगतान के लिए प्रदान करते हैं)। आउटगोइंग नकदी प्रवाह के प्रबंधन में नियंत्रण और दक्षता का यह स्तर व्यवसायों को बढ़ाने के लिए एक बड़ा लाभ है।

5. रिकॉर्डिंग और लेखांकन

एपी प्रक्रिया का अंतिम चरण व्यवसाय की लेखा प्रणाली में लेनदेन को रिकॉर्ड करना है। एपी स्वचालन समाधान लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ सहजता से एकीकृत होते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी भुगतान वास्तविक समय में सटीक रूप से दर्ज किए जाते हैं। यह एकीकरण मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता को समाप्त करता है, त्रुटियों के जोखिम को कम करता है और यह सुनिश्चित करता है कि वित्तीय रिकॉर्ड हमेशा अद्यतित रहें। 

सटीक और समय पर वित्तीय डेटा व्यवसाय विश्लेषण और निर्णय लेने के लिए महत्वपूर्ण है, खासकर एक बड़े व्यवसाय में जहां वित्तीय प्रबंधन रणनीति का विषय है, जो निरंतर विकास को सक्षम करने के लिए आवश्यक है।

निगरानी के लिए देय खाते मेट्रिक्स

यह निर्धारित करने के लिए कि एपी स्वचालन अभ्यास सफल है या नहीं, व्यवसायों के लिए यह पहले से परिभाषित करना अच्छा है कि वे इसे कैसे ट्रैक और जांच करेंगे। एपी स्वचालन व्यवसाय में कितना सुधार ला रहा है, इसकी पहचान करने के लिए नीचे मुख्य मैट्रिक्स और संकेतक दिए गए हैं। एपी प्रक्रिया से पहले, बाद में और पूरी प्रक्रिया के दौरान इन मेट्रिक्स पर लगातार नज़र रखना, कंपनी की वित्तीय रणनीति और अखंडता को प्रभावित करने वाले सूचित निर्णय लेने की कुंजी है।

1. चालान प्रसंस्करण समय: यह मीट्रिक चालान प्राप्त करने से लेकर उसके अनुमोदन तक लगने वाले समय को मापता है। कम प्रसंस्करण समय उच्च दक्षता और बेहतर नकदी प्रवाह प्रबंधन का संकेत देता है।
2. संसाधित प्रति चालान लागत: यह आपके एपी विभाग की परिचालन दक्षता को समझने के लिए एक महत्वपूर्ण मीट्रिक है। इसमें चालान संसाधित करने से जुड़ी सभी लागतें शामिल हैं, जैसे श्रम, ओवरहेड्स और प्रौद्योगिकी लागत।
3. इलेक्ट्रॉनिक चालान का प्रतिशत: इलेक्ट्रॉनिक बनाम पेपर चालान के अनुपात को ट्रैक करना आपकी एपी प्रक्रिया में डिजिटल एकीकरण के स्तर को इंगित कर सकता है। इलेक्ट्रॉनिक चालान का उच्च प्रतिशत आमतौर पर अधिक दक्षता और कम प्रसंस्करण लागत से संबंधित होता है।
4. खातों का देय टर्नओवर अनुपात: यह अनुपात मापता है कि कोई व्यवसाय किसी विशिष्ट अवधि के दौरान अपने आपूर्तिकर्ताओं को कितनी बार भुगतान करता है। एक उच्च टर्नओवर अनुपात अच्छे आपूर्तिकर्ता संबंधों का संकेत दे सकता है लेकिन इसे नकदी प्रवाह के विचारों के साथ संतुलित करने की भी आवश्यकता है।
5. अपवाद दर: अपवाद दर उन चालानों के प्रतिशत को ट्रैक करती है जो मानक प्रसंस्करण से विचलित होते हैं - उदाहरण के लिए, ऐसे चालान जिन्हें अतिरिक्त अनुमोदन की आवश्यकता होती है या जिनमें विसंगतियां होती हैं। कम अपवाद दर अधिक सुव्यवस्थित एपी प्रक्रिया का सुझाव देती है।

इन मेट्रिक्स की निगरानी से आपकी एपी प्रक्रियाओं की दक्षता और प्रभावशीलता, मार्गदर्शन सुधार और रणनीतिक निर्णयों में मूल्यवान अंतर्दृष्टि मिलती है।

अपने व्यवसाय को बढ़ाते समय विचार करने योग्य प्रक्रियाएँ

किसी व्यवसाय को कुशलतापूर्वक बढ़ाने का प्रयास करते समय, यह आवश्यक है कि एपी प्रक्रिया के भीतर वे क्षेत्र जो समग्र दक्षता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकते हैं, उनका अच्छी तरह से ध्यान रखा जाए। ध्यान में रखने योग्य कुछ प्रमुख घटक और सर्वोत्तम अभ्यास नीचे दिए गए हैं:

1. एपी कार्यों को केंद्रीकृत करें: व्यवसायों के पैमाने के रूप में, एपी कार्यों को केंद्रीकृत करने से अधिक नियंत्रण, मानकीकरण और दक्षता हो सकती है। इसमें चालान प्रबंधन, प्रसंस्करण, अनुमोदन और भुगतान के लिए एक केंद्रीकृत प्रणाली शामिल है।
2. मजबूत आपूर्तिकर्ता संबंध विकसित करें: आपूर्तिकर्ताओं के साथ मजबूत संबंध विकसित करने और आपूर्तिकर्ता शर्तों की नियमित समीक्षा करने से छूट या बेहतर भुगतान शर्तों जैसी अधिक अनुकूल स्थितियां पैदा हो सकती हैं, जो एक बड़े व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण हैं। आपूर्तिकर्ताओं को समय पर या नियत तारीख से पहले भुगतान करने से छूट और अनुकूल शर्तों की संभावना बढ़ जाती है जो विकास के चरण में बहुत अच्छी साबित हो सकती हैं।
3. एपी को अन्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ एकीकृत करें: ईआरपी या सीआरएम जैसी अन्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ एपी स्वचालन का एकीकरण, डेटा स्थिरता सुनिश्चित करता है और व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य का समग्र दृष्टिकोण प्रदान करता है।
4. उन्नत विश्लेषण लागू करें: खर्च के पैटर्न, आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन और लागत बचत के संभावित क्षेत्रों में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए विश्लेषण का लाभ उठाना निर्णय लेने, रणनीतिक योजना और कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य के लिए गेम चेंजर हो सकता है।
5. नियमित समीक्षा और अनुकूलन: एपी प्रक्रियाओं की लगातार समीक्षा और अनुकूलन यह सुनिश्चित करता है कि वे कुशल रहें और व्यवसाय की उभरती जरूरतों के अनुरूप रहें।

अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर में क्या देखें

वैश्विक एपी समाधान बाजार का मूल्य 2.6 में 2021 बिलियन अमेरिकी डॉलर था, और 6.7% की सीएजीआर पर 2032 तक 10 बिलियन अमेरिकी डॉलर तक पहुंचने की उम्मीद है। जबकि कई एपी स्वचालन समाधान बाजार में बाढ़ ला रहे हैं, एक व्यवसाय को अपनी जरूरतों, लक्ष्यों और मौजूदा प्रणालियों के आधार पर किसी एक को चुनना चाहिए। नीचे कुछ आवश्यक विशेषताएं दी गई हैं, हमारा मानना ​​है कि ये आपके द्वारा चुने गए किसी भी सॉफ़्टवेयर में मूल होनी चाहिए।

1. अनुमापकता: सॉफ़्टवेयर को प्रदर्शन में गिरावट के बिना लेनदेन की बढ़ी हुई मात्रा को संभालने में सक्षम होना चाहिए, जो बढ़ते व्यवसायों के लिए आवश्यक है।
2. एकीकरण क्षमताएं: ऐसे सॉफ़्टवेयर की तलाश करें जो निर्बाध डेटा प्रवाह सुनिश्चित करने के लिए आपके मौजूदा अकाउंटिंग सिस्टम और अन्य व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर के साथ आसानी से एकीकृत हो जाए।
3. उपभोक्ता - अनुकूल इंटरफ़ेस: एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफ़ेस यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम प्रशिक्षण समय और लागत को कम करते हुए सॉफ़्टवेयर का कुशलतापूर्वक उपयोग कर सके।
4. मजबूत डेटा सुरक्षा: वित्तीय डेटा की संवेदनशील प्रकृति को देखते हुए, सॉफ़्टवेयर में डेटा उल्लंघनों से बचाने के लिए मजबूत सुरक्षा प्रोटोकॉल होने चाहिए।
5. अनुकूलन योग्य वर्कफ़्लोज़: आपके व्यवसाय, उसके पैमाने और उसकी प्रक्रियाओं के विकसित होने पर लचीलेपन के लिए सॉफ़्टवेयर में वर्कफ़्लो और अनुमोदन पदानुक्रम को अनुकूलित करने की क्षमता आवश्यक है।
6. वास्तविक समय विश्लेषण और रिपोर्टिंग: बिल्ट-इन एनालिटिक्स और रिपोर्टिंग टूल वाला सॉफ्टवेयर रणनीतिक निर्णय लेने के लिए मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करता है।
7. अनुपालन प्रबंधन: सुनिश्चित करें कि सॉफ्टवेयर प्रासंगिक वित्तीय और डेटा सुरक्षा नियमों का अनुपालन करता है, जो आपके व्यवसाय के बढ़ने और संभवतः नए बाजारों में विस्तार के लिए महत्वपूर्ण है।

निष्कर्ष

एपी स्वचालन बाजार की वृद्धि को विभिन्न कारकों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, जिसमें कंपनियों के भीतर वित्तीय प्रणालियों की दृश्यता और दक्षता बढ़ाने वाले समाधानों की बढ़ती मांग और कम लेनदेन समय और लागत की आवश्यकता शामिल है।

लेकिन एपी स्वचालन चालान और आउटगोइंग खर्चों को संसाधित करने में दक्षता के लिए सिर्फ एक उपकरण से कहीं अधिक है। यह बड़े पैमाने पर कारोबार करने की चाहत रखने वाले व्यवसायों के लिए एक रणनीतिक संपत्ति है, और उनकी एपी प्रक्रिया की दक्षता, सटीकता और नकदी प्रवाह प्रबंधन को बढ़ाकर, एपी स्वचालन व्यवसायों को स्थायी रूप से बढ़ने, आपूर्तिकर्ता संबंधों को मजबूत करने और सफल होने के लिए प्रेरित करता है।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/