測定すべき買掛金の上位 6 つの KPI

測定すべき買掛金の上位 6 つの KPI

タイムスタンプ：29年2023月8日24:XNUMX AM
PlatoBlockchain データ インテリジェンスを測定するための上位 6 つの買掛金 KPI。垂直検索。あい。

適切な主要業績評価指標を実際に適用して、組織の有効性を高めます。 

ピーター・ドラッカーはかつてこう言いました。 「測定しなければ改善はできません。」 

会社の買掛金部門のパフォーマンスを追跡するには、期日を過ぎた請求書の数を追跡するだけよりもはるかに多くの労力が必要です。 

AP チームを扱うための戦略的アプローチにより、貴社のビジネスを有利な機会の渦にさらすと同時に、社内のキャッシュ フローの悪化、サプライヤーとの物議を醸す関係、追加収益源のゼロなどの問題を回避できます。 今日は、特定の KPI の採用が最終的に AP チームの効率向上にどのように役立つかを説明します。

KPI とは 

KPI は、「重要業績評価指標」という用語の頭字語です。 名前が示すように、KPI は、一定期間にわたる特定の目標のパフォーマンスを定量化できる指標です。 

ビジネスオーナーや訓練を受けた専門家は、重要業績評価指標と指標という用語を混同することがよくあります。 XNUMX つの違いは次のとおりです。 

主要業績評価指標は、ビジネス全体の成果にプラスの影響を与えます。 これらは全体的なビジネス戦略をサポートする上で重要な役割を果たし、長期的にビジネスを成長させるために何が重要かを説明します。 例: 請求書の承認にかかる平均時間と未払いの支払日数。 

一方、メトリクスは、重要業績評価指標のサポートに役立つ、ビジネスにおける日常の活動を測定するツールです。 それ自体は重要な対策ではありませんが、ビジネスにわずかな影響を与える可能性があります。 指標の例としては、ストレートスルー請求書の割合と請求書自動化の ROI などがあります。 

ビジネスにとって有益であることが証明できる主要業績評価指標にはさまざまな種類があります。 毎月の測定可能な進捗状況を追跡することを好む企業もあれば、より長期的なビジョンを持つことを好む企業もいます。 知っておくべき一般的な KPI のいくつかを次に示します。 

運用： これらの KPI は、主にビジネス プロセスに焦点を当てながら、より短い時間枠でビジネスのパフォーマンスを測定するのに役立ちます。 例: 財務レポートのエラー率、従業員ごとに作成されるレポート。 

先行および遅行: 先行指標は、ビジネスの成長と将来のビジネス成果を追跡するのに役立ちます。 一方、遅行 KPI は、過去のビジネス上の意思決定を追跡するのに役立ちます。 両方を組み合わせることで、優れたビジネス戦略が生まれます。 例: ユーザーあたりの平均収益。 

機能性： 主要業績評価指標の一部は、会計、財務などの特定の機能に関連付けられている場合があります。例: 会計コスト、買掛金売上高。 

戦略的： これらは、長期的にビジネス目標を監視するのに役立ちます。 例: 市場シェアと投資収益率。

買掛金管理 AP チームにとって KPI が重要なのはなぜですか?

主要業績評価指標は、買掛金チームの進捗状況が会社全体のビジネス目標と一致しているかどうかを測定するための重要な指標となる可能性があります。 KPI が企業全体の AP チームで使用されることが増えている重要な理由は次のとおりです。 

  1. 危険因子を減らす: KPI は、組織の健全性を示す上で重要な役割を果たします。 長期的には、財務上のリスク要因を軽減し、ビジネスを収益性の高いものに変えるのに役立ちます。 
  2. チームを調整する: あなたとあなたの AP チームが常に月末の帳簿に沿って順調に進んでいることを確認し、マネージャーとして、パフォーマンスを向上させるためにリソース (人材またはソフトウェア) を追加する必要があるかどうかを評価できます。 
  3. 進捗状況の追跡： KPI により、AP チームのすべての従業員が自分の進捗状況に対して責任を感じられるようになります。 これは、チームマネージャーがより体系的な方法で物事を進めるのにも役立ちます。 
  4. 戦略を調整する: ビジネスに何が機能し、何が機能していないのかを明確に記録することで、ビジネス戦略を正しい方向に導き、それに応じて作業を進めることができます。

AP チームにとって、KPI によって解決できる問題点は何ですか?

あなたが AP マネージャーであれば、ベンダーとの関係を管理し、請求書を追跡し、流動性を管理することがいかに難しいかをご存知でしょう。 ほとんどの企業は、AP チームを典型的な収益源とみなしています。 

買掛金部門は、あらゆるビジネス ドメインの重要なコンポーネントを形成します。 その部門が担当する業務機能にわずかなミスがあるだけでも、会社に大きな損失をもたらす可能性があります。 

主要業績評価指標は、ビジネス運営に対するより深い洞察を提供し、それによって問題に対する包括的な解決策に到達するのに役立ちます。 

たとえば、「平均支払いまでの時間」などの高い KPI は、会社に十分なキャッシュ フローがないためにビジネス サプライヤーへの支払いが遅れていることを示している可能性があります。 したがって、これは、ビジネスの収益生成に問題があることを示す指標として機能します。 

AP チームにとっての KPI の重要性を理解するのに役立つもう XNUMX つの例は、会社によって処理された請求書の数です。 あなたの会社が競合他社と比較して請求書の数が多い場合、これはあまりにも多くのサプライヤーと取引していることを意味します。 したがって、ビジネスの統合による驚くべき割引を逃すことになります。 

同様に、多くの支払い指標は、あなたのビジネスが悪意のある AP 慣行に関与していることを示唆している可能性があります。 たとえば、チームが XNUMX つの請求書を処理するのにどれくらいのコストがかかるかを追跡したい場合は、請求書ごとのコストを追跡できます。 

AP チームが紙ベースの請求書を処理するのに約 25 日かかることをご存知ですか? この追跡枠に該当したくない場合は、リードタイムを追跡できます。

追跡すべき重要な KPI は何ですか? 

主要業績評価指標を使用して、社内のビジネス目標を達成し、ビジネス競合他社に対するベンチマークを確立します。 

1. 請求書ごとの買掛金コスト 

KPI を使用して AP チームの進捗状況をベンチマークすることに確信がある場合、最初に頭をよぎる KPI は、請求書ごとの買掛金コストです。 

現在、これは重要な業績評価指標であり、ビジネスや業界によって異なる可能性があります。 したがって、一秒一秒を計測する価値があります。 おそらくその名前からわかるように、請求書あたりのコストは、AP 部門が XNUMX つの請求書を処理するのにかかる費用を計算するために使用されます。 

これは、部門が負担した総経費を、所定の時間内に処理された請求書の数で割ることによって測定されます。 より正確な KPI 数値を取得するには、計算中に直接コストと間接コストの両方を考慮することが重要です。 

計算中に含まれるコスト: IT インフラストラクチャおよびソフトウェアのサポート コスト、AP 部門に関与するすべての従業員のコスト、承認者の時間、支払い遅延手数料などの形で発生する追加コスト。 

請求書あたりのコストが高い場合は、AP 部門自体の非効率 (主に手作業による)、請求書に関するベンダーとの頻繁な意見の相違、または標準以下のトレーニングが原因である可能性があります。 

計算式 = AP部門の総経費/No. 処理された請求書の数 

総経費には、おそらく考えられるすべての人件費とインフラストラクチャのコスト、およびその他の諸経費が含まれている必要があります。 いいえ。 請求書の数には、規定の期間内に予定され、処理され、支払われたすべての請求書を含める必要があります。 

産業ベンチマーク: 単一の請求書を手動で処理すると、 平均 12ドルから30ドルの。 一部の組織では、40 ドルまで上昇する可能性があります。 

2. 支払いまでの平均時間 

請求書あたりのコストを測定している場合は、時間をかけて AP チームの平均支払い時間も測定してください。 

この KPI を測定するには、まず AP チームが請求書の処理に費やした合計時間を計算する必要があります。 この指標を計算するための時計は、部門が請求書を受け取るとすぐに、指定されたベンダーが支払いを受け取るまで動き始めます。 

AP チームが請求書を処理するのに時間がかかるほど、請求書あたりのコスト KPI は高くなります。 

平たく言えば、AP チームが過去の請求書の処理に迅速に取り組むほど、新しい請求書が届いたときの混乱が少なくなります。 目標の平均支払までの時間は、主に現金保持に関するポリシーに応じて企業ごとに異なります。 ここで重要なことは、この指標によって会社のキャッシュ フローを把握できることを理解することです。 

式 = 請求書の処理に費やした合計時間 / 処理された請求書の数 

産業用ベンチマーク: これは変動する指標であり、平均は 3.7 ～ 12.2 日の間になります。 

3. 請求書ごとの平均時間

ご存知のとおり、請求書の処理が遅いと、ビジネスは利益を得るどころか損失を出し始める可能性があります。 請求書ごとの平均処理時間が長い主な理由は次のとおりです。 

過剰なワークフロー: 過度に複雑なワークフローは、AP チームだけでなく、全体的に作業するすべての部門にとっても面倒です。 

請求書の検証の遅延: 請求書が適切なタイミングで適切なビジネスデスクに到着したとしても、そのほとんどは承認されないまま何日も机の上に放置されています。 

時間のかかるコーディング: 従来のソフトウェアを使用したり、請求書のすべての参照を再確認したりすることにより、請求書処理のタイムラグが徐々に増大します。 

請求書ごとの平均処理時間は、ビジネスの規模とその産業分野によっても異なります。 すでにご想像のとおり、XNUMX つの請求書の処理にかかる平均時間が長い場合、チームは平均支払いまでの時間と請求書ごとのコストが高くなる悪循環にはまってしまいます。 

計算式 = キー入力 + 再キー入力 + マテリアルのレビュー + ルート チェックポイントの特定 + 承認 + 送信 + 調整 + 通信の更新に費やされる時間。 

業界のベンチマーク: 中小企業では、25 つの請求書を手動で処理するのに約 XNUMX 日かかる場合があります。 

4. AP スタッフごとに XNUMX 日に処理される請求書の数 

貴社と AP チームのパフォーマンスを測定するためのもう XNUMX つの重要な KPI は、従業員ごとに XNUMX 日に処理される請求書の数です。 これは、AP チームの強みだけでなく、改善する必要があるグレーゾーンを理解するのにも役立ちます。 

AP チームの従業員が請求書を処理するのにかかる時間は、他のビジネス部門にも大きな影響を与えます。 請求書が従業員によって ERP システムにファイルされるまで、他の部門はその開発状況を評価できません。 

この遅れから生じる可能性のあるその他の大きな問題には、ベンダー割引の逃し、キャッシュ フローの管理ミス、ビジネスとサプライヤーの関係の混乱などが挙げられます。 

ここでは、すべての AP スタッフ メンバーが処理する処理タスクも考慮する必要があります。 

業界のベンチマーク: 平均的な AP スタッフは 5 時間あたり約 42 件の請求書を処理します。 つまり、XNUMX 日あたり XNUMX 件の請求書が発行されることになります。 

5. 請求書の例外率 

請求書データと発注書に不一致がある場合、または請求書の承認プロセスにボトルネックがある場合、例外が発生する可能性があります。 請求書の例外の典型的な例は、請求書処理でルーティング エラーが発生した場合、または保留中の承認がある場合です。 これにより、請求書の支払いプロセスが遅れ、二重支払いなどの悪意のある AP 行為が発生する可能性もあります。 

計算式 = 請求書の例外率 / 処理された請求書の数 * 100 

業界のベンチマーク: 請求書の例外率の業界平均は約 24.6% です。 

6. 支払条件内に処理された請求書の割合 (キャッシュ フローの最適化) 

このメトリクスは、企業が期限内に支払ったサプライヤー請求書の数を計算します。 請求書の条件内またはそれ以前に、記載された日付に支払われた請求書の数を追跡します。 この指標の値が低い場合は、エラーが発生しやすい手動の請求書処理、サプライヤーの請求書関連のガイドラインが不明確であること、AP スタッフのトレーニングが標準以下であることを示している可能性があります。 

上記の KPI を簡単に把握できるように、ガイドラインのリストを作成しました。 AP チームの主要業績評価指標を追跡する方法は次のとおりです。 

短期および長期のビジネス目標を定義して、会社の収益が成長しているか停滞しているかを監視します。 

KPI モニタリングに関する強力な洞察を得るには、履歴データとリアルタイム データに完全にアクセスできる必要があります。 

指定されたすべてのメトリクスに対して正しいビジュアライゼーションを選択します。 数種類のチャート、グラフ、ダッシュボードを使用してビジネス データを視覚化できます。 KPI を追跡するための適切なイノベーションに投資することは、収益性の高いビジネス上の意思決定を行うのに役立ちます。 

視覚化を補完し、適切なベンチマークを設定するために、一貫性のある KPI を選択します。 選択した KPI ベンチマークを使用して、関係者が指標をテストできるようにします。

KPI をどのように追跡しますか? 

上記の KPI を簡単に把握できるように、ガイドラインのリストを作成しました。 AP チームの主要業績評価指標を追跡する方法は次のとおりです。 

短期および長期のビジネス目標を定義して、会社の収益が成長しているか停滞しているかを監視します。 

KPI モニタリングに関する強力な洞察を得るには、履歴データとリアルタイム データに完全にアクセスできる必要があります。 

指定されたすべてのメトリクスに対して正しいビジュアライゼーションを選択します。 数種類のチャート、グラフ、ダッシュボードを使用してビジネス データを視覚化できます。 KPI を追跡するための適切なイノベーションに投資することは、収益性の高いビジネス上の意思決定を行うのに役立ちます。 

視覚化を補完し、適切なベンチマークを設定するために、一貫性のある KPI を選択します。 選択した KPI ベンチマークを使用して、関係者が指標をテストできるようにします。

自動化により KPI はどのように改善されるのでしょうか? 

社内の成功を推進し、ビジネスの統合に役立つ最先端のテクノロジーを発見してください。 

会計はいくつかの企業にとって困難な作業です。 手作業によるデータ処理を何度も繰り返した後でも、どういうわけか常に分類すべき企業データがさらに残ってしまいます。 これが、企業が自動化の時代に向かって進んでいる理由です。 

テクノロジーの出現により、今日ではコストの節約とビジネス効率の向上を同時に実現できます。 会社の管理業務の一部から解放されるだけでなく、重要なビジネス データをより構造化された形式で提供することもできます。 

このトレンドに乗らなければならない XNUMX つの説得力のある理由を以下に示します。 

あなたの時間を節約してください： あなたが AP マネージャーであれば、手動処理が非常に遅いと AP KPI にどのような影響を与える可能性があるかをよく知っているでしょう。 買掛金プロセスを自動化すると、データの入力や購入フォームのチェックなどの日常的なタスクをより正確に、より短い時間で完了できるようになります。 

エラーのない請求書処理: 私たち人間は間違いを犯しやすいですが、AI はそうではありません。 自動化された AP プロセスにより、エラーなしで AP タスクが無限に繰り返されます。 

デジタル化された文書へのアクセス: 自動化された AP プロセスを使用するもう XNUMX つの重要な利点は、重要な書類の記入について心配する必要がないことです。 自動化により、最初からすぐにデジタル化された文書を作成でき、注文書の追跡、スキャン、電子メール送信などの手間に別れを告げることができます。

データ検証： KPI 追跡システムを使用すると、グラフやその他の統計を監視することで、必要なビジネス変更を行うことができます。 データ検証を通じてビジネスの進捗状況をグラフ化することもできます。 

生産性の向上: AP プロセスを自動化する最大の利点の XNUMX つは、面倒な手動タスクから解放され、より重要なビジネス タスクに集中できることです。 

アクセシビリティの向上: デジタル化により、AP プロセスをクラウドに移行できるため、書類を適切なキャビネットに保管する必要がなくなりました。

エンドツーエンドの買掛金プロセスを処理できる Flow Nanonets のようなソフトウェアを使用すると、自動化が簡単になり、効率が 10 倍になります。 請求書、承認、支払いプロセスを自動化できます。 Quickbooks などの ERP とデータをリアルタイムで同期して、AP プロセスの調整、監視、分析を実行します。

今すぐ Flow by Nanonets のデモをスケジュールしてください:

結論: Paypal による電信送金

買掛金の目標をより戦略的に達成する方法を学ぶ

AP チームの AP プロセスをデジタル化するための自動化の重要性を損なうことはできません。 

面倒な手作業を管理し、重要な書類をデジタル化することでチームの効率を向上させ、自動化の力を体験してください。 

Nanonets は、買掛金チームを効率的に管理するのに役立ち、ビジネスを最前線でリードすることに時間を費やすことができます。 ディープラーニングの力を利用して、任意のドキュメントからあらゆる産業データを簡単に取得できます。 

請求書をキャビネットに保管したり、発注書をスキャンしたりするなど、日常的な手動タスクを自動化します。 

複数のリソースからデータを取得し、それらを活用して AP チームを前進させましょう。 

さまざまな情報間の点を結合するのに役立つ、テンプレートに依存しないソリューションに独占的にアクセスできます。 

請求書の追跡に費やす時間を削減し、支払いの回収を自動化します。 

請求書の支払い遅延を減らし、キャッシュ フローを向上させます

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