Niewygodna potrzeba archiwizowania WhatsApp przez usługi finansowe (Harriet Christie)

We wrześniu 2022 r. Securities Exchange Commission (SEC) i Commodity Futures Trading Commission (CTFC) osiągnęły ugody na łączną kwotę około 1.8 mld USD z

12 wiodących banków inwestycyjnych z Wall Street. Wybitne instytucje, do których zaliczały się Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs i Bank of America, zostały ukarane za brak monitorowania korzystania przez pracowników z nieautoryzowanych aplikacji do przesyłania wiadomości, takich jak Whatsapp, za pomocą
współpracownikami i klientami. 

Dochodzenie było kontynuacją kary nałożonej na JP Morgan w grudniu 200 r. w wysokości 2021 mln dolarów, a śluzy najwyraźniej się otworzyły. Wydaje się, że władze wykorzystały początkową kwotę ugody wynoszącą 200 milionów dolarów jako miarę dla branży, co oznaczało koniec nieoficjalnego porozumienia
okres karencji, jaki umożliwił firmom przystosowanie się do pandemii.  

Takie monumentalne kary miały oczywiście wstrząsający wpływ na krajobraz usług finansowych, a ich skutki sięgały daleko poza te giganty, których ewidentnie podano jako przykład. Ale jak dotarliśmy do tego etapu i jak firmy mogą rozwiązać ten problem
zachowań pracowników, które wyraźnie nie będą już tolerowane?

Co słychać w WhatsApp? 

mandaty SEC aby banki prowadziły rejestry wszelkiej komunikacji pomiędzy klientami a brokerami. Prywatne wymiany zdań, takie jak te odbywające się za pośrednictwem WhatsApp,
są znacznie trudniejsze do monitorowania, a prawdopodobieństwo naruszenia bezpieczeństwa danych wzrasta jedynie w miarę włączania do równania urządzeń osobistych. 

Należy zauważyć, że problem nie dotyczy samego WhatsApp; te same obawy dotyczą WeChat, Telegram i innych „efemerycznych” aplikacji do przesyłania wiadomości. Chodzi o trudności w dokumentowaniu komunikacji na tych zaszyfrowanych platformach i kolejne
naruszenie wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji, co jest problematyczne. 

Zmęczenie telefonem 

Do stosunkowo niedawna konsumenci mieli ograniczone możliwości, jeśli chcieli skontaktować się z firmą regulowaną. Aby na przykład omówić kwestię konta bankowego, musieliby albo zadzwonić, albo udać się do lokalnego oddziału w celu uzyskania osobistej informacji.
dyskusja. Teraz mogą komunikować się z organizacją za pośrednictwem wielu kanałów cyfrowych. 

To nie tylko opcja, ale preferencja. Wśród nich znalazły się WhatsApp, Facebook Messenger i Telegram

najczęściej pobieranych aplikacji w I kwartale 1 r, a sam WhatsApp ma astronomiczny
2 miliarda aktywnych użytkowników na całym świecie. Według
Forbes, 93% konsumentów w USA chce komunikować się za pomocą wiadomości tekstowych, przy czym szybkość, łatwość obsługi i (konsumentów) znajomość platform są decydującymi zaletami.  

To działa w obie strony; pracownikom łatwiej i wydajniej jest komunikować się za pomocą narzędzi, które są im znane w codziennym życiu, niż narzędzia zapewniane przez ich pracodawcę. 

Kanały zdalne 

Zakłócenia spowodowane pandemią Covid-19 doprowadziły do ​​znacznie większego polegania na aplikacjach do przesyłania wiadomości, ponieważ fizyczna bliskość, nawet ze współpracownikami, była zabroniona. W 2019 r. 68.1 mln użytkowników telefonów komórkowych w USA korzystało z WhatsApp w celu komunikowania się. Ta liczba jest przewidywana na

wzrośnie do 85.8 mln użytkowników w 2023 r. Produktem ubocznym tego polegania na nowych kanałach cyfrowych była eskalacja liczby pracowników z nich korzystających

osobiste telefony lub tablety dla biznesu, gdy granice zaczęły się zacierać, a życie zawodowe i osobiste przeplatały się. 

Pracując zdalnie, pracownicy częściej zachowują się swobodnie, niezależnie od tego, czy oznacza to robienie dłuższych przerw czy wysyłanie wiadomości do klientów lub współpracowników za pośrednictwem nieautoryzowanego kanału. Pozwoliwszy, aby te nawyki komunikacyjne utrwaliły się na dłuższy czas, tak się stanie
obecnie bardzo trudno jest powrócić do poziomu sprzed pandemii, biorąc pod uwagę nieodłączną wygodę i użyteczność, do których przyzwyczaili się pracownicy. 

Płacąc rachunek 

JP Morgan's
200 milionów dolarów grzywny w grudniu 2021 r. była to pierwsza znacząca kara w śledztwie, które wpłynęło również na wspomniane kilkanaście wiodących banków inwestycyjnych w wysokości 1.8 mld USD. Represje SEC od tego czasu nadal się rozwijają, podobnie jak na Wall Street

gigantów private equity ujawnili, że są w trakcie śledztwa.  

Uruchomiono również jednostkę egzekucyjną
zapytania o mniejszych protokołach zarejestrowanego doradcy inwestycyjnego (RIA) do komunikacji biznesowej „poza kanałem”. OSR podlegają tym samym przepisom, co większe firmy, które zostały wcześniej ukarane, więc chociaż oszczędzono im zasadzki
podczas wstępnego dochodzenia powinni mieć świadomość, że mimo wszystko znajdują się na celowniku organów regulacyjnych. 

Co teraz? 

Sytuacja stawia liderów biznesowych i zespoły ds. zgodności z dylematem. Czy powinni poświęcić wygodę i efektywność operacyjną w dążeniu do zgodności, całkowicie zakazując aplikacji do przesyłania wiadomości i zamiast tego polegając na wypróbowanych i przetestowanych rozwiązaniach
e-mail, rozmowy telefoniczne i w mniejszym stopniu media społecznościowe? 

Jest to prawdopodobnie kusząca opcja, biorąc pod uwagę ogrom wymierzanych kar. Z pewnością było to bardziej popularne podejście, biorąc pod uwagę, że w lipcu 2022 r

15% firm finansowych monitorowało WhatsApp. 

Ale to nie jest takie proste. Zakazanie pracownikom korzystania z poszczególnych kanałów nie musi oznaczać wyeliminowania wszystkich ryzyk. Zakaz przydatnych narzędzi prawdopodobnie doprowadzi do niezadowolenia pracowników i „luk w przestrzeganiu zasad” w miejscu pracy.
Bezpieczniejszą opcją jest, aby liderzy biznesowi poznali platformy, z których wolą korzystać pracownicy i konsumenci, a następnie opracowali odpowiednie zasady.  

Ostatecznie, jeśli pracownicy będą chcieli korzystać z nieautoryzowanych aplikacji, zrobią to, chyba że zostanie wdrożona procedura nadzorcza zapewniająca prawidłowe kontrolowanie tego. Miało to ogromne konsekwencje dla takich firm jak Goldman Sachs, Bank of America i in., którym nie udało się
tego kroku, pomimo posiadanych zasobów.  

Czy WhatsApp może być monitorowany? 

Preferowaną opcją jest z pewnością umożliwienie pracownikom korzystania z platform, z którymi czują się najbardziej komfortowo, minimalizując ograniczenia tam, gdzie to możliwe.  

Aby zapewnić zgodność na szyfrowanych platformach, takich jak WhatsApp, liderzy biznesowi muszą zadbać o możliwość przechwytywania, zachowywania i monitorowania rozmów. Łatwiej to powiedzieć, niż zrobić, a proces ten w przeszłości był źródłem wielkich trudności. Jednak w
w ostatnich latach opracowano nowe rozwiązania specjalnie po to, aby sprostać tej pojawiającej się konieczności.  

Podobnie jak wcześniej w przypadku platform mediów społecznościowych, czołowi dostawcy usług archiwizacji cyfrowej opracowali technologię przechwytywania i archiwizowania danych komunikacyjnych z aplikacji takich jak WhatsApp, WeChat, Signal i Telegram. To ratuje liderów biznesu przed frustracją
konieczności wyboru pomiędzy wydajnością a zgodnością; oba mogą teraz współistnieć bardzo pokojowo. 

Co najważniejsze, firmy mogą również przydzielać numery dodatkowe urządzeniom osobistym, umożliwiając pracownikom rozróżnienie kontaktów służbowych od kontaktów niezwiązanych z pracą i odpowiednie przechwytywanie odpowiednich danych. Oznacza to, że prywatność można zachować również pomimo zwiększonej intensywności
poziom profesjonalnej kontroli. 

Ignorowanie rosnącego zapotrzebowania na aplikacje do szyfrowania wiadomości w miejscu pracy byłoby sprzeczne z intuicją. Na szczęście firmy już nie muszą.