Supõe-se que o sistema de escrita evoluiu entre os humanos para registrar transações financeiras; as primeiras tabuletas de argila que datam de 3000 aC são relatos de registros financeiros – as “Contas a Pagar” das civilizações mesopotâmica e egípcia, por assim dizer.
A partir de então, o sistema de acompanhamento das interações financeiras entre fornecedores e clientes evoluiu por meio do Contrugli sistema de contabilidade de dupla entrada, Pacioli's lendário sistema de contabilidade, a simplificação da indústria de transporte dos EUA do processo de Contas a Pagar na década de 1960, para os atuais Processos de Contas a Pagar digitalmente aprimorados adotados em todo o mundo.
Vamos aprender mais sobre Boas práticas de contas a pagar e o Processo de Contas a Pagar.
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Conteúdo
- Introdução
- O Processo Básico de Fluxo de Trabalho AP
- Documentos Associados ao Processo AP
- A importância do gerenciamento de AP
- A amplitude do processo AP
- Desafios para o processo AP
- Simplificando o Ciclo de Contas a Pagar
- Automatizando o processo de gerenciamento de AP
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Introdução
Todos os negócios funcionam em ciclos interligados de receitas e despesas. As contas a receber (AR) se enquadram no ciclo de receita, enquanto as contas a pagar se enquadram nos ciclos de despesas e compras associadas.
O Contas a Pagar ou Contas a Pagar (AP) é a quantia de dinheiro que uma entidade empresarial deve a vendedores/fornecedores para aproveitar seus bens/serviços. O Processo de Contas a Pagar é a gestão e execução das obrigações de pagamento de curto prazo da empresa para o vendedor/fornecedor.
Em termos leigos, o Processamento de Contas a Pagar é o processo responsável pelo pagamento de fornecedores e vendedores de bens e serviços disponibilizados por qualquer empresa. O objetivo do processo de AP é garantir a legitimidade e a precisão de qualquer pagamento proveniente do negócio. Faz parte do processo P2P (procure-to-pay) que abrange todas as atividades, desde a aquisição até o processamento de faturas e pagamentos de fornecedores.
A maioria das empresas tem um departamento de AP separado que lida com as contas/faturas recebidas e os pagamentos feitos aos fornecedores. As responsabilidades do departamento podem variar dependendo da natureza e tamanho da empresa.
O Processo Básico de Fluxo de Trabalho AP
A escala do processamento de contas a pagar de qualquer organização depende de:
- o número de fornecedores/prestadores de serviços que atendem às suas necessidades
- o quantum de pagamento esperado para ser feito em um curto período de tempo
- os tipos de documentação necessária para validar o processo de compra
O departamento de AP também pode interagir com outros departamentos, como o departamento de compras, em suas operações.
Por exemplo, uma pequena loja familiar exigiria apenas um procedimento básico de Contas a Pagar. Um único ledger pode registrar contas e faturas, em duas colunas – uma para faturas recebidas e outra para pagamentos efetuados. Aqui, o departamento de compras funciona como o departamento de AP.
Os departamentos de processamento de contas a pagar de grandes empresas com mais partes interessadas não podem funcionar nesse sistema de registro único. Eles precisariam de procedimentos envolvendo várias etapas: recebimento do pedido de compra (PO) do departamento de compras, recebimento de faturas do fornecedor, correspondência dos detalhes do pedido e da fatura, validação, aprovação e pagamentos de contas ao fornecedor.
Nesses casos, um fluxo de trabalho mais elaborado torna-se essencial para gerenciar com eficiência o alto valor e o volume de transações.
Um fluxo de trabalho simples do processo AP inclui as seguintes etapas:
Ao final do processo, o valor que estava “a pagar” na primeira etapa, deixaria de ser um passivo. Pode haver intervenção processos envolvendo pedidos de compra, verificações e aprovações, mas os cinco passos básicos são essenciais para evitar erros e fraudes nas despesas.
Documentos Associados ao Processo AP
Dependendo da escala das operações, os procedimentos de contas a pagar de uma empresa podem incluir muitos ou todos os seguintes documentos:
Ordem de Compra – a PO: A PO é um contrato juridicamente vinculativo emitido pela empresa ao fornecedor, informando o tipo de produto/serviço encomendado e a quantidade e preços acordados. Para grandes empresas, várias entidades estão envolvidas no processo de pedido de compra, incluindo a pessoa/departamento que solicita as mercadorias/serviços, o departamento de compras, o departamento de contas a pagar, o departamento de recebimento e o fornecedor.
Relatório de recebimento: O relatório de recebimento de mercadorias/serviços é uma confirmação da aquisição do produto/serviço encomendado do fornecedor. Os detalhes no relatório de recebimento devem coincidir com os do pedido emitido anteriormente.
Fatura do fornecedor: Simultaneamente ou após o recebimento das mercadorias encomendadas, a empresa receberia a fatura/fatura do produto do fornecedor das mercadorias/serviços. No final do negócio, é chamado de fatura do fornecedor. O processamento da fatura do fornecedor é de responsabilidade exclusiva do departamento de AP, que verifica os detalhes da fatura por uma correspondência de três vias entre a PO, o relatório de recebimento e a fatura do fornecedor e agenda os pagamentos após a aprovação.
Vouchers: Os vouchers às vezes são usados para "comprovar" a integridade do processo de aprovação - é como um índice para os documentos de suporte como PO, relatório de recebimento, fatura do fornecedor etc. e contém informações sobre aprovações, números de casos e outras informações relacionadas a aquela compra específica.
Esses documentos são mantidos em um arquivo “aberto” até que o pagamento seja totalmente processado, após o que é rotulado como “fechado”.
Para ilustrar, suponha que um comprador, Buyer Inc., exija 10 pen drives para a empresa. Ela emite um pedido de compra para seu fornecedor, Supplier Inc., para os dez itens, ao preço de, digamos, US$ 15 por pen drive, a serem entregues em cinco dias. A PO é gerada pelo departamento de compras, uma cópia da qual é enviada para o Supplier Inc., uma para o departamento de AP, uma para o departamento de beneficiários e outra para ser retida pelo departamento de compras. Quando o Supplier Inc. fornece os pen drives, um relatório de recebimento (ou um relatório de recebimento) é preparado pela ABC Inc., pelo departamento de compras e a fatura do fornecedor é arquivada pelo departamento de AP. Neste ponto, o departamento de AP faz uma correspondência tripla entre o PO, o relatório de recebimento e a fatura de compra para verificar se a descrição, quantidade, custo e prazos coincidem nos três documentos. Uma vez que a correspondência é verificada pelo departamento de AP, o pagamento é iniciado. Nem todas as empresas podem ter a correspondência de três vias, mas uma correspondência de duas vias entre a PO e a fatura é necessária para evitar má gestão de fundos.
A importância do gerenciamento de AP e fluxo de trabalho de contas a pagar
A gestão dos processos de contas a pagar é fundamental para o funcionamento eficiente e sem erros de um estabelecimento comercial. A sua importância surge porque:
- Ajuda no pagamento imediato de contas, o que é importante para a credibilidade da empresa e ajuda a estabelecer relacionamentos saudáveis entre o fornecedor e a empresa.
- Pagamentos imediatos também evitam cobranças em atraso, multas ou multas por atraso.
- O processamento de contas a pagar mantém os gastos excessivos sob controle e evita pagamentos múltiplos/duplicados para o mesmo produto/serviço.
- Ele acompanha as necessidades e compras da empresa, o que ajuda a evitar atrasos e interrupções no dia a dia da empresa.
- Ele consolida todas as ações de compra para fácil recuperação.
- O processamento de AP elimina fraudes por meio de acompanhamento e verificações rigorosos em todas as etapas do processo.
- Ajuda a melhorar o gerenciamento do fluxo de caixa, permitindo pagamentos somente quando devidos, usando a linha de crédito oferecida pelos fornecedores etc.
A amplitude do processo AP
O processo de Contas a Pagar abrange quase todos os pagamentos feitos por uma empresa por bens e serviços; a folha de pagamento, no entanto, não faz parte do processo de AP, mas pertence à classe de gerenciamento de RH. A AP mantém registros de todos os aspectos financeiros das compras feitas pela empresa, o que é crucial para fins de auditoria e fiscal.
Os principais objetivos do AP são:
- Para garantir que os pagamentos sejam legítimos e precisos
- Para alavancar pagamentos antecipados ou descontos dinâmicos.
A integração de controles internos no processo de AP, especialmente em processos automatizados, elimina pagamentos fraudulentos ou imprecisos, garantindo que todas as faturas sejam contabilizadas.
Desafios para o processo AP
Alguns desafios comuns ao processamento de AP são:
- Atrasos de tempo: Isso é particularmente verdadeiro com o processamento manual de AP porque os documentos em papel devem ser movidos entre tabelas e departamentos. Isso pode causar atrasos no processamento de uma fatura e no pagamento ao fornecedor. Atrasos ao longo do ciclo de contas a pagar podem se transformar em recebimentos atrasados de itens pedidos, classificação de crédito ruim, relacionamento ruim com fornecedores e taxas/multas.
- Erros de correspondência: A correspondência de três vias é necessária para garantir que todas as faturas de fornecedores sejam pagas corretamente. As discrepâncias podem ocorrer quando há erros de entrada de dados ou informações de cobrança incorretas, que podem levar algum tempo para serem identificadas ou corrigidas.
- Gerenciamento de exceções: Os departamentos de contas a pagar devem lidar com exceções, como informações incompletas e não correspondentes nas faturas, o que pode levar a atrasos dispendiosos.
- Compras desnecessárias: A ausência de controles e checkpoints adequados no ciclo de contas a pagar pode resultar em compras desnecessárias ou não autorizadas.
- Fraude e roubo: as equipes de AP devem estar constantemente vigilantes contra fraudes e roubos, tanto dentro da empresa quanto fora dela.
- Documentos ausentes: a papelada pode resultar em extravio e perda de documentos importantes, como faturas. Isso pode levar a uma infinidade de problemas em todo o ciclo de contas a pagar, desde atritos com o fornecedor até operações atrasadas.
- Pagamento duplo: Inconsistências e ineficiências na documentação podem fazer com que uma única fatura seja paga duas vezes. Pagamentos duplos também podem ocorrer se vários softwares financeiros forem usados, em vez de um único sistema integrado.
- Pontos cegos: Os processos manuais e em papel estão associados à opacidade que impede que as equipes de AP acompanhem o fluxo de caixa da empresa em tempo real.
- Terceirização de contas a pagar atividades vs responsabilidades de automação de AP
Simplificando o Ciclo de Contas a Pagar
O processamento de contas a pagar pode ser simplificado centralizando todos os documentos AP relevantes e arquivando-os para facilitar o acesso. Essa simplificação pode ser habilitada pela automação. A automação atende aos seguintes propósitos:
- Elimina a confusão de papel, reduzindo assim o tempo de processamento e as taxas de erro
- Liga POs e faturas com pagamentos eletrônicos, que apresenta a imagem completa do ciclo de contas a pagar
- Ajuda a melhorar o gerenciamento de fornecedores e evitar fraudes de fornecedores
- Permite correspondência de três vias sem complicações
- Permite a integração do processo de Contas a Pagar com outros sistemas core business como ERP e CRM
- Permite a configuração de vários pontos de verificação no ciclo contábil a pagar para evitar gastos excessivos ou compras desnecessárias
- Avisos e alarmes podem ser definidos quando são detectadas discrepâncias em qualquer estágio do fluxo de trabalho de contas a pagar
- Permite configurar prazos de pagamento
- Possibilita a geração de relatórios periódicos para entender os padrões de gastos da empresa e se preparar para auditorias e tributação
Automatizando o processo de gerenciamento de AP
Acredita-se que o fluxo de trabalho de contas a pagar aprimorado digitalmente tenha começado em 1978, com o Visical, o primeiro software de planilha que pode ser usado para gerenciamento de contas. Isto foi seguido por software semelhante que poderia ajudar as empresas a informatizar sua contabilidade. Hoje, o processo digital de contas a pagar inclui captura de dados de faturas, codificação de faturas com a conta e centro de custo corretos, aprovação de faturas, correspondência de faturas com pedidos de compra e lançamento para pagamentos.
Uma variedade de softwares de fluxo de trabalho de contas a pagar usa recursos como Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e captura inteligente de dados (IDC) para capturar automaticamente os principais bits de dados, como o número do pedido, quantidade e data. Eles também usam modelos predefinidos para converter todos os documentos associados ao gerenciamento de AP em versões digitais.
Mais recentemente, todas as tarefas contábeis, incluindo Contas a Pagar, estão sendo automatizadas usando tecnologias baseadas em IA. O aprendizado de máquina permite que o sistema de AP aprenda com elementos usuais do processo e faça sugestões significativas sobre como lidar com esses elementos no futuro. Essa automação de IA dos processos de AP pode dar à equipe de AP mais tempo para se dedicar às funções analíticas e administrativas que beneficiam a empresa.
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