حاجة الخدمات المالية المزعجة لأرشفة WhatsApp (هارييت كريستي)

في سبتمبر 2022 ، توصلت لجنة الأوراق المالية (SEC) ولجنة تداول السلع الآجلة (CTFC) إلى تسويات بلغ مجموعها حوالي 1.8 مليار دولار مع

12 من البنوك الاستثمارية الرائدة في وول ستريت. وتمت معاقبة المؤسسات البارزة، بما في ذلك مورجان ستانلي، وسيتي جروب، وجولدمان ساكس، وبنك أوف أمريكا، لفشلها في مراقبة استخدام الموظفين لتطبيقات المراسلة غير المصرح بها، مثل واتس اب، مع
الزملاء والعملاء. 

جاء التحقيق بعد غرامة قدرها 200 مليون دولار فرضها جي بي مورغان في ديسمبر 2021، مع فتح البوابات على ما يبدو. ويبدو أن السلطات استخدمت رقم التسوية الأولي البالغ 200 مليون دولار كمقياس لهذه الصناعة، مما يدل على نهاية عملية غير رسمية.
أتاحت فترة السماح للشركات التكيف مع الوباء.  

وبطبيعة الحال، كان لهذه العقوبات الهائلة تأثير مزلزل على مشهد الخدمات المالية، حيث وصلت التداعيات إلى ما هو أبعد من الشركات العملاقة التي أصبحت مثالاً على ذلك. ولكن كيف وصلنا إلى هذه المرحلة، وكيف يمكن للشركات معالجة هذه المشكلة
سلوكيات الموظفين التي من الواضح أنه لن يتم التسامح معها بعد الآن؟

ما الأمر مع WhatsApp؟ 

تفويضات لجنة الأوراق المالية والبورصات أن تحتفظ البنوك بسجلات لجميع الاتصالات بين العملاء والوسطاء. التبادلات الخاصة، مثل تلك التي تحدث عبر WhatsApp،
من الصعب جدًا مراقبتها، وتزداد احتمالية تعرض البيانات للخطر مع إدخال الأجهزة الشخصية في المعادلة. 

ومن المهم أن نلاحظ أن المشكلة هنا ليست مع الواتساب نفسه؛ تنطبق نفس المخاوف على WeChat وTelegram وتطبيقات المراسلة "السريعة الزوال". ومن الصعوبات في توثيق الاتصالات على هذه المنصات المشفرة، وما بعدها
مخالفة متطلبات حفظ السجلات، وهذا يمثل مشكلة. 

إجهاد المكالمات الهاتفية 

حتى وقت قريب نسبيًا، كان لدى المستهلكين خيارات محدودة متاحة لهم إذا أرادوا الوصول إلى شركة خاضعة للتنظيم. لمناقشة حسابهم البنكي، على سبيل المثال، سيحتاجون إما إلى الاتصال بالهاتف أو التوجه إلى فرعهم المحلي لإجراء محادثة شخصية
مناقشة. والآن، أصبحوا قادرين على التواصل مع المنظمة من خلال العديد من القنوات الرقمية. 

إنه ليس مجرد خيار ، ولكنه تفضيل. كان WhatsApp و Facebook Messenger و Telegram من بين

أكثر التطبيقات التي تم تنزيلها في الربع الأول من عام 1، و WhatsApp نفسه له تأثير فلكي
2 مليار مستخدم نشط في جميع أنحاء العالم. بالنسبة الى
الشرق الأوسط، 93٪ من المستهلكين الأمريكيين يرغبون في التواصل عبر الرسائل النصية ، بسرعة وسهولة في الاستخدام ومعرفة (المستهلك) بالمنصات التي تثبت مزاياها الحاسمة.  

هذا يعمل في كلا الاتجاهين ؛ كما أنه من الأسهل والأكثر كفاءة للموظفين التواصل من خلال الأدوات التي اعتادوا استخدامها في حياتهم اليومية ، أكثر من تلك التي يوفرها صاحب العمل. 

القنوات عن بعد 

أدى تعطيل جائحة Covid-19 إلى الاعتماد بشكل أكبر على تطبيقات المراسلة ، حيث تم حظر القرب المادي ، حتى مع الزملاء. في عام 2019 ، وصل 68.1 مليون مستخدم للهاتف المحمول في الولايات المتحدة إلى WhatsApp للتواصل. من المتوقع أن هذا الرقم

إلى 85.8 مليون مستخدم في عام 2023. كان أحد النتائج الثانوية لهذا الاعتماد على القنوات الرقمية الجديدة هو زيادة عدد العمال الذين يستخدمون

الهواتف أو الأجهزة اللوحية الشخصية للأعمال التجارية ، حيث بدأت الخطوط في التعتيم وتشابكت الحياة المهنية والشخصية. 

من المرجح أن يتصرف الموظفون بشكل عرضي عند العمل عن بعد، سواء كان ذلك يعني أخذ فترات راحة أطول أو مراسلة العملاء أو الزملاء عبر قناة غير مصرح بها. بعد أن سمحت لعادات التواصل هذه بالظهور على مدى فترة طويلة، فقد أصبحت كذلك
من الصعب جدًا الآن العودة إلى مستوى ما قبل كوفيد، نظرًا للراحة وسهولة الاستخدام المتأصلة التي اعتاد عليها الموظفون. 

دفع فاتورة 

جي بي مورغان
200 مليون دولار غرامة في كانون الأول (ديسمبر) 2021 ، كانت أول عقوبة كبيرة في تحقيق أثرت أيضًا على عشرات البنوك الاستثمارية الرائدة المذكورة أعلاه والتي بلغت قيمتها 1.8 مليار دولار. منذ ذلك الحين ، استمرت حملة القمع التي شنتها هيئة الأوراق المالية والبورصات في التوسع ، مثل وول ستريت

عمالقة الأسهم الخاصة كشفوا أنهم قيد التحقيق.  

كما تم إطلاق وحدة الإنفاذ
استفسارات حول بروتوكولات مستشار الاستثمار المسجل (RIA) الأصغر للاتصالات التجارية "خارج القناة". وتخضع شركات الاستثمار الإقليمية لنفس اللوائح التي تخضع لها الشركات الكبرى التي تمت معاقبتها سابقًا، لذلك في حين أنها ربما تكون قد نجت من الكمين
التحقيقات الأولية، يجب أن يدركوا أنهم في مرمى المنظمين مع ذلك. 

ماذا الآن؟ 

ويترك هذا الوضع قادة الأعمال وفرق الامتثال في مأزق. هل يجب عليهم التضحية بالراحة والكفاءة التشغيلية في السعي لتحقيق الامتثال، وحظر تطبيقات المراسلة تمامًا والاعتماد بدلاً من ذلك على الحلول المجربة والمختبرة من
البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، وبدرجة أقل، وسائل التواصل الاجتماعي؟ 

ربما يكون هذا خيارًا مغريًا نظرًا لضخامة العقوبات التي يتم فرضها. لقد كان بالتأكيد النهج الأكثر شعبية بالنظر إلى أنه ، في يوليو 2022 ، فقط

15٪ من الشركات المالية كانت تراقب WhatsApp. 

لكن الأمر ليس بهذه البساطة. إن منع الموظفين من استخدام قنوات معينة لا يعني بالضرورة التخلص من جميع المخاطر. من المحتمل أن يؤدي حظر الأدوات المفيدة إلى استياء الموظفين و"فجوات الامتثال" في مكان العمل.
الخيار الأكثر أمانًا هو أن يفهم قادة الأعمال المنصات التي يفضل الموظفون والمستهلكون استخدامها، ثم تطوير السياسات المناسبة وفقًا لذلك.  

وفي نهاية المطاف، إذا أراد الموظفون استخدام تطبيقات غير مصرح بها، فسوف يفعلون ذلك، ما لم يتم اتخاذ إجراء إشرافي لمراقبة ذلك بشكل صحيح. وكان لهذا تداعيات هائلة على أمثال جولدمان ساكس وبنك أوف أمريكا وآخرين، الذين لم ينجحوا في تحقيق النجاح.
هذه الخطوة، على الرغم من مواردها.  

هل يمكن مراقبة WhatsApp؟ 

الخيار الأفضل هنا هو بالتأكيد تمكين الموظفين من استخدام المنصات التي يشعرون براحة أكبر معها ، وتقليل القيود حيثما أمكن ذلك.  

لتحقيق الامتثال على المنصات المشفرة مثل واتساب، يجب على قادة الأعمال التأكد من قدرتهم على التقاط المحادثات والحفاظ عليها ومراقبتها. إن قول هذا أسهل من فعله، وكانت هذه العملية تاريخياً مصدراً لصعوبة كبيرة. ومع ذلك، في
وفي السنوات الأخيرة، تم تطوير حلول جديدة خصيصًا لمعالجة هذه الضرورة الناشئة.  

مثلما فعلوا سابقًا مع منصات الوسائط الاجتماعية، قام كبار موردي الأرشفة الرقمية ببناء تقنية لالتقاط بيانات الاتصالات وأرشفتها من تطبيقات مثل WhatsApp وWeChat وSignal وTelegram. وهذا ينقذ قادة الأعمال من الإحباط
والاضطرار إلى الاختيار بين الكفاءة والامتثال؛ يمكن لكليهما الآن أن يتعايشا بسلام شديد. 

ومن الأهمية بمكان أن تتمكن الشركات أيضًا من تخصيص أرقام ثانوية على الأجهزة الشخصية، مما يسمح للموظفين بالتمييز بين جهات الاتصال التجارية وجهات الاتصال غير المرتبطة بالعمل، والتقاط البيانات ذات الصلة وفقًا لذلك. وهذا يعني أنه يمكن أيضًا الحفاظ على الخصوصية على الرغم من ارتفاعها
مستويات التدقيق المهني. 

سيكون من غير البديهي تجاهل الطلب المتزايد على تطبيقات المراسلة المشفرة في مكان العمل. لحسن الحظ ، لم تعد الشركات مضطرة لذلك.