Necessidade inconveniente dos serviços financeiros para arquivamento do WhatsApp (Harriet Christie)

Em setembro de 2022, a Securities Exchange Commission (SEC) e a Commodity Futures Trading Commission (CTFC) chegaram a acordos totalizando cerca de US$ 1.8 bilhão com

12 dos principais bancos de investimento de Wall Street. As instituições proeminentes, que incluíam Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs e Bank of America, foram penalizadas por não monitorarem o uso de aplicativos de mensagens não autorizados pelos funcionários, como o Whatsapp, com
colegas e clientes. 

A investigação seguiu-se à multa de 200 milhões de dólares aplicada ao JP Morgan em dezembro de 2021, com as comportas aparentemente abertas. As autoridades parecem ter usado o valor inicial do acordo de 200 milhões de dólares como parâmetro para a indústria, significando o fim de um acordo não oficial.
período de carência concedido às empresas para adaptação à pandemia.  

Estas sanções monumentais tiveram, evidentemente, um impacto sísmico no panorama dos serviços financeiros, com as repercussões que vão muito além dos gigantes, evidentemente sendo transformados em exemplo. Mas como chegámos a esta fase e como podem as empresas abordar a questão
comportamentos dos funcionários que claramente não serão mais tolerados?

O que há com o WhatsApp? 

Os mandatos da SEC que os bancos mantenham registros de todas as comunicações entre clientes e corretores. Trocas privadas, como as que ocorrem através do WhatsApp,
são muito mais difíceis de monitorar, e a probabilidade de os dados serem comprometidos só aumenta à medida que os dispositivos pessoais são introduzidos na equação. 

É importante observar que o problema aqui não é com o WhatsApp em si; as mesmas preocupações se aplicam ao WeChat, Telegram e outros aplicativos de mensagens “efêmeros”. São as dificuldades em documentar as comunicações nestas plataformas encriptadas e a subsequente
violação dos requisitos de manutenção de registros, isso é problemático. 

Fadiga de chamada telefônica 

Até há relativamente pouco tempo, os consumidores tinham opções limitadas à sua disposição caso quisessem contactar uma empresa regulamentada. Para discutir sua conta bancária, por exemplo, eles precisariam pegar o telefone ou ir até a agência local para uma conversa pessoal.
discussão. Agora, eles são capazes de se comunicar com a organização por meio de diversos canais digitais. 

Não é apenas uma opção, mas uma preferência. WhatsApp, Facebook Messenger e Telegram estavam entre os

aplicativos mais baixados no primeiro trimestre de 1, e o próprio WhatsApp tem um valor astronômico
2 bilhão de usuários ativos mundialmente. De acordo com
Forbes, 93% dos consumidores norte-americanos pretendem comunicar através de mensagens de texto, sendo que a rapidez, a facilidade de utilização e a familiaridade (do consumidor) com as plataformas constituem vantagens decisivas.  

Isso funciona nos dois sentidos; também é mais fácil e eficiente para os funcionários se comunicarem por meio de ferramentas com as quais estão familiarizados no dia a dia, do que aquelas fornecidas pelo empregador. 

Canais Remotos 

A perturbação da pandemia de Covid-19 levou a uma dependência muito maior de aplicações de mensagens, uma vez que a proximidade física, mesmo com colegas, foi proibida. Em 2019, 68.1 milhões de usuários de telefones celulares nos EUA acessaram o WhatsApp para se comunicar. Este número é projetado para

crescer para 85.8 milhões de usuários em 2023. Um subproduto desta dependência de novos canais digitais foi uma escalada no número de trabalhadores que utilizam

telefones ou tablets pessoais para os negócios, à medida que os limites começaram a se confundir e as vidas profissionais e pessoais se entrelaçaram. 

Os funcionários são mais propensos a agir casualmente quando trabalham remotamente, quer isso signifique fazer pausas mais longas ou enviar mensagens a clientes ou colegas através de um canal não autorizado. Tendo permitido que esses hábitos de comunicação se estabelecessem durante um período prolongado, eles estão
agora é muito difícil voltar ao nível pré-Covid, dada a conveniência e usabilidade inerentes às quais os funcionários se acostumaram. 

Pagando a conta 

JP Morgan
Multa de US$ 200 milhões de dólares em dezembro de 2021 foi a primeira penalidade significativa em uma investigação que também impactou os já mencionados doze principais bancos de investimento no valor de US$ 1.8 bilhão. Desde então, a repressão da SEC continuou a expandir-se, à medida que as negociações de Wall Street

gigantes do capital privado revelaram que estão sob investigação.  

A unidade de fiscalização também lançou
inquéritos sobre protocolos menores de Registered Investment Advisor (RIA) para comunicações comerciais “fora do canal”. As RIAs estão sujeitas às mesmas regulamentações que as grandes empresas que foram anteriormente penalizadas, portanto, embora possam ter sido poupadas da emboscada dos
nas investigações iniciais, eles devem estar cientes de que, no entanto, estão na mira dos reguladores. 

E Agora? 

A situação deixa os líderes empresariais e as equipes de compliance em um dilema. Caso eles sacrifiquem a conveniência e a eficiência operacional na busca pela conformidade, proibindo completamente os aplicativos de mensagens e, em vez disso, confiando nas soluções testadas e comprovadas de
e-mail, telefonemas e, em menor grau, redes sociais? 

Esta é provavelmente uma opção tentadora, dada a enormidade das sanções aplicadas. Foi certamente a abordagem mais popular, dado que, em Julho de 2022, apenas

15% das empresas financeiras monitoravam o WhatsApp. 

Mas não é tão simples. Proibir os funcionários de utilizar canais específicos não significa necessariamente que todos os riscos sejam eliminados. A proibição de ferramentas úteis provavelmente levará a funcionários insatisfeitos e a “lacunas de conformidade” no local de trabalho.
A opção mais segura é que os líderes empresariais compreendam as plataformas que os funcionários e consumidores preferem utilizar e, em seguida, desenvolvam políticas adequadas em conformidade.  

Em última análise, se os funcionários quiserem utilizar aplicações não autorizadas, fá-lo-ão, a menos que exista um procedimento de supervisão para policiá-lo corretamente. Isto teve imensas repercussões para empresas como Goldman Sachs, Bank of America e outros, que não tiveram sucesso com
esta etapa, apesar dos seus recursos.  

O WhatsApp pode ser monitorado? 

A opção preferível aqui é certamente capacitar os funcionários para utilizarem as plataformas com as quais se sentem mais confortáveis, minimizando as limitações sempre que possível.  

Para alcançar a conformidade em plataformas criptografadas como o WhatsApp, os líderes empresariais devem garantir que podem capturar, preservar e monitorar conversas. É mais fácil falar do que fazer, e o processo tem sido historicamente uma fonte de grandes dificuldades. No entanto, em
Nos últimos anos, novas soluções foram desenvolvidas especificamente para enfrentar esta necessidade emergente.  

Assim como fizeram anteriormente com plataformas de mídia social, os principais fornecedores de arquivamento digital desenvolveram a tecnologia para capturar e arquivar dados de comunicações de aplicativos como WhatsApp, WeChat, Signal e Telegram. Isto resgata os líderes empresariais da frustração
de ter que escolher entre eficiência e conformidade; ambos podem agora coexistir de forma muito pacífica. 

Crucialmente, as empresas também podem alocar números secundários em dispositivos pessoais, permitindo que os funcionários diferenciem entre contatos comerciais e não relacionados ao trabalho e capturem dados pertinentes de acordo. Isto significa que a privacidade também pode ser mantida apesar do aumento da
níveis de escrutínio profissional. 

Seria contra-intuitivo ignorar a crescente demanda por aplicativos de mensagens criptografadas no local de trabalho. Felizmente, as empresas não precisam mais fazer isso.