من المفترض أن نظام الكتابة قد تطور بين البشر لتسجيل المعاملات المالية ؛ أقدم أقراص الطين يعود تاريخها إلى 3000 قبل الميلاد وهي حسابات السجلات المالية - "الحسابات الدائنة" لحضارات بلاد ما بين النهرين والمصرية ، إذا جاز التعبير.
منذ ذلك الحين ، تطور نظام تتبع التفاعلات المالية بين البائعين والعملاء من خلال Contrugli نظام محاسبة القيد المزدوج, باسيولي نظام دفتر الأستاذ الأسطوري ، تبسيط صناعة النقل في الولايات المتحدة لعملية حساب المدفوعات في الستينيات ، إلى عمليات الحسابات الدائنة المعززة رقمياً الحالية المعتمدة في جميع أنحاء العالم.
دعنا نتعلم المزيد عن أفضل ممارسات الحسابات الدائنة وعملية الحسابات الدائنة.
هل تبحث عن ملف حل أتمتة AP؟ تحقق من شبكات النانو للحصول على دقة أفضل ومرونة أكبر ومجموعة واسعة من عمليات التكامل مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!
جدول المحتويات
- المُقدّمة
- عملية سير عمل AP الأساسية
- المستندات المرتبطة بعملية AP
- أهمية إدارة AP
- اتساع نطاق عملية AP
- التحديات التي تواجه عملية AP
- تبسيط دورة حساب المدفوعات
- أتمتة عملية إدارة AP
أتمتة التقاط البيانات ، وبناء تدفقات العمل و تبسيط عمليات AP في ثوان. لا كود مطلوب.
المُقدّمة
تعمل جميع الشركات على دورات مترابطة من الإيرادات والنفقات. تندرج الحسابات المدينة (AR) ضمن دورة الإيرادات بينما تندرج الحسابات الدائنة ضمن النفقات ودورات الشراء المرتبطة بها.
الحسابات الدائنة أو الحسابات الدائنة (AP) هي المبلغ المالي الذي يدين به كيان تجاري للبائعين / الموردين للاستفادة من سلعهم / خدماتهم. عملية الحسابات الدائنة هي إدارة وتنفيذ التزامات الدفع قصيرة الأجل للشركة للبائع / المورد.
من الناحية العادية ، فإن معالجة الحسابات الدائنة هي العملية المسؤولة عن الدفع للموردين والبائعين مقابل السلع والخدمات التي توفرها أي شركة. الهدف من عملية AP هو ضمان شرعية ودقة أي مدفوعات تنشأ من العمل. إنها جزء من عملية P2P (الشراء حتى الدفع) التي تغطي جميع الأنشطة من الشراء إلى معالجة الفواتير ومدفوعات البائعين.
يوجد لدى معظم الشركات قسم AP منفصل يتعامل مع الفواتير / الفواتير الواردة والمدفوعات المقدمة للبائعين. قد تختلف مسؤوليات القسم حسب طبيعة وحجم المؤسسة.
عملية سير عمل AP الأساسية
يعتمد حجم معالجة الحسابات الدائنة لأي مؤسسة على:
- عدد البائعين / مقدمي الخدمات الذين يلبي احتياجاتها
- مقدار السداد المتوقع أن يتم خلال فترة زمنية قصيرة
- وثائق الأنواع المطلوبة للتحقق من صحة عملية الشراء
قد يتفاعل قسم AP أيضًا مع الأقسام الأخرى مثل قسم المشتريات في عملياته.
على سبيل المثال ، لن يتطلب متجر صغير للأم والبوب سوى إجراء أساسي لحساب الدفع. يمكن لدفتر الأستاذ الواحد تسجيل الفواتير والفواتير ، في عمودين - أحدهما للفواتير المستلمة والآخر للمدفوعات التي تم إجراؤها. هنا يتضاعف قسم المشتريات كقسم AP.
لا يمكن لأقسام معالجة الحسابات الدائنة للمؤسسات الكبيرة التي تضم عددًا أكبر من أصحاب المصلحة العمل في نظام دفتر الأستاذ الفردي هذا. سيحتاجون إلى إجراءات تتضمن خطوات متعددة: استلام أمر الشراء (PO) من قسم المشتريات ، وتلقي الفواتير من البائع ، ومطابقة التفاصيل الموجودة في أمر الشراء والفاتورة ، والتحقق من الصحة ، والموافقة ، ودفع الفواتير للبائع.
في مثل هذه الحالات ، يصبح سير العمل الأكثر تفصيلاً ضروريًا لإدارة القيمة العالية وحجم المعاملات بكفاءة.
يتضمن سير العمل البسيط لعملية AP الخطوات التالية:
في نهاية العملية ، لن يعد المبلغ الذي كان "مستحق الدفع" في الخطوة الأولى التزامًا. قد يكون هناك تدخل العمليات التي تتضمن أوامر الشراءوالتحقق والموافقات ، ولكن الخطوات الخمس الأساسية ضرورية لتجنب الأخطاء والاحتيال في الإنفاق.
المستندات المرتبطة بعملية AP
اعتمادًا على حجم العمليات ، قد تتضمن إجراءات الحسابات الدائنة للشركة العديد من المستندات التالية أو كلها:
أمر الشراء - أمر الشراء: أمر الشراء هو اتفاقية ملزمة قانونًا صادرة عن الشركة للبائع ، للإبلاغ عن نوع المنتج / الخدمة المطلوبة والكمية والأسعار المتفق عليها. بالنسبة للشركات الكبيرة ، تشارك كيانات متعددة في عملية أمر الشراء ، بما في ذلك ، الشخص / القسم الذي يطلب السلع / الخدمات ، وإدارة المشتريات ، وقسم الحسابات الدائنة ، وإدارة الاستلام ، والمورد.
تقرير الاستلام: يعد تقرير استلام البضائع / الخدمات بمثابة تأكيد للحصول على المنتج / الخدمة المطلوبة من البائع. يجب أن تتطابق التفاصيل الموجودة في تقرير الاستلام مع تلك الموجودة في أمر الشراء الصادر مسبقًا.
فاتورة البائع: بالتزامن مع أو بعد استلام البضائع المطلوبة ، ستتلقى الشركة فاتورة / فاتورة المنتج من مورد السلع / الخدمات. في نهاية العمل ، يطلق عليها فاتورة البائع. معالجة فاتورة البائع هي المسؤولية الوحيدة لقسم AP ، الذي يتحقق من التفاصيل الموجودة على الفاتورة من خلال مطابقة ثلاثية بين أمر الشراء وتقرير الإيصال وفاتورة البائع وجدولة المدفوعات بعد الموافقة.
القسائم: تُستخدم القسائم أحيانًا "للتأكيد" على اكتمال عملية الموافقة - فهي تشبه فهرس المستندات الداعمة مثل أمر الشراء وتقرير الإيصال وفاتورة البائع وما إلى ذلك وتحتوي على معلومات عن الموافقات وأرقام الحالة والمعلومات الأخرى المتعلقة هذا الشراء بالذات.
يتم الاحتفاظ بهذه المستندات في ملف "مفتوح" حتى تتم معالجة الدفعة بالكامل ، وبعد ذلك يتم تصنيفها على أنها "مغلقة".
لتوضيح ذلك ، لنفترض أن المشتري ، Buyer Inc. ، يحتاج إلى 10 محركات أقراص للشركة. تصدر أمر شراء لموردها ، شركة المورد ، للعناصر العشرة ، بسعر 15 دولارًا لكل محرك أقراص ، على سبيل المثال ، ليتم تسليمها في غضون خمسة أيام. يتم إنشاء أمر الشراء من قبل قسم المشتريات ، حيث يتم إرسال نسخة واحدة منه إلى شركة المورد ، ونسخة إلى قسم AP ، ونسخة إلى قسم المستفيدين والأخرى للاحتفاظ بها من قبل قسم المشتريات. عندما تقوم شركة المورد بتزويد محركات القلم ، يتم إعداد تقرير الاستلام (أو تقرير الاستلام) بواسطة ABC Inc. ، بواسطة قسم المشتريات ويتم تقديم فاتورة البائع بواسطة قسم AP. في هذه المرحلة ، يقوم قسم AP بإجراء مطابقة ثلاثية بين أمر الشراء وتقرير الإيصال وفاتورة الشراء للتحقق مما إذا كان الوصف والكمية والتكلفة والشروط متطابقتين في المستندات الثلاثة. بمجرد التحقق من المطابقة من قبل قسم AP ، يبدأ الدفع. قد لا يكون لدى جميع الشركات المطابقة الثلاثية ، ولكن المطابقة ذات الاتجاهين بين أمر الشراء والفاتورة ضرورية لمنع سوء إدارة الأموال.
أهمية إدارة AP وسير عمل الحسابات الدائنة
تعد إدارة عمليات الحسابات الدائنة أمرًا بالغ الأهمية من أجل الأداء الفعال والخالي من الأخطاء لمؤسسة تجارية. تبرز أهميتها للأسباب التالية:
- يساعد على الدفع الفوري للفواتير ، وهو أمر مهم للجدارة الائتمانية للشركة ويساعد على إقامة علاقات صحية بين البائع والشركة.
- تمنع المدفوعات الفورية أيضًا الرسوم المتأخرة أو الغرامات أو الرسوم المتأخرة.
- تحافظ معالجة الحسابات الدائنة على الإنفاق الزائد في الشيك ، وتمنع المدفوعات المتعددة / المكررة لنفس المنتج / الخدمة.
- إنه يتتبع احتياجات الشركة ومشترياتها ، مما يساعد على تجنب التأخير والانقطاع في العمل اليومي للشركة.
- يقوم بتوحيد جميع إجراءات الشراء لسهولة الاسترجاع.
- تقضي معالجة AP على الاحتيال من خلال المتابعة الصارمة والفحوصات في كل مرحلة من مراحل العملية.
- يساعد في إدارة التدفق النقدي بشكل أفضل من خلال تمكين المدفوعات فقط عند الاستحقاق ، باستخدام التسهيلات الائتمانية التي يقدمها البائعون وما إلى ذلك.
اتساع نطاق عملية AP
تشمل عملية الحسابات الدائنة تقريبًا جميع المدفوعات التي تقوم بها الشركة مقابل السلع والخدمات ؛ كشوف المرتبات ، مع ذلك ، ليست جزءًا من عملية AP ، ولكنها تندرج تحت فئة إدارة الموارد البشرية. يحتفظ AP بسجلات لجميع الجوانب المالية للمشتريات التي تقوم بها الشركة ، وهو أمر بالغ الأهمية لأغراض التدقيق والضرائب.
الأهداف الرئيسية لأسوشيتد برس هي:
- للتأكد من أن المدفوعات مشروعة ودقيقة
- للاستفادة من المدفوعات المبكرة أو الخصومات الديناميكية.
يؤدي تكامل الضوابط الداخلية في عملية AP ، لا سيما في العمليات الآلية ، إلى القضاء على المدفوعات الاحتيالية أو غير الدقيقة مع ضمان احتساب جميع الفواتير.
التحديات التي تواجه عملية AP
بعض التحديات الشائعة التي تواجه معالجة AP هي:
- التأخيرات الزمنية: هذا صحيح بشكل خاص مع المعالجة اليدوية لنقاط الوصول لأنه يجب نقل المستندات الورقية عبر الجداول والأقسام. يمكن أن يتسبب هذا في حدوث تأخيرات في معالجة الفاتورة والدفع للبائع. يمكن أن تؤدي التأخيرات على طول دورة الحساب المستحق الدفع إلى الإيصالات المتأخرة للعناصر المطلوبة ، وضعف التصنيف الائتماني ، والعلاقات السيئة مع البائعين والرسوم / الغرامات.
- أخطاء المطابقة: المطابقة الثلاثية ضرورية لضمان دفع جميع فواتير البائع بشكل صحيح. يمكن أن تحدث التناقضات عند وجود أخطاء في إدخال البيانات أو معلومات فوترة غير صحيحة ، والتي قد تستغرق وقتًا لتحديدها أو إصلاحها.
- إدارة الاستثناءات: يجب أن تتعامل إدارات الحسابات الدائنة مع استثناءات مثل المعلومات غير الكاملة وغير المتطابقة في الفواتير ، مما قد يؤدي إلى تأخيرات مكلفة.
- مشتريات غير ضرورية: يمكن أن يؤدي عدم وجود ضوابط ونقاط تفتيش كافية في دورة الحسابات الدائنة إلى عمليات شراء غير ضرورية أو غير مصرح بها.
- الاحتيال والسرقة: يجب أن تكون فرق AP متيقظة باستمرار ضد الاحتيال والسرقة ، سواء من داخل الشركة أو خارجها.
- المستندات المفقودة: يمكن أن تؤدي الأعمال الورقية إلى وضع غير مناسب وفقدان المستندات المهمة مثل الفواتير. يمكن أن يؤدي هذا إلى عدد كبير من المشكلات عبر دورة المحاسبة الدائنة ، بدءًا من الاحتكاك مع البائع إلى العمليات المتأخرة.
- الدفع المزدوج: يمكن أن تتسبب التناقضات وعدم الكفاءة في التوثيق في دفع فاتورة واحدة مرتين. يمكن أن تحدث المدفوعات المزدوجة أيضًا في حالة استخدام برامج مالية متعددة ، بدلاً من نظام متكامل واحد.
- النقاط العمياء: ترتبط العمليات الورقية واليدوية بالتعتيم الذي يمنع فرق AP من تتبع التدفق النقدي للشركة في الوقت الفعلي.
- الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع الأنشطة مقابل أتمتة مسؤوليات AP
تبسيط دورة حساب المدفوعات
يمكن تبسيط معالجة الحسابات الدائنة من خلال مركزية جميع مستندات AP ذات الصلة وحفظها لسهولة الوصول إليها. يمكن تمكين هذا التبسيط عن طريق الأتمتة. الأتمتة تخدم الأغراض التالية:
- يزيل فوضى الورق ، وبالتالي تقليل وقت المعالجة ومعدلات الخطأ
- ربط أوامر الشراء والفواتير بمدفوعات الإلكترونيات ، مما يعرض الصورة الكاملة لدورة الحسابات الدائنة
- يساعد على إدارة أفضل للبائعين و منع الاحتيال البائع
- يتيح مطابقة ثلاثية خالية من المتاعب
- يسمح بتكامل عملية الحسابات الدائنة مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى مثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM)
- يسمح بإعداد نقاط تفتيش متعددة في دورة المحاسبة الدائنة لتجنب الإنفاق الزائد أو المشتريات غير الضرورية
- يمكن تعيين التحذيرات والإنذارات عند اكتشاف اختلافات في أي مرحلة من مراحل سير عمل الحسابات الدائنة
- يسمح بتحديد المواعيد النهائية للدفع
- تمكن من إنشاء تقارير دورية لفهم أنماط الإنفاق للشركة والتحضير للتدقيق والضرائب
أتمتة عملية إدارة AP
يُعتقد أن سير عمل الحسابات الدائنة المحسّن رقميًا قد بدأ في عام 1978 ، مع Visical ، وهو أول برنامج جداول بيانات يمكن استخدامه لإدارة الحسابات. تبع ذلك برامج مماثلة يمكن أن تساعد الشركات على حوسبة حساباتها. اليوم ، تتضمن عملية الحسابات الدائنة الرقمية التقاط بيانات الفواتير ، وترميز الفواتير بالحساب الصحيح ومركز التكلفة ، والموافقة على الفواتير ، ومطابقة الفواتير لأوامر الشراء ، وترحيلها للمدفوعات.
تستخدم مجموعة متنوعة من برامج سير عمل الحسابات الدائنة ميزات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتقاط البيانات الذكية (IDC) لالتقاط أجزاء أساسية من البيانات تلقائيًا مثل رقم أمر الشراء والكمية والتاريخ. يستخدمون أيضًا قوالب معدة مسبقًا لتحويل جميع المستندات المرتبطة بإدارة AP إلى إصدارات رقمية.
في الآونة الأخيرة ، يتم أتمتة جميع مهام المحاسبة ، بما في ذلك الحسابات الدائنة ، باستخدام التقنيات القائمة على الذكاء الاصطناعي. يتيح التعلم الآلي لنظام AP التعلم من العناصر المعتادة للعملية وتقديم اقتراحات مفيدة حول كيفية التعامل مع هذه العناصر في المستقبل. يمكن أن تمنح أتمتة الذكاء الاصطناعي لعمليات AP مزيدًا من الوقت لفريق AP لتكريس الوظائف التحليلية والإدارية التي تفيد الشركة.
مقالات ذات صلة
- &
- 10
- من نحن
- الوصول
- حسابي
- المحاسبة
- استحواذ
- في
- الإجراءات
- أنشطة
- اتفاقية
- AI
- الكل
- من بين
- كمية
- تحليلية
- AR
- الآلي
- أتمتة
- أتمتة
- خلفية
- يجري
- تستفيد
- أفضل
- مشروع قانون
- الفواتير
- فواتير
- الحدود
- نساعدك في بناء
- الأعمال
- الأعمال
- أسر
- الحالات
- النقد
- تدفق مالي
- سبب
- التحديات
- اسعارنا محددة من قبل وزارة العمل
- الشيكات
- فئة
- عميل
- الكود
- البرمجة
- مشترك
- الشركات
- حول الشركة
- يحتوي
- جوهر
- استطاع
- ائتمان
- حرج
- حاسم
- حالياًّ
- البيانات
- التعارف
- صفقة
- التأخير
- تم التوصيل
- اعتمادا
- الكشف عن
- رقمي
- رقميا
- وثائق
- مضاعفة
- قيادة
- ديناميكي
- في وقت مبكر
- فعال
- بكفاءة
- توضيح
- الإلكترونيات
- عناصر
- تمكين
- ضمان
- مشروع
- الكيانات
- خاصة
- أساسي
- إنشاء
- مثال
- متوقع
- تسهيل
- المميزات
- الرسوم الدراسية
- مالي
- الاسم الأول
- حل
- مرونة
- تدفق
- متابعيك
- احتيال
- بالإضافة إلى
- وظيفة
- عمل
- أموال
- مستقبل
- جيل
- هدف
- الأهداف
- بضائع
- أكبر
- مساعدة
- يساعد
- هنا
- مرتفع
- كيفية
- كيفية
- hr
- HTTPS
- البشر
- تحديد
- أهمية
- أهمية
- Inc.
- تتضمن
- يشمل
- بما فيه
- مؤشر
- معلومات
- المتكاملة
- التكامل
- التكاملات
- ذكي
- السطح البيني
- المشاركة
- مسائل
- IT
- القفل
- كبير
- أكبر
- قيادة
- تعلم
- تعلم
- دفتر الحسابات
- شرعية
- الرافعة المالية
- مسئولية
- آلة
- آلة التعلم
- صنع
- إدارة
- إدارة
- كتيب
- مباراة
- مطابقة
- مال
- الأكثر من ذلك
- متعدد
- الطبيعة
- ضروري
- عدد
- أرقام
- الالتزامات
- عمليات
- طلب
- الطلبات
- منظمة
- أخرى
- p2p
- مدفوع
- ورق
- خاصة
- وسائل الدفع
- المدفوعات
- صورة
- البوينت
- فقير
- نقاط البيع
- السعر
- عملية المعالجة
- العمليات
- معالجة
- منتج
- شراء
- مشتريات
- أغراض
- كمية
- تصنيف
- تسلم
- تلقى
- سجل
- تسجيل
- تقليص
- العلاقات
- ذات الصلة
- تقرير
- التقارير
- تطلب
- مطلوب
- مسؤولية
- مسؤول
- إيرادات
- يجري
- حجم
- ثواني
- خدمات
- طقم
- ضبط
- قصير
- المدى القصير
- مماثل
- الاشارات
- حجم
- صغير
- So
- تطبيقات الكمبيوتر
- الإنفاق
- المسرح
- بدأت
- متجر
- تبسيط
- الموردين
- دعم
- نظام
- أنظمة
- المهام
- ضريبة
- فريق
- التكنولوجيا
- سرقة
- عبر
- الوقت
- اليوم
- مسار
- تتبع الشحنة
- المعاملات
- وسائل النقل
- فهم
- us
- تستخدم
- التحقق من صحة
- قيمنا
- تشكيلة
- الباعة
- حجم
- في حين
- في غضون
- بدون
- في جميع أنحاء العالم
- سوف
- جاري الكتابة