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Como novo proprietário de uma empresa, você rapidamente entende que administrar uma empresa envolve muito mais do que seu produto ou serviço. Aprimorando suas habilidades, gerenciando relacionamentos com clientes e fornecedores e – talvez o mais importante – mantendo registros exatos de suas transações. É aqui que entra a contabilidade.
Os números assustam algumas pessoas.
Talvez você seja um deles. Você pode pensar: “Ficarei bem se mantiver na cabeça uma ideia aproximada de minhas vendas e despesas. Até eu começar, posso contratar alguém para cuidar desse tipo de coisa.”
Este pode ser um erro perigoso. Pior caso – sua empresa pode não sobreviver a uma auditoria financeira na época do imposto sem os registros adequados. Na melhor das hipóteses, você pode acabar com um emaranhado caro para resolver ao contratar a ajuda de contabilidade certa. De qualquer forma, é melhor manter registros detalhados desde o primeiro dia.
Agora você pode precisar saber: o que é escrituração contábil? Como posso manter registros adequados? O que são demonstrações financeiras e como obtê-las? Neste artigo, analisaremos as respostas a todas essas perguntas e muito mais, para que você possa começar sua jornada de contabilidade empresarial com confiança.
O que é escrituração?
A escrituração contábil é o processo de manter os registros financeiros do seu negócio. Uma pequena empresa individual pode manter registros financeiros escritos em um caderno, mas as grandes empresas precisam de registros detalhados.
Na sua forma mais simples, tem que fazer sentido para a pessoa que faz a manutenção dos registros. Se a sua empresa for maior do que apenas uma pessoa (único proprietário), a sua contabilidade deve estar num formato padrão que seja compreensível para todos os envolvidos: o proprietário, o guarda-livros ou contabilista e quaisquer profissionais externos, como agentes de crédito ou funcionários fiscais.
O formato padrão para escrituração contábil é o sistema de contabilidade de partidas dobradas. Seu sistema de contabilidade registra cada valor de transação em dois locais diferentes. Cada transação tem duas partes:
- Uma parte que fica registrada no diário geral: o registro de todas as transações de todas as contas;
- O registro de cada conta separada é uma parte registrada no razão. O razão tem seções diferentes para cada despesa, conta de cliente e fonte de receita.
O sistema de contabilidade de partidas dobradas é um sistema de verificação cruzada integrado que reduz o erro humano. As receitas e despesas são registradas para mostrar o fluxo de caixa geral e como a transação afetou partes individuais do seu negócio.
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Escrituração vs. Contabilidade
Então, qual é a diferença entre escrituração contábil e contabilidade?
Se você pensou em contratar algum desses profissionais para o seu negócio, pode pensar que um contador é apenas um contador caro. Nada poderia estar mais longe da verdade. Os guarda-livros e contadores desempenham funções vitais para proprietários de empresas e CFOs – eles atendem a diferentes partes do ciclo de vida financeiro da empresa.
O contador cuida do registro financeiro diário da empresa. Todos os dias, o contador está ocupado lidando com lançamentos de transações, faturando clientes e lidando com contas atrasadas, reconciliando contas, acompanhando contas a pagar e supervisionando a folha de pagamento. Ela fecha as contas no final do mês e equilibra os livros. A contabilidade é a parte prática do cuidado financeiro da empresa.
Terminado o trabalho do contador, começa o trabalho do contador. Ela pega as informações do mês ou do ano e cria as demonstrações financeiras. Se necessário, ela poderá auditar as demonstrações financeiras e discuti-las com o proprietário. As demonstrações financeiras também desempenharão um papel fundamental na preparação do imposto de renda para a empresa – outra tarefa do contador. O contador certo também pode ajudar no planejamento tributário ao longo do ano para minimizar a responsabilidade fiscal geral. O trabalho do contador é uma análise financeira de nível superior em comparação com o trabalho do contador.
Índices financeiros, valores atípicos e outros marcadores importantes do sucesso ou fracasso de uma empresa são o que o contador procura. Ela pode discutir essas informações com o proprietário da empresa ou diretor financeiro para que os executivos possam ter as informações necessárias para tomar decisões estratégicas para o futuro do negócio.
Uma empresa pode escolher o nível de ajuda financeira necessária de um contador ou guarda-livros. As pequenas empresas podem decidir não contratar ajudante de contabilidade e fazer DIY na contabilidade do dia-a-dia. Eles só podem contratar um contador por algumas horas por ano durante a temporada de impostos.
As grandes empresas podem não conseguir escapar com este baixo nível de ajuda externa. Eles podem ter todo um departamento de contabilidade interno para o trabalho diário e ajuda contábil externa para a temporada de impostos. Para decidir qual nível de ajuda financeira é adequado para sua empresa, avalie o orçamento, o setor, a taxa de crescimento e as necessidades gerais de sua empresa.
Quais são os dois tipos de escrituração contábil?
Os dois tipos de escrituração contábil são a contabilidade por partidas únicas e a contabilidade por partidas dobradas.
A contabilidade de entrada única é tão simples quanto uma lista de números em um caderno ou planilha do Excel. Adicione dinheiro, subtraia dinheiro. Se você está apenas começando, esta pode ser uma ótima opção para você começar. É uma cópia do extrato bancário da sua empresa e pode ser conciliado com o extrato bancário no final do mês para maior precisão.
No entanto, assim que seu negócio for iniciado, você superará esse método de contabilidade rapidamente. Não será eficiente para profissionais externos, como preparadores fiscais ou investidores, ver como está o seu negócio. Sua renda pode parecer variar muito de um mês para outro; se você teve uma despesa particularmente grande, como o pagamento de um seguro no início do ano, não será capaz de reconhecer que essa despesa “deveria” ser repartida por todo o ano, pois a apólice de seguro cobre o ano inteiro. Assim que seu negócio começar a decolar, é hora de mudar para o sistema de contabilidade de partidas dobradas.
O sistema de contabilidade de partidas dobradas registra as transações para mostrar quais partes do negócio são afetadas por cada transação. A base do sistema contábil de partidas dobradas é a equação contábil, que afirma:
Ativos = Passivos + Patrimônio
Isso significa que, para cada transação, ambas as partes da dupla entrada devem manter a equação contábil em equilíbrio.
Se uma conta de ativo subir, uma conta de passivo ou de patrimônio (ou ambas) também deverá subir. Se um passivo diminuir, então o ativo também deverá diminuir ou o patrimônio deverá subir para permanecer equilibrado. Cada transação é registrada de forma a mostrar exatamente qual parte da empresa é afetada por aquela transação específica. Ao final do ano, o balanço mostra como a equação contábil é transportada para as demonstrações financeiras da empresa.
A contabilidade por partidas dobradas geralmente é inserida em um sistema de software de contabilidade, como Quickbooks ou Xero, e todo o processo pode ser automatizado usando software de automação contábil como Nanoredes. Isso pode ser feito manualmente ou automaticamente conectando a conta bancária da empresa ao software.
Qual é a maneira mais fácil de fazer contabilidade?
A maneira mais fácil de fazer a contabilidade é a certa para o seu negócio. Um sistema de contabilidade de entrada única pode ser mais fácil se sua empresa for muito pequena. No entanto, a facilidade de registar as suas receitas e despesas numa única folha de cálculo Excel pode ser compensada pelos inconvenientes de não ter registos contabilísticos adequados para banqueiros, investidores ou preparadores fiscais.
Se o seu negócio estiver crescendo rapidamente, será mais fácil, no longo prazo, ter um sistema de contabilidade que possa crescer com você. Um sistema de contabilidade de partidas dobradas pode exigir um pouco mais de esforço para ser configurado, mas irá atendê-lo desde o início de sua empresa até o tamanho que ela crescer.
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Qual é o método mais comum de escrituração contábil?
O método de contabilidade por partidas dobradas é o método mais comum em todo o mundo. Ninguém ainda criou um sistema tão intuitivo e livre de erros quanto o sistema de contabilidade por partidas dobradas.
Configurando Escrituração Contábil para Empresas
Para configurar a contabilidade para o seu negócio, você terá que decidir qual método usará para sua contabilidade. Talvez você use um software de contabilidade baseado em nuvem, como Nanonets e QuickBooks, ou talvez tudo que você precise seja de um modelo Excel.
Qualquer que seja o método escolhido, você terá que pensar cuidadosamente sobre todas as despesas e fontes de receita que possui para o seu negócio. Se necessário, você pode mudar para outro sistema de contabilidade no futuro, após a expansão dos negócios, mas é melhor escolher um sistema que possa crescer com você.
- Você tem várias contas bancárias ou cartões de crédito para sua empresa que precisam ser contabilizados?
- Quantas fontes de renda você tem?
- Várias linhas de produtos?
- Serviços?
- Outros rendimentos, como rendimentos imobiliários ou de investimentos?
- Quantos fornecedores você paga por mês?
- Que tipo de despesas você tem? Cada despesa diferente precisará receber uma categoria numerada.
- Legal
- Seguros
- Aluguel
- Utilidades
- Viagem
- Outros
Como fazer a Escrituração Contábil?
Quer você escolha um software de contabilidade ou um método simples como o Excel, você começará. A maioria dos softwares de contabilidade é intuitiva de usar e orienta o usuário na inserção de transações, e a Internet está repleta de tutoriais de Excel para iniciantes.
Você deve ser meticulosamente preciso ao inserir as transações – alguns erros serão detectados pelo software ou quando você reconciliar os livros no final do mês, mas outros são mais insidiosos.
Como inicio a contabilidade para iniciantes?
Primeiro, escolha um método de contabilidade que atenda às suas necessidades de negócios.
Em segundo lugar, organize seus registros comerciais para que possa inseri-los em seu modelo Excel ou software de contabilidade sem perder nenhuma transação. Extratos bancários podem ajudar com isso.
Se você tiver registros anteriores que precisam ser inseridos nos meses anteriores, poderá solicitar extratos de contas antigos ao seu banco. Isso deve fornecer um registro bastante preciso dos negócios que sua empresa fez nos últimos meses.
Terceiro, estabeleça uma programação regular para garantir que você não fique atrasado em sua contabilidade. As empresas muito pequenas podem precisar fazer a contabilidade apenas uma vez por semana. As empresas maiores terão que fazer isso todos os dias e podem exigir uma equipe interna de contabilidade dedicada para lidar com a carga de trabalho.
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Compreendendo o equilíbrio dos livros
No final do período contabilístico, normalmente no final do mês, será necessário “equilibrar as contas”. Isso significa examinar seus registros contábeis e garantir que ambos os lados da equação contábil correspondam. Há algumas coisas que precisam ser feitas no final do período para garantir que sua contabilidade seja precisa.
Conciliação de extrato bancário
Após o final do mês, você receberá um extrato bancário do seu banco. Você deve examinar o registro de caixa da sua empresa no livro-razão para garantir que as transações em seu livro-razão correspondem aos registros de seu extrato bancário. Se houver diferenças, como um cheque que você enviou e que ainda não foi compensado pelo banco, você deverá descobrir o motivo.
Experimente Modelo de reconciliação bancária
Balancete
O balancete é outra verificação que garante que cada transação seja registrada em dois locais. Você deve somar todos os saldos devedores e todos os saldos credores de todas as suas contas. Eles deveriam ser iguais.
Se não o fizerem, você deve descobrir o porquê. Pode ser que um número tenha sido inserido incorretamente, uma transação tenha sido registrada incorretamente ou algum outro motivo. O software de contabilidade geralmente possui proteção integrada contra erros para evitar que esse tipo de erro ocorra.
Fechando lançamentos contábeis manuais
Existem certas contas que têm de ser “fechadas” no final de cada mês e os seus saldos transferidos para outras contas contabilísticas permanentes. Todas as contas de despesas são encerradas no final do mês para que seus saldos possam ser transferidos para a parcela patrimonial dos livros. Esta ação move as contas de receitas e despesas, refletidas na demonstração do resultado, para as contas de ativos e patrimônio líquido, refletidas no balanço patrimonial.
Demonstrações Financeiras e Escrituração Contábil
Finalmente, depois de concluir suas tarefas contábeis diárias, semanais e mensais, você estará pronto para colocar essas informações em suas demonstrações financeiras anuais.
Todas as suas contas de receitas e despesas são compiladas em uma demonstração de resultados. A demonstração de resultados mostra o total de vendas, as despesas totais e a receita ou perda final. Depois de compilar sua demonstração de resultados, a receita ou perda final é transferida para a parte patrimonial de suas contas patrimoniais.
Todas as suas contas de ativos, passivos e patrimônio líquido são compiladas no balanço patrimonial. O balanço mostra como cada dólar de seus ativos é equilibrado pela dívida ou pelo patrimônio líquido. Tanto a demonstração de resultados quanto o balanço patrimonial são informações essenciais sobre a saúde e lucratividade de seu negócio no curto e longo prazo.
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Nanonets para automação contábil
Nanonets é um software de automação contábil baseado em IA com software OCR integrado que pode lidar com todos os aspectos de escrituração contábil, contábil e automação financeira. Nanonets podem ser usadas para automatizar:
- Processos de reconciliação – reconciliação de pagamentos, reconciliação bancária, de contas e de cartão de crédito
- Processamento de faturas – correspondência de faturas, upload, extração de dados e pagamento
- Pagamento – Envie ACH e transferências eletrônicas diretamente da plataforma
- Processos de contas a pagar e a receber
- Processos de entrada de dados
- Sincronização de dados ERP
- Gerenciamento de testes de auditoria
Veja por que você deve considerar as nanonets:
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- Esteja pronto para auditoria - Mantenha um registro de todas as suas ações com Nanonets.
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