ההשערה היא שמערכת הכתיבה התפתחה בקרב בני אדם כדי לתעד עסקאות פיננסיות; לוחות החימר המוקדמים ביותר משנת 3000 לפני הספירה הם חשבונות של רישומים פיננסיים - ה"חשבונות לתשלום" של הציביליזציות המסופוטמיות והמצריות, כביכול.
מאז ואילך, מערכת המעקב אחר אינטראקציות פיננסיות בין ספקים ולקוחות התפתחה באמצעות קונטרוגלי מערכת הנהלת חשבונות כפולה, של פאציולי מערכת חשבונות חשבונות אגדית, הייעול של תעשיית התחבורה בארה"ב של תהליך תשלומי חשבונות בשנות ה-1960 של המאה ה-XNUMX, לתהליכי חשבונות תשלומים המשופרים הנוכחיים שאומצו ברחבי העולם.
בואו ללמוד עוד על שיטות עבודה מומלצות לתשלום חשבונות ותהליך תשלומים.
מחפש בינה מלאכותית פתרון AP Automation? בדוק את Nanonets לדיוק טוב יותר, גמישות רבה יותר ומגוון רחב של אינטגרציות עם מערכות חשבונאות, ERP ועוד!
תוכן העניינים
- מבוא
- תהליך זרימת העבודה הבסיסית של AP
- מסמכים הקשורים לתהליך AP
- החשיבות של ניהול AP
- הרוחב של תהליך AP
- אתגרים לתהליך AP
- ייעול מחזור התשלום בחשבון
- אוטומציה של תהליך ניהול AP
אוטומציה של לכידת נתונים, בניית זרימות עבודה ו לייעל תהליכי AP בשניות. אין צורך בקוד.
מבוא
כל העסקים פועלים במחזורי הכנסות והוצאות מחוברים זה לזה. חשבונות חייבים (AR) נופלים תחת מחזור ההכנסות ואילו חשבונות זכאים נופלים תחת ההוצאות ומחזורי הרכישה הנלווים.
החשבונות לתשלום או לתשלום (AP) הוא סכום הכסף שישות עסקית חייבת לספקים/ספקים על שימוש בסחורות/שירותים שלהם. תהליך התשלומים הוא ניהול וביצוע התחייבויות התשלומים לטווח הקצר של החברה לספק/ספק.
במונחים של הדיוטות, עיבוד התשלומים הוא התהליך שאחראי לתשלום לספקים וספקים עבור סחורות ושירותים שבהם כל עסק משתמש. מטרת תהליך ה-AP היא להבטיח לגיטימציה ודיוק של כל תשלום שמקורו בעסק. זה חלק מתהליך P2P (רכש לתשלום) המכסה את כל הפעילויות מרכש ועד עיבוד חשבוניות ותשלומי ספקים.
לרוב העסקים יש מחלקת AP נפרדת המטפלת בחשבונות/חשבוניות נכנסות ובתשלומים המבוצעים לספקים. תחומי האחריות של המחלקה עשויים להשתנות בהתאם לאופי וגודל המיזם.
תהליך זרימת העבודה הבסיסית של AP
קנה המידה של עיבוד חשבונות של כל ארגון תלוי ב:
- מספר הספקים/נותני השירותים הנותנים מענה לצרכיו
- כמות התשלום הצפויה להתבצע בפרק זמן קצר
- תיעוד הסוגים הנדרש לאימות תהליך הרכישה
מחלקת AP עשויה להתממשק גם עם מחלקות אחרות כמו מחלקת הרכש בפעילותה.
לדוגמה, חנות קטנה של אמא ופופ תדרוש רק הליך בסיסי לתשלום חשבון. ספר חשבונות בודד יכול לרשום חשבונות וחשבוניות, בשתי עמודות - האחת עבור חשבוניות שהתקבלו והשנייה עבור תשלומים שבוצעו. כאן מחלקת הרכש משמשת כמחלקת AP.
מחלקות עיבוד תשלומים של ארגונים גדולים יותר עם יותר מחזיקי עניין אינן יכולות לתפקד במערכת ספר חשבונות יחיד זו. הם יצטרכו נהלים הכוללים מספר שלבים: קבלת הזמנת הרכש (PO) ממחלקת הרכש, קבלת חשבוניות מהספק, התאמת הפרטים בהזמנה ובחשבונית, אימות, אישור ותשלומי חשבונות לספק.
במקרים כאלה, זרימת עבודה משוכללת יותר הופכת חיונית לניהול יעיל של הערך הגבוה והנפח של העסקאות.
זרימת עבודה פשוטה של תהליך AP כוללת את השלבים הבאים:
בסופו של התהליך, הסכום שהיה "לתשלום" בשלב הראשון, לא יהיה עוד התחייבות. יכול להיות שיש התערבות תהליכים הכוללים הזמנות רכש, אימותים ואישורים, אך חמשת השלבים הבסיסיים חיוניים כדי למנוע טעויות והונאות בהוצאות.
מסמכים הקשורים לתהליך AP
בהתאם להיקף הפעולות, נהלי החשבונות של חברה עשויים לכלול רבים או כולם מהמסמכים הבאים:
הזמנת רכש – הזמנת הרכש: הזמנת הרכש היא הסכם משפטי מחייב שהוציאה החברה לספק, המודיע על סוג המוצר/שירות שהוזמן ועל הכמות והמחירים שסוכמו. עבור חברות גדולות, מספר גופים מעורבים בתהליך ה-PO, לרבות, האדם/המחלקה המבקשים את הסחורה/שירותים, מחלקת הרכישה, מחלקת החוב, מחלקת המקבלים והספק.
דוח קבלת: דוח קבלת סחורות/שירותים מהווה אישור על רכישת המוצר/השירות שהוזמן מהספק. הפרטים בדוח הקבלה חייבים להתאים לאלו המופיעים בהזמנה שהוצאה קודם לכן.
חשבונית ספק: במקביל או לאחר קבלת הסחורה שהוזמנה, בית העסק יקבל את החשבונית/החשבון עבור המוצר מספק הסחורה/שירותים. בסוף העסק, זה נקרא חשבונית הספק. עיבוד חשבונית הספק הינו באחריותה הבלעדית של מחלקת AP אשר מאמתת את הפרטים בחשבונית על ידי התאמה תלת כיוונית בין ה-PO, דוח הקבלה וחשבונית הספק ומתזמנת תשלומים לאחר האישור.
שוברים: שוברים משמשים לפעמים כדי "לעויד" את שלמות תהליך האישור - זה כמו אינדקס למסמכים התומכים כמו הזמנה, דוח קבלה, חשבונית ספק וכו' ומכיל מידע על אישורים, מספרי תיקים ומידע אחר הקשור ל הרכישה הספציפית הזו.
מסמכים אלו נשמרים בתיק "פתוח" עד לעיבוד מלא של התשלום, ולאחר מכן הוא מסומן "סגור".
לשם המחשה, נניח שקונה, Buyer Inc., דורש 10 כונני עט עבור החברה. היא מוציאה הזמנת רכש לספק שלה, Supplier Inc., עבור עשרת הפריטים, במחיר של, למשל, $15 לכל כונן עט, שיסופקו תוך חמישה ימים. ה-PO נוצר על ידי מחלקת הרכש, עותק אחד שלו נשלח ל-Supplier Inc., אחד למחלקת AP, אחד למחלקת המוטבים ואחד שיישמר על ידי מחלקת הרכש. כאשר Supplier Inc. מספקת את כונני העט, דוח קבלה (או דוח קבלה) מוכן על ידי ABC Inc., על ידי מחלקת הרכש וחשבונית הספק מוגשת על ידי מחלקת AP. בשלב זה, מחלקת ה-AP עושה התאמה תלת כיוונית בין ה-PO, דוח הקבלה וחשבונית הרכישה כדי לבדוק אם התיאור, הכמות, העלות והתנאים תואמים בכל שלושת המסמכים. לאחר אימות ההתאמה על ידי מחלקת AP, התשלום יתחיל. אולי לא לכל החברות יש את ההתאמה המשולשת, אבל יש צורך בהתאמה דו-כיוונית בין ה-PO לחשבונית כדי למנוע ניהול כושל של הכספים.
החשיבות של ניהול AP וזרימת עבודה של ספקים
ניהול תהליכי התשלום הוא קריטי לתפקוד יעיל וללא טעויות של מוסד עסקי. חשיבותו נובעת מכיוון:
- זה עוזר לתשלום מהיר של חשבונות, מה שחשוב לאמינות האשראי של החברה ומסייע ביצירת קשרים בריאים בין הספק לחברה.
- תשלומים מהירים גם מונעים חיובים באיחור, קנסות או עמלות איחור.
- עיבוד תשלומים שומר על הוצאות יתר, ומונע תשלומים מרובים/כפולים עבור אותו מוצר/שירות.
- הוא עוקב אחר צרכי החברה ורכישותיה, מה שעוזר למנוע עיכובים והפרעות בתפקוד השוטף של החברה.
- זה מאחד את כל פעולות הרכישה לשליפה קלה.
- עיבוד AP מבטל הונאה באמצעות מעקב ובדיקות קפדניות בכל שלב בתהליך.
- זה עוזר לניהול טוב יותר של תזרים המזומנים על ידי מתן אפשרות לתשלומים רק במועד מועד, באמצעות מסגרת האשראי המוצעת על ידי הספקים וכו'.
הרוחב של תהליך AP
תהליך תשלומים מקיף כמעט את כל התשלומים שמבוצעים על ידי עסק עבור סחורות ושירותים; שכר, לעומת זאת, אינו חלק מתהליך ה-AP, אלא הוא תחת המעמד של ניהול משאבי אנוש. ה-AP שומרת תיעוד של כל ההיבטים הפיננסיים של רכישות שבוצעו על ידי החברה, דבר שהוא חיוני לצורכי ביקורת ומס.
המטרות העיקריות של AP הן:
- כדי להבטיח שהתשלומים יהיו לגיטימיים ומדויקים
- למינוף תשלומים מוקדמים או הנחות דינמיות.
השילוב של בקרות פנימיות בתהליך AP, במיוחד בתהליכים אוטומטיים, מבטל תשלומים מזויפים או לא מדויקים תוך הבטחת כל החשבוניות.
אתגרים לתהליך AP
כמה אתגרים נפוצים לעיבוד AP הם:
- עיכובים בזמן: זה נכון במיוחד עם עיבוד AP ידני מכיוון שיש להעביר מסמכי נייר בין טבלאות ומחלקות. הדבר עלול לגרום לעיכובים בעיבוד חשבונית ובתשלום לספק. עיכובים לאורך מחזור התשלום של החשבון עלולים להוביל שלג לתוך קבלות מאוחרות של פריטים שהוזמנו, דירוג אשראי גרוע, יחסים גרועים עם ספקים ועמלות/קנסות.
- שגיאות התאמה: ההתאמה התלת-כיוונית נחוצה כדי להבטיח שכל חשבוניות הספק משולמות כהלכה. אי התאמות עלולות להתרחש כאשר ישנן שגיאות בהזנת נתונים או נתוני חיוב שגויים, אשר עשוי לקחת זמן לזיהוי או תיקון.
- ניהול חריגים: מחלקות התשלומים חייבות להתמודד עם חריגים כגון מידע לא שלם ובלתי תואם בחשבוניות, מה שעלול להוביל לעיכובים יקרים.
- רכישות מיותרות: היעדר בקרות ונקודות ביקורת נאותות במחזור התשלומים עלול לגרום לרכישות מיותרות או לא מורשות.
- הונאה וגניבה: צוותי AP חייבים להיות כל הזמן ערניים מפני הונאה וגניבה, הן מתוך החברה והן מחוצה לה.
- מסמכים חסרים: עבודת ניירת עלולה לגרום לאובדן של מסמכים חשובים כמו חשבוניות. זה יכול להוביל לשפע של בעיות לאורך מחזור התשלום החשבונאי, החל בחיכוך עם הספק לפעולות עיכוב.
- תשלום כפול: חוסר עקביות וחוסר יעילות בתיעוד עלולים לגרום לתשלום חשבונית בודדת פעמיים. תשלומים כפולים יכולים להתרחש גם אם נעשה שימוש במספר תוכנות פיננסיות, במקום מערכת משולבת אחת.
- נקודות עיוורות: נייר ותהליכים ידניים קשורים לאטימות שמונעת מצוותי AP לעקוב אחר תזרים המזומנים של החברה בזמן אמת.
- מיקור חוץ חשבונות לתשלום פעילויות לעומת אוטומציה של אחריות AP
ייעול מחזור התשלום בחשבון
ניתן לייעל את עיבוד התשלומים על ידי ריכוז כל מסמכי ה-AP הרלוונטיים והגשתם לגישה נוחה. ניתן לאפשר ייעול כזה על ידי אוטומציה. אוטומציה משרתת את המטרות הבאות:
- מבטל את העומס בנייר, ובכך מפחית את זמן העיבוד ואת שיעורי השגיאות
- קישור הזמנות וחשבוניות עם תשלומי אלקטרוניקה, המציג את התמונה המלאה של מחזור החשבונות
- עוזר לניהול טוב יותר של ספקים & למנוע הונאת ספקים
- מאפשר התאמה תלת כיוונית ללא טרחה
- מאפשר אינטגרציה של תהליך תשלומים עם מערכות ליבה עסקיות אחרות כגון ERP ו-CRM
- מאפשר הגדרה של מספר מחסומים במחזור התשלום החשבונאי כדי למנוע הוצאות יתר או רכישות מיותרות
- ניתן להגדיר אזהרות ואזעקות כאשר מתגלות אי התאמות בכל שלב של זרימת העבודה של חשבונות
- מאפשר הגדרת מועדי תשלום
- מאפשר הפקת דוחות תקופתיים כדי להבין את דפוסי ההוצאות של החברה ולהתכונן לביקורות ומיסוי
אוטומציה של תהליך ניהול AP
על פי ההערכות, זרימת העבודה לתשלום חשבונות משופרת דיגיטלית החלה בשנת 1978, עם Visical, תוכנת הגיליון האלקטרוני הראשונה שיכולה לשמש לניהול חשבונות. לאחר מכן הגיעה תוכנה דומה שיכולה לעזור לחברות לחשב את הנהלת החשבונות שלהן. כיום, תהליך התשלומים הדיגיטלי כולל לכידת נתוני חשבוניות, קידוד חשבוניות עם החשבון ומרכז העלויות הנכונים, אישור חשבוניות, התאמת חשבוניות להזמנות רכש ורישום לתשלומים.
מגוון תוכנות זרימת עבודה לתשלום חשבונות משתמשות בתכונות כגון זיהוי אופי אופטי (OCR) ולכידת נתונים חכמה (IDC) ללכידה אוטומטית של סיביות מפתח של נתונים כגון מספר ה-PO, הכמות והתאריך. הם גם משתמשים בתבניות מוגדרות מראש כדי להמיר את כל המסמכים הקשורים לניהול AP לגרסאות דיגיטליות.
לאחרונה, כל משימות החשבונאות, כולל החשבונות לתשלום, עוברות אוטומטיות באמצעות טכנולוגיות מבוססות בינה מלאכותית. Machine Learning מאפשרת למערכת AP ללמוד ממרכיבים רגילים של התהליך ולהציע הצעות משמעותיות כיצד לטפל באלמנטים אלו בעתיד. אוטומציה כזו של AI של תהליכי ה-AP יכולה לתת לצוות ה-AP יותר זמן להקדיש לפונקציות האנליטיות והניהוליות המועילות לחברה.
מאמרים נוספים
- &
- 10
- אודות
- גישה
- חֶשְׁבּוֹן
- חשבונאות
- רכישה
- לרוחב
- פעולות
- פעילויות
- הסכם
- AI
- תעשיות
- בין
- כמות
- אנליטית
- AR
- אוטומטי
- אוטומציה
- אוטומציה
- רקע
- להיות
- תועלת
- הטוב ביותר
- הצעת חוק
- חיוב
- שטרות
- גבול
- לִבנוֹת
- עסקים
- עסקים
- ללכוד
- מקרים
- מזומנים
- תזרים מזומנים
- לגרום
- האתגרים
- חיובים
- בדיקות
- בכיתה
- לקוחות
- קוד
- סִמוּל
- Common
- חברות
- חברה
- מכיל
- ליבה
- יכול
- אשראי
- קריטי
- מכריע
- נוֹכְחִי
- נתונים
- היכרויות
- עסקה
- עיכובים
- נתן
- תלוי
- זוהה
- דיגיטלי
- באופן דיגיטלי
- מסמכים
- לְהַכפִּיל
- נהיגה
- דינמי
- מוקדם
- יעיל
- יעילות
- משוכלל
- מכשירי חשמל
- אלמנטים
- מה שמאפשר
- הבטחתי
- מִפְעָל
- ישויות
- במיוחד
- חיוני
- להקים
- דוגמה
- הוצאת להורג
- צפוי
- מתקן
- תכונות
- אגרות
- כספי
- ראשון
- לסדר
- גמישות
- תזרים
- הבא
- הונאה
- מלא
- פונקציה
- תִפקוּד
- כספים
- עתיד
- דור
- מטרה
- שערים
- סחורות
- יותר
- לעזור
- עוזר
- כאן
- גָבוֹהַ
- איך
- איך
- hr
- HTTPS
- בני אדם
- לזהות
- חשיבות
- חשוב
- בע"מ
- לכלול
- כולל
- כולל
- מדד
- מידע
- משולב
- השתלבות
- ואינטגרציות
- אינטליגנטי
- מִמְשָׁק
- מעורב
- בעיות
- IT
- מפתח
- גָדוֹל
- גדול יותר
- עוֹפֶרֶת
- לִלמוֹד
- למידה
- פנקס
- לֵגִיטִימִיוּת
- תנופה
- אחריות
- מכונה
- למידת מכונה
- עשוי
- לנהל
- ניהול
- מדריך ל
- להתאים
- תואם
- כסף
- יותר
- מספר
- טבע
- הכרחי
- מספר
- מספרים
- חובות
- תפעול
- להזמין
- הזמנות
- ארגון
- אחר
- p2p
- נפרע
- מאמר
- במיוחד
- תשלום
- תשלומים
- תמונה
- נקודה
- עני
- PoS
- מחיר
- תהליך
- תהליכים
- תהליך
- המוצר
- לִרְכּוֹשׁ
- רכישות
- למטרות
- קוונטית
- דירוג
- לקבל
- קיבלו
- שיא
- רשום
- הפחתה
- מערכות יחסים
- רלוונטי
- לדווח
- דוחות לדוגמא
- לדרוש
- נדרש
- אחריות
- אחראי
- הכנסה
- הפעלה
- סולם
- שניות
- שירותים
- סט
- הצבה
- קצר
- טווח קצר
- דומה
- פָּשׁוּט
- מידה
- קטן
- So
- תוכנה
- הוצאה
- התמחות
- החל
- חנות
- זִרמִי
- ספקים
- מסייע
- מערכת
- מערכות
- משימות
- מס
- נבחרת
- טכנולוגיות
- גְנֵבָה
- דרך
- זמן
- היום
- לעקוב
- מעקב
- עסקות
- הובלה
- להבין
- us
- להשתמש
- אימות
- ערך
- מגוון
- ספקים
- כֶּרֶך
- בזמן
- בתוך
- לְלֹא
- עולמי
- היה
- כתיבה