調達自動化の総合ガイド

手動で求人情報を入力することにうんざりしていませんか? 注文書の作成、請求書の追跡は？ コンプライアンス問題を管理するために、昔ながらの労働集約型の方法に依存することにうんざりしていませんか? 調達プロセスをもっと効率化する方法があればいいのにと思いませんか?

そうであれば、購買プロセスを効率的に管理するのに役立つ強力なツールである、調達の自動化についてすべて知っておく必要があります。 この記事では、調達自動化のプロセスをわかりやすく説明し、それに関連する多くの課題 (および利点)、新たなトレンド、ベスト プラクティスについて説明します。

調達自動化とは何ですか?

調達の自動化とは、テクノロジーを使用して商品やサービスの取得を合理化することです。 これは、システム全体にわたる手動タスクを自動化する方法です。 調達手順より効率的でコスト効率が高くなります。 このプロセスの自動化には、自動電子メールによるリマインダーから人工知能 (AI) アルゴリズムの使用まで、さまざまな形があります。

AI、機械学習、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）、自然言語処理（NLP）、ブロックチェーンなどの先進テクノロジーを活用することで、企業はさまざまな調達プロセスを自動化できます。 これらのプロセスには、注文処理、支払いスケジュール、ベンダーの選択と評価、文書管理、需要予測、請求書の調整、および サプライチェーンの自動化.

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調達自動化のメリット

コスト削減

自動化により、注文の処理、購入リクエストの作成、その他多くのタスクにかかる時間を短縮できます。 つまり、給与やその他のリソースに費やすお金が減ります。

改善された効率

それぞれのタスクに取り組む人数が減れば、人間の判断によるミスも少なくなります。 これは、あなたの会社がより短い時間でより多くのことを達成できることを意味します。

改善された精度

訓練を受けた専門家ではない人による間違いが少なくなっているため、組織内で特に調達プロセスに関連する他の作業を進める前に、すべてが正しく行われていることを確認する際に、間違いが発生する余地が少なくなります。

敏捷性の向上

調達の自動化は、組織が市場やビジネス ニーズの変化に適応できるようにするための追加の手のようなものです。 反復的な調達タスクを処理することで貴重な時間とリソースが解放され、企業はサプライヤーとのより良い関係の構築、革新的なアイデアの考案、戦略的意思決定に集中できるようになります。

データ駆動型の意思決定

企業が調達の自動化を使用すると、データを分析するための強力なツールにアクセスできるようになります。 これには、さまざまなことに費やしている金額を把握するのに役立つ支出分析や、調達プロセスがどの程度うまく機能しているかを知ることができるパフォーマンス指標などが含まれます。 しかし、それだけではありません。予測分析も含まれており、データを使用して将来何が起こるかを予測できます。 このすべての情報を入手することで、企業は資金の使い方についてより適切な決定を下せるようになり、他の方法では気づかなかった機会やリスクも特定できるようになります。 したがって、調達に関しては、データを使用して意思決定を推進することが間違いなく最善の方法です。

強化されたコンプライアンス

企業が調達プロセスで自動化を使用すると、適用されるすべての規則や規制に従っていることを確認できます。 これには、調達ポリシー、倫理基準、持続可能性要件などが含まれます。 コンプライアンスに関連するタスクを自動化することで、企業はルールを守らないことでトラブルに巻き込まれるリスクを軽減できます。 それは罰金や罰金を回避することを意味し、非常にコストがかかる可能性があります。

調達自動化プロセスとは何ですか?

自動調達を始めるのは、思っているよりも簡単です。 プロセス自体は、いくつかの主要なステップに分類できます。

データ収集

製品やサプライヤーの詳細、注文履歴、請求書のステータスなどのデータを収集することから始めます。 この情報を収集すると、組織のニーズと目標をより深く理解するのに役立ちます。

一歩下がって、現在のプロセスがどの程度効率的であるか、問題点はどこにあるのか、状況を変えるのにどのような自動化が役立つかを評価してください。

調達の最適化

必要なデータをすべて入手したら、プロセスを最適化します。 アルゴリズムを使用して収集されたデータを分析し、潜在的なコスト削減、時代遅れの製品、過剰支出のリスク、および標準化の機会を特定します。

調達の自動化

テクノロジー ツールを利用して、自動発注書、ベンダー選択、契約管理などの調達プロセスを自動化します。 これにより、処理時間と管理オーバーヘッドの形でコストを削減しながら、契約を追跡および管理する能力が向上します。

基本的なソリューションから本格的なエンタープライズ レベルのソリューションまで、さまざまなソリューションが存在するため、利用可能なものを調査し、組織に最適なものを見つけることが重要です。

実現可能性と関係者の承認

導入コストを把握することで、移行後に何が起こるかを把握できます。 全員が同じ認識を持ち、紙からデジタルへの移行をサポートすることを約束する前に、意思決定プロセスに関与する全員が参加していることを確認してください。

計画を立てる

すべての事前準備が完了したら、自動調達システムの運用を開始する前に、従業員のトレーニング、データ セキュリティ、その他の必要な手順を考慮した実装計画を作成します。

監視とレポート

最後に、目標が達成され、問題が迅速に特定され、対処されていることを確認するために、納期のタイムライン、支出の可視性、サプライヤーのパフォーマンスなどのパフォーマンス指標を長期的に監視します。

調達自動化の課題

自動調達に関しては、考慮すべき課題がいくつかあります。 このプロセスは机上では単純に聞こえるかもしれませんが、実際には複雑になる可能性があります。 直面する可能性のあるいくつかの障害の内訳は次のとおりです。

変更管理

自動調達ソリューションに切り替えるには、組織全体の関係者やスタッフの賛同が必要です。 多くの場合、変化にはある程度の抵抗があり、新しいテクノロジーの採用には時間がかかるため、これは難しい場合があります。

コストの検討

自動化には時間と費用の両方の面で先行投資が必要となるため、組織によっては切り替えが不安になる場合があります。 組織のニーズに最適な自動化ソリューションを選択する際には、オプションを慎重に評価し、関連コストを理解することが重要です。

データ統合

調達自動化ソリューションは、サプライヤーのデータ、製品価格、発注書などの包括的なビューを提供するために、既存のシステムやデータベースと統合する場合にのみ成功します。たとえば、選択する潜在的なソリューションには、財務部門と通信する機能が必要です。組織内の意思決定プロセスを改善するために、詳細な取引履歴を提供するシステム。

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調達自動化のベスト プラクティス

ニーズを評価する

テクノロジーの検討を開始する前に、調達自動化で正確に何を達成しようとしているのかを評価することが重要です。 支出データの可視性を向上させたいですか? 分析と洞察を通じてサプライヤーのパフォーマンスを向上させたいと考えていますか? 現在のプロセスに、新しいツールやシステムで対処できる非効率な点はありますか? 何を改善する必要があるのか​​を明確に把握したら、ステップ XNUMX に進みます。

専門家と協力する

最も重要なことの XNUMX つは、調達自動化の専門知識を持つ専門家に協力してもらうことです。 彼らはプロセスをガイドし、課題への計画を立て、潜在的な落とし穴を特定するのに役立ちます。 専門家に相談すると、移行の速度と信頼性が大幅に向上します。

あなたのビジネスに適したテクノロジーを選択し、それを使い続けてください。

組織にとって適切な調達自動化ソフトウェアを選択するときは、費用対効果と長期にわたる使いやすさなどの要素を考慮してください。 ソフトウェア ソリューション自体のスケーラビリティと、大規模な組織内でのソフトウェア ソリューションの能力の両方が重要です。 ERP プラットフォームなどのエンタープライズ環境内ですでに使用されている他の既存システムとうまく統合できるかどうか。 また、調達自動化プロセスについて決定を下す前に、XNUMX つのベンダーだけを検討するのではなく、複数のオプションを調査することも重要です。

計画を立てる

新しいソフトウェア システムやプロセスの変更、特に調達自動化のような複雑な変更を実装する前に、すべてが実行された後に物事がどのように機能するかについての明確な計画を作成することが賢明です。 これには、各ステップのタイムラインと、後で成功を測定できる特定の指標を含める必要があります。 たとえば、この新しい方針により、20 か月間で売上が XNUMX% 増加すると予想しています。

調達自動化の一般的な使用例

在庫管理

これは、調達自動化の最も基本的な用途の XNUMX つであり、在庫レベルを追跡し、製品や供給品が必要になる前に不足しないようにすることができます。

ベンダー管理

この機能により、企業はすべてのベンダーを XNUMX か所で追跡できるため、定期的にベンダーと連携することが容易になり、毎月 (または年末) の終わりにすべての支払いがスムーズに行われるようになります。

契約管理

契約管理機能を使用すると、企業はサプライヤーと契約を作成して、品質管理基準が長期間にわたって一貫して満たされていることを確認できます。 これは、プロジェクト中、または二者間のその他の種類の合意の際に、どちらかの側のパフォーマンスの低下によって将来的に問題が発生することを防ぐのに役立ちます。

サプライヤー関係管理

サプライヤー関係管理ソリューションは、サプライヤーと協力する組織にとって変革をもたらす可能性があります。 サプライヤーのパフォーマンスの追跡、サプライヤーとの連絡の維持、共有の目標に向けた協力などのタスクを自動化することで、サプライヤーとの関係を管理するプロセスを簡素化します。

調達自動化の新たなトレンド

調達の自動化はすでに購買プロセスに大きな変革をもたらしていますが、今後もさらに改善されるでしょう。 調達自動化における新たなトレンドの一部を以下に示します。

人工知能と機械学習

AI を活用した自動化ソリューションの人気はますます高まっており、データを迅速かつ正確に分析して、より適切な意思決定をより迅速に行うことができます。 それだけでなく、機械学習により、これらのツールはより多くのデータを収集するにつれて、時間の経過とともにより正確かつ効率的になります。

Blockchainテクノロジー

ブロックチェーン技術は、購入プロセスの各ステップを記録する不変の台帳を提供するために、調達プロセスで使用されています。 これにより、透明性、正確性、コスト削減がさらに向上し、規制への準拠をサポートするために使用できます。

文書のデジタル化

文書のデジタル化は、OCR (光学式文字認識) などのクラウドベースのテクノロジーによって可能になりました。 このテクノロジーにより、スキャンされたドキュメントをデジタル ファイルに変換できるため、ドキュメントの処理時間が短縮されます。 さらに、書類はあちこちに散らばるのではなく、単一のシステムに安全に保管されます。

これらの新たなトレンドの可能性と、現在のプロセスの継続的な開発は、調達の自動化が事業運営の変革力として今後も存続することを示しています。

Nanonets は調達の自動化にどのように役立ちますか?

Nanonets の AI を活用したプラットフォームは、文書データのキャプチャおよび抽出タスクを自動化することで、調達の自動化プロセスを支援します。 たとえば、プラットフォームは請求書、発注書、その他の調達関連文書からデータを抽出し、そのデータを調達システムやワークフローに自動的に入力できます。 この自動化により、エラーのリスクが軽減され、処理速度が向上し、従業員はより付加価値の高いタスクに集中できるようになります。

これに加えて、Nanonets はプロセスの自動化を合理化するための直感的なユーザー インターフェイスとカスタム ワークフローを備えたシステムを提供します。

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まとめ

結論として、調達自動化の未来はここにあります。 それには、ユニークな機会と課題が伴います。 しかし、そのパワーを活用すれば、効率の向上、精度の向上、コスト削減という恩恵を得ることができます。 ここで概説するベスト プラクティスに従うことで、組織は調達プロセスを合理化し、 世界市場での競争力の向上.

Nanonets を使用すると、企業は最新の機械学習と AI テクノロジーを活用して調達プロセスを自動化し、精度を向上させ、コストを削減し、従業員をより効率的に活用できます。

ですから、思い切って挑戦することを恐れないでください。 調達プロセスの自動化を開始し、ビジネスを次のレベルに引き上げる時期が来ました。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/