Oletuksena on, että kirjoitusjärjestelmä on kehittynyt ihmisten keskuudessa tallentamaan taloustapahtumia; varhaisimmat savitaulut Vuodelta 3000 eaa. ovat tilit taloudellisista asiakirjoista - Mesopotamian ja Egyptin sivilisaatioiden "velat" niin sanotusti.
Siitä lähtien toimittajien ja asiakkaiden välisen taloudellisen vuorovaikutuksen seurantajärjestelmä on kehittynyt Contruglin kautta. kaksinkertainen kirjanpitojärjestelmä, Paciolin legendaarinen reskontrajärjestelmä, Yhdysvaltain kuljetusalan virtaviivaistaminen ostoreskontraprosessissa 1960-luvulla nykyisten digitaalisesti parannettujen ostoreskontraprosesseihin, jotka on otettu käyttöön maailmanlaajuisesti.
Otetaan lisätietoja Ostosreskon parhaat käytännöt ja ostoreskontraprosessi.
Etsitään tekoälypohjaista AP Automation ratkaisu? Katso Nanonets parempaa tarkkuutta, suurempaa joustavuutta ja laajaa integraatiota muihin kirjanpito-, toiminnanohjausjärjestelmiin ja muihin järjestelmiin!
Sisällysluettelo
- esittely
- AP:n perustyönkulkuprosessi
- AP-prosessiin liittyvät asiakirjat
- AP-hallinnan merkitys
- AP-prosessin laajuus
- AP-prosessin haasteita
- Ostosreskontrasyklin virtaviivaistaminen
- AP-hallintaprosessin automatisointi
Automatisoi tiedonkeruu, luo työnkulkuja ja virtaviivaistaa AP-prosesseja sekunneissa. Koodia ei vaadita.
esittely
Kaikki yritykset toimivat toisiinsa liittyvien tulojen ja menojen sykleissä. Ostosaamiset (AR) kuuluvat tulojakson alle, kun taas ostovelat kuuluvat menojen ja niihin liittyvien ostosykleiden alle.
Ostoreskontra tai ostoreskontra (AP) on rahasumma, jonka yritysyksikkö on velkaa myyjille/toimittajille heidän tavaroidensa/palveluidensa käyttämisestä. Ostoreskontraprosessi on yrityksen lyhytaikaisten maksuvelvoitteiden hallinta ja toteuttaminen myyjää/toimittajaa kohtaan.
Maallikolla sanottuna ostoreskontojen käsittely on prosessi, joka on vastuussa toimittajille ja myyjille maksamisesta minkä tahansa yrityksen käyttämistä tavaroista ja palveluista. AP-prosessin tavoitteena on varmistaa liiketoiminnasta tulevien maksujen laillisuus ja oikeellisuus. Se on osa P2P-prosessia (procure-to-pay), joka kattaa kaikki toiminnot hankinnasta laskujen käsittelyyn ja toimittajan maksuihin.
Useimmilla yrityksillä on erillinen AP-osasto, joka käsittelee saapuvat laskut ja toimittajille suoritetut maksut. Osaston vastuualueet voivat vaihdella yrityksen luonteen ja koon mukaan.
AP:n perustyönkulkuprosessi
Minkä tahansa organisaation ostoreskontrakäsittelyn laajuus riippuu:
- sen tarpeisiin vastaavien myyjien/palveluntarjoajien määrä
- lyhyen ajan kuluessa suoritettavan maksun määrä
- ostoprosessin vahvistamiseen vaadittavat asiakirjatyypit
AP-osasto voi toiminnassaan olla yhteydessä myös muihin osastoihin, kuten hankintaosastoon.
Esimerkiksi pieni äiti-pop-kauppa vaatisi vain perusasiakirjan. Yhdelle reskontralle voidaan tallentaa laskut ja laskut kahteen sarakkeeseen – toiseen vastaanotetuille laskuille ja toiseen suoritetuille maksuille. Tässä ostoosasto toimii AP-osastona.
Suurempien yritysten ostoreskontrakäsittelyosastot, joissa on enemmän sidosryhmiä, eivät voi toimia tässä yksittäisessä reskontrajärjestelmässä. He tarvitsevat toimenpiteitä, jotka käsittävät useita vaiheita: ostotilauksen (PO) vastaanottaminen ostoosastolta, laskujen vastaanottaminen toimittajalta, ostotilauksen ja laskun tietojen täsmääminen, vahvistus, hyväksyminen ja laskujen maksaminen toimittajalle.
Tällaisissa tapauksissa monimutkaisempi työnkulku tulee välttämättömäksi suuren arvon ja tapahtumien määrän tehokkaan hallinnan kannalta.
Yksinkertainen AP-prosessin työnkulku sisältää seuraavat vaiheet:
Prosessin lopussa summa, joka oli "maksettava" ensimmäisessä vaiheessa, ei olisi enää velka. Voi tulla väliintuloa ostotilauksia sisältäviin prosesseihin, tarkistukset ja hyväksynnät, mutta viisi perusvaihetta ovat välttämättömiä virheiden ja petosten välttämiseksi menoissa.
AP-prosessiin liittyvät asiakirjat
Yrityksen ostoreskontramenettelyt voivat toiminnan laajuudesta riippuen sisältää useita tai kaikki seuraavista asiakirjoista:
Ostotilaus – ostotilaus: ostotilaus on yrityksen myyjälle antama laillisesti sitova sopimus, jossa ilmoitetaan tilatun tuotteen/palvelun tyyppi sekä sovittu määrä ja hinnat. Suurissa yrityksissä ostotilausprosessiin osallistuu useita tahoja, mukaan lukien tavaraa/palveluita pyytävä henkilö/osasto, ostoosasto, ostoreskontraosasto, vastaanottava osasto ja toimittaja.
Vastaanottoraportti: Tavaroiden/palveluiden vastaanottoraportti on vahvistus tilatun tuotteen/palvelun hankinnasta myyjältä. Kuittiraportin tietojen on vastattava aiemmin julkaistun ostotilauksen tietoja.
Myyjän lasku: Tilattujen tavaroiden vastaanottamisen yhteydessä tai sen jälkeen yritys saa laskun tuotteesta tavaran/palvelun toimittajalta. Liiketoiminnan lopussa sitä kutsutaan myyjälaskuksi. Myyjän laskun käsittely on yksinomaan AP-osaston vastuulla, joka tarkistaa laskun tiedot kolmisuuntaisella vastaavuudella ostotilauksen, kuittiraportin ja toimittajalaskun välillä ja aikatauluttaa maksut hyväksynnän jälkeen.
Tositeet: tositteita käytetään joskus "takaamaan" hyväksymisprosessin täydellisyydestä – se on kuin hakemisto tositteisiin, kuten ostotilaus, kuittiraportti, toimittajan lasku jne. ja sisältää tietoja hyväksynnöistä, tapausnumeroista ja muista asiaan liittyvistä tiedoista. tuo tietty ostos.
Näitä asiakirjoja säilytetään "avoimessa" tiedostossa, kunnes maksu on täysin käsitelty, minkä jälkeen se merkitään "suljetuksi".
Esimerkkinä oletetaan, että ostaja, Buyer Inc., vaatii yritykseltä 10 kynäasemaa. Se antaa toimittajalleen, Supplier Inc.:lle, ostotilauksen kymmenestä tuotteesta hintaan esimerkiksi 15 dollaria kynäasemaa kohti, ja ne toimitetaan viidessä päivässä. Ostotilauksen laatii ostoosasto, josta yksi kopio lähetetään Toimittaja Inc.:lle, yksi AP-osastolle, yksi edunsaajaosastolle ja yksi hankintaosaston säilytettäväksi. Kun Toimittaja Inc. toimittaa kynäasemat, ABC Inc. laatii vastaanottoraportin (tai kuittiraportin), ostoosasto ja myyjän laskun arkistoi AP-osasto. Tässä vaiheessa AP-osasto tekee kolmisuuntaisen vastaavuuden ostotilauksen, kuittiraportin ja ostolaskun välillä tarkistaakseen, täsmäävätkö kuvaus, määrä, hinta ja ehdot kaikissa kolmessa asiakirjassa. Kun AP-osasto on vahvistanut vastaavuuden, maksu aloitetaan. Kaikilla yrityksillä ei välttämättä ole kolmisuuntaista vastaavuutta, mutta kaksisuuntainen vastaavuus ostotilauksen ja laskun välillä on välttämätön varojen väärinkäytön estämiseksi.
AP-hallinnan ja ostovelkojen työnkulun merkitys
Ostovelkaprosessien hallinta on elintärkeää toimipaikan tehokkaalle ja virheettömälle toiminnalle. Sen merkitys syntyy, koska:
- Se auttaa maksamaan laskut ripeästi, mikä on tärkeää yrityksen luottokelpoisuuden kannalta ja auttaa luomaan terveitä suhteita myyjän ja yrityksen välille.
- Nopeat maksut ehkäisevät myös myöhästymismaksuja, sakkoja tai myöhästymismaksuja.
- Ostoreskontrakäsittely pitää ylikulutuksen kurissa ja estää useat/päällekkäiset maksut samasta tuotteesta/palvelusta.
- Se pitää kirjaa yrityksen tarpeista ja ostoista, mikä auttaa välttämään viivästyksiä ja keskeytyksiä yrityksen päivittäisessä toiminnassa.
- Se yhdistää kaikki ostotoiminnot helppoon hakemiseen.
- AP-käsittely eliminoi petokset tiukan seurannan ja tarkastusten avulla prosessin jokaisessa vaiheessa.
- Se helpottaa kassavirran hallintaa sallimalla maksut vain erääntyessä, käyttämällä myyjien tarjoamaa luottolimiittiä jne.
AP-prosessin laajuus
Ostoreskontraprosessi kattaa lähes kaikki yrityksen tavaroista ja palveluista suorittamat maksut; palkanlaskenta ei kuitenkaan ole osa AP-prosessia, vaan se kuuluu henkilöstöjohtamisen luokkaan. AP pitää kirjaa kaikista yrityksen tekemien ostojen taloudellisista näkökohdista, mikä on olennaista tilintarkastuksen ja verotuksen kannalta.
AP:n päätavoitteet ovat:
- Varmistaakseen, että maksut ovat laillisia ja tarkkoja
- Hyödynnä varhaisia maksuja tai dynaamisia alennuksia.
Sisäisen valvonnan integrointi AP-prosessiin, erityisesti automatisoiduissa prosesseissa, eliminoi vilpilliset tai epätarkat maksut ja varmistaa samalla, että kaikki laskut kirjataan.
AP-prosessin haasteita
Joitakin yleisiä AP-käsittelyn haasteita ovat:
- Aikaviiveet: Tämä koskee erityisesti manuaalista AP-käsittelyä, koska paperiasiakirjat on siirrettävä taulukoiden ja osastojen välillä. Tämä voi aiheuttaa viivästyksiä laskun käsittelyssä ja toimittajan maksamisessa. Viivästykset laskutusjakson aikana voivat johtaa tilattujen tuotteiden myöhästymiseen, huonoon luottoluokitukseen, huonoihin suhteisiin myyjien kanssa ja maksuihin/sakkoihin.
- Vastaavuusvirheet: Kolmisuuntainen vastaavuus on välttämätön, jotta voidaan varmistaa, että kaikki toimittajalaskut maksetaan oikein. Eroavaisuuksia voi ilmetä, kun tiedoissa on virheitä tai vääriä laskutustietoja, joiden tunnistaminen tai korjaaminen voi viedä aikaa.
- Poikkeusten hallinta: Laskuvelkaisten osastojen on käsiteltävä poikkeuksia, kuten epätäydellisiä ja yhteensopimattomia tietoja laskuissa, mikä voi johtaa kalliisiin viivästyksiin.
- Tarpeettomat ostot: Riittävien tarkastusten ja tarkistuspisteiden puuttuminen ostoreskontrajaksosta voi johtaa tarpeettomiin tai luvattomiin ostoihin.
- Petokset ja varkaudet: AP-tiimien on oltava jatkuvasti valppaina petoksia ja varkauksia vastaan, sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella.
- Puuttuvat asiakirjat: Paperityö voi johtaa tärkeiden asiakirjojen, kuten laskujen, sijoittumiseen ja katoamiseen. Tämä voi johtaa lukuisiin ongelmiin koko kirjanpidollisen maksusyklin aikana alkaen kitkasta myyjän kanssa viivästyneisiin toimiin.
- Kaksoismaksu: Dokumentaation epäjohdonmukaisuudet ja tehottomuudet voivat aiheuttaa yhden laskun kaksinkertaisen maksun. Kaksinkertaisia maksuja voi tapahtua myös, jos käytetään useita talousohjelmistoja yhden integroidun järjestelmän sijaan.
- Kuolleet pisteet: Paperi- ja manuaaliset prosessit liittyvät opasiteettiin, joka estää AP-tiimejä seuraamasta yrityksen kassavirtaa reaaliajassa.
- Ostovelkojen ulkoistaminen toiminnot vs AP-vastuiden automatisointi
Ostosreskontrasyklin virtaviivaistaminen
Ostoreskontrakäsittelyä voidaan virtaviivaistaa keskittämällä kaikki asiaankuuluvat AP-asiakirjat ja tallentamalla ne helppokäyttöisyyttä varten. Tällainen virtaviivaistaminen voidaan mahdollistaa automaatiolla. Automatisointi palvelee seuraavia tarkoituksia:
- Poistaa paperisotkua ja vähentää siten käsittelyaikaa ja virhetiheyttä
- Linkittää tilausyritykset ja laskut elektronisiin maksuihin, mikä antaa kokonaiskuvan ostoreskontrasyklistä
- Auttaa parempaa myyjähallintaa ja estää myyjän petokset
- Mahdollistaa vaivattoman kolmisuuntaisen sovituksen
- Mahdollistaa ostoreskontraprosessin integroinnin muihin ydinliiketoimintajärjestelmiin, kuten ERP ja CRM
- Mahdollistaa useiden tarkistuspisteiden asettamisen kirjanpitovelkajaksoon ylikulujen ja tarpeettomien ostojen välttämiseksi
- Varoitukset ja hälytykset voidaan asettaa, kun poikkeavuuksia havaitaan ostoreskontorin työnkulun missä tahansa vaiheessa
- Mahdollistaa maksuaikojen asettamisen
- Mahdollistaa säännöllisten raporttien luomisen, jotta voidaan ymmärtää yrityksen kulutustottumuksia ja valmistautua tarkastuksiin ja verotukseen
AP-hallintaprosessin automatisointi
Digitaalisesti parannetun ostovelkojen työnkulun uskotaan alkaneen vuonna 1978, kun Visical oli ensimmäinen taulukkolaskentaohjelmisto, jota voitiin käyttää tilien hallintaan. Tätä seurasi samanlainen ohjelmisto, joka voisi auttaa yrityksiä tietokoneistamaan kirjanpitonsa. Nykyään digitaalinen ostoreskontraprosessi sisältää laskutietojen keruun, laskujen koodauksen oikealla tilillä ja kustannuspaikalla, laskujen hyväksymisen, laskujen sovittamisen ostotilauksiin ja kirjaamisen maksuja varten.
Useat ostovelkojen työnkulkuohjelmistot käyttävät ominaisuuksia, kuten Optinen hahmon tunnistus (OCR) ja älykäs tiedonkeruu (IDC), jotka tallentavat automaattisesti tärkeimmät databitit, kuten tilausnumeron, määrän ja päivämäärän. He käyttävät myös valmiita malleja muuntaakseen kaikki tukiaseman hallintaan liittyvät asiakirjat digitaalisiksi versioiksi.
Viime aikoina kaikki kirjanpitotehtävät, mukaan lukien ostovelat, automatisoidaan tekoälypohjaisten tekniikoiden avulla. Koneoppimisen avulla AP-järjestelmä voi oppia tavallisista prosessin elementeistä ja tehdä mielekkäitä ehdotuksia näiden elementtien käsittelemiseksi tulevaisuudessa. Tällainen AP-prosessien tekoälyautomaatio voi antaa AP-tiimille enemmän aikaa omistautua analyyttisiin ja hallinnollisiin toimintoihin, jotka hyödyttävät yritystä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- &
- 10
- Meistä
- pääsy
- Tili
- kirjanpito
- hankinta
- poikki
- toimet
- toiminta
- sopimus
- AI
- Kaikki
- keskuudessa
- määrä
- analyyttinen
- AR
- Automatisoitu
- automatisointi
- Automaatio
- tausta
- ovat
- hyödyttää
- PARAS
- lasku
- laskutus
- Setelit
- reunus
- rakentaa
- liiketoiminta
- yritykset
- kaapata
- tapauksissa
- kassa
- kassavirta
- Aiheuttaa
- haasteet
- maksut
- Tarkastukset
- luokka
- asiakkaat
- koodi
- Koodaus
- Yhteinen
- Yritykset
- yritys
- sisältää
- Ydin
- voisi
- pisteitä
- kriittinen
- ratkaiseva
- Nykyinen
- tiedot
- Tapailla
- sopimus
- viiveet
- toimitettu
- Riippuen
- havaittu
- digitaalinen
- digitaalisesti
- asiakirjat
- kaksinkertainen
- ajaa
- dynaaminen
- Varhainen
- tehokas
- tehokkaasti
- Kehittää
- Elektroniikka
- elementtejä
- mahdollistaa
- varmistamalla
- yritys
- yksiköt
- erityisesti
- olennainen
- perustaa
- esimerkki
- teloitus
- odotettu
- Laitos
- Ominaisuudet
- Maksut
- taloudellinen
- Etunimi
- Korjata
- Joustavuus
- virtaus
- jälkeen
- petos
- koko
- toiminto
- toiminta
- varat
- tulevaisuutta
- sukupolvi
- tavoite
- Tavoitteet
- tavarat
- suurempi
- auttaa
- auttaa
- tätä
- Korkea
- Miten
- Miten
- hr
- HTTPS
- Ihmiset
- tunnistaa
- merkitys
- tärkeä
- Inc.
- sisältää
- sisältää
- Mukaan lukien
- indeksi
- tiedot
- integroitu
- integraatio
- integraatiot
- Älykäs
- liitäntä
- osallistuva
- kysymykset
- IT
- avain
- suuri
- suurempi
- johtaa
- OPPIA
- oppiminen
- pääkirja
- oikeutus
- Vaikutusvalta
- vastuu
- kone
- koneoppiminen
- tehty
- hoitaa
- johto
- manuaalinen
- ottelu
- matching
- raha
- lisää
- moninkertainen
- luonto
- välttämätön
- numero
- numerot
- joukkovelkakirjat
- Operations
- tilata
- määräys
- organisaatio
- Muut
- p2p
- maksettu
- Paperi
- erityisesti
- maksu
- maksut
- kuva
- Kohta
- kehno
- POS
- hinta
- prosessi
- Prosessit
- käsittely
- Tuotteet
- osto
- ostot
- tarkoituksiin
- Kvantti
- luokitus
- vastaanottaa
- sai
- ennätys
- asiakirjat
- vähentämällä
- Ihmissuhteet
- merkityksellinen
- raportti
- Raportit
- edellyttää
- tarvitaan
- vastuu
- vastuullinen
- tulot
- ajaa
- Asteikko
- sekuntia
- Palvelut
- setti
- asetus
- Lyhyt
- Lyhytaikainen
- samankaltainen
- Yksinkertainen
- Koko
- pieni
- So
- Tuotteemme
- menot
- Vaihe
- alkoi
- verkkokaupasta
- virtaviivainen
- toimittajat
- Tukea
- järjestelmä
- järjestelmät
- tehtävät
- vero
- joukkue-
- Technologies
- varkaus
- Kautta
- aika
- tänään
- raita
- Seuranta
- Liiketoimet
- kuljetus
- ymmärtää
- us
- käyttää
- validointi
- arvo
- lajike
- myyjät
- tilavuus
- vaikka
- sisällä
- ilman
- maailmanlaajuisesti
- olisi
- kirjoittaminen