調達は、戦略的調達とコスト管理の柱となるあらゆるビジネスにとって極めて重要な機能です。これは単に購入するだけではありません。それは、組織の価値を最適化する方法で商品やサービスを取得することです。最終的には、このプロセスを理解し、改善することが、ビジネスをより収益性が高く持続可能な未来に向けて導くために不可欠です。
このブログでは、調達の重要な役割を、調達に伴うものの理解からビジネス現場での実行まで詳しく解説し、その過程でよくある誤解を解き明かします。ニーズの特定、サプライヤーの評価、契約交渉など、調達の各段階をナビゲートすることで、ビジネス目標と共鳴する戦略的意思決定とフレームワークを行うための洞察を提供します。
さらに、調達で遭遇する課題に正面から取り組み、調達自動化ソフトウェアが調達業務をどのように合理化、強化できるかを探っていきます。手作業の非効率性と闘う場合でも、より良い結果を得るためにテクノロジーを活用する場合でも、このブログは、より効率的で堅牢な調達プロセスのための知識と戦略を提供することを目的としています。
調達の基本を理解する
ビジネスの世界では、調達は基礎的な役割を果たしていますが、調達のニュアンス、調達やサプライチェーン管理などの関連概念との乖離、その目的は曖昧なままであることがよくあります。これらをわかりやすく説明しましょう。
調達とは?
調達は、組織運営に必要なリソースの調達、取得、管理を扱う戦略的なビジネス機能です。調達の戦略的性質は、支出を最適化し、戦略的優位性のためにサプライヤーとの関係を活用し、商品やサービスのタイムリーな可用性を確保することによって、組織全体に影響を与え、価値を推進する能力にあります。
調達プロセス
調達プロセスはいくつかの主要な段階に大別でき、各段階は調達機能の有効性を確保する上で重要な役割を果たします。
調達プロセスの各段階を段階的に理解するために、生産ラインに新しい機械を必要とする中規模製造会社の調達ワークフローの実例を使用してみましょう。
1. 身分証明書が必要です
ここで、企業は業務を改善するために何を購入または取得する必要があるかを判断します。
- プロセス: XYZ Corp の生産マネージャーは、生産効率の低下に気づき、増加する顧客の需要を満たすために新しい製造機械の必要性を認識しました。
- ドキュメント: A ニーズ評価レポート 必要な機械の種類、予想される生産効率の向上、および予算を詳細に記載した報告書が作成されます。
以下のような報告書が調達部門に提出されます。
XYZ Corp のニーズ評価レポート
エグゼクティブサマリー
このレポートでは、生産効率の低下に対処し、増加する顧客の需要に応えるために、XYZ Corp における新しい製造機械の必要性を明らかにしています。生産管理チームによる詳細な分析の結果、生産率と効率を向上させるには、新しい製造機械への投資が不可欠であるとの結論に達しました。この文書では、必要な機械を調達するためのニーズの特定プロセス、予想される改善、および予算の見積もりについて概要を説明します。
1. 身分証明書が必要です
要件
- 観察: 生産マネージャーは、前四半期にわたって生産効率が一貫して低下しており、前年比で生産量が 15% 減少していることに気づきました。
- 分析: 詳細な分析により、現在の製造機械は意図された能力の 75% で稼働しており、生産時間が長くなり、メンテナンスのためのダウンタイムが増加していることが明らかになりました。
- 要件: この問題に対処し、顧客の需要の 20% 増加に対応するには、新しい製造機械を調達することが不可欠です。
期待される改善
- 効率の向上: 新しい機械は 95% の効率で稼働し、生産時間を 20% 削減し、メンテナンスのダウンタイムを 30% 削減することが見込まれています。
- 容量の向上: また、これにより当社の生産能力が 25% 増加し、現在および予想される顧客の需要を満たすことが可能になります。
2。 仕様書
- 機械の種類: 高効率CNCマシン
- 主な特長:
- 高度な自動化機能
- エネルギー効率の高い運用
- 精度と速度の向上
- サプライヤー: 当社の仕様に一致する最新モデルを提供する大手サプライヤー 3 社を特定しました。
3. 予算の見積り
- 機械のコスト: $500,000
- インストールとトレーニング: $50,000
- 総投資額: $550,000
- 投資収益率(ROI): 生産効率と生産能力の向上を考慮すると、2 年と見積もられます。
4。 勧告
ニーズの特定と実施された分析に基づいて、XYZ Corp は新しい製造機械の調達を進めることが推奨されます。この投資は、生産効率を高め、高まる顧客需要に応え、市場での競争力を維持するために不可欠です。
5.次のステップ
このニーズ評価レポートは、レビューと承認のために調達部門に提出されます。承認後、調達プロセスが開始され、今後 6 か月以内に新しい機械の設置と稼働が目標となります。
2. サプライヤーの評価と選定
- プロセス: 調達チームは市場調査を実施して、潜在的なサプライヤーを特定します。彼らは送り出します 情報要求 (RFI) サプライヤーの能力と業界標準への準拠に関する初期データを収集するため。
- ドキュメント: RFI への回答に基づいて、チームはサプライヤーを候補リストに挙げ、サプライヤーを送り出します。 提案依頼書 (RFP) 価格、納期、メンテナンスサービスを含む詳細な入札を取得するため。
- 評価: 調達チームは提案を次の方法で評価します。 サプライヤースコアカード、コスト、品質、納期、アフターサービスなどの基準に焦点を当てます。
- 選択: XYZ Corp は、最高の価値提案を提供するサプライヤーを選択します。
上記の手順に基づいて、XYZ Corp が実際にこれにどのように対処するかを見てみましょう。
- 市場調査: XYZ Corp の調達チームは、必要な機械を製造する世界中の潜在的なサプライヤー 10 社を特定することから始めます。
- RFI プロセス:
- アクション: RFI はこれら 10 社のサプライヤーに送信されます。
- 目的: 各サプライヤーの能力、認証、安全基準と環境基準への準拠に関する予備情報を収集するため。
- 情報提供依頼の回答:
- 受信: サプライヤー 8 社中 10 社から回答がありました。
- 結果: 不適切な対応または基本的なコンプライアンス基準を満たさなかったため、サプライヤー 2 社が排除されました。
- RFP の発行:
- アクション: 詳細な RFP は残りの 8 つのサプライヤーに送信されます。
- 内容: RFP では、機械 5 台の価格、納期 (特に 3 か月以内の納品を予定)、メンテナンス サービスと保証の詳細に関する情報を求めています。
- RFP の回答:
- 受信: サプライヤー 8 社すべてが入札に応じます。
- バリエーション: 価格は 50,000 台あたり 75,000 ドルから 2 ドルで、納期は 5 ~ XNUMX か月、さまざまな保証とメンテナンス サービス パッケージが含まれます。
- サプライヤー スコアカードの作成:
- 基準: コスト (30%)、品質 (30%)、納期 (20%)、アフターサービス (20%)。
- 採点: サプライヤーは回答に基づいて 100 点満点で採点されます。
- 採点例:
- サプライヤー A は 85 点を獲得し、コスト (52,000 台あたり 9001 ドル)、品質 (ISO 3 認証)、納期 (XNUMX か月)、および包括的なアフターサービスのバランスが最も優れています。
- 最も低いスコアは 65 で、サプライヤーは低価格を提供していますが、納期が長く、アフターサービスも限られています。
- 選択:
- 決定: XYZ Corp は、スコアカードに従って最良の価値提案を提供するサプライヤー A を選択します。
- 正当化: サプライヤー A は、最安ではありませんが、すべての評価基準のバランスが最も良く、品質、納期厳守、強力なアフターサポートに対する XYZ Corp のニーズと一致しています。
- 概要:
- 送信されたRFI: 10のサプライヤー
- 受信した RFI 応答: 8のサプライヤー
- 送信されたRFP: 8のサプライヤー
- 受信した RFP 応答: 8のサプライヤー
- 価格帯: ユニットあたり 50,000 ドル – 75,000 ドル
- 提供される配達時間: 2 - 5の月
- 選択: サプライヤー A のスコアは 85/100
このシミュレーションは、XYZ Corp が、構造化されたアプローチと定量化可能なデータを使用して、コスト、品質、納期、アフターサービスのバランスを考慮した情報に基づいた意思決定を行い、調達ニーズに応じてサプライヤーをどのように評価して選択するかを示しています。
3. 契約交渉
- プロセス: 調達チームと選択したサプライヤーは交渉を開始し、契約条件を最終決定します。
- ドキュメント: 交渉の結果、 供給契約には、価格、納期、支払条件、保証、違反に対する罰則などの購入条件の概要が記載されています。
供給契約は以下のようになります。
供給契約
XYZ Corp (「購入者」) とサプライヤー A (「サプライヤー」) の間
この供給契約 (「契約」) は、[日付] の時点で、[購入者の住所] に所在する XYZ Corp と [供給者の住所] に所在するサプライヤー A との間で締結されます。
1. 製品
供給者は本契約の条件に従って、[機械の説明] (「製品」) を供給することに同意し、購入者は購入することに同意します。
2. 価格(英語)
各製品の価格は 52,000 ドル (「価格」) となります。 【数量】個の合計金額が【合計価格】となります。
3. 納期
サプライヤーは、[配送日] までに製品を [配送先住所] に配送することに同意します。本契約では時間が非常に重要です。
4. 支払条件
買い手は、本契約の締結時に、手付金として合計価格の 30% をサプライヤーに支払うものとします。残りの 70% は、購入者による製品の配達および受領後 30 日以内に支払われるものとします。
5. 検査と受け入れ
買い手は、納品日から [Number] 日以内に製品を検査し、欠陥がある場合はサプライヤーに通知するものとします。製品の受領は、欠陥が確認されなかった場合に限り、検査期間後に行われるものとします。
6. 保証
サプライヤーは、納品日から [保証期間] の期間、製品に材質および製造上の欠陥がないことを保証します。保証期間中、サプライヤーは、その裁量により、欠陥のある製品を修理または交換するものとします。
7. 機密性
両当事者は、本契約および本契約の期間中に交換される機密情報の機密性を維持することに同意します。
8. 違反に対する罰則
サプライヤーが合意された納品日までに製品を納品できなかった場合、サプライヤーは遅延の 1 日ごとに 1 日あたり [ペナルティ金額] の違約金を買主に支払うものとします。
9. 終了
他方の当事者が本契約に基づく義務に違反し、書面による通知を受け取ってから [Number] 日以内にその違反を是正しなかった場合、いずれかの当事者は [Number] 日の書面による通知をもって本契約を終了することができます。
10. 準拠法
本契約は、[管轄区]の法律に準拠するものとします。
11. 署名
これを証し、本契約の当事者は、上記の最初の日付の時点で本供給契約を締結しました。
XYZ株式会社:
による: ___________________________
お名前:
タイトル:
日付:
サプライヤーA:
による: ___________________________
お名前:
タイトル:
日付:
4. 注文書の処理
- プロセス: 供給契約が締結されると、XYZ Corp は 注文書(PO) サプライヤーに機械の要求を正式に伝えます。
- ドキュメント: PO には、機械の詳細な仕様、数量、合意価格、納期、追跡用の PO 番号が含まれます。
通常、注文書は次のようになります。
ベンダー
名称:株式会社ガジェットワールド
住所: 123 Tech Lane、シリコンバレー、CA 94088
電話番号:(555)123-4567
電子メール: sales@gadgetworld.com
顧客
名前:ジョン・ドウ
会社名: Doe Enterprises
住所: 456 Innovation Drive、Tech Park、Boston、MA 02110
電話番号:(555)987-6543
電子メール: procurement@doeenterprises.com
Code | 製品説明 | 数量 | 単価 | 単位 |
---|---|---|---|---|
1001 | 無線式マウス | 10 | $25.00 | $250.00 |
1002 | Bluetoothキーボード | 5 | $45.00 | $225.00 |
1003 | USB-Cハブ | 15 | $20.00 | $300.00 |
5. 納品と検品
- プロセス: 機械を受け取ると、受入部門は出荷品を発注書と供給契約に照らしてチェックします。
- ドキュメント: A 入庫メモ (GRN) 受け取った機械の状態と数量を文書化する準備ができています。矛盾がある場合は、解決のために直ちにサプライヤーに報告されます。
これは、商品受領書がどのように表示されるかを示すサンプル テンプレートです。
配信情報
PO番号: 123456
サプライヤー:株式会社ガジェットワールド
お届け日:15年2024月XNUMX日
受信者: ジョン・ドゥ
受け取った商品
Code | 製品説明 | 注文数量 | 受領数量 | 調子 | コメント |
---|---|---|---|---|---|
1001 | 無線式マウス | 10 | 10 | グッド | 無し |
1002 | Bluetoothキーボード | 5 | 5 | グッド | 無し |
1003 | USB-Cハブ | 15 | 15 | グッド | 箱にダメージがあり、商品を検査したところ無傷であることが判明しました |
納品・検品の流れ
機械を受け取ると、受入部門は出荷品を発注書および供給契約と照合して検査しました。受領した機械の状態と数量を文書化するために、受領書 (GRN) が作成されました。矛盾がある場合は、解決のために直ちにサプライヤーに報告されました。
ノート
受け取った商品はすべて検査されており、上記の 1 つの箱が破損していることを除いて、良好な状態であることが判明しました。内容物は無傷で損傷がないことが確認されました。それ以上の不一致は認められませんでした。
6. パフォーマンス評価と関係管理
- プロセス: 設置後、生産チームは、PO の仕様に照らして機械のパフォーマンスと、予想される生産効率の改善を評価します。
- ドキュメント: A サプライヤーの業績評価 が実施され、問題や成功が記録されます。この評価は、継続的な関係管理の一環としてサプライヤーと共有されます。
これは、XYZ Corp のサプライヤー業績評価フレームワークに組み込まれる可能性のあるものです。
- 評価基準と採点体系
- 納期厳守: 機械は合意された期限内に納品されましたか?
- 製品品質: 機械は PO に指定されている品質基準を満たしていますか?
- 仕様の遵守: 機械は PO に記載されている仕様とどの程度一致していますか?
- アフターサポート: トレーニング、メンテナンス、問い合わせへの対応などのアフターサービスの品質。
各基準は 1 ~ 10 のスケールで採点され、10 が最高の満足度を表します。
- データ収集
- 納期:2月15、2024
- 設置日:2月25、2024
- 評価期間:導入後3ヶ月
- サプライヤーのパフォーマンススコア
- 納期厳守: 9/10 (予定通りお届け)
- 製品品質: 8/10 (微調整が必要な高品質)
- 仕様の遵守: 10/10 (仕様に完全一致)
- アフターサポート: 7/10 (サポートは良好、応答時間には改善の余地あり)
- 全体的なパフォーマンス スコア
全体的なパフォーマンス スコアは、個々のスコアの平均として計算されます。
評価基準に基づくサプライヤー A の全体的なパフォーマンス スコアは 8.5 点中 10 です。このスコアは、XYZ Corp への新しい製造機械の納入とサポートにおけるサプライヤー A のパフォーマンスに対する高い満足度を示しています。
サプライヤーのパフォーマンス評価に対するこの構造化されたアプローチにより、XYZ Corp とサプライヤー A 間の透明性のあるコミュニケーションが促進され、時間の経過とともに適応および改善できる強固で継続的なビジネス関係の準備が整えられます。標準化されたメカニズムを使用すると、ベンダーとの関係を効果的に評価および比較できます。
7. 請求書の処理と支払い
この段階は次の手順で構成されます。
- 請求書受領: サプライヤーは 送り状 機械の場合は XYZ Corp の買掛部門に送付します。
- 発注書マッチング: 買掛金チームは、発注書、GRN、請求書の間で三者間で照合を行い、すべての詳細が一致していることを確認します。
- 支払い手続き: 3ウェイマッチが確認されると、 支払い承認フォーム が準備され、供給契約の条件に従って支払いが処理されます。
- ERP へのデータ入力: 支払いの詳細は、 支払い伝票、トランザクションは照合、記録保持などのために ERP / 財務システムに入力されます。
8. 調整と記録の保管
- プロセス: 財務部門は、正確性を確保するために、行われた支払いを銀行取引明細書と定期的に照合します。
- ドキュメント: ニーズ評価レポート、RFP、サプライヤー スコアカード、供給契約書、PO、GRN、請求書、支払い承認フォーム、支払い伝票など、調達プロセスに関連するすべての文書は、監査目的で物理的形式とデジタル形式の両方でファイルされます。
調達の課題とその解決方法
調達が複雑に絡み合う中で、企業は業務のリズムを乱し、収益に影響を与える可能性のある無数の課題に直面しています。これらの課題を理解することは、その影響を軽減し、シームレスな調達プロセスを確保するための第一歩です。企業が調達において遭遇する最も一般的なハードルのいくつかを掘り下げ、それらを克服するための戦略を探ってみましょう。
手動プロセスと非効率性
問題: あまりにも多くの組織で、調達は依然として手作業のプロセスから抜け出せていません。購買依頼フォームから注文書や請求書に至るまで、紙ベースのシステムは単なる過ぎ去った時代の遺物ではありません。それらは効率性に対する積極的な障害となります。これらの手動システムには、時間がかかり、追跡が難しく、人的ミスや詐欺が発生しやすいなど、いくつかの問題が生じます。その結果、調達プロセスは必要以上に遅くなり、エラーが発生しやすくなり、コストが高くなります。
例: ある中規模の製造会社は手動の調達プロセスに大きく依存しており、購入依頼書、注文書、請求書はすべて紙で処理されていました。これにより、注文処理時間の遅延や、注文数量と価格設定の頻繁なエラーなど、大幅な非効率が生じていました。たとえば、手入力ミスにより過剰な量の原材料を発注することになり、不必要に資本が圧迫されただけでなく、追加の保管コストも発生しました。
解決法: 効率、コスト削減、サプライヤーとのコラボレーションの強化という点で明らかなメリットをもたらすテクノロジーの導入を優先します。これは基本的に次のことを指します 調達自動化ソフトウェア。何でこれが大切ですか?スプレッドシートにデータを手動で入力したり、注文書を承認するために紙の記録を追跡したりするのに費やす時間を考慮してください。これらのタスクに費やされる各分は、ビジネスを前進させる可能性のある戦略的活動に費やされない分になります。さらに、手動プロセスによって引き起こされるエラーは、誤った注文、過払い、さらには詐欺につながる可能性があり、それぞれが収益に直接影響を与えます。 次のセクションでは、調達自動化ソフトウェアについて説明します。
可視化と支出の制御
問題: 全社的な支出が可視化されていないことも、大きな課題です。お金の行き先を明確に把握できなければ、予算を効果的に管理したり、コスト削減の機会を特定したり、企業の支出ポリシーを確実に遵守したりすることはほぼ不可能です。この可視性の欠如は、次のようないくつかの要因によって引き起こされます。
- 分散購入、
- 不十分なデータ収集、
- 統合された調達システムが存在しないこと。
例: ある全国的な小売チェーンは、複数の拠点にわたる分散した購買のため、全社的な支出の可視化に苦労していました。各店舗は独立して運営されており、集中的な監視や戦略を持たずに当面のニーズに基づいて購入を行っていました。この可視性の欠如により、価格設定の不一致、一括割引の機会の逸失、企業の支出ポリシーの施行の困難が生じていました。集中調達ソフトウェアを導入することで、同社はすべての拠点にわたる支出をリアルタイムで可視化できるようになり、予算管理の改善、戦略的なベンダー交渉、支出ポリシーの順守が可能になりました。
解決法: 統合調達ソフトウェア ソリューションの採用は、全社的な支出を可視化し、管理する最も効果的な方法の 1 つです。これらのシステムは購買データを一元管理し、さまざまな部門やプロジェクトにわたる支出をリアルタイムで追跡できるようにします。
- 調達プロセスと調達フォームの標準化
- 明確に定義された合理化された承認プロセスを作成します。
- 調達を他のビジネスシステムと統合する
- カテゴリー管理: カテゴリ管理手法を採用して、さまざまなカテゴリの商品やサービスにわたって支出とサプライヤーのパフォーマンスを最適化します。これにより、支出パターン、市場動向、サプライヤーの能力を分析し、情報に基づいて調達の意思決定を行うことができます。
品質保証
チャレンジ: 調達される商品とサービスの品質を確保することは、調達プロセスの重要な側面であり、業務効率、顧客満足度、およびビジネス全体の評判に直接影響します。この課題は、確立された信頼や実績のない新しいサプライヤーや製品を扱う場合にはさらに顕著になります。固有のリスクには、標準以下の製品や非準拠製品を受け取ること、品質問題によるサプライチェーンの混乱に直面すること、返品、修理、交換に関連するコストが増加する可能性が含まれます。さらに、医薬品、自動車、食品飲料など、安全性とコンプライアンスが最優先される業界では、不適切な品質保証の影響が法的責任や規制上の罰金にまで及ぶ可能性があります。
例: 自動車部品を専門とする企業 XYZ Manufacturing が、包括的な戦略を導入することで調達における品質保証プロセスをどのように改善したかを示す実際の例を考えてみましょう。
解決法: 特定のビジネス ニーズに基づいて、包括的な QA フレームワークを開発および実装します。上記の例で動作するサンプル フレームワークを見てみましょう。
XYZ Manufacturing は、サプライヤーからの品質が一貫していないという課題に直面しており、調達したコンポーネントの返品率が 15% に達し、生産スケジュールと顧客満足度に影響を及ぼしました。同社は、5年以内に返品率をXNUMX%未満に下げるために調達品質保証プロセスを全面的に見直すことを決定した。
1. サプライヤーの評価と選択のプロセス:
- アクション: XYZ Manufacturing は、品質認証 (ISO 9001 など)、納期厳守率、不良率、対応力などの基準を含むサプライヤー スコアカードを開発しました。各基準は、XYZ の業務に対する重要性に基づいて重み付けされました。
- 日付: サプライヤーは 1 ~ 100 のスケールでスコア付けされました。サプライヤーが主要サプライヤーとしての資格を得るには、しきい値スコア 75 が設定されました。
- 結果: このプロセスにより、平均スコア 85 のサプライヤーが特定および選択され、入荷する材料の全体的な品質が向上しました。
2. 品質基準と期待の確立:
- アクション: 同社は、寸法精度、材料仕様、ストレステストでの性能など、各コンポーネントの特定の品質基準を定義し、国際的な自動車基準に合わせました。
- 日付: たとえば、重要なコンポーネントの寸法精度は公差 ±0.02 mm に設定されており、現場での製品性能に直接結びついています。
- 結果: これらの基準を契約に含めることで、最初の 30 か月以内に非準拠部品が XNUMX% 削減されました。
3. サプライヤーとの協力関係:
- アクション: XYZ Manufacturing は、四半期ごとのレビュー会議、共同品質改善プロジェクト、共有パフォーマンス データを含むサプライヤー パートナーシップ プログラムを開始しました。
- 日付: 共有されたデータは、パッケージングの問題がコンポーネントの損傷の 40% の原因であることを示しています。
- 結果: 両社は共同で新しい梱包ソリューションを開発し、輸送関連の欠陥を 50% 削減しました。
4. 品質検査および試験体制:
- アクション: 2 段階の検査プロセスを導入しました。最初の目視検査と、それに続く詳細なテストのためのランダムなサンプリングです。
- 日付: サンプリングでは、高リスクの成分に焦点を当てて、以前の 5% から増加して各バッチの 2% をテストしました。
- 結果: これにより問題の早期発見につながり、不良率が 20% 減少しました。
5. 品質管理のためのテクノロジーの活用:
- アクション: XYZ は、ERP システムと統合された品質管理ソフトウェア (QMS) を採用し、サプライヤーのパフォーマンスと品質指標のリアルタイム追跡を可能にしました。
- 日付: QMS は、欠陥率が 2% を超えるサプライヤーを強調表示する月次レポートを生成し、レビュー プロセスを開始しました。
- 結果: 継続的なモニタリングとフィードバックによりサプライヤーのパフォーマンスが向上し、サプライヤーの 95% が 2 年以内に欠陥率を XNUMX% のしきい値未満に削減しました。
6. リスク管理と緊急時対応計画:
- アクション: 重要なコンポーネントを特定し、代替サプライヤーとそれぞれの安全在庫レベルを確立するリスク管理フレームワークを開発しました。
- 日付: 高リスクのコンポーネントについては、安全在庫レベルが 2 週間から 4 週間の供給に増加しました。
- 結果: この戦略により、品質問題による生産遅延が最小限に抑えられ、顧客への予定通りの納品率 99.8% が保証されました。
年末までに、XYZ Manufacturing は返品率を 15% から 4.5% に下げることに成功し、目標を上回りました。調達における品質保証を強化するための包括的なアプローチにより、業務効率と製品品質が向上しただけでなく、サプライヤーとの関係が強化され、顧客満足度も向上しました。この例は、調達における品質保証に対するデータドリブンで構造化されたアプローチの有効性を実証し、戦略的取り組みを通じて大幅な改善の可能性を示しています。
サプライヤー関係管理
課題: サプライヤーとの関係の管理は、企業のサプライチェーンの効率、製品の品質、市場全体の競争力に直接影響を与える調達の複雑かつ重要な要素です。課題は、サプライヤーから可能な限り最良の条件を確保することと、相互の成長、革新性、市場の変化に対する回復力を促進する前向きで長期的なパートナーシップを促進することの間のバランスを維持することにあります。一般的な障害には、コミュニケーションの断絶、目標のずれ、信頼の欠如、コラボレーションを改善するための技術の進歩の活用の失敗などが含まれます。これらの問題は、サプライチェーンの混乱、コストの増加、双方にとっての機会の損失につながる可能性があります。
例: 大手家庭用電化製品メーカーである ElecTech が、品質問題、サプライチェーンの混乱に対処し、イノベーションを促進するために、どのようにしてサプライヤー関係管理 (SRM) 戦略の刷新に成功したかの実例を詳しく掘り下げてみましょう。
解決法: 上の例を使用して、SRM 戦略に組み込む必要があるコンポーネントを理解してみましょう。
1. 戦略的なサプライヤーのセグメント化:
Kraljic マトリックスを使用して、リスクとビジネスへの影響に基づいてサプライヤーを分類します。これは、より重点を置き、戦略的な管理を必要とする関係を特定するのに役立ちます。
サプライヤーを戦略的パートナーに分類し、サプライヤー、ボトルネックのサプライヤー、および重要ではないサプライヤーを活用します。戦略的サプライヤーとのより深い関係を構築し、サプライヤーを活用することに重点を置き、各カテゴリーを管理するためのカスタマイズされた戦略を開発します。
各サプライヤーの役割と重要性を理解することで、企業はリソースをより効果的に割り当て、重要なサプライヤーとの関係を確実に育み、維持することができます。
2. 共同目標と主要業績評価指標 (KPI) を作成します。
財務、運営、顧客、イノベーションの観点を含む、サプライヤーのパフォーマンスに関するバランス スコアカードを共同で開発します。各主要サプライヤーと相互に合意した明確な目標と KPI を設定します。これらは双方の戦略目標と一致しており、品質、納期、コスト改善、イノベーションの指標が含まれている必要があります。
3. 関係構築と信頼に投資する:
信頼性、信頼性、親密さ、自己志向性などの要素を考慮した信頼の方程式を適用して、より強い関係を築きます。
信頼と理解を築くことで、市場の変動や課題に耐えられる、より回復力のある柔軟な関係が生まれます。
4. テクノロジーを活用してコラボレーションを向上:
SCOR (サプライ チェーン オペレーション リファレンス) モデルを利用して、テクノロジーによってサポートできる調達プロセスの改善領域を特定します。
リスクマネジメント
課題: 調達におけるリスク管理には、サプライチェーン、財務の安定性、コンプライアンス、組織の全体的な業務効率に影響を与える可能性のあるリスクの特定、評価、軽減が含まれます。これらのリスクは、サプライヤーの信頼性、地政学的要因、規制の変更、市場の変動性、自然災害、サイバーセキュリティの脅威など、さまざまな原因から発生する可能性があります。課題は、これらのリスクの動的で相互に関連した性質にあり、調達活動の回復力と継続性を確保するための積極的かつ包括的なアプローチが必要です。
解決法: 調達におけるリスクを効果的に管理するには、構造化されたフレームワークを採用することが不可欠です。最適なフレームワークを選択できます。広く認識され、専門家が推奨するアプローチの 1 つは、 ISO 31000 リスク管理フレームワーク。これは、調達を含むあらゆる組織の特定のニーズに合わせて調整できる、リスク管理のための普遍的な一連の原則とガイドラインを提供します。 ISO 31000 フレームワークを調達リスク管理に具体的に適用し、特定のアクションとプロセスを組み込む方法を見てみましょう。
1. コンテキストの確立
- 目的: 調達機能の内部および外部環境を理解します。これには、組織の目標、調達戦略、調達が行われる規制、市場、技術的背景が含まれます。
- アクション: 包括的な利害関係者分析を実施して、内部利害関係者 (調達部門や財務部門など) および外部利害関係者 (サプライヤー、規制当局、顧客など) のニーズと期待を特定します。
2. リスクの特定
- 目的: 調達プロセスにおいて、何が、どこで、いつ、なぜ、どのようにリスクが発生する可能性があるかを特定します。
- アクション: SWOT (強み、弱み、機会、脅威) 分析や PESTLE (政治、経済、社会、技術、法的、環境) 分析などのツールを活用して、潜在的なリスクを体系的に特定します。
3. リスク分析
- 目的: リスクの性質とその特徴を理解します。これには、特定されたリスクの可能性と影響の評価が含まれます。
- アクション: リスクを評価するには、定性的手法 (例: 専門家の判断、リスク マトリックス) および定量的手法 (例: 統計分析、財務モデル) を適用します。これには、サプライヤーのパフォーマンス、市場動向、インシデントレポートに関する履歴データの分析が含まれる場合があります。
4. リスク評価
- 目的: リスク分析結果をリスク基準と比較して、各リスクの優先順位を決定します。
- アクション: リスク マトリックスを使用して、影響と可能性に基づいてリスクに優先順位を付けます。これは、調達目標に影響を与える可能性のある最も重大なリスクに焦点を当てるのに役立ちます。
5. リスクへの対応
- 目的: リスクを軽減、移転、回避、または受け入れるためのオプションを選択して実装します。
- アクション: サプライヤーの多様化、戦略的パートナーシップの締結、より厳格な契約条件の実施、監視とコンプライアンスを強化するためのテクノロジー ソリューションへの投資などを含むリスク処理計画を策定します。
ISO 31000 フレームワークのようなシステムに従うことで、組織は堅牢かつプロアクティブな調達リスク管理プロセスを実装できます。この構造化されたアプローチにより、組織はリスクを最小限に抑え、調達の成果を向上させ、組織の全体的な戦略目標をサポートできるようになります。
調達のパフォーマンスの測定
住宅改善を実際に推進するには、適切な指標を追跡することが重要です。コスト削減などの KPI は当然ですが、サプライヤーのパフォーマンス、調達プロセスのサイクル タイム、コンプライアンス プロトコルの順守にも焦点を当てます。これらの KPI を戦略目標に合わせることで、調達部門がバックオフィス部門から先進的な戦略的役割に変わります。たとえば、組織がイノベーションを推進している場合は、新製品のアイデアやプロセスの改善など、サプライヤーのイノベーションへの貢献を測定する指標を含めます。
以下は、目的に基づいて追跡を検討できる指標の包括的なリストです。各目標をクリックして、潜在的な KPI を調べます。
KPI | 計算 |
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コスト削減 | (ベースラインコスト – 実際コスト) / ベースラインコスト x 100 |
コスト回避 | (予想コスト – 実際のコスト) / 予想コスト x 100 |
管理下の総支出 | 管理支出総額 / 調達支出総額 x 100 |
KPI | 計算 |
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サプライヤーのオンタイム納品 (OTD) | (期日通りの配達数 / 配達総数) x 100 |
サプライヤー品質評価 | (合格品数 / 総受入品数) × 100 |
サプライヤーの遵守率 | (準拠したサプライヤーの措置の数 / サプライヤーの措置の合計) x 100 |
KPI | 計算 |
---|---|
発注書のサイクルタイム | すべての注文書の合計時間 / 注文書の数 |
調達ROI | (節約 – 調達業務コスト) / 調達業務コスト |
電子調達利用率 | (電子調達取引額 / 調達取引総額) × 100 |
KPI | 計算 |
---|---|
契約利用率 | (契約に基づく支出金額 / 調達支出総額) x 100 |
優先サプライヤーとの支出の割合 | (優先サプライヤーとの支出 / 総調達支出) x 100 |
KPI | 計算 |
---|---|
在庫回転率 | 売上原価 / 平均在庫 |
在庫精度 | (正しい在庫レコード数 / 総在庫レコード数) x 100 |
手持在庫日数 (DOH) | (平均在庫 / 売上原価) x 365 |
KPI | 計算 |
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持続可能な調達率 | (持続可能な調達支出/総調達支出) x 100 |
サプライヤーのリスク評価が完了しました | (完了したサプライヤーのリスク評価の数 / サプライヤーの総数) x 100 |
ベンチマーク
外の世界から学ぶべきことはたくさんあります。業界標準や同業他社と比較してベンチマークを行うことは、自分の立ち位置とどこに向かう必要があるかを理解するのに役立ちます。それは、調達慣行のギャップを特定し、世の中のベストプラクティスからインスピレーションを見つけることです。これには、新しいテクノロジーの導入から、柔軟性とコスト効率を高めるためのサプライヤー契約の再構築まで、多岐にわたる可能性があります。
APQC の調達におけるオープン スタンダード ベンチマークは、調達プロセスを実行するための総コスト、サプライヤーの平均リード タイム、電子的に承認された発注書の割合など、重要な調達ベンチマークのパフォーマンス レベルの中央値を強調し、組織が調達の評価と改善を行う方法について広範な視点を提供します。調達機能。
インターネットを参照して、より多くの業界やユースケース固有のベンチマークを見つけることができます。
調達の自動化
調達自動化とは、デジタル技術を使用して調達プロセスをエンドツーエンドで合理化し、強化することを指します。これには、商品やサービスの調達に関連する日常的なタスクとワークフローの自動化が含まれ、それによって手作業が削減され、エラーが最小限に抑えられ、取引が高速化されます。この自動化は、サプライヤーの選択、契約管理、発注書処理、請求書の照合など、調達のさまざまな側面に広がります。
調達自動化ツールの導入は、運用効率を最適化するだけでなく、戦略的な利点ももたらします。これにより、企業は支出に関するリアルタイムの洞察を取得し、調達ポリシーへのコンプライアンスを向上させ、より効率的で透明性の高いプロセスを通じてサプライヤーとのより強力な関係を促進することができます。最終的に、調達自動化とは、テクノロジーを活用して、調達をより戦略的に、時間を短縮し、コスト効率を高めることです。
自動化された調達プロセス
調達自動化の変革的な影響を説明するために、Nanonets 調達自動化ソフトウェアを使用して自動化された、以前に概説した調達プロセスをもう一度見てみましょう。
本人確認が必要 (自動): Nanonets は、選択したドキュメント ソフトウェアと統合し、新しいドキュメントが作成されたときにワークフローの開始をトリガーします。 ニーズ評価レポート ドキュメント アプリで送信されます。
サプライヤーの評価と選択:調達部門が手動でサプライヤー評価を実施し、最適なベンダーを選定します。ベンダー アカウントがまだ存在しない場合は、ERP システムに作成されます。
契約交渉(合理化): Nanonets は、契約の作成、交渉、署名を容易にするデジタル契約管理をサポートしています。調達部門はテンプレートの作成、変更の追跡、承認の管理をすべて Nanonets プラットフォームから行うため、交渉プロセスが合理化されます。
注文書の処理 (自動): デジタル PO はチームによって Nanonets 上で作成され、郵送でサプライヤーに直接送信されます。
納品・検品: チームは、PO および契約条件に照らして商品の受領を手動で検証し、 商品受領メモ。
請求書のキャプチャ (自動): 驚異的なモバイルテクノロジーと、アプリやデータベースから領収書をインポートするためのシームレスな統合のおかげで、請求書は即座に取得されます。
データ抽出 (自動): 光学式文字認識 (OCR) テクノロジーが介入し、まばたきするよりも早く請求書から構造化データをデジタル データに抽出します。
GL コーディングと ERP へのデータ エクスポート (自動): Nanonets は、NLP と LLM を使用して GL コーディングを自動化し、ERP や他のアプリとデータを即座に同期します。
3 方向マッチング (自動): 自動化された 3 者間照合により、発注書、納品書、請求書が比較され、不一致にフラグが付けられます。
承認 (合理化): ナノネットの承認はもはやボトルネックではありません。これらは柔軟になり、電子メール、Slack、Teams など、組織のどこにでも配置できるようになります。これにより、中断を伴う電話や、よくあるリマインダーの集中砲火が不要になります。
支払い処理 (自動): Nanonets を使用して世界中で直接支払いを行うことができ、システムが外国為替手数料を処理し、突然のチャージバックを回避できると信頼できます。
調整 (自動): 最後に、帳簿を閉じることについて話しましょう。自動照合は銀行取引明細書をインポートし、この困難なタスクを変換し、以前に比べてわずかな時間で銀行取引と台帳エントリを照合します。かつては何日もかかっていた作業が、今では数分で完了します。
したがって、Nanonets による調達の自動化は、従来の調達プロセスを非常に効率的でデータ主導型の戦略的な機能に変換します。これにより、手作業の負担が軽減されるだけでなく、財務チームがコストの最適化、戦略的な調達、サプライヤーとのパートナーシップの構築など、より価値の高い活動に集中できるようになります。
まとめ
結論として、調達の本質は単に商品やサービスを購入するという行為を超えています。これは、価値の向上、コストの最適化、組織内の持続可能な成長の促進に不可欠な戦略的機能を体現しています。このブログ全体で説明したように、調達プロセスは複雑であり、ニーズの特定からサプライヤーの評価、契約交渉などの段階が含まれており、それぞれの段階で細心の注意と戦略的思考が必要です。
調達自動化ソフトウェアの出現は、この分野における大きな進化を示し、以前は達成できなかった業務の合理化、効率の向上、戦略的洞察を約束します。テクノロジーを活用することで、企業は従来の課題を克服し、リスクを軽減し、調達機能を強化する機会を活用できます。
さらに、サプライヤーとの関係を戦略的に管理し、品質保証に重点を置き、包括的なリスク管理慣行を採用することは、調達の有効性を高めるための重要な要素です。これらの要素を、継続的な改善と業界標準に対するベンチマークへの取り組みと組み合わせることで、組織は調達能力の可能性を最大限に発揮できるようになります。
Nanonets Procurement Automation が調達プロセスをどのように変革できるかを調査し、その機能について詳しく知るには、Nanonets の専門家との通話をスケジュールすることができます。この機会により、貴社の特定の調達課題について話し合い、ニーズの特定から請求書の処理と照合に至るまで、Nanonets が調達ワークフローをどのように合理化できるかをデモすることができます。効率の向上、支出の可視化、サプライヤーとの関係強化など、ナノネッツには役立つツールと専門知識が揃っています。
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