Luôn cập nhật sổ sách của bạn với quy trình làm việc kế toán hiệu quả. Sử dụng Nanonets để thiết lập quy trình làm việc không cần mã trong 15 phút. Bắt đầu thử nghiệm miễn phí ngay hôm nay.
Là một chủ sở hữu doanh nghiệp mới, bạn nhanh chóng hiểu rằng có nhiều điều để điều hành doanh nghiệp hơn là sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nâng cao kỹ năng của bạn, quản lý mối quan hệ khách hàng và nhà cung cấp, và - có lẽ quan trọng nhất - lưu giữ hồ sơ chính xác về các giao dịch của bạn. Đây là nơi kế toán xuất hiện.
Những con số khiến một số người sợ hãi.
Có lẽ bạn là một trong số họ. Bạn có thể nghĩ, “Tôi sẽ ổn nếu tôi giữ ý tưởng sơ bộ về doanh thu và chi phí của mình trong đầu. Cho đến khi tôi bắt đầu, tôi có thể đủ khả năng để thuê một người chăm sóc những thứ đó ”.
Đây có thể là một lỗi nguy hiểm. Trường hợp xấu nhất - doanh nghiệp của bạn có thể không tồn tại được cuộc kiểm toán tài chính tại thời điểm thuế nếu không có hồ sơ thích hợp. Trường hợp tốt nhất, bạn có thể kết thúc với một mớ rắc rối tốn kém để sắp xếp khi bạn thuê người trợ giúp kế toán phù hợp. Dù thế nào đi nữa, tốt hơn hết bạn nên lưu giữ hồ sơ chi tiết ngay từ ngày đầu tiên.
Bây giờ bạn có thể cần biết: kế toán là gì? Làm cách nào để lưu giữ hồ sơ thích hợp? Báo cáo tài chính là gì và làm cách nào để lấy chúng? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi qua các câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này và hơn thế nữa, để bạn có thể tự tin bắt đầu hành trình ghi sổ kế toán doanh nghiệp của mình.
Kế toán là gì?
Ghi sổ kế toán là quá trình lưu giữ hồ sơ tài chính cho doanh nghiệp của bạn. Một doanh nghiệp nhỏ đơn lẻ có thể tránh xa việc ghi chép các hồ sơ tài chính vào sổ tay nhưng các doanh nghiệp lớn cần các mục nhập chi tiết.
Đơn giản nhất, nó phải có ý nghĩa đối với người thực hiện việc lưu trữ hồ sơ. Nếu doanh nghiệp của bạn lớn hơn chỉ một người (chủ sở hữu duy nhất), sổ sách kế toán của bạn phải ở định dạng chuẩn mà mọi người có liên quan đều có thể hiểu được: chủ sở hữu, người kế toán hoặc kế toán và bất kỳ chuyên gia bên ngoài nào như nhân viên cho vay hoặc quan chức thuế.
Định dạng tiêu chuẩn để ghi sổ kế toán là hệ thống kế toán kép. Hệ thống sổ sách kế toán của bạn ghi lại từng số tiền giao dịch ở hai nơi khác nhau. Mỗi giao dịch có hai phần:
- Một phần được ghi vào sổ nhật ký chung: nhật ký tất cả các giao dịch trên tất cả các tài khoản;
- Việc ghi chép cho từng tài khoản riêng biệt là một phần được ghi trên sổ cái. Sổ cái có các phần khác nhau cho từng khoản chi phí, tài khoản khách hàng và nguồn thu nhập.
Hệ thống kế toán kép là một hệ thống kiểm tra chéo được tích hợp sẵn để giảm thiểu sai sót của con người. Thu nhập và chi phí đều được ghi lại để cho thấy dòng tiền tổng thể và giao dịch ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp của bạn.
Tự động hóa các mục sổ cái chung, mã hóa GL, quản lý hóa đơn, v.v. Đặt bản demo trực tiếp được cá nhân hóa để xem cách bạn có thể tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong khi tự động hóa quy trình kế toán của mình.
Kế toán so với kế toán
Vậy, sự khác biệt giữa ghi sổ và kế toán là gì?
Nếu bạn đã cân nhắc việc thuê một trong những chuyên gia này cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể nghĩ rằng một kế toán chỉ là một người ghi sổ sách đắt tiền. Không gì có thể hơn được sự thật. Người ghi sổ và kế toán đóng vai trò quan trọng đối với chủ doanh nghiệp và giám đốc tài chính - họ phục vụ các phần khác nhau trong vòng đời tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán viên xử lý việc ghi chép tài chính hàng ngày cho doanh nghiệp. Hàng ngày, nhân viên kế toán bận rộn xử lý các bút toán giao dịch, xuất hóa đơn cho khách hàng và xử lý tài khoản trễ hạn, đối chiếu tài khoản, theo dõi công nợ phải trả, giám sát bảng lương. Cuối tháng cô tất toán và cân đối sổ sách. Kế toán sổ sách là một phần thực hành trong việc chăm sóc tài chính của doanh nghiệp.
Khi công việc của người ghi sổ đã xong thì công việc của người kế toán bắt đầu. Cô ấy lấy thông tin từ tháng hoặc năm và tạo báo cáo tài chính. Nếu cần, cô ấy có thể kiểm toán các báo cáo tài chính và thảo luận với chủ sở hữu. Báo cáo tài chính cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc kê khai thuế thu nhập cho doanh nghiệp - một công việc khác của kế toán. Kế toán phù hợp cũng có thể hỗ trợ lập kế hoạch thuế trong cả năm để giảm thiểu trách nhiệm thuế tổng thể. Công việc của kế toán là phân tích tài chính ở cấp độ cao hơn so với công việc của kế toán.
Các tỷ lệ tài chính, số tiền ngoại tệ và các dấu hiệu quan trọng khác về sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp là những gì kế toán tìm kiếm. Cô ấy có thể thảo luận thông tin này với chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc tài chính để các giám đốc điều hành có thể có thông tin họ cần để đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có thể chọn mức độ trợ giúp tài chính mà họ cần từ một kế toán hoặc người ghi sổ. Các doanh nghiệp nhỏ có thể quyết định không thuê người trợ giúp ghi sổ và tự làm kế toán hàng ngày của họ. Họ chỉ có thể tuyển dụng một kế toán viên trong vài giờ một năm trong mùa thuế.
Các doanh nghiệp lớn hơn có thể không thể thoát khỏi sự trợ giúp từ bên ngoài với mức độ thấp này. Họ có thể có toàn bộ bộ phận kế toán nội bộ cho công việc hàng ngày và kế toán bên ngoài trợ giúp cho mùa thuế. Để quyết định mức trợ giúp tài chính phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy đánh giá ngân sách, ngành, tốc độ tăng trưởng và nhu cầu tổng thể của doanh nghiệp bạn.
Hai loại sổ kế toán là gì?
Hai hình thức ghi sổ kế toán là ghi sổ kế toán đơn và ghi sổ kế toán kép.
Kế toán một mục đơn giản như một danh sách các số liệu trong sổ tay hoặc bảng tính Excel. Cộng tiền vào, trừ tiền ra. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu, đây có thể là một lựa chọn tuyệt vời để giúp bạn tiếp tục. Đây là bản sao của bảng sao kê ngân hàng cho doanh nghiệp của bạn và có thể được đối chiếu với bảng sao kê ngân hàng của bạn vào cuối tháng để đảm bảo tính chính xác.
Tuy nhiên, một khi công việc kinh doanh của bạn được bắt đầu, bạn sẽ phát triển phương pháp kế toán này khá nhanh chóng. Sẽ không hiệu quả cho các chuyên gia bên ngoài, chẳng hạn như người khai thuế hoặc nhà đầu tư, xem hoạt động kinh doanh của bạn như thế nào. Thu nhập của bạn có thể thay đổi rất nhiều từ tháng này sang tháng khác; nếu bạn có một khoản chi phí đặc biệt lớn, chẳng hạn như một khoản thanh toán bảo hiểm vào đầu năm, bạn sẽ không thể nhận ra rằng khoản chi phí đó “nên được” dàn trải trong cả năm vì hợp đồng bảo hiểm bao gồm cả năm. Khi công việc kinh doanh của bạn bắt đầu thành công, đã đến lúc chuyển sang hệ thống kế toán kép.
Hệ thống kế toán bút toán kép ghi lại các giao dịch để cho biết bộ phận nào của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi mỗi giao dịch. Cơ sở của hệ thống kế toán kép là phương trình kế toán, trong đó nêu:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Điều này có nghĩa là đối với mọi giao dịch, cả hai phần của bút toán kép phải giữ cho phương trình kế toán được cân bằng.
Nếu tài khoản tài sản tăng, tài khoản nợ phải trả hoặc tài khoản vốn chủ sở hữu (hoặc cả hai) cũng phải tăng. Nếu một khoản nợ phải trả giảm, thì một trong hai tài sản cũng phải giảm xuống, hoặc vốn chủ sở hữu phải tăng lên để duy trì cân bằng. Mỗi giao dịch được ghi lại theo cách cho thấy chính xác phần nào của công ty bị ảnh hưởng bởi giao dịch cụ thể đó. Vào cuối năm, bảng cân đối kế toán cho biết phương trình kế toán được thực hiện như thế nào đối với báo cáo tài chính của công ty.
Kế toán kép thường được nhập vào một hệ thống phần mềm kế toán như Quickbooks hoặc Xero & toàn bộ quy trình có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng phần mềm tự động hóa kế toán như Ống nano. Điều này có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động bằng cách kết nối tài khoản ngân hàng của công ty với phần mềm.
Cách dễ nhất để ghi sổ kế toán là gì?
Cách đơn giản nhất để ghi sổ kế toán là cách phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hệ thống kế toán nhập một lần có thể dễ dàng nhất nếu công ty của bạn rất nhỏ. Tuy nhiên, việc dễ dàng ghi lại thu nhập và chi phí của bạn trong một bảng tính Excel có thể bị ảnh hưởng nặng nề bởi sự bất tiện của việc không có hồ sơ kế toán phù hợp đối với các chủ ngân hàng, nhà đầu tư hoặc người khai thuế.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh chóng, về lâu dài sẽ dễ dàng nhất là có một hệ thống sổ sách kế toán có thể phát triển cùng với bạn. Hệ thống kế toán bút toán kép có thể tốn nhiều công sức hơn một chút để thiết lập, nhưng nó sẽ phục vụ bạn ngay từ những ngày đầu thành lập công ty cho đến khi bạn phát triển lớn mạnh đến mức nào.
Hợp lý hóa quy trình kế toán của bạn với Nanonets. Sử dụng quy trình công việc để tự động hóa các mục nhập GL, phê duyệt, xử lý hóa đơn, nhập dữ liệu, v.v. Hãy tự mình thử nó.
Phương pháp ghi sổ kế toán phổ biến nhất là gì?
Phương pháp ghi sổ kế toán kép là phương pháp phổ biến nhất trên toàn thế giới. Chưa có ai nghĩ ra một hệ thống trực quan và ít sai sót như hệ thống kế toán kép.
Thiết lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp
Để thiết lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ phải quyết định phương pháp nào bạn sẽ sử dụng cho kế toán của mình. Có thể bạn sẽ sử dụng phần mềm kế toán dựa trên đám mây như Nanonets & QuickBooks hoặc có thể tất cả những gì bạn cần là một mẫu Excel.
Dù bạn chọn phương pháp nào, bạn sẽ phải suy nghĩ cẩn thận về tất cả các khoản chi phí và nguồn thu nhập mà bạn có cho công việc kinh doanh của mình. Nếu cần, bạn có thể chuyển sang một hệ thống kế toán khác sau khi mở rộng kinh doanh, nhưng tốt nhất là chọn một hệ thống có thể phát triển cùng với bạn.
- Bạn có nhiều tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cho doanh nghiệp của mình sẽ phải được hạch toán không?
- Bạn có bao nhiêu nguồn thu nhập?
- Nhiều dòng sản phẩm?
- Dịch vụ?
- Thu nhập khác như bất động sản hoặc thu nhập đầu tư?
- Bạn trả bao nhiêu nhà cung cấp hàng tháng?
- Bạn có những loại chi phí nào? Mỗi khoản chi phí khác nhau sẽ cần được chỉ định một danh mục được đánh số.
- Hợp pháp
- Bảo hiểm
- Thuê
- Tiện ích
- Du lịch
- Nền tảng khác
Làm thế nào để ghi sổ kế toán?
Cho dù bạn chọn phần mềm kế toán hay phương pháp đơn giản như Excel, bạn sẽ bắt đầu. Hầu hết các phần mềm kế toán đều trực quan để sử dụng và hướng dẫn người dùng thực hiện các giao dịch và internet có đầy đủ các hướng dẫn Excel dành cho người mới bắt đầu.
Bạn phải chính xác một cách tỉ mỉ khi nhập các giao dịch – một số lỗi sẽ bị phần mềm phát hiện hoặc khi bạn đối chiếu sổ sách vào cuối tháng, nhưng một số khác thì quỷ quyệt hơn.
Làm cách nào để bắt đầu ghi sổ kế toán cho người mới bắt đầu?
Đầu tiên, hãy chọn một phương pháp ghi sổ kế toán phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Thứ hai, sắp xếp hồ sơ kinh doanh của bạn để bạn có thể nhập chúng vào mẫu Excel hoặc phần mềm kế toán mà không bỏ lỡ bất kỳ giao dịch nào. Bảng sao kê ngân hàng có thể giúp bạn điều này.
Nếu bạn có lại hồ sơ cần nhập từ những tháng trước, bạn có thể yêu cầu sao kê tài khoản cũ từ ngân hàng của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bản ghi khá chính xác về hoạt động kinh doanh mà công ty bạn đã thực hiện trong vài tháng qua.
Thứ ba, thiết lập một lịch trình thường xuyên để đảm bảo bạn không bị chậm lại trong việc ghi sổ kế toán của mình. Các doanh nghiệp rất nhỏ có thể chỉ phải ghi sổ kế toán mỗi tuần một lần. Các doanh nghiệp lớn hơn sẽ phải làm việc đó hàng ngày và có thể yêu cầu một nhân viên kế toán nội bộ chuyên dụng để giải quyết khối lượng công việc.
Tự động hóa mọi khía cạnh của công việc kế toán với Nanonets. Đặt bản demo trực tiếp kéo dài 20 phút để xem cách bạn có thể cập nhật sách của mình bằng Nanonets.
Hiểu Cân bằng Sách
Cuối kỳ kế toán, thường là cuối tháng, bạn sẽ cần “cân đối sổ sách”. Điều này có nghĩa là phải xem xét hồ sơ sổ sách kế toán của bạn và đảm bảo rằng cả hai vế của phương trình kế toán đều khớp nhau. Có một số việc phải được thực hiện vào cuối kỳ để đảm bảo rằng việc hạch toán của bạn được chính xác.
Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng
Sau cuối tháng, bạn sẽ nhận được bảng sao kê từ ngân hàng của mình. Bạn phải xem xét hồ sơ tiền mặt của doanh nghiệp mình trong sổ cái để đảm bảo rằng các giao dịch trên sổ cái của bạn khớp với những gì bản sao kê ngân hàng của bạn ghi lại. Nếu có sự khác biệt, chẳng hạn như séc mà bạn đã gửi chưa đến ngân hàng, bạn phải tìm hiểu lý do.
Số dư dùng thử
Số dư dùng thử là một séc khác đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi lại ở hai nơi. Bạn phải cộng tất cả các số dư nợ và tất cả các số dư có cho tất cả các tài khoản của mình. Họ nên bình đẳng với nhau.
Nếu không, bạn phải tìm hiểu lý do tại sao. Đó có thể là một số được nhập không chính xác, một giao dịch được ghi lại một cách cẩu thả hoặc một số lý do khác. Phần mềm kế toán thường có tính năng bảo vệ lỗi tích hợp để ngăn chặn loại lỗi này xảy ra ngay từ đầu.
Đóng các mục nhật ký
Có một số tài khoản nhất định phải được “đóng” vào cuối mỗi tháng và số dư của chúng sẽ được chuyển sang các tài khoản sổ cái cố định khác. Tất cả các tài khoản chi phí sẽ được đóng vào cuối tháng để số dư của chúng có thể được chuyển sang phần vốn chủ sở hữu của sổ sách. Hành động này chuyển các tài khoản thu nhập và chi phí, được phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sang tài khoản tài sản và vốn chủ sở hữu, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán.
Báo cáo tài chính và Sổ sách kế toán
Cuối cùng, khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ kế toán hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, bạn đã sẵn sàng đưa thông tin này vào báo cáo tài chính hàng năm của mình.
Tất cả các tài khoản thu nhập và chi phí của bạn được tổng hợp thành báo cáo thu nhập. Báo cáo thu nhập cho thấy tổng doanh thu, tổng chi phí và thu nhập hoặc lỗ cuối cùng của bạn. Sau khi bạn lập báo cáo thu nhập, thu nhập hoặc lỗ cuối cùng sẽ được chuyển vào phần vốn chủ sở hữu trong các tài khoản trong bảng cân đối kế toán của bạn.
Tất cả các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn đều được tổng hợp vào bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán cho thấy mỗi đô la tài sản của bạn được cân bằng như thế nào bởi nợ hoặc vốn chủ sở hữu. Cả báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán đều là những thông tin quan trọng về tình trạng và lợi nhuận ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp bạn.
Ống nano can tối ưu hóa quy trình ghi sổ, kế toán và tài chính của bạn với quy trình làm việc tự động. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.
Nanonet để tự động hóa sổ sách kế toán
Nanonets là phần mềm tự động hóa kế toán dựa trên AI với phần mềm OCR tích hợp có thể xử lý tất cả các khía cạnh của tự động hóa sổ sách kế toán, kế toán và tài chính. Nanonet có thể được sử dụng để tự động hóa:
- Quy trình đối chiếu - đối chiếu thanh toán, đối chiếu ngân hàng, tài khoản và thẻ tín dụng
- Xử lý hóa đơn - Đối chiếu, tải lên, trích xuất dữ liệu và thanh toán hóa đơn
- Thanh toán - Gửi ACH và chuyển khoản trực tiếp từ nền tảng
- Tài khoản phải trả và quy trình có thể thu hồi
- Quy trình nhập dữ liệu
- Đồng bộ hóa dữ liệu ERP
- Quản lý thử nghiệm kiểm toán
Đây là lý do tại sao bạn nên xem xét Nanonet:
- Tự động hóa dữ liệu extraction từ tài liệu – Sử dụng quy trình làm việc tự động để trích xuất bảng, văn bản, mã vạch hoặc mã QR từ tài liệu trong vài giây.
- Tự động hóa phê duyệt - Nhận phê duyệt từ các bên liên quan bằng quy trình phê duyệt.
- Hãy sẵn sàng kiểm tra - Duy trì nhật ký tất cả các hành động của bạn với Nanonets.
- Nhóm tập trung vào khách hàng - Bạn sẽ nhận được hỗ trợ 24 × 7, đội ngũ đào tạo tài năng và người quản lý thành công khách hàng tận tâm.
Tchuộc lại các quy trình ghi sổ, kế toán và tài chính của bạn với quy trình làm việc tự động. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.
Đơn giản hóa quy trình kế toán của bạn với các mẫu kế toán miễn phí của chúng tôi:
Tìm hiểu thêm:
Phần mềm tự động hóa kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn là gì?
Làm thế nào để đối chiếu các khoản thanh toán?
- Kế toán
- AI
- AI & Máy học
- nghệ thuật ai
- máy phát điện nghệ thuật ai
- ai rô bốt
- trí tuệ nhân tạo
- chứng nhận trí tuệ nhân tạo
- trí tuệ nhân tạo trong ngân hàng
- robot trí tuệ nhân tạo
- robot trí tuệ nhân tạo
- phần mềm trí tuệ nhân tạo
- blockchain
- hội nghị blockchain ai
- thiên tài
- trí tuệ nhân tạo đàm thoại
- hội nghị tiền điện tử ai
- dall's
- học kĩ càng
- google ai
- học máy
- plato
- Plato ai
- Thông tin dữ liệu Plato
- Trò chơi Plato
- PlatoDữ liệu
- Platogaming
- quy mô ai
- cú pháp
- zephyrnet
