4 intelligens tipp a támogatási jegyértékesítési munkafolyamatok optimalizálásához

Tartalom:

• Támogatási jegyértékesítési munkafolyamatok meghatározása
• A megfelelő támogatási jegyértékesítési munkafolyamatok 4 fő előnyei
• 4 tipp a tökéletesen optimalizált támogatási jegyértékesítési munkafolyamatokhoz

---

 

Az ügyfélkérések kezelése időigényes és bonyolult lehet az ügyfélszolgálatok és az informatikai támogató személyzet számára. Láttuk a előző cikk hogy A jegyértékesítési rendszerek kulcsfontosságú sikertényezők azon vállalatok számára, amelyek javítani kívánják ügyfélszolgálati teljesítményüket, jobb döntéseket hoz, és végső soron nagyszerű vásárlói élményeket teremt. 

A jegyrendszerbe való befektetés jó kezdet, de hogyan hozhatja ki a legtöbbet? Ahhoz, hogy az ügyfélszolgálati csapat jól olajozott gépként működjön, optimalizálnia kell támogatja a jegykiadási munkafolyamatokat. Ez a cikk megadja a receptet a csökkentett kezelési időhöz, valamint az ügynökök termelékenységének és reakciókészségének növeléséhez, amikor az ügyfelek kérdéseivel és aggályaival foglalkozik.

Meghatározó Jegyvásárlási munkafolyamatok támogatása

Mi az a jegykezelés?

A jegykezelés lehetővé teszi a csapatok számára, hogy jegyeket hozzanak létre és rendeljenek hozzá bizonyos felhasználókhoz. Ha a felhasználónak problémái vannak egy termékkel vagy szolgáltatással kapcsolatban, gyakran a szolgáltató webhelyén keresi a választ. Amikor elmagyarázzák problémájukat, jegyet készítenek, majd hozzárendelnek egy személyhez, aki segíthet. Az ügykezelési megoldás létrehozása hatékonyabbá teszi a támogatási csapatot az ügyfélkérések jobb szervezése és kezelése révén. Végül megfelelő jegykezelés javítja az ügyfelek elégedettségét. 

 

A jegyek a következőkről nyújtanak tájékoztatást:

• a származás a kérésről
• a tulajdonos a jegyből
• időrendben és a kérelem története
• bármely meghatározott határidők
• jelenlegi állapot az eset
• összefüggő termékek vagy szolgáltatások...

 

A jegyek magasabb szintű információkat is szolgáltathatnak – az értékes elemzések értékes dolgait – például a lezárt jegyek százalékos arányáról, a jegyek lezárásának átlagos idejéről, az újranyitott jegyek százalékos arányáról stb. rendkívül részletes nézet a támogató csapat teljesítményének metrikus perspektívájáról. A legtöbb esetben a jegyek nem függenek más jegyektől. A több, egymásra épülő folyamatot magában foglaló összetett projektekben azonban a kérések tömege és egymáshoz való viszonya gyorsan kezelhetetlenné válhat, és a teljes munkafolyamatot a késések veszélyének teheti ki.

Mi az a munkafolyamat-kezelés?

Az alapvető jegykezelő rendszerek önmagukban abban találják korlátaikat, hogy nem igazán adnak hozzáférést egy projekt vagy egy helyzet átfogó képéhez. A nagy projektek nagyobb kohéziójának megteremtéséhez a munkafolyamat gondos irányítására van szükség. 

Munkafolyamat-kezelés a feladatok és folyamatok zökkenőmentes koordinálása egy szervezetben – valós idejű keretbe foglalva egy egész osztály erőfeszítéseinek átfogó képét. A munkafolyamatok maguk a feladatok egymásba ágyazott láncai, amelyek ismételten végrehajtható folyamatokká válnak. Ebben az esetben, hogy ismételten zárja be az ügyfélszolgálati jegyeket. Lehetőségünk van hátralépni, és a feladatok helyett folyamatokat mérlegelni, és ez jobb belső kérdéseket tesz lehetővé.

Mely folyamatok függenek mástól?

Mely folyamatok gördülnek le rutinszerűen?

Mely folyamatoktól függ a szűk keresztmetszet?

Milyen folyamatok múlnak rajta?

 

A blokkoló elemek teljesen részletes értékelése alapján egy adott munkafolyamat valós fejlesztései könnyebben megvalósíthatók.

A támogatja a jegykiadási munkafolyamatot az összes olyan lépést képviseli, amelyet az ügynököknek meg kell tenniük, hogy válaszoljanak az ügyfél kérésére. A hatékony munkafolyamat növeli a csapat termelékenységét, elősegíti a hatékonyabb együttműködést a részlegek között, és jelentősen javítja az ügyfélélményt. 

Az optimalizált 4 fő előnyei Jegyvásárlási munkafolyamat támogatásas

Takarítson meg időt a rutinfeladatokkal

Bizonyos vásárlói kérések elkerülhetetlenül visszatérnek. Mivel ezeket a gyakori problémákat már egyszer kezelték, lehetséges bizonyos munkafolyamatokat automatizálni. A közhelyes kérdések közönséges válaszokat kapnak, a közvetlen figyelmet érdemlő kérdések mindent, amit megérdemelnek, és a rendszer szükség szerint speciálisan összetett jegyeket tud rendelni a szakértőknek. Ez lehetővé teszi az ügyfélszolgálati csapatok számára, hogy bizonyos feladatokat leterheljenek, és a fontosabb, magasabb prioritású kérdésekre összpontosítsanak. 

Gyors megoldások az ügyfelek problémáira

Ellenőrzöttebb munkafolyamattal csökken a jegyfeloldási idő. Egyszerű kérdések automatizált feldolgozása felszabadítja az ügynököket az összetettebb kérdések kezelésében. Így az ügyfelek gyorsabb és átgondoltabb választ kapnak problémáikra. Azoknál a problémáknál, amelyek több szakértelmet vagy egy másik csapat segítségét igényelnek, egy jó támogatási jegy eszkalációs munkafolyamat a megfelelő személyhez vagy osztályhoz irányítja őket. Ha a munkafolyamat jól átgondolt, a megfelelő személy mindig rendelkezik a válaszadáshoz szükséges információkkal, és gyorsabb a jegyfeloldás.

Legyen elégedett az ügyfelekkel

A zökkenőmentes és átlátható kommunikáció fontos az ügyfelek elégedettsége szempontjából. Az optimalizált támogatási jegy munkafolyamattal az ügyfelek mindig értesülnek kérésük alakulásáról. Például az értesítési rendszerek tájékoztathatják az ügyfelet arról, hogy a jegyét frissítették. Ez növeli az ügyfélnek nyújtott szolgáltatás észlelt minőségét, aki (ideális esetben) elégedett és megnyugodott. A probléma megoldásához szükséges idő nem garantálható minden esetben, de legalább a szükségtelen késések és félreértések hatékonyan korlátozhatók. 

Növelje az üzleti teljesítményt

Az optimális támogatási jegy munkafolyamat leegyszerűsíti a támogatási szolgáltatásokat, és hosszú távon növeli a támogatási ügynökök hatékonyságát. Mivel az ügyfélszolgálat az ügyfél-elégedettség vagy elégedetlenség kulcsa, a zökkenőmentes működés ezen a területen kétségtelenül kulcsfontosságú sikertényező vállalkozása számára. A elégedett ügyfél továbbra is használni fogja az Ön szolgáltatásait, és új ügyfeleken keresztül is kiszolgálhatja Önt az ajánlásukkal vagy az Ön vállalkozására való kiterjesztett jövőbeli támaszkodással.

 

4 tipp a tökéletes optimalizáláshoz Jegyvásárlási munkafolyamat támogatásas

Időkövetési és szolgáltatási szintű megállapodások (SLA)  

Az időkövetési és szolgáltatási szint megállapodásokat integrálni kell a támogatási rendszer munkafolyamatába. Az ügynökök nem mindig rendelkeznek elegendő perspektívával a szervezeten belül ahhoz, hogy egymás között rangsorolják a feladatokat, vagy hogy a megfelelő személyhez vagy csapathoz forduljanak egy probléma kezeléséhez. 

A jegy időben történő megoldásához fenn kell tartania a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásait a folyamat során. Az SLA segít az ügynököknek abban, hogy elszámoltathatóak maradjanak azáltal, hogy világos célokat és szolgáltatási szabványokat ad nekik, amelyeknek meg kell felelniük:

• Milyen gyorsan kell megoldani az ügyfél problémáját?
• Kik a különböző személyek a helpdeskben? Mi a szerepük?
• Hogyan kell beírni egy jegyet és hozzárendelni egy ügynökhöz?
• Hogyan kell eljárni súlyos probléma esetén?

Munkafolyamat automatizálás

Legtöbbször az ügynökök azok köteles kézi jegyet választani és e-mailben kapcsolatba léphet az ügyfelekkel. A kézi folyamatok „emberibbnek” tűnhetnek, de hajlamosak az inkonzisztenciákra és hibákra, és a hatékonyság csökkenéséhez vezetnek.

Lehetőség van olyan egyszerű, de végső soron életet megváltoztató automatizálási funkciók megvalósítására, mint például:

• a jegykiosztási folyamat automatizálása, 
• automatikus nyomon követő e-mailek küldése, 
• vagy akár automatikus előrehaladási értesítések ütemezése az ügyfél számára. 

Jegykiosztás és prioritás

Ha egy jegyet egy ügyintéző nem tud feloldani, az ügynök továbbíthatja azt más ügynököknek. Ennek oka lehet szakismereti vagy tapasztalati követelmények, vagy hierarchikus igény – például amikor egy kérés menedzsment beavatkozást igényel. Alkalmazottai életének megkönnyítése és gyorsabb munkavégzés érdekében fontolja meg a jegy eszkalációs rendszer az ön társaságában.

A jegyek eszkalációs folyamata optimalizálható:

• A már korábban eszkalált jegyek kezelése.
• Elemezze az eszkalált jegyeket, és azonosítsa a tévesen eszkalált jegyeket.
• Képezze ki az ügyfélszolgálati csapat tagjait, hogy elsajátítsák a termelékenységükhöz szükséges kibővített eszközöket és készségeket.
• Javítsa a kommunikáció gördülékenységét az ügyfélcsapat különböző részlegei között.

Híváseltérítés Chatbotokkal és Callbotokkal

Egyes vásárlói kéréseket természetesen mesterséges intelligencia-megoldások is kezelhetnek, mint pl chatbot vagy callbot. Ez minden bizonnyal időt és energiát takarít meg az ügyfélszolgálati személyzet számára. Megoldások alapján mesterséges intelligenciával, hanem NLP-képességekkel is segítse az ügyfeleket abban, hogy ne érzékeljék olyan kellemetlenül a különbséget az emberi ügynök és a „bot” ügynök között.

Íme néhány olyan funkció, amely valóban különbséget jelent:

• Engedélyezze az eszkalációt a chatbotról egy élő tanácsadóhoz.
• kezel minden kérés, függetlenül azok forrásától egy olyan platformnak köszönhetően, amely minden esethez rangsorol és jegyeket rendel, függetlenül attól, hogy e-mailből, közösségi oldalakról vagy a webhely chaten vagy telefonon keresztül érkező közvetlen kérésekről származnak. 
• Biztosítson hozzáférést a jobb oldalhoz GYIK hogy az ügynökök gyorsan válaszolhassanak a lehető legjobb válasszal.

 

 

 

A poszt 4 intelligens tipp a támogatási jegyértékesítési munkafolyamatok optimalizálásához jelent meg először Inbenta.

• Coinsmart. Európa legjobb Bitcoin- és kriptográfiai tőzsdéje.
• Platoblockchain. Web3 metaverzum intelligencia. Felerősített tudás. SZABAD HOZZÁFÉRÉS.
• CryptoHawk. Altcoin radar. Ingyenes próbaverzió.
• Forrás: https://www.inbenta.com/en/blog/4-smart-tips-to-optimize-support-ticketing-workflows/