What is bookkeeping & how to automate it?

Keep your books updated with efficient bookkeeping workflows. Use Nanonets to set up no-code workflows in 15 minutes. Start your free trial today.

---

În calitate de proprietar nou de afaceri, înțelegi rapid că este mult mai mult în conducerea afacerii decât produsul sau serviciul tău. Creșterea abilităților tale, gestionarea relațiilor cu clienții și furnizorii și – poate cel mai important – păstrarea înregistrărilor exacte ale tranzacțiilor tale. Aici intervine contabilitatea.

Cifrele îi sperie pe unii.

Poate că ești unul dintre ei. S-ar putea să vă gândiți: „Voi fi bine dacă îmi țin în cap o idee aproximativă despre vânzările și cheltuielile mele. Până să încep, îmi pot permite să angajez pe cineva care să aibă grijă de așa ceva.”

Aceasta ar putea fi o eroare periculoasă. Cel mai rău caz – este posibil ca afacerea dvs. să nu supraviețuiască unui audit financiar la momentul impozitării fără înregistrările adecvate. În cel mai bun caz, ați putea ajunge cu o încurcătură costisitoare de rezolvat atunci când angajați ajutorul potrivit pentru contabilitate. Oricum ar fi, ar fi mai bine să ții înregistrări detaliate din prima zi.

Acum poate trebuie să știți: ce este contabilitatea? Cum păstrez înregistrările corecte? Ce sunt situațiile financiare și cum le obțin? În acest articol, vom parcurge răspunsurile la toate aceste întrebări și multe altele, astfel încât să puteți începe călătoria dvs. de contabilitate de afaceri cu încredere.

---

Ce este contabilitatea?

Contabilitatea este procesul de păstrare a evidențelor financiare pentru afacerea dvs. O afacere mică cu o singură persoană poate scăpa cu păstrarea înregistrărilor financiare scrise într-un caiet, dar companiile mari au nevoie de intrări detaliate.

At its simplest, it has to make sense to the person doing the recordkeeping. If your business is larger than just one person (sole proprietor), your bookkeeping should be in a standard format that is understandable to everyone involved: the owner, the bookkeeper or accountant, and any outside professionals such as loan officers or tax officials.

Formatul standard de contabilitate este sistemul de contabilitate în partidă dublă. Sistemul dvs. de contabilitate înregistrează fiecare sumă de tranzacție în două locuri diferite. Fiecare tranzacție are două părți:

• O parte care este înregistrată în jurnalul general: jurnalul tuturor tranzacțiilor peste toate conturile;
• Înregistrarea pentru fiecare cont separat este o parte înregistrată în registru. Registrul are secțiuni diferite pentru fiecare cheltuială, cont de client și sursă de venit.

Sistemul de contabilitate în partidă dublă este un sistem de verificare încrucișată care reduce erorile umane. Veniturile și ieșirile sunt ambele înregistrate pentru a arăta fluxul de numerar general și modul în care tranzacția a afectat anumite părți ale afacerii dvs.

---

Automate general ledger entries, GL coding, invoice management, and more. Book a personalized live demo to see how you can save time, effort, and costs while automating your bookkeeping processes.

Programează o demonstrație

---

Contabilitate vs. Contabilitate

Deci, care este diferența dintre contabilitate și contabilitate?

Dacă v-ați gândit să angajați oricare dintre acești profesioniști pentru afacerea dvs., puteți crede că un contabil este doar un contabil scump. Nimic mai departe de adevăr. Contabilii și contabilii îndeplinesc roluri vitale proprietarilor de afaceri și directorilor financiari – aceștia servesc diferite părți ale ciclului de viață financiar al afacerii.

Contabilul se ocupă de înregistrarea financiară de zi cu zi pentru afacere. În fiecare zi, contabilul este ocupat cu înregistrările tranzacțiilor, cu facturarea clienților și cu conturile întârziate, reconcilierea conturilor, ținerea pasului cu datoriile și supravegherea salariilor. Ea închide conturile la sfârșitul lunii și echilibrează registrele. Contabilitatea este partea practică a îngrijirii financiare a afacerii.

Odată terminată munca contabilului, începe munca contabilului. Ea preia informațiile din lună sau din an și creează situațiile financiare. Dacă este necesar, ea poate audita situațiile financiare și le poate discuta cu proprietarul. Situațiile financiare vor juca, de asemenea, un rol cheie în pregătirea impozitului pe venit pentru afacere – un alt loc de muncă pentru contabil. Contabilul potrivit poate ajuta, de asemenea, la planificarea fiscală pe tot parcursul anului, pentru a minimiza obligația fiscală generală. Meseria contabilului este o analiză financiară de nivel superior în comparație cu munca contabilului.

Raporturile financiare, sumele periferice și alți indicatori cheie ai succesului sau eșecului unei afaceri sunt ceea ce caută contabilul. Ea poate discuta aceste informații cu proprietarul afacerii sau cu directorul financiar, astfel încât directorii să poată avea informațiile de care au nevoie pentru a lua decizii strategice pentru viitorul afacerii.

O companie poate alege ce nivel de ajutor financiar are nevoie de la un contabil sau contabil. Întreprinderile mici pot decide să nu angajeze asistență în contabilitate și să nu-și brigă contabilitatea de zi cu zi. Ei pot angaja un contabil doar pentru câteva ore pe an în timpul sezonului fiscal.

Este posibil ca întreprinderile mai mari să nu poată scăpa cu acest nivel scăzut de ajutor extern. Ei pot avea un întreg departament de contabilitate intern pentru munca zilnică și ajutor contabil extern pentru sezonul fiscal. Pentru a decide ce nivel de ajutor financiar este potrivit pentru afacerea dvs., evaluați bugetul afacerii dvs., industria, rata de creștere și nevoile generale.

---

Care sunt cele două tipuri de contabilitate?

Cele două tipuri de contabilitate sunt contabilitatea în partidă unică și contabilitatea în partidă dublă.

Contabilitatea cu o singură intrare este la fel de simplă ca o listă de cifre dintr-un caiet sau o foaie de calcul Excel. Adăugați bani, scădeți. Dacă tocmai ați început, aceasta poate fi o opțiune excelentă pentru a vă pune în practică. Este o copie a extrasului dvs. de cont bancar pentru afacerea dvs. și poate fi reconciliat cu extrasul dvs. bancar la sfârșitul lunii pentru exactitate.

Cu toate acestea, odată ce afacerea dvs. este începută, veți depăși destul de repede această metodă de contabilitate. Nu va fi eficient pentru profesioniștii externi, cum ar fi pregătitorii de taxe sau investitorii, să vadă cum merge afacerea dvs. Venitul dvs. poate părea să varieze foarte mult de la o lună la alta; dacă ați avut o cheltuială deosebit de mare, cum ar fi o plată de asigurare la începutul anului, nu veți putea recunoaște că acea cheltuială „ar trebui” să fie repartizată pe întregul an, deoarece polița de asigurare acoperă întregul an. Odată ce afacerea dvs. începe să descopere, este timpul să treceți la sistemul de contabilitate în partidă dublă.

Sistemul de contabilitate în partidă dublă înregistrează tranzacțiile pentru a arăta ce părți ale afacerii sunt afectate de fiecare tranzacție. Baza sistemului de contabilitate în partidă dublă este ecuația contabilă, care spune:

Active = Datorii + Capitaluri proprii

Aceasta înseamnă că pentru fiecare tranzacție, ambele părți ale înregistrării duble trebuie să mențină ecuația contabilă în echilibru.

Dacă un cont de activ crește, fie un cont de pasiv, fie un cont de capital (sau ambele) trebuie să crească. Dacă o datorie scade, atunci fiecare activ trebuie să scadă, sau capitalul propriu trebuie să crească pentru a rămâne echilibrat. Fiecare tranzacție este înregistrată într-un mod care arată exact care parte a companiei este afectată de respectiva tranzacție. La sfârșitul anului, bilanțul arată modul în care ecuația contabilă este transferată în situațiile financiare ale companiei.

Contabilitatea cu intrare dublă este de obicei introdusă într-un sistem software de contabilitate, cum ar fi Quickbooks sau Xero, și întregul proces poate fi automatizat folosind un software de automatizare a contabilității precum Nanoneți. Acest lucru se poate face manual sau automat prin conectarea contului bancar al companiei la software.

Care este cel mai simplu mod de a face contabilitatea?

Cel mai simplu mod de a face contabilitatea este cel potrivit pentru afacerea ta. Un sistem de contabilitate cu o singură intrare poate fi cel mai simplu dacă compania dumneavoastră este foarte mică. Cu toate acestea, ușurința de a vă înregistra veniturile și cheltuielile într-o singură foaie de calcul Excel poate fi depășită de inconvenientele de a nu avea înregistrări contabile adecvate pentru bancheri, investitori sau preparatorii de impozite.

Dacă afacerea dvs. crește rapid, cel mai ușor va fi pe termen lung să aveți un sistem de contabilitate care poate crește odată cu dvs. Un sistem de contabilitate cu partidă dublă poate necesita ceva mai mult efort pentru a configura, dar vă va servi de la începutul companiei dumneavoastră până la oricât de mare vă creșteți.

---

Streamline your bookkeeping processes with Nanonets. Use workflows to automate GL entries, approvals, invoice processing, data entry, and more. Try it yourself.  

---

Care este cea mai comună metodă de contabilitate?

Metoda de contabilitate cu partidă dublă este cea mai comună metodă la nivel mondial. Nimeni nu a creat încă un sistem la fel de intuitiv și fără erori precum sistemul de contabilitate în partidă dublă.

Configurarea evidenței contabile pentru afaceri

Pentru a configura evidența contabilă pentru afacerea dvs., va trebui să decideți ce metodă veți folosi pentru contabilitate. Poate veți folosi software de contabilitate bazat pe cloud, cum ar fi Nanonets și QuickBooks sau poate tot ce aveți nevoie este un șablon Excel.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, va trebui să vă gândiți cu atenție la toate cheltuielile și sursele de venit pe care le aveți pentru afacerea dvs. Dacă aveți nevoie, puteți trece la un alt sistem de contabilitate după extinderea afacerii, dar cel mai bine este să alegeți un sistem care poate crește odată cu dvs.

• Aveți mai multe conturi bancare sau cărți de credit pentru afacerea dvs. care vor trebui să fie contabilizate?
• Câte surse de venit aveți?
  • Mai multe linii de produse?
  • Servicii?
  • Alte venituri, cum ar fi venituri imobiliare sau din investiții?
• Câți furnizori plătiți în fiecare lună?
• Ce fel de cheltuieli ai? Fiecare cheltuială diferită va trebui să i se atribuie o categorie numerotată.
  • Legal
  • Asigurări
  • Închiria
  • Utilități
  • Voiaj
  • Altele

Cum se face Contabilitatea?

Whether you choose accounting software or a simple method such as Excel, you will begin. Most accounting software is intuitive to use and guides the user through entering transactions, and the internet is full of beginner Excel tutorials.

You must be meticulously accurate when entering transactions – some errors will be caught by the software or when you reconcile the books at the end of the month, but others are more insidious.

Cum încep să fac contabilitatea pentru începători?

În primul rând, alege o metodă de contabilitate care se potrivește nevoilor afacerii tale.

În al doilea rând, organizați-vă înregistrările comerciale, astfel încât să le puteți introduce în șablonul Excel sau în software-ul de contabilitate fără a pierde nicio tranzacție. Extrasele bancare pot ajuta în acest sens.

If you have back records that need to be entered from past months, you can request old account statements from your bank. This should give you a fairly accurate record of what business your company did in the last few months.

În al treilea rând, stabiliți un program regulat pentru a vă asigura că nu rămâneți în urmă cu evidența contabilă. Întreprinderile foarte mici ar putea fi nevoite să facă contabilitatea doar o dată pe săptămână. Afacerile mai mari vor trebui să o facă în fiecare zi și ar putea avea nevoie de un personal dedicat de contabilitate intern pentru a gestiona volumul de muncă.

---

Automate every aspect of bookkeeping with Nanonets. Book a 20-min live demo to see how you can keep your books updated with Nanonets.

Programează o demonstrație

---

Înțelegerea echilibrării cărților

At the end of the accounting period, usually at the end of the month, you will need to “balance the books”. This means going through your bookkeeping records and ensuring that both sides of the accounting equation match. There are a few things that have to be done at the end of the period to ensure that your accounting is accurate.

Reconcilierea extrasului bancar

După sfârșitul lunii, veți primi un extras de cont bancar de la banca dumneavoastră. Trebuie să parcurgeți evidența de numerar a companiei dvs. în registru pentru a vă asigura că tranzacțiile din registrul dvs. se potrivesc cu ceea ce înregistrează extrasul dvs. bancar. Dacă există diferențe, cum ar fi un cec pe care l-ați trimis și care nu a compensat încă banca, trebuie să aflați de ce.

Încerca Model de reconciliere bancară

Echilibrul de încercare

Balanța de verificare este o altă verificare care asigură că fiecare tranzacție este înregistrată în două locuri. Trebuie să adunați toate soldurile debitoare și toate soldurile creditoare pentru toate conturile dvs. Ar trebui să se egaleze.

Dacă nu o fac, trebuie să aflați de ce. S-ar putea ca un număr să fi fost introdus incorect, o tranzacție să fi fost înregistrată neglijent sau alt motiv. Software-ul de contabilitate are adesea protecție încorporată împotriva erorilor pentru a preveni în primul rând acest tip de eroare.

Închiderea înregistrărilor din jurnal

There are certain accounts that have to be “closed” at the end of every month, and their balances moved to other permanent ledger accounts. All expense accounts are closed at the end of the month so that their balances can be moved to the equity portion of the books. This action moves the income and expense accounts, reflected on the income statement, to the asset and equity accounts, reflected on the balance sheet.

Situații financiare și contabilitate

În cele din urmă, odată ce ați finalizat sarcinile contabile zilnice, săptămânale și lunare, sunteți gata să introduceți aceste informații în situațiile financiare anuale.

All your income and expense accounts are compiled into an income statement. The income statement shows your total sales, your total expenses, and your final income or loss. After you compile your income statement, the final income or loss is moved into the equity portion of your balance sheet accounts.

All your asset, liability, and equity accounts are compiled into the balance sheet. The balance sheet shows how each dollar of your assets is balanced by either debt or owner’s equity. Both the income statement and the balance sheet are critical pieces of information about your business’s short- and long-term health and profitability.

---

Nanoneți can optimizați-vă procesele contabile, contabile și financiare cu fluxuri de lucru automatizate. Afla modul în care cazurile de utilizare Nanonets se pot aplica produsului dvs.

---

Nanonets pentru automatizarea contabilității

Nanonets is an AI-based accounting automation software with in-built OCR software that can handle all aspects of bookkeeping, accounting and financial automation. Nanonets can be used to automate:

• Procese de reconciliere – reconciliere plăți, reconciliere bancară, cont și card de credit
• Invoice processing – Invoice matching, uploading, data extraction and payment
• Payment – Send ACH and wire transfers directly from the platform
• Procese de conturi de plătit și de primit
• Procese de introducere a datelor
• Sincronizarea datelor ERP
• Managementul procesului de audit

Iată de ce ar trebui să luați în considerare Nanonets:

• Automatizarea datelor eextragere din documente - Use automated workflows to extract tables, text, barcodes or QR codes from documents in seconds.
• Automatizare aprobare - Get approvals from relevant stakeholders with approvalworkflows.
• Fii gata de audit - Păstrați un jurnal al tuturor acțiunilor dvs. cu Nanonets.
• Echipa orientata catre client - Veți primi asistență 24×7, o echipă de instruire talentată și un manager dedicat pentru succesul clienților.

Transform procesele dvs. de contabilitate, contabilitate și financiare cu fluxuri de lucru automatizate. Afla modul în care cazurile de utilizare Nanonets se pot aplica produsului dvs.

Simplify your accounting processes with our free accounting templates:

Șablon de reconciliere bancară

Expense Report Template

Șablon de comandă de achiziție

Citeşte mai mult:

What is the best accounting automation software for your business?

How to reconcile payments?

How to automate invoice processing?

How to update the general ledger?