What is bookkeeping & how to automate it?

Keep your books updated with efficient bookkeeping workflows. Use Nanonets to set up no-code workflows in 15 minutes. Start your free trial today.

---

Kot novi lastnik podjetja hitro ugotovite, da je vodenje podjetja veliko več kot vaš izdelek ali storitev. Izboljšanje vaših veščin, upravljanje odnosov s strankami in prodajalci ter – kar je morda najbolj kritično – vodenje natančne evidence vaših transakcij. Tukaj nastopi knjigovodstvo.

Številke nekatere ljudi prestrašijo.

Mogoče si eden izmed njih. Morda si mislite: »Z menoj bo vse v redu, če bom imel v glavi grobo predstavo o svoji prodaji in stroških. Dokler ne začnem, si lahko privoščim, da najamem nekoga, ki bo skrbel za take stvari.«

To je lahko nevarna napaka. V najslabšem primeru – vaše podjetje morda ne bo preživelo finančne revizije v davčnem času brez ustreznih evidenc. V najboljšem primeru bi lahko končali z dragim zapletom, ki ga morate rešiti, ko najamete pravo knjigovodsko pomoč. V vsakem primeru je bolje, da vodite podrobno evidenco od prvega dne.

Zdaj boste morda morali vedeti: kaj je knjigovodstvo? Kako naj vodim ustrezne evidence? Kaj so računovodski izkazi in kako jih dobim? V tem članku se bomo sprehodili skozi odgovore na vsa ta vprašanja in še več, da boste lahko samozavestno začeli svojo poslovno knjigovodsko pot.

---

Kaj je knjigovodstvo?

Knjigovodstvo je postopek vodenja finančnih evidenc za vaše podjetje. Malo podjetje z eno osebo se lahko izogne ​​vodenju pisnih finančnih evidenc v zvezku, velika podjetja pa potrebujejo podrobne vnose.

At its simplest, it has to make sense to the person doing the recordkeeping. If your business is larger than just one person (sole proprietor), your bookkeeping should be in a standard format that is understandable to everyone involved: the owner, the bookkeeper or accountant, and any outside professionals such as loan officers or tax officials.

Standardna oblika knjigovodstva je sistem dvostavnega računovodstva. Vaš knjigovodski sistem beleži vsak znesek transakcije na dveh različnih mestih. Vsaka transakcija ima dva dela:

• Del, ki se evidentira v glavnem dnevniku: dnevnik vseh transakcij po vseh računih;
• Evidenca za vsak posamezen račun je del, ki se evidentira v glavni knjigi. Glavna knjiga ima različne razdelke za vsak strošek, račun stranke in vir dohodka.

Sistem dvostavnega računovodstva je vgrajen sistem navzkrižnega preverjanja, ki zmanjšuje človeške napake. Zabeležita se dohodek in odhodek, da prikažeta skupni denarni tok in kako je transakcija vplivala na posamezne dele vašega podjetja.

---

Automate general ledger entries, GL coding, invoice management, and more. Book a personalized live demo to see how you can save time, effort, and costs while automating your bookkeeping processes.

Načrtujte predstavitev

---

Knjigovodstvo proti računovodstvu

Kakšna je torej razlika med knjigovodstvom in računovodstvom?

Če ste razmišljali o tem, da bi za svoje podjetje najeli katerega od teh strokovnjakov, se vam morda zdi, da je računovodja le drag knjigovodja. Nič ne more biti dlje od resnice. Knjigovodje in računovodje imajo ključne vloge za lastnike podjetij in finančne direktorje – služijo različnim delom finančnega življenjskega cikla podjetja.

Knjigovodja skrbi za vsakodnevno finančno evidenco podjetja. Knjigovodja je vsak dan zaposlen z vnosom transakcij, izdajanjem računov strankam in obravnavanjem zamudnih računov, usklajevanjem računov, spremljanjem obveznosti in nadzorom plač. Konec meseca zapre račune in poravna knjige. Knjigovodstvo je praktičen del finančne oskrbe podjetja.

Ko je delo knjigovodje opravljeno, se začne delo računovodje. Podatke vzame iz meseca ali leta in ustvari računovodske izkaze. Po potrebi lahko revidira računovodske izkaze in se o njih pogovori z lastnikom. Računovodski izkazi bodo imeli tudi ključno vlogo pri pripravi dohodnine za podjetje – še eno delo za računovodjo. Pravi računovodja lahko pomaga tudi pri davčnem načrtovanju skozi vse leto, da zmanjša skupno davčno obveznost. Delo računovodje je finančna analiza na višji ravni v primerjavi z delom knjigovodje.

Računovodja išče finančne kazalnike, zunanje zneske in druge ključne pokazatelje uspeha ali neuspeha podjetja. O teh informacijah se lahko pogovori z lastnikom podjetja ali glavnim finančnim direktorjem, tako da lahko vodstvo dobi informacije, ki jih potrebujejo za sprejemanje strateških odločitev za prihodnost podjetja.

Podjetje lahko izbere, kakšno raven finančne pomoči potrebuje od računovodje ali knjigovodje. Mala podjetja se lahko odločijo, da ne bodo najela knjigovodske pomoči in opravila svojega vsakodnevnega računovodstva. Med davčno sezono smejo zaposliti računovodjo le za nekaj ur na leto.

Večja podjetja se morda ne bodo mogla izogniti tako nizki stopnji zunanje pomoči. Morda imajo celoten interni računovodski oddelek za vsakodnevno delo in zunanjo računovodsko pomoč za davčno sezono. Če se želite odločiti, kakšna raven finančne pomoči je prava za vaše podjetje, ocenite proračun vašega podjetja, panogo, stopnjo rasti in splošne potrebe.

---

Kateri sta dve vrsti knjigovodstva?

Dve vrsti knjigovodstva sta enostavno in dvostavno računovodstvo.

Računovodstvo z enim vnosom je preprosto kot seznam številk v zvezku ali Excelovi preglednici. Dodajte denar, odštejte denar. Če ste šele začeli, je to lahko odlična možnost, da vas spodbudi. To je kopija vašega bančnega izpiska za vaše podjetje in jo je mogoče ob koncu meseca uskladiti z vašim bančnim izpiskom zaradi točnosti.

Vendar pa boste, ko boste začeli poslovati, ta računovodski način dokaj hitro prerasli. Za zunanje strokovnjake, kot so pripravljavci davkov ali vlagatelji, ne bo učinkovito videti, kako gre vašemu podjetju. Morda se zdi, da se vaš dohodek od enega meseca do drugega zelo razlikuje; če ste imeli posebej velik strošek, kot je na primer plačilo zavarovalnine na začetku leta, ne boste mogli prepoznati, da bi ta strošek »moral« porazdeliti čez celo leto, saj zavarovalna polica pokriva celo leto. Ko se vaše podjetje začne razvijati, je čas za prehod na dvostavno računovodstvo.

Sistem dvostavnega računovodstva beleži transakcije, da pokaže, na katere dele poslovanja posamezna transakcija vpliva. Osnova dvostavnega računovodskega sistema je računovodska enačba, ki pravi:

Sredstva = obveznosti + lastniški kapital

To pomeni, da morata oba dela dvojnega vnosa za vsako transakcijo ohranjati ravnovesje računovodske enačbe.

Če se račun sredstev poveča, se mora povečati tudi račun obveznosti ali kapitala (ali oboje). Če se obveznost zmanjša, se mora zmanjšati tudi sredstvo ali pa se mora lastniški kapital povečati, da ostane uravnotežen. Vsaka transakcija je zabeležena na način, ki natančno prikazuje, na kateri del podjetja zadeva določena transakcija. Ob koncu leta bilanca stanja pokaže, kako se računovodska enačba prenese v računovodske izkaze podjetja.

Dvostavno računovodstvo se običajno vnese v sistem računovodske programske opreme, kot je Quickbooks ali Xero, in celoten postopek je mogoče avtomatizirati s programsko opremo za avtomatizacijo računovodstva, kot je Nanoneti. To lahko storite ročno ali samodejno, tako da bančni račun podjetja povežete s programsko opremo.

Kako je najlažje voditi knjigovodstvo?

Knjigovodstvo najlažje vodite na način, ki je pravi za vaše podjetje. Enostavni računovodski sistem je morda najlažji, če je vaše podjetje zelo majhno. Vendar pa lahko enostavno beleženje vaših prihodkov in odhodkov v eni Excelovi preglednici odtehtajo neprijetnosti, da nimate ustreznih računovodskih evidenc za bankirje, vlagatelje ali pripravljavce davkov.

Če vaše podjetje hitro raste, bo dolgoročno najlažje imeti knjigovodski sistem, ki lahko raste z vami. Vzpostavitev dvostavnega računovodskega sistema bo morda zahtevala malo več truda, vendar vam bo služil od samega začetka vašega podjetja do rasti.

---

Streamline your bookkeeping processes with Nanonets. Use workflows to automate GL entries, approvals, invoice processing, data entry, and more. Try it yourself.  

---

Kateri je najpogostejši način knjigovodstva?

Dvostavno knjigovodstvo je v svetu najbolj razširjeno. Nihče še ni pripravil sistema, ki bi bil tako intuitiven in brez napak kot sistem dvostavnega računovodstva.

Vzpostavitev poslovnega knjigovodstva

Če želite vzpostaviti knjigovodstvo za vaše podjetje, se boste morali odločiti, katero metodo boste uporabili za svoje računovodstvo. Morda boste uporabljali računovodsko programsko opremo v oblaku, kot sta Nanonets & QuickBooks, morda pa potrebujete samo Excelovo predlogo.

Ne glede na to, katero metodo boste izbrali, boste morali skrbno razmisliti o vseh stroških in virih prihodkov, ki jih imate za svoje podjetje. Če je potrebno, lahko po širitvi poslovanja preklopite na drug računovodski sistem, vendar je najbolje, da izberete sistem, ki lahko raste z vami.

• Ali imate za svoje podjetje več bančnih računov ali kreditnih kartic, ki jih je treba obračunati?
• Koliko virov dohodka imate?
  • Več linij izdelkov?
  • Storitve?
  • Drug dohodek, kot je dohodek od nepremičnin ali naložb?
• Koliko prodajalcem plačate vsak mesec?
• Kakšne stroške imate? Vsakemu različnemu strošku bo treba dodeliti oštevilčeno kategorijo.
  • Pravne informacije
  • Zavarovanje
  • Najem
  • Pripomočki
  • Potovanja
  • Ostalo

Kako voditi knjigovodstvo?

Whether you choose accounting software or a simple method such as Excel, you will begin. Most accounting software is intuitive to use and guides the user through entering transactions, and the internet is full of beginner Excel tutorials.

You must be meticulously accurate when entering transactions – some errors will be caught by the software or when you reconcile the books at the end of the month, but others are more insidious.

Kako naj začnem voditi knjigovodstvo za začetnike?

Najprej izberite knjigovodski način, ki ustreza vašim poslovnim potrebam.

Drugič, uredite svoje poslovne evidence, tako da jih lahko vnesete v svojo Excelovo predlogo ali računovodsko programsko opremo, ne da bi zamudili katero koli transakcijo. Pri tem so lahko v pomoč bančni izpiski.

If you have back records that need to be entered from past months, you can request old account statements from your bank. This should give you a fairly accurate record of what business your company did in the last few months.

Tretjič, vzpostavite reden urnik, da zagotovite, da ne boste zaostali pri knjigovodstvu. Zelo majhna podjetja bodo morda morala voditi knjigovodstvo le enkrat na teden. Večja podjetja bodo morala to početi vsak dan in morda bodo potrebovala namensko interno knjigovodsko osebje, ki bo obvladalo delovno obremenitev.

---

Automate every aspect of bookkeeping with Nanonets. Book a 20-min live demo to see how you can keep your books updated with Nanonets.

Načrtujte predstavitev

---

Razumevanje uravnoteženja knjig

At the end of the accounting period, usually at the end of the month, you will need to “balance the books”. This means going through your bookkeeping records and ensuring that both sides of the accounting equation match. There are a few things that have to be done at the end of the period to ensure that your accounting is accurate.

Usklajevanje bančnih izpiskov

Po koncu meseca boste od svoje banke prejeli bančni izpisek. Pregledati morate evidenco blagajne vašega podjetja v glavni knjigi, da zagotovite, da se transakcije v vaši knjigi ujemajo s tistimi, ki jih beleži vaš bančni izpisek. Če obstajajo razlike, kot je ček, ki ste ga poslali in še ni bil poravnan pri banki, morate ugotoviti, zakaj.

Poskusite Predloga za bančno usklajevanje

Preizkusno ravnotežje

Poskusno stanje je še eno preverjanje, ki zagotavlja, da je vsaka transakcija zabeležena na dveh mestih. Sešteti morate vsa stanja v breme in vsa stanja v dobro za vse svoje račune. Morali bi biti enaki drug drugemu.

Če ne, morate ugotoviti, zakaj. Morda je bila številka napačno vnesena, transakcija površno zabeležena ali pa kakšen drug razlog. Računovodska programska oprema ima pogosto vgrajeno zaščito pred napakami, ki preprečuje tovrstne napake.

Zapiranje temeljnic

There are certain accounts that have to be “closed” at the end of every month, and their balances moved to other permanent ledger accounts. All expense accounts are closed at the end of the month so that their balances can be moved to the equity portion of the books. This action moves the income and expense accounts, reflected on the income statement, to the asset and equity accounts, reflected on the balance sheet.

Računovodski izkazi in knjigovodstvo

Končno, ko zaključite svoje dnevne, tedenske in mesečne računovodske naloge, ste pripravljeni, da te podatke vključite v svoje letne računovodske izkaze.

All your income and expense accounts are compiled into an income statement. The income statement shows your total sales, your total expenses, and your final income or loss. After you compile your income statement, the final income or loss is moved into the equity portion of your balance sheet accounts.

All your asset, liability, and equity accounts are compiled into the balance sheet. The balance sheet shows how each dollar of your assets is balanced by either debt or owner’s equity. Both the income statement and the balance sheet are critical pieces of information about your business’s short- and long-term health and profitability.

---

Nanoneti can optimizirajte svoje knjigovodske, računovodske in finančne procese z avtomatiziranimi poteki dela. Ugotovite kako se lahko primeri uporabe Nanonets nanašajo na vaš izdelek.

---

Nanoneti za avtomatizacijo knjigovodstva

Nanonets is an AI-based accounting automation software with in-built OCR software that can handle all aspects of bookkeeping, accounting and financial automation. Nanonets can be used to automate:

• Procesi usklajevanja – usklajevanje plačil, usklajevanje bank, računov in kreditnih kartic
• Invoice processing – Invoice matching, uploading, data extraction and payment
• Payment – Send ACH and wire transfers directly from the platform
• Procesi plačil in terjatev
• Postopki vnosa podatkov
• Sinhronizacija podatkov ERP
• Vodenje revizijskih poskusov

Tukaj je razlog, zakaj bi morali razmisliti o Nanonetih:

• Avtomatizirajte podatke eizvleček iz dokumentov - Use automated workflows to extract tables, text, barcodes or QR codes from documents in seconds.
• Avtomatizacija odobritve – Get approvals from relevant stakeholders with approvalworkflows.
• Bodite pripravljeni na revizijo – Vodite dnevnik vseh svojih dejanj z Nanonets.
• Ekipa, osredotočena na stranke – Dobili boste podporo 24×7, nadarjeno ekipo za usposabljanje in predanega upravitelja uspeha strank.

Transform vaše knjigovodske, računovodske in finančne procese z avtomatiziranimi poteki dela. Ugotovite kako se lahko primeri uporabe Nanonets nanašajo na vaš izdelek.

Simplify your accounting processes with our free accounting templates:

Bank Reconciliation Template

Expense Report Template

Predloga naročilnice

Preberite več:

What is the best accounting automation software for your business?

Kako uskladiti plačila?

How to automate invoice processing?

How to update the general ledger?