Șablon de flux de lucru Conturi de încasat

Mențineți un flux de numerar sănătos cu mementouri de plată în timp util, colectare simplificată a plăților și înregistrări financiare actualizate cu șablonul de flux de lucru Nanonets’s Accounts Receivable.

Despre șablonul fluxului de lucru pentru conturi de încasat

Vă actualizați evidențele financiare de fiecare dată când faceți o vânzare pe credit? Aveți un proces simplificat pentru a vă captura toate creanțele dintr-o singură mișcare?

Dacă nu, este timpul să schimbi asta. Automatizați, îmbunătățiți vizibilitatea și eliminați erorile în procesul de încasare a conturilor folosind un șablon de flux de lucru automatizat pentru încasări în câteva minute. Accelerați conturile de încasat cu facturare periodică și mementouri în timp util. Obțineți rapoarte AR în timp real cu schimburi de date fără întreruperi cu software-ul dvs. de contabilitate. Aflați întotdeauna unde sunt fluxurile dvs. de numerar cu șablonul de flux de lucru Nanonets AR.

Pași în șablonul de flux de lucru pentru conturi de încasat Nanonets

Pentru a utiliza șablonul de flux de lucru pentru conturi de încasat Nanonets, autentifici în contul tău Nanonets sau creaza un cont gratuit dacă nu ați făcut-o deja.

Facturare

Creați și trimiteți automat facturi odată ce un client cumpără folosind integrări terțe. Folosiți fluxurile de lucru pentru a determina dacă achiziția este recurentă, unică, demnă de credit sau riscantă.

Procesarea plății

Aplicați taxele financiare, taxele sau reducerile de plată anticipată necesare în funcție de criteriile dvs. Trimiteți clientului factura sau extrasul de taxă financiară cu toate detaliile.

Actualizați înregistrările financiare

Sincronizați detaliile de plată cu software-ul dvs. de contabilitate, cum ar fi Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite și multe altele, folosind integrări perfecte.

Beneficiile utilizării șablonului de flux de lucru Nanonets Accounts Receivable

Creantele din conturi în așteptare pot avea efecte replici asupra fluxurilor de numerar. Gestionați-vă conturile de creanță, urmăriți fluxul de numerar și accelerați plățile cu Nanonets. Cu șablonul de flux de lucru pentru conturi de încasat Nanonets, puteți

Minimizați eroarea umană

Sincronizați automat datele cu software-ul dvs. de contabilitate cu integrări perfecte. Reduceți erorile de introducere manuală a datelor la 0.

Fluxuri de lucru automatizate

Configurați fluxuri de lucru automate cu câteva clicuri. Folosiți șabloane de flux de lucru, personalizați fluxurile de lucru sau lăsați echipa noastră să le configureze pentru dvs.

Localizați blocajele de numerar

Obțineți o imagine completă a fluxurilor de numerar cu date în timp real din software-ul dvs. de contabilitate, fără foi de calcul sau documente.

Memento-uri automate

Accelerați plățile, aprobările și raportarea financiară cu mementouri automate pentru părțile interesate relevante.

Integrați, automatizați și primiți plăți la timp, întotdeauna

Automatizați fiecare pas al ciclului de la factură la numerar cu fluxuri de lucru inteligente. Nanonets se integrează cu toate software-urile de contabilitate majore pentru a rămâne la curent cu creanțele tale, cu urmărire perspicace, mementouri automate și vizibilitate completă.

Accelerează-ți fluxurile de numerar cu fluxurile de lucru AR astăzi!

Automatizați fluxurile de lucru ale conturilor de încasat cu un cod fără cod platformă inteligentă de automatizare. Optimizați-vă performanța afacerii, economisiți costurile și stimulați creșterea cu Nanonets.

Luați legătura cu experții noștri în automatizare, Sau încercați să vă creați un flux de lucru pentru conturi de încasat.

Citiți mai multe articole contabile:

Automatizați contabilitatea cu șabloane de contabilitate gratuite

Găsiți cel mai bun software pentru afacerea dvs

Ce este conturile de încasat?

AR, cunoscut și sub denumirea de Conturi de creanță, reprezintă banii pe care compania îi primește de la clienții săi după serviciile lor. Pentru o înțelegere ușoară, să luăm un exemplu din viața reală. Imaginează-ți că ai împrumutat bani de la colegul tău pentru a plăti comanda pentru că nu aveai bani atunci. Acest lucru s-ar putea numi Conturi de creanță, deoarece îi veți plăti înapoi mai târziu. Acum, înapoi la afaceri, contul de creanță este creditul acordat de firmă, care poate varia de la câteva zile până la chiar un an, și este „IOU”.

După ce a făcut același lucru sau a furnizat serviciile, dacă firma nu a primit încă banii de la client, se numește creanțele companiei. Multe companii oferă acest serviciu pentru confortul clienților să le plătească mai târziu. De exemplu, Un producător de veselă livrează tacâmurile la magazinul de vânzare cu amănuntul. După facturarea magazinului pentru lucruri, plata este înregistrată direct în conturi de încasat. Și când magazinul de vânzare cu amănuntul primește articolele, va plăti pentru ele.

Procesele AR pot fi complicate dacă sunt gestionate manual, așa că o companie ar trebui să aibă un proces AR automat. Ajută compania să gestioneze eficient fluxul de venituri și permite companiei să se dezvolte. În plus, plățile primite și cele rămase sunt afișate clar în cont, astfel încât angajaților le va deveni ușor să urmărească suma.

Ce este procesul de conturi de încasat?

Majoritatea companiilor au un proces pentru conturile de încasat. Acest lucru îi ajută să gestioneze și să urmărească plata cu ușurință. Prin urmare, crearea și utilizarea unei soluții de contabilitate automată pentru gestionarea și urmărirea procesului de conturi de încasat permite companiei să mențină tranzacțiile fără probleme. Pașii procesului de creanță a contului sunt următorii:

Stabilirea practicilor de creditare

Crearea unei proceduri de cerere de credit în companie este primul pas în procesul de conturi de creanțe. Pe baza reputației oricărei organizații sau clienți individuali, compania va decide dacă își va furniza bunurile pe credit. Mai mult, compania trebuie să stabilească termenii și condițiile pentru acordarea creditului în funcție de nevoile și cerințele clienților. Documentul precizează în mod clar ratele dobânzii și condițiile de credit în detaliu, astfel încât să nu apară discrepanțe.

Următorul lucru în procesul de creditare include perioada pentru care o organizație împrumută credit clientului. Companiile mari pot împrumuta credit pentru perioade mai lungi, în timp ce companiile mici au nevoie de mai mulți bani.

Facturarea Clienților

Următorul pas în procesul de conturi de încasat include trimiterea unei facturi către clienți. O factură este un document care indică detaliile produsului, costurile, data plății și alte detalii bancare. Ar putea fi trimis imediat după trimiterea mărfurilor, astfel încât plata să poată fi efectuată cât mai curând posibil.

Urmărirea conturilor de încasat

Un ofițer de conturi de creanțe urmărește plata comenzii. Rolul unui ofițer AR este să verifice suma depusă în contul bancar, să introducă datele în sistemul AR și să o aloce unei facturi. În plus, el trebuie să reconcilieze registrul de creanțe pentru a se asigura că toate plățile sunt înregistrate corect și trebuie să emită extrase lunare clienților.

Există o diferență între procesul de urmărire pentru organizațiile mari și cele mici. Organizațiile mari angajează o echipă de ofițeri AR care utilizează un sistem software de urmărire avansat. Acest lucru reduce timpul și efortul și oferă rezultate precise. Pe de altă parte, organizațiile mici au nevoie de obicei de un sistem avansat, așa că realizează manual procesul de urmărire. Acest lucru poate fi efectuat de un profesionist contabil sau de o echipă a acestora.

Contabilitatea conturi de încasat

Următorul pas implică ca Ofițerul de încasări să stabilească data scadentă a plății. Apoi trebuie să țină un jurnal pentru înregistrarea comenzilor după organizarea datelor pentru datorii neplătite. Acest proces este utilizat pentru contabilizarea datoriei neplătite și identificarea reducerilor de plată anticipată.

De ce sunt atât de importante conturile de încasat?

Procedura standard de returnare a banilor este doar un mit. Oamenii trebuie să urmeze procedura ideală, motiv pentru care procesul de creanțe devine esențial. Dacă plata este întârziată, aceasta ar putea duce la căderea organizației, iar întregul sistem de flux de numerar s-ar putea opri. Mai mult, ar putea duce la o lipsă de numerar de investit pentru producția ulterioară și plata către acționari. Astfel, procedura de conturi de încasat este esențială pentru buna funcționare a oricărei organizații. Acesta arată câți bani trebuie să primiți și calendarul pentru a menține un flux de numerar sănătos.

Cum să automatizezi conturile de încasat?

De achiziții publice

Departamentul de achiziții face primul pas în procesul de automatizare. Acesta plasează comanda și trimite o copie a comenzii de cumpărare către departamentul de creanțe. Apoi organizația trimite o factură în care se precizează plata și alte detalii după primirea comenzii.

Prelucrarea facturilor

Procesarea facturilor se poate face atât manual, cât și electronic. Cu toate acestea, procesarea manuală este o procedură care necesită foarte mult timp, așa că se recomandă să optați pentru prelucrarea automată a datelor. Acest lucru ajută la reducerea erorilor și la furnizarea de acuratețe, ceea ce, la rândul său, ajută la derularea fără probleme a întregului proces.

Aprobarea facturii

Similar procesării facturilor, aprobarea facturii poate fi efectuată manual și electronic. Aceasta implică potrivirea informațiilor cu comanda de cumpărare, astfel încât plata primită să se potrivească corect cu comanda. Apoi sunt pregătite documente despre cost, timpul de livrare, numărul de ori și alte detalii esențiale.

Plată

Apoi urmează plata, care ar putea fi primită în numerar, iar un cec ar putea fi procesat automat. Un manager de creanțe trebuie să aprobe plata și să efectueze toate formalitățile pentru ca plata să poată fi primită fără probleme.

Managementul dealerilor

Este necesar să verificați cu clientul dacă acesta se confruntă cu orice problemă legată de plată. Este de datoria departamentului de conturi de încasat să verifice dacă factura este încă în proces de aprobare sau dacă plata a fost primită.

Actualizări de sistem

Pentru a automatiza procesul de încasare a conturilor, este esențial să mențineți sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) actualizat prin instalarea de noi versiuni de software, așa cum este solicitat de echipa pentru a desfășura procesul de plată fără probleme.

Raportare și analiză

Ultimul pas în procesul de automatizare a conturilor de încasat este raportarea fișelor pregătite pentru comenzile trimise și plățile primite de departamentul AP. După aceea, analizați tranzacțiile și analizați performanța departamentului, astfel încât să poată face modificări dacă există ceva în spatele lor. Din nou, acest lucru ajută la funcționarea fără probleme a organizației.

Sfaturi pentru îmbunătățirea conturilor de încasat

Mențineți detaliile detaliate despre consumatori

Să presupunem că o organizație folosește introducerea manuală a datelor; ar putea duce la erori care afectează procedura de facturare. Astfel, sistemul automat de conturi de încasat ar trebui să încarce toate detaliile esențiale, în special condițiile de plată și creditare. Procesul automat de RA ajută la menținerea acurateței în verificarea regulată a bazei de date, informarea termenelor limită și instruirea personalului pentru a gestiona corect detaliile, astfel încât fluxul de numerar să fie fluid.

Oferiți stimulente pozitive și negative

Stimulentele ar putea face minuni pentru procedura generală a fluxului de numerar. Este la fel ca exemplul real al achiziționării de bunuri; atunci când se oferă reduceri, vânzările cresc. În același mod, stimulentele pozitive și negative funcționează pentru respingerea numerarului de la întreprinderi și persoane fizice. Un exemplu de stimulent pozitiv ar putea fi oferirea de cadouri în cazul în care plata este primită din timp. Un exemplu de stimulent negativ ar putea fi penalizarea acestora cu taxe suplimentare dacă plata este întârziată. Acest lucru ar putea insufla o oarecare frică și vor începe să ia plățile în serios, ceea ce ar putea beneficia organizația dvs.

Asigurați-vă că Politicile dvs. de credit sunt clare și concise

Înainte de a împrumuta bani pentru orice bunuri și servicii, asigurați-vă că organizația dvs. are un set solid de politici de credit. Acest lucru este important pentru ca fluxul de credit să fie menținut corespunzător. Aceasta este datoria echipei financiare și de vânzări de a stabili limite de credit și penalități în cazul în care data este prelungită. De asemenea, personalul ar trebui să programeze întâlniri pentru a se asigura că politicile îndeplinesc condițiile economice în schimbare.

Rămâneți în contact cu clienții dvs

De multe ori se întâmplă ca clienții să fie nevoiți să-și amintească să plătească pentru comandă, deoarece acesta este un instinct uman obișnuit. Sau alteori, pot avea motive reale pentru a nu plăti facturile la timp. Oricare ar fi motivul, ar putea fi rezolvat printr-o comunicare sănătoasă. Cu ajutorul procesului de conturi de încasat, acest lucru ar putea fi rezolvat. Puteți trimite mementouri, astfel încât aceștia să-și amintească plata sau să îi sunați direct pentru a găsi soluția.

Utilizați taxe lunare obișnuite, mai degrabă decât facturile standard

Este întotdeauna recomandat să trimiteți facturi lunare dacă comanda este mare sau există o tranzacție regulată între companii. Spre deosebire de facturile neregulate, facturile lunare sunt mai productive pentru orice organizație. Ajută compania să regleze fluxul de numerar, îmbunătățind procesul de producție și ajutând compania să se dezvolte. În plus, facturile lunare înseamnă că clienții pot plăti prin Direct Debit, simplificând întreaga procedură de plată.

Simplificați-vă fluxul de lucru de facturare

Pentru a ușura procesul de conturi de încasat, este esențial să nu fii lipsit de erori. Erorile pot varia de la greșeli de ortografie la detalii complet incorecte. Prin urmare, este recomandat să utilizați șabloane de factură care conțin un format astfel încât să vă amintiți ce să includeți și ce nu. Acest lucru, la rândul său, accelerează întregul proces al conturilor de încasat și ajută la buna funcționare a oricărei organizații.

Oferiți opțiuni de plată clienților dvs

O organizație ar trebui să ofere clienților săi opțiuni de plată pentru primirea în timp util a numerarului. Îi face să se simtă confortabil să efectueze plăți în modul pe care îl doresc înaintea banilor în timp util. Opțiunile de brevet includ cecuri, numerar, carduri de debit, carduri de credit, debit direct și transferuri bancare. Dintre aceste opțiuni, Direct Debit este cea mai eficientă, deoarece este o plată pull în loc de plată push. Acest lucru implică faptul că este pre-aprobat, iar clientul nu trebuie să conducă pentru a ratifica plata.